Dùng dạng xem biểu dữ liệu trong một ứng dụng Access

Dạng xem biểu dữ liệu web là gì?

Dạng xem biểu dữ liệu web trong ứng dụng Access hiển thị dữ liệu trực tuyến được sắp xếp theo hàng và cột trong trình duyệt web. Tính năng này có thể cho phép chỉnh sửa dữ liệu hay không, như bạn muốn.

Khi bạn tạo dạng xem biểu dữ liệu web trong Access, dạng xem này sẽ mở ra trong Dạng xem Thiết kế, nơi bạn có thể thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

• Đặt nguồn bản ghi

• Cung cấp chú thích cho dạng xem

• Thêm hành động tự động xảy ra khi dạng xem mở ra và khi ai đó di chuyển giữa các bản ghi bằng cách dùng dạng xem

• Thêm hành động tùy chỉnh xảy ra khi ai đó bấm nút (bạn chọn nút)

• Đổi kích cỡ và di chuyển các điều khiển và đặt thuộc tính điều khiển

Thêm dạng xem Biểu dữ liệu mới

Để thêm dạng xem Biểu dữ liệu mới vào bảng trong ứng dụng Access, hãy hoàn thành các bước sau:

1. Mở ứng dụng trong Access.

2. Bấm vào tên chú thích bảng trong Bộ chọn Bảng ở ngăn bên trái, rồi bấm vào nút Thêm Dạng xem Mới (nút dấu cộng bên cạnh tên chú thích dạng xem).

   

3. Trong hộp thoại Thêm Dạng xem Mới, nhập tên cho dạng xem trong hộp Tên Dạng xem, đặt Kiểu Dạng xem thành Biểu dữ liệu, rồi chọn tên bảng trong hộp Nguồn Bản ghi.

Đặt hoặc thay đổi nguồn bản ghi cho dạng xem

Ở phía trên bên phải của khu vực thiết kế, hãy bấm Dữ liệu để mở hộp Dữ liệu:

Chọn tên bảng để cung cấp dữ liệu cho dạng xem và chọn hộp kiểm Chỉ Đọc để ngăn không cho mọi người thay đổi dữ liệu trong dạng xem này. Khi bạn thực hiện xong thay đổi, chỉ cần đóng hộp thoại.

Bạn cũng có thể chọn tên của một truy vấn đã lưu trong hộp Nguồn Bản ghi nếu bạn muốn hiển thị kết quả của một truy vấn trong dạng xem Biểu dữ liệu của bạn.

Cung cấp phụ đề

Ở phía trên bên phải của khu vực thiết kế, hãy bấm Định dạng để mở hộp Định dạng:

Chọn xem bạn muốn Thanh Hành động hiển thị hay ẩn trong hộp Hiển thị Thanh Hành động. Bạn vẫn có thể thêm, sửa và xóa bản ghi trong dạng xem Biểu dữ liệu nếu Thanh Hành động bị ẩn miễn là dữ liệu trong dạng xem Biểu dữ liệu có thể cập nhật.

Trong hộp Chú thích , nhập văn bản để hiển thị trên dạng xem Biểu dữ liệu khi mở dưới dạng cửa sổ bật lên trong trình duyệt. Khi bạn hoàn tất, chỉ cần đóng hộp thoại.

Khi bạn đặt thuộc tính Chú thích trên hộp thoại Định dạng, Access sẽ chỉ hiển thị chú thích đó khi mở dạng xem Biểu dữ liệu dưới dạng cửa sổ bật lên. Việc đặt thuộc tính Chú thích trên hộp thoại Định dạng sẽ không thay đổi những gì Access hiển thị trên Bộ chọn Dạng xem cho dạng xem. Để thay đổi văn bản hiển thị trên Bộ chọn Dạng xem, hãy xem mục trên Đổi tên chú thích dạng xem Biểu dữ liệu.

Thêm hành động tự động

Ở phía trên bên phải của khu vực thiết kế, hãy bấm Hành động để mở hộp Hành động:

Mỗi nút sẽ mở một macro trong Dạng xem Thiết kế. Bấm vào Khi Tải để thiết kế một macro chạy khi biểu dữ liệu mở ra và bấm Vào Hiện tại đối với macro chạy bất cứ khi nào có ai đó chọn một hàng khác trong biểu dữ liệu. Khi bạn hoàn tất, chỉ cần đóng hộp thoại. Tìm hiểu thêm về cách tùy chỉnh dạng xem bằng cách tạo macro giao diện người dùng.

Thêm hành động tùy chỉnh vào Thanh Hành động

Theo mặc định, các dạng xem Biểu dữ liệu bao gồm hành động Thêm và nút động Xóa. Tìm hiểu thêm về cách làm việc với các nút hành động trong ứng dụng Access. Bạn cũng có thể thêm các nút hành động tùy chỉnh của riêng mình vào Thanh Hành động.

