Lập kế hoạch lập phiên bản tài liệu, phê duyệt nội dung và điều khiển kiểm xuất trong SharePoint

Giới thiệu về lập phiên bản, phê duyệt nội dung và kiểm tra

SharePoint Server 2016 bao gồm các tính năng sau đây có thể giúp bạn kiểm soát tài liệu trong thư viện tài liệu:

• Lập phiên bản là phương pháp mà các lần lặp kế tiếp của một tài liệu được đánh số và lưu.

• Phê duyệt nội dung là phương pháp mà những thành viên của site có quyền kiểm soát việc phát hành nội dung.

• Check -out và Check-in là những phương pháp mà người dùng có thể kiểm soát tốt hơn khi một phiên bản mới của tài liệu được tạo ra và cũng chú thích về những thay đổi mà họ đã thực hiện khi họ kiểm tra tài liệu.

Bạn cấu hình các thiết đặt cho các tính năng quản trị nội dung được thảo luận trong bài viết này trong thư viện tài liệu. Để chia sẻ các thiết đặt này qua các thư viện trong giải pháp của bạn, bạn có thể tạo các mẫu thư viện tài liệu bao gồm các thiết đặt quản trị nội dung của bạn. Điều này đảm bảo rằng các thư viện mới sẽ phản ánh quyết định quản trị nội dung của bạn.

Để biết thêm thông tin về lập phiên bản, hãy xem bật và cấu hình lập phiên bản cho một danh sách hoặc thư viện.

Lập kế hoạch Phiên bản

Điều khiển lập phiên bản mặc định cho thư viện tài liệu phụ thuộc vào mẫu tuyển tập trang. Tuy nhiên, bạn có thể cấu hình điều khiển lập phiên bản cho một thư viện tài liệu tùy thuộc vào các yêu cầu cụ thể của bạn. Mỗi thư viện tài liệu có thể có điều khiển lập phiên bản khác phù hợp nhất với loại tài liệu trong thư viện. SharePoint Server 2016 có ba tùy chọn lập phiên bản:

• Không có lập phiên bản      Chỉ định không lưu các phiên bản trước của tài liệu. Khi lập phiên bản không được sử dụng, các phiên bản cũ hơn của tài liệu không thể truy xuất được và lịch sử tài liệu cũng không được giữ lại vì chú thích đi kèm với mỗi lần lặp của một tài liệu sẽ không được lưu. Sử dụng tùy chọn này trên các thư viện tài liệu có chứa nội dung không quan trọng hoặc nội dung mà sẽ không bao giờ thay đổi.

• Tạo các phiên bản chính      Xác định các phiên bản tài liệu được duy trì được giữ lại bằng cách sử dụng một đề án phiên bản đơn giản (chẳng hạn như 1, 2, 3). Để kiểm soát hiệu ứng trên dung lượng lưu trữ, bạn có thể xác định có bao nhiêu phiên bản cũ hơn để giữ, đếm trở lại từ phiên bản hiện tại.

  Trong phiên bản chính, mỗi lần Phiên bản mới của một tài liệu được lưu, tất cả những người dùng có quyền đối với thư viện tài liệu sẽ có thể xem nội dung. Sử dụng tùy chọn này khi bạn không muốn phân biệt giữa các phiên bản dự thảo của tài liệu và phiên bản được phát hành. Ví dụ, trong một thư viện tài liệu được sử dụng bởi một nhóm làm việc trong một tổ chức, chính lập phiên bản là một lựa chọn tốt nếu tất cả mọi người trong nhóm phải có khả năng xem tất cả các số lần lặp lại của từng tài liệu.

