Nếu bạn đã nhập liên hệ từ nhiều nguồn hoặc thừa kế danh sách liên hệ của người khác, bạn có thể lưu trữ các liên hệ trùng lặp trong danh Outlook. Khi bạn nhập liên hệ mới từ một nguồn bên ngoài như iCloud hoặc Gmail, Outlook sẽ kiểm tra trùng lặp và cho phép bạn chọn tạo bản ghi liên hệ mới (trùng lặp) hay sáp nhập các liên hệ trùng lặp. Rất tiếc, sau khi bạn có các liên hệ trùng lặp trong thư mục liên hệ của mình, không có quy trình tự động để loại bỏ chúng. Tuy nhiên, bạn có thể xuất tất cả các liên hệ của bạn vào một tệp, sau đó nhập lại chúng vào Outlook và tận dụng các tính năng kiểm tra trùng lặp được cài sẵn. Nếu bạn chỉ có một vài liên hệ trùng lặp, bạn có thể sắp xếp danh sách liên hệ của mình và xóa chúng theo cách thủ công.

Xóa lần nữa các liên hệ trùng lặp

  1. Bấm Mọi người.

    Chọn biểu tượng Mọi người để xem các liên hệ của bạn.

  2. Trên Ribbon, trong nhóm Dạng xem Hiện tại, hãy bấm vào góc dưới bên phải của hộp dạng xem, rồi bấm Dạng xem Điện thoại. Đây là dạng xem dễ nhất sử dụng để quét danh sách liên hệ của bạn và xem các mục trùng lặp.

    Nhóm Dạng xem Hiện tại trên tab Trang đầu

  3. Trong danh sách liên hệ của bạn, nhấn giữ Ctrl và bấm vào từng liên hệ bạn muốn xóa.

    Nhấn và giữ phím CTRL, rồi bấm vào từng liên hệ bạn muốn xóa

  4. Khi bạn đã chọn tất cả các mục trùng lặp, nhấn Delete hoặc Ctrl+D.

Xóa một số lượng lớn các liên hệ trùng lặp bằng cách sử dụng tính năng xuất và nhập

Nếu bạn có một số lượng lớn các liên hệ trùng lặp, thì việc xóa lần lượt từng liên hệ trùng lặp có thể nhàm chán và tốn thời gian. Cách nhanh nhất để xóa một số lượng lớn các liên hệ trùng lặp là xuất chúng vào một tệp, sau đó nhập chúng vào một thư mục mới. Để tận dụng lợi thế của tính năng phát hiện trùng lặp Outlook trình nhập của người dùng, hãy làm theo các bước sau

  1. Bấm Mọi người.

    Chọn biểu tượng Mọi người để xem các liên hệ của bạn.

  2. Bấm chuột phải vào thư mục Liên hệ hiện tại của bạn, rồi chọn Thư mục Mới.

    Tạo thư mục liên hệ mới.
  3. Đặt tên cho thư mục mới của bạn, ví Duplicates.

  4. Bấm trở lại thư mục Liên hệ chính của bạn.

  5. Nhấn Ctrl+A để chọn tất cả các liên hệ của bạn.

  6. Kéo và thả liên hệ vào thư mục Trùng lặp hoặc sử dụng Ctrl+Shift+V để mở hộp thoại Di chuyển đến Thư mục và chọn thư mục Trùng lặp của bạn.

    Di chuyển các liên hệ của bạn vào một thư mục khác.
  7. Thư mục liên hệ chính của bạn bây giờ sẽ trống.

  8. Bấm Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

    Lưu ý: Trong Outlook 2010, chọn Tệp >Mở > Xuất, rồi chuyển sang bước 10.

    Chọn Nhập/Xuất.
  9. Chọn Xuất sang Tệp.

  10. Chọn Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy (Windows).

  11. Chọn thư mục Trùng lặp bạn đã tạo ở Bước 3.

    Xuất từ thư mục Trùng lặp của bạn.
  12. Lưu tệp vào nơi nào đó, bạn sẽ có thể tìm lại tệp đó.