Ở chính giữa trên cùng của khu vực thiết kế, hãy bấm Thêm hành động tùy chỉnh (nút dấu cộng bên cạnh Thanh Hành động). Hành động mới hiển thị dưới dạng một nút với biểu tượng ngôi sao:

Bấm vào nút hành động tùy chỉnh, rồi bấm vào nút Dữ liệu xuất hiện. Access sẽ mở hộp thoại Dữ liệu cho hành động tùy chỉnh:

Đặt tên cho nút hành động tùy chỉnh của bạn, chọn một biểu tượng để sử dụng, nhập mẹo công cụ (văn bản xuất hiện khi con trỏ di chuột qua biểu tượng hành động), rồi bấm vào Khi Bấm để mở Dạng xem Thiết kế macro và viết macro chạy khi bấm vào nút hành động tùy chỉnh. Tìm hiểu thêm về thêm hành động tùy chỉnh vào Thanh Hành động.

Thêm, sửa và xóa dữ liệu

Bạn có thể thực hiện thay đổi cho dữ liệu của mình bằng cách sử dụng dạng xem Biểu dữ liệu bằng cách mở dạng xem trong trình duyệt của mình. Access tự động lưu các thay đổi vào bản ghi bất cứ khi nào bạn di chuyển đến một bản ghi khác trong dạng xem.

• Để thêm bản ghi mới: Bấm vào nút Thêm bản ghi trên Thanh Hành động, nhập dữ liệu bạn muốn vào các cột, rồi nhấn tab hoặc bấm vào một bản ghi khác để lưu bản ghi mới. Bản ghi mới trong dạng xem Biểu dữ liệu luôn xuất hiện ở dưới cùng.

• Để sửa bản ghi: Bấm vào hàng bạn muốn chỉnh sửa và nhấn tab đến cột cụ thể mà bạn muốn thay đổi. Nhập dữ liệu mới của bạn rồi nhấn tab hoặc bấm vào một bản ghi khác để lưu các thay đổi trong bản ghi của bạn.

• Để xóa bản ghi: Bấm vào hàng bạn muốn xóa, rồi bấm vào nút động. Access sẽ hiển thị hộp thoại xác nhận để đảm bảo bạn muốn xóa bản ghi đó. Bấm Có để xóa hoặc bấm Không để hủy xóa bản ghi.

  Bạn cũng có thể xóa bản ghi bằng cách bấm chuột phải vào bộ chọn hàng ở bên trái, rồi bấm Xóa. Để xóa nhiều bản ghi cùng lúc, hãy nhấn giữ phím CTRL trong khi bấm vào các bộ chọn hàng khác nhau, bấm chuột phải vào một trong các bộ chọn hàng, rồi bấm Xóa.

Lọc và sắp xếp dữ liệu

Dạng xem biểu dữ liệu trong ứng dụng Access có các tùy chọn tích hợp sẵn để lọc và sắp xếp dữ liệu. Bạn có thể nhanh chóng lọc và sắp xếp các cột dữ liệu khác nhau để chỉ xem những bản ghi bạn muốn xem.

Để lọc dữ liệu:

1. Dẫn hướng đến dạng xem Biểu dữ liệu trong ứng dụng Access bằng trình duyệt của bạn.

2. Di chuột qua tiêu đề cột, bấm vào mũi tên thả xuống, rồi bấm vào một tùy chọn để lọc danh sách cho dữ liệu cụ thể đó trong cột. Access sẽ hiển thị một biểu tượng hình phễu ở trên mỗi cột có một bộ lọc được áp dụng.

   

   Mẹo: Chọn nhiều tùy chọn hơn từ danh sách để lọc cho nhiều tùy chọn dữ liệu.

3. Để loại bỏ bộ lọc trên một cột, hãy bấm Xóa Bộ lọc khỏi danh sách tùy chọn.

   Mẹo: Sử dụng tính năng "tìm trên trang" của trình duyệt để nhanh chóng tìm dữ liệu trong dạng xem biểu dữ liệu. Ví dụ: trong Internet Explorer, nhấn Ctrl+F, nhập văn bản hoặc số mà bạn đang tìm kiếm, rồi bấm vào Trước đó hoặc Tiếp theo để chuyển qua các giá trị được tìm thấy

Để sắp xếp dữ liệu:

1. Dẫn hướng đến dạng xem Biểu dữ liệu trong ứng dụng Access bằng trình duyệt của bạn.

2. Di chuột qua một tiêu đề cột, bấm vào mũi tên thả xuống, rồi bấm Sắp xếp Tăng dần hoặc Sắp xếp Giảm dần để sắp xếp các bản ghi trong dạng xem theo cột đó.

Để ẩn cột:

1. Dẫn hướng đến dạng xem Biểu dữ liệu trong ứng dụng Access bằng trình duyệt của bạn.

2. Di chuột qua một tiêu đề cột, bấm vào mũi tên thả xuống, rồi bấm Ẩn Cột. Access ẩn cột khỏi dạng xem trong trình duyệt.

   Lưu ý: Ẩn cột trong dạng xem Biểu dữ liệu trong trình duyệt của bạn chỉ là tạm thời. Nếu bạn dẫn hướng đến một dạng xem khác và quay lại hoặc làm mới dạng xem, Access sẽ hiển thị lại cột.