• Tạo phiên bản chính và phụ (bản thảo)      Xác định các phiên bản tài liệu được duy trì được giữ lại bằng cách sử dụng một đề án lập phiên bản chính và nhỏ (chẳng hạn như 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1). Các phiên bản kết thúc bằng .0 là các phiên bản chính và phiên bản kết thúc bằng các phần mở rộng không phải là các phiên bản phụ. Các phiên bản chính và nhỏ nhất của các tài liệu được lưu cùng với các phiên bản hiện tại. Để kiểm soát hiệu ứng trên dung lượng lưu trữ, bạn có thể xác định có bao nhiêu phiên bản chính trước đó để giữ, đếm trở lại từ phiên bản hiện tại. Bạn cũng có thể xác định có bao nhiêu phiên bản chính được lưu giữ nên bao gồm các phiên bản phụ tương ứng của chúng. Ví dụ, nếu bạn xác định rằng các phiên bản phụ sẽ được giữ lại cho hai phiên bản chính và phiên bản chính hiện tại là 4,0, thì tất cả các phiên bản phụ bắt đầu từ 3,1 sẽ được giữ lại.

  Trong phiên bản chính và nhỏ, bất kỳ người dùng nào có quyền đọc có thể xem các phiên bản tài liệu chính. Bạn có thể chỉ định người dùng nào cũng có thể xem các phiên bản phụ. Thông thường, chúng tôi khuyên bạn cấp quyền xem và làm việc với các phiên bản phụ cho những người dùng có thể sửa mục và hạn chế những người dùng có quyền đọc để chỉ xem các phiên bản chính.

  Sử dụng phiên bản chính và nhỏ hơn khi bạn muốn phân biệt giữa nội dung được phát hành có thể xem được bởi một người xem và nội dung bản thảo chưa sẵn sàng cho Ấn phẩm. Ví dụ: trên trang web nguồn nhân lực mô tả các lợi ích của tổ chức, sử dụng phiên bản chính và nhỏ để hạn chế quyền truy nhập của nhân viên vào các mô tả về lợi ích trong khi các mô tả đang được sửa đổi.

Lập kế hoạch phê duyệt nội dung

Sử dụng phê duyệt nội dung để định dạng và kiểm soát nội dung sẵn có cho người xem. Ví dụ, một doanh nghiệp phát hành nội dung là một trong các sản phẩm hoặc dịch vụ của nó có thể yêu cầu xem xét và phê duyệt pháp lý trước khi phát hành nội dung.

Bản nháp tài liệu đang chờ phê duyệt nội dung trong trạng thái đang chờ xử lý. Khi một phê duyệt đánh giá tài liệu và phê duyệt nội dung, nó sẽ trở nên sẵn dùng để xem bởi những người dùng đã đọc quyền. Chủ sở hữu thư viện tài liệu có thể cho phép phê duyệt nội dung cho thư viện tài liệu và tùy chọn có thể liên kết dòng công việc với thư viện để chạy quy trình phê duyệt.

Cách mà các tài liệu được gửi để phê duyệt thay đổi tùy thuộc vào thiết đặt lập phiên bản trong thư viện tài liệu:

• Không có lập phiên bản      Nếu lập phiên bản hiện không được sử dụng và thay đổi đối với tài liệu được lưu, trạng thái của tài liệu sẽ trở thành đang chờ xử lý. SharePoint Server 2016 giữ phiên bản cũ hơn của tài liệu để người dùng có quyền đọc vẫn có thể xem nó. Sau khi các thay đổi đang chờ phê duyệt, phiên bản mới của tài liệu được tạo sẵn để xem bởi những người dùng có quyền đọc và phiên bản trước đó sẽ không được giữ lại.

  Nếu phiên bản hiện không được sử dụng và tài liệu mới được tải lên thư viện tài liệu, nó sẽ được thêm vào thư viện trong trạng thái đang chờ xử lý và không thể xem được người dùng có quyền đọc cho đến khi được chấp nhận.

• Tạo các phiên bản chính      Nếu các phiên bản chính đang được sử dụng và thay đổi đối với tài liệu được lưu, trạng thái của tài liệu sẽ trở thành đang chờ xử lý và phiên bản chính trước của tài liệu được cung cấp để xem bởi những người dùng đã đọc quyền. Sau khi thay đổi tài liệu được phê duyệt, một phiên bản chính mới của tài liệu được tạo và tạo sẵn cho những người dùng có quyền đọc và phiên bản chính trước đó được lưu vào danh sách lịch sử của tài liệu.