  13. Bấm Kết thúc.

Nhập liên hệ của bạn trở lại Outlook

  1. Bấm Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

    Lưu ý: Trong Outlook 2010, hãy chọn Tệp > Mở > Nhập và chuyển sang bước 3.

    Chọn Nhập/Xuất.
  2. Chọn Nhập từ chương trình hoặc tệp khác.

  3. Chọn Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy (Windows).

  4. Duyệt để tìm tệp bạn đã tạo trong quy trình trên.

    Chọn tệp cần nhập.
  5. Chọn tùy chọn Không nhập các mục trùng lặp.

  6. Chọn thư mục liên hệ chính của bạn làm thư mục đích. Đây là thư mục hiện đang trống.

  7. Chọn Hoàn tất.

Sao chép các liên hệ từ thư mục Trùng lặp vào lại thư mục Liên hệ chính của bạn

  1. Chọn thư mục Liên hệ trùng lặp.

  2. Bấm một lần vào một trong các liên hệ trong thư mục, sau đó nhấn Ctrl+A để chọn tất cả các liên hệ.

  3. Di chuyển các liên hệ đã chọn vào thư mục Liên hệ chính của bạn. Bạn có thể kéo và thả hoặc nhấn Ctrl+Shift+V để sử dụng hộp thoại Di chuyển đến Thư mục.

  4. Mỗi lần Outlook gặp một liên hệ trùng lặp, bạn sẽ thấy lời nhắc kèm theo hai lựa chọn.

    • Chọn Thêm liên hệ mới nếu liên hệ không phải là bản trùng lặp.

    • Chọn Cập nhật thông tin của liên hệ đã chọn nếu liên hệ bị trùng lặp.

    Sau khi bạn đã thực hiện lựa chọn của mình, hãy chọn Cập nhật. Nếu bạn muốn lặp lại lựa chọn đó cho tất cả các liên hệ bị trùng lặp, hãy chọn Cập nhật Tất cả.

    Chọn hành động bạn muốn thực hiện với các liên hệ trùng lặp.
  5. Khi quá trình di chuyển đến thư mục hoàn tất, bạn có thể xóa thư mục Trùng lặp.

Bạn có hai tùy chọn để giải quyết các liên hệ trùng lặp trong hộp thoại Phát hiện Liên hệ Trùng lặp:

Thêm một bản trùng lặp làm liên hệ mới     Liên hệ mới sẽ được thêm vào thư mục Liên hệ của bạn. Ví dụ: nếu bạn tạo một liên hệ có tên là Judy Lew và bạn đã có một liên hệ với tên đó trong thư mục Liên hệ của mình, bạn sẽ có hai liên hệ tên là Judy Lew. Để phân biệt giữa hai loại này, bạn có thể thêm một tên viết tắt ở giữa thành một.

Mẹo: Việc hiển thị liên hệ của bạn dưới dạng Danh Thiếp Điện tử là một lựa chọn tốt cho các dạng xem, trong đó có thể xem đủ thông tin để phân biệt các liên hệ với những tên trùng lặp.

Cập nhật thông tin mới từ liên hệ trùng lặp sang liên hệ hiện có    Outlook sẽ so sánh tất cả các trường có chứa dữ liệu trong cả hai liên hệ trùng lặp và hiện có, đồng thời sao chép dữ liệu từ liên hệ trùng lặp vào bất kỳ trường nào trong liên hệ hiện có chứa dữ liệu xung đột. Ví dụ, nếu bạn có một liên hệ tên là Judy Lew với số điện thoại 555-0112 và bạn nhận được một liên hệ trùng lặp với số điện thoại mới, Outlook sẽ sao chép số mới vào trường thích hợp trong liên hệ hiện có và để nguyên tất cả các trường khác.

