Microsoft Office Excel có một số tính năng giúp bạn dễ dàng quản lý và phân tích dữ liệu. Để tận dụng đầy đủ các tính năng này, điều quan trọng là bạn phải sắp xếp và định dạng dữ liệu theo trang tính theo các hướng dẫn sau.
Trong bài viết này
Hướng dẫn tổ chức dữ liệu
Đặt các mục tương tự vào cùng một cột Thiết kế dữ liệu để tất cả các hàng có các mục tương tự nhau trong cùng một cột.
Tách biệt một phạm vi dữ liệu Để lại ít nhất một cột trống và một hàng trống giữa phạm vi dữ liệu liên quan và dữ liệu khác trên trang tính. Khi đó Excel có thể dễ dàng phát hiện và chọn dải ô khi bạn sắp xếp, lọc hoặc chèn tổng phụ tự động.
Định vị dữ liệu quan trọng ở trên hoặc dưới phạm vi Tránh đặt dữ liệu quan trọng vào bên trái hoặc bên phải của phạm vi vì dữ liệu có thể bị ẩn khi bạn lọc phạm vi.
Tránh các hàng và cột trống trong một phạm vi Tránh đặt hàng và cột trống trong phạm vi dữ liệu. Thực hiện điều này để đảm bảo Excel có thể dễ dàng phát hiện và chọn dải dữ liệu liên quan hơn.
Hiển thị tất cả các hàng và cột trong một dải ô Hãy đảm bảo rằng mọi hàng hoặc cột ẩn đều được hiển thị trước khi bạn thực hiện thay đổi cho một phạm vi dữ liệu. Khi hàng và cột trong một phạm vi không được hiển thị, dữ liệu có thể bị xóa vô tình. Để biết thêm thông tin, xem mục Ẩn hoặc hiển thị hàng và cột.
Hướng dẫn định dạng dữ liệu
Dùng nhãn cột để xác định dữ liệu Tạo nhãn cột trong hàng đầu tiên của phạm vi dữ liệu bằng cách áp dụng một định dạng khác cho dữ liệu. Sau đó Excel có thể sử dụng các nhãn này để tạo báo cáo và tìm và sắp xếp dữ liệu. Sử dụng phông chữ, căn chỉnh, định dạng, mẫu hình, viền hoặc kiểu viết hoa cho nhãn cột khác với định dạng mà bạn gán cho dữ liệu trong dải ô. Định dạng ô dưới dạng văn bản trước khi bạn nhập nhãn cột. Để biết thêm thông tin, hãy xem Cách định dạng trang tính.
Dùng viền ô để phân biệt dữ liệu Khi bạn muốn tách nhãn khỏi dữ liệu, hãy dùng viền ô — không phải các hàng trống hoặc đường nét đứt — để chèn các dòng bên dưới nhãn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Áp dụng hoặc loại bỏ các đường viền ô trên một trang tính.
Tránh khoảng trống ở đầu hoặc cuối để tránh lỗi Tránh chèn dấu cách ở đầu hoặc cuối ô để thụt lề dữ liệu. Những khoảng trắng bổ sung này có thể ảnh hưởng đến việc sắp xếp, tìm kiếm và định dạng được áp dụng cho một ô. Thay vì nhập dấu cách để thụt lề dữ liệu, bạn có thể sử dụng lệnh Tăng Thụt lề bên trong ô. Để biết thêm thông tin, hãy xem đặt lại vị trí dữ liệu trong một ô.
Mở rộng định dạng dữ liệu và công thức Khi bạn thêm hàng dữ liệu mới vào cuối phạm vi dữ liệu, Excel sẽ mở rộng các định dạng và công thức nhất quán. Ba trong năm ô trước đó phải sử dụng cùng một định dạng để mở rộng định dạng đó. Tất cả các công thức trước đó phải nhất quán để mở rộng công thức. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Tự động điền dữ liệu vào các ô trong trang tính.
Sử dụng định dạng bảng Excel để làm việc với dữ liệu liên quan Bạn có thể chuyển một phạm vi ô liền kề trên trang tính thành bảng Excel. Dữ liệu được xác định bởi bảng có thể được thao tác độc lập với dữ liệu bên ngoài bảng và bạn có thể sử dụng các tính năng bảng cụ thể để nhanh chóng sắp xếp, lọc, tính tổng hoặc tính toán dữ liệu trong bảng. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng bảng để ngăn xếp các tập hợp dữ liệu liên quan bằng cách sắp xếp dữ liệu đó trong nhiều bảng trên một trang tính duy nhất. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tổng quan về bảng Excel.
