Tổng quan về quản lý tài liệu trong SharePoint

Các thành phần của hệ thống quản lý tài liệu

Một giải pháp quản lý tài liệu hiệu quả sẽ chỉ định những điều sau đây:

• Có thể tạo loại tài liệu và nội dung khác nào trong một tổ chức.

• Mẫu để dùng cho từng loại tài liệu.

• Cần cung cấp siêu dữ liệu nào cho từng loại tài liệu.

• Nơi lưu trữ tài liệu ở từng giai đoạn trong vòng đời của tài liệu.

• Cách kiểm soát quyền truy nhập vào tài liệu ở từng giai đoạn trong vòng đời của tài liệu đó.

• Làm thế nào để di chuyển tài liệu trong tổ chức với tư cách là thành viên nhóm sẽ đóng góp vào việc tạo, xem lại, phê duyệt, ấn phẩm và bố trí tài liệu.

SharePoint Foundation 2013 các tính năng thực thi tất cả những khía cạnh này của việc quản lý tài liệu. SharePoint Server 2016 bao gồm các tính năng tương tự và cũng thêm các tính năng sau:

• Những chính sách nào cần áp dụng cho tài liệu sao cho các hành động liên quan đến tài liệu được kiểm tra, lưu giữ hoặc loại bỏ tài liệu phù hợp và nội dung quan trọng đối với tổ chức sẽ được bảo vệ.

• Cách xử lý tài liệu dưới dạng hồ sơ công ty, vốn phải được lưu giữ theo các yêu cầu pháp lý và hướng dẫn công ty.

Để đảm bảo rằng nhân viên thông tin có thể dễ dàng tận dụng các chức năng này mà không phải xóa bỏ khỏi các thao tác hàng ngày và các công cụ quen thuộc, các ứng dụng trong hệ thống Microsoft Office — chẳng hạn như Microsoft Outlook và Word — cũng bao gồm các tính năng hỗ trợ từng giai đoạn trong vòng đời của tài liệu.

Quy trình lập kế hoạch

Quy trình lập kế hoạch quản lý tài liệu bao gồm các bước chính sau đây:

1. Xác định vai trò quản lý tài liệu      Hãy đảm bảo rằng kế hoạch của bạn kết hợp phản hồi từ các bên liên quan chính trong tổ chức của bạn, bạn có nhóm tốt nhất để thực hiện giải pháp và bạn biết ai sẽ tham gia vào quy trình quản lý tài liệu.

2. Phân tích việc sử dụng tài liệu      Sau khi xác định ai làm việc trên tài liệu, hãy xác định loại tài liệu mà họ làm việc và cách sử dụng tài liệu. Để biết thêm thông tin, xem mục Xác định người dùng và phân tích mức sử dụng tài SharePoint Server 2010).

3. Lập kế hoạch tổ chức tài liệu      Bạn có thể sắp xếp tài liệu trong các tuyển tập site, site và thư viện. SharePoint Server 2016 cung cấp một loạt tính năng để giúp sắp xếp và lưu trữ tài liệu, từ các site chuyên biệt đến thư viện tài liệu có cấu trúc rộng để tạo và cộng tác nhanh chóng tài liệu. Trong một thư viện, bạn còn có thể sắp xếp nội dung thành các thư mục và thư mục con. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Lập kế hoạch thư viện tài liệu (SharePoint Server 2010).

4. Lập kế hoạch di chuyển nội dung giữa các vị trí như thế nào      Có thể bạn cần di chuyển hoặc sao chép tài liệu từ một site hoặc thư viện sang site hoặc thư viện khác ở các giai đoạn khác nhau của vòng đời. Để biết thêm thông tin, hãy xem "Lậpkế hoạch dòng nội dung " trong