Thể loại màu mà bạn gán cho liên hệ mới và văn bản trong thư từ liên hệ mới sẽ không được sao chép vào liên hệ hiện có. Nếu bạn muốn sao chép thông tin này, bạn phải làm như vậy theo cách thủ công. Chứng chỉ và nối kết đến liên hệ trên tab Hoạt động sẽ được sao chép từ liên hệ trùng lặp và được thêm vào liên hệ hiện có mà không thay thế thông tin gốc. Tuy nhiên, các nối kết trên tab Hoạt động đến các mục khác ngoài liên hệ, chẳng hạn như nhiệm vụ và cuộc hẹn, sẽ không được sao chép.

Bất Outlook cập nhật dữ liệu trong một liên hệ, bản sao của liên hệ gốc sẽ được lưu trữ trong thư mục Các mục Đã xóa. Có thể sử dụng bản sao này nếu bạn cần hoàn nguyên thông tin trong liên hệ ban đầu.

Nếu bạn đã nhập các liên hệ vào Outlook bằng cách dùng cùng các tên hoặc địa chỉ email đã tồn tại trong thư mục Liên hệ của bạn và bạn đã chọn tùy chọn Cho phép tạo trùng lặp trong Trình hướng dẫn Nhập và Xuất, bạn có thể có các mục trùng lặp không mong muốn của một vài hoặc tất cả các liên hệ mà bạn đã nhập.

Loại bỏ các liên hệ trùng lặp không mong muốn là một quy trình thủ công, nhưng sau đây là cách dễ nhất để làm điều đó.

  1. Trong Liên hệ, chọn thư mục liên hệ chứa các liên hệ trùng lặp.

  2. Trong hộp tìm Ngăn Dẫn hướng, bên dưới Dạng xem Hiện tại, bấm vào Điện thoại sách. Đây là dạng xem tốt nhất để quét danh sách liên hệ của bạn và xem các liên hệ trùng lặp. Bây giờ bạn có thể sắp xếp danh sách theo ngày sửa đổi và nhóm các mục trùng lặp lại với nhau.

  3. Trên menu Dạng xem, trỏ đến Dạng xem Hiện tại, rồi bấm vào Tùy chỉnh Dạng xem Hiện tại.

  4. Bấm vào Trường, chọn Đã sửa đổi trong danh sách Trường sẵn có, rồi bấm vào Thêm.

  5. Bấm vào Di chuyển Lên cho đến khi Đã sửa đổi nằm ở đầu danh sách Hiển thị các trường này trong thứ tự này.

  6. Bấm OK hai lần.

  7. Trong danh sách liên hệ, nhấn giữ CTRL trong khi bạn chọn từng liên hệ trùng lặp.

  8. Khi bạn đã chọn tất cả các liên hệ trùng lặp, hãy nhấn DELETE.

Lưu ý: Nếu bạn không muốn các liên hệ trùng lặp khi nhập liên hệ vào Outlook, hãy chọn tùy chọn Không nhập các mục trùng lặp hoặc tùy chọn Thay thế trùng lặp bằng các mục được nhập trong Trình hướng dẫn Nhập và Xuất.

  • Không nhập các mục trùng lặp Dữ liệu hiện có được giữ lại và thông tin trùng lặp trong thư Tệp Thư mục Riêng (.pst) được sao chép vào thư mục Liên hệ.

  • Thay thế trùng lặp bằng các mục nhập vào Dữ liệu hiện có trong thư mục Liên hệ được thay thế bằng thông tin trong tệp .pst đang được nhập.

Nếu bạn đang lưu nhiều liên hệ vào Outlook, quy trình này có thể nhanh hơn nếu bạn không dùng tính năng phát hiện trùng lặp. Để tắt tính năng này, hãy làm như sau:

  1. Trên menu Công cụ, bấm vào Tùy chọn.

  2. Bấm vào Tùy chọn Liênhệ , rồi bỏ chọn hộp kiểm Kiểm tra liên hệ trùng lặp.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Microsoft dùng nội bộ

Thông tin này có hữu ích không?

Bạn hài lòng đến đâu với chất lượng dịch thuật?
Điều gì ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×