  Nếu tính tổng hợp chính đang được dùng và một tài liệu mới được tải lên thư viện tài liệu, nó sẽ được thêm vào thư viện trong trạng thái đang chờ xử lý và không thể xem được người dùng có quyền đọc cho đến khi được chấp nhận là phiên bản 1.

• Tạo phiên bản chính và phụ (bản thảo)      Nếu công việc chính và nhỏ hơn đang được sử dụng và thay đổi đối với tài liệu được lưu, tác giả có lựa chọn lưu một phiên bản phụ mới của tài liệu dưới dạng bản nháp hoặc tạo phiên bản chính mới, thay đổi trạng thái của tài liệu để chờ xử lý. Sau khi các thay đổi cho tài liệu được phê duyệt, một phiên bản mới của tài liệu được tạo và tạo sẵn cho những người dùng đã đọc quyền. Trong phiên bản chính và nhỏ, cả hai phiên bản chính và nhỏ của tài liệu được lưu giữ trong danh sách lịch sử của tài liệu.

  Nếu các phiên bản chính yếu và nhỏ hơn đang được sử dụng và một tài liệu mới được tải lên thư viện tài liệu, nó có thể được thêm vào thư viện đó trong trạng thái dự thảo như phiên bản 0,1 hoặc tác giả có thể yêu cầu phê duyệt. Trong trường hợp này, trạng thái của tài liệu sẽ được chờ xử lý.

Lên kế hoạch kiểm xuất và kiểm nhập

Bạn có thể yêu cầu người dùng kiểm tra tài liệu từ thư viện tài liệu trước khi chỉnh sửa tài liệu. Lợi ích của yêu cầu kiểm xuất và kiểm nhập bao gồm:

• Kiểm soát tốt hơn khi các phiên bản tài liệu được tạo ra. Khi một tài liệu được kiểm xuất, tác giả có thể lưu tài liệu mà không cần kiểm tra tính năng này. Những người dùng khác của thư viện tài liệu sẽ không thể nhìn thấy những thay đổi này và một phiên bản mới không được tạo ra. Phiên bản mới (Hiển thị cho những người dùng khác) chỉ được tạo khi một tác giả kiểm tra trong tài liệu. Thao tác này sẽ giúp linh hoạt hơn và điều khiển.

• Chụp siêu dữ liệu tốt hơn. Khi một tài liệu được kiểm nhập, tác giả có thể viết chú thích mô tả những thay đổi đã được thực hiện đối với tài liệu. Thao tác này sẽ tạo ra một bản ghi lịch sử liên tục về các thay đổi đã được thực hiện cho tài liệu.

Nếu giải pháp của bạn yêu cầu người dùng kiểm nhập và kiểm xuất tài liệu để sửa chúng, bạn có thể sử dụng các tính năng trong các ứng dụng máy khách Office 2016 hỗ trợ những hành động này. Người dùng có thể kiểm tra tài liệu, hoàn tác kiểm tra và kiểm nhập tài liệu từ các ứng dụng khách Office 2016.

Khi một tài liệu được kiểm xuất, nó sẽ bị khóa để chỉnh sửa độc quyền cho người dùng. Khi người dùng lưu các chỉnh sửa cho tệp này, những thay đổi sẽ được tải lên và lưu vào máy chủ. Những thay đổi này là riêng tư đối với người dùng và không nhìn thấy được với người khác. Khi người dùng sẵn sàng kiểm tra trong tài liệu, những thay đổi mới nhất sẽ được hiển thị với người khác và được phát hành.

Từ các ứng dụng khách Office 2016, người dùng cũng có thể chọn để lại tài liệu được kiểm xuất trên máy chủ bằng cách thay đổi các tùy chọn chỉnh sửa nội dung.