Giải quyết hoặc xóa các liên hệ trùng lặp

Xóa lần nữa các liên hệ trùng lặp

1. Bấm Mọi người.

   

2. Trên Ribbon, trong nhóm Dạng xem Hiện tại, hãy bấm vào góc dưới bên phải của hộp dạng xem, rồi bấm Dạng xem Điện thoại. Đây là dạng xem dễ nhất sử dụng để quét danh sách liên hệ của bạn và xem các mục trùng lặp.

   

3. Trong danh sách liên hệ của bạn, nhấn giữ Ctrl và bấm vào từng liên hệ bạn muốn xóa.

   

4. Khi bạn đã chọn tất cả các mục trùng lặp, nhấn Delete hoặc Ctrl+D.

Xóa một số lượng lớn các liên hệ trùng lặp bằng cách sử dụng tính năng xuất và nhập

Nếu bạn có một số lượng lớn các liên hệ trùng lặp, thì việc xóa lần lượt từng liên hệ trùng lặp có thể nhàm chán và tốn thời gian. Cách nhanh nhất để xóa một số lượng lớn các liên hệ trùng lặp là xuất chúng vào một tệp, sau đó nhập chúng vào một thư mục mới. Để tận dụng lợi thế của tính năng phát hiện trùng lặp Outlook trình nhập của người dùng, hãy làm theo các bước sau

1. Bấm Mọi người.

   

2. Bấm chuột phải vào thư mục Liên hệ hiện tại của bạn, rồi chọn Thư mục Mới.

   

3. Đặt tên cho thư mục mới của bạn, ví Duplicates.

4. Bấm trở lại thư mục Liên hệ chính của bạn.

5. Nhấn Ctrl+A để chọn tất cả các liên hệ của bạn.

6. Kéo và thả liên hệ vào thư mục Trùng lặp hoặc sử dụng Ctrl+Shift+V để mở hộp thoại Di chuyển đến Thư mục và chọn thư mục Trùng lặp của bạn.

   

7. Thư mục liên hệ chính của bạn bây giờ sẽ trống.

8. Bấm Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

   Lưu ý: Trong Outlook 2010, chọn Tệp >Mở > Xuất, rồi chuyển sang bước 10.

   

9. Chọn Xuất sang Tệp.

10. Chọn Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy (Windows).

11. Chọn thư mục Trùng lặp bạn đã tạo ở Bước 3.

    

12. Lưu tệp vào nơi nào đó, bạn sẽ có thể tìm lại tệp đó.

13. Bấm Kết thúc.

Nhập liên hệ của bạn trở lại Outlook

1. Bấm Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

   Lưu ý: Trong Outlook 2010, hãy chọn Tệp > Mở > Nhập và chuyển sang bước 3.

   

2. Chọn Nhập từ chương trình hoặc tệp khác.

3. Chọn Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy (Windows).

4. Duyệt để tìm tệp bạn đã tạo trong quy trình trên.

   

5. Chọn tùy chọn Không nhập các mục trùng lặp.

6. Chọn thư mục liên hệ chính của bạn làm thư mục đích. Đây là thư mục hiện đang trống.

7. Chọn Hoàn tất.

Sao chép các liên hệ từ thư mục Trùng lặp vào lại thư mục Liên hệ chính của bạn

1. Chọn thư mục Liên hệ trùng lặp.

2. Bấm một lần vào một trong các liên hệ trong thư mục, sau đó nhấn Ctrl+A để chọn tất cả các liên hệ.

3. Di chuyển các liên hệ đã chọn vào thư mục Liên hệ chính của bạn. Bạn có thể kéo và thả hoặc nhấn Ctrl+Shift+V để sử dụng hộp thoại Di chuyển đến Thư mục.

4. Mỗi lần Outlook gặp một liên hệ trùng lặp, bạn sẽ thấy lời nhắc kèm theo hai lựa chọn.

   • Chọn Thêm liên hệ mới nếu liên hệ không phải là bản trùng lặp.

   • Chọn Cập nhật thông tin của liên hệ đã chọn nếu liên hệ bị trùng lặp.

   Sau khi bạn đã thực hiện lựa chọn của mình, hãy chọn Cập nhật. Nếu bạn muốn lặp lại lựa chọn đó cho tất cả các liên hệ bị trùng lặp, hãy chọn Cập nhật Tất cả.

   

5. Khi quá trình di chuyển đến thư mục hoàn tất, bạn có thể xóa thư mục Trùng lặp.