Tải xuống bản ghi từ dạng xem Biểu dữ liệu vào Excel

Bạn có thể tải xuống bản ghi từ ứng dụng Access của mình vào Excel từ dạng xem Biểu dữ liệu.

Để tải xuống bản ghi vào Excel:

1. Bấm vào dạng xem Biểu dữ liệu khi xem ứng dụng trong trình duyệt web của bạn.

2. Bấm vào nút Tải xuống trong Excel hành động trên Thanh Hành động.

   

3. Bấm Mở để mở bảng tính Excel, bấm Lưu để lưu bảng tính vào một thư mục hoặc bấm Hủy bỏ để hủy tải các bản ghi xuống Excel.

4. Excel hiển thị các bản ghi từ dạng xem Biểu dữ liệu.

   

Xóa dạng xem Biểu dữ liệu

Để xóa dạng xem Biểu dữ liệu hiện có, hãy hoàn thành các bước sau đây:

1. Mở ứng dụng trong Access.

2. Bấm vào tên chú thích bảng trong Bộ chọn Bảng ở ngăn bên trái, rồi bấm vào dạng xem Biểu dữ liệu.

3. Bấm vào nút thuộc tính rồi bấm Xóa.

Đổi tên chú thích dạng xem Biểu dữ liệu được hiển thị trong Bộ chọn Dạng xem

Access sẽ hiển thị danh sách tên chú thích dạng xem ở đầu ứng dụng trong Bộ chọn Chế độ xem. Để đổi tên chú thích của dạng xem Biểu dữ liệu được hiển thị trong Bộ chọn Dạng xem, hãy làm theo các bước sau:

1. Mở ứng dụng trong Access.

2. Bấm vào tên chú thích bảng trong Bộ chọn Bảng ở ngăn bên trái, rồi bấm vào dạng xem Biểu dữ liệu.

3. Bấm vào nút thuộc tính rồi bấm Đổi tên.

   

4. Nhập tên chú thích dạng xem Biểu dữ liệu mới, rồi nhấn Enter.

   

5. Bấm vào Lưu trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh để lưu thay đổi chú thích của bạn.

Để thay đổi vị trí của dạng xem Biểu dữ liệu ở đầu màn hình, hãy bấm và giữ chú thích rồi kéo sang phải hoặc trái đến vị trí mới.

Tạo bản sao của dạng xem Biểu dữ liệu

Nếu bạn muốn tạo một bản sao giống nhau của dạng xem Biểu dữ liệu, bạn có thể sử dụng tính năng Nhân đôi trong các ứng dụng Access.

Để tạo bản sao của dạng xem Biểu dữ liệu, hãy hoàn thành các bước sau đây:

1. Mở ứng dụng trong Access.

2. Bấm vào tên chú thích bảng trong Bộ chọn Bảng ở ngăn bên trái, rồi bấm vào dạng xem Biểu dữ liệu.

3. Bấm vào nút thuộc tính, rồi bấm vào Nhân đôi.

   

4. Nhập tên của bản sao mới của dạng xem Biểu dữ liệu trong hộp Tên của Trùng lặp. Lưu ý rằng mỗi đối tượng dạng xem trong Ngăn Dẫn hướng phải là duy nhất.

5. Chọn một bảng để gán dữ liệu này vào hộp Vị trí cho Trùng lặp. Khi bạn gán bản sao của dạng xem cho bảng, Access sẽ hiển thị tên chú thích dạng xem khi bạn bấm vào tên chú thích bảng trong ngăn bên trái.

   

   Mẹo: Nếu bạn không muốn gán bản sao của dạng xem cho một bảng cụ thể, bạn có thể chọn [Độc lập/Bật lên] trong hộp Vị trí cho Nhân đôi. Khi bạn tạo bản sao của dạng xem dưới dạng dạng xem độc lập, Access sẽ hiển thị đối tượng trong Ngăn Dẫn hướng nhưng không hiển thị trong danh sách các dạng xem được gán cho bảng. Để mở các dạng xem độc lập trong trình duyệt, bạn phải sử dụng hành động macro OpenPopup.

6. Bấm OK để tạo bản sao mới của dạng xem Biểu dữ liệu hoặc bấm Hủy bỏ để hủy việc tạo bản sao của dạng xem Biểu dữ liệu.

7. Bấm vào Lưu trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh để lưu các thay đổi của bạn vào danh sách các dạng xem.

Thông tin thêm về ứng dụng Access

Dạng xem biểu dữ liệu web là một tính năng của ứng dụng Access – cơ sở dữ liệu chạy trong trình duyệt mà mọi người có thể sử dụng trực tuyến – nhưng chỉ có một tính năng. Để tìm hiểu thêm về ứng dụng Access, hãy xem bài viết Tạo ứng dụng Access.

• Tìm hiểu cách thêm điều khiển vào một dạng xem.

• Tìm hiểu cách làm việc với các nút hành động trong ứng dụng Access.

• Tìm hiểu cách thêm hành động tùy chỉnh vào Thanh Hành động.

• Tìm hiểu cách tùy chỉnh dạng xem bằng cách tạo macro giao diện người dùng.

Đầu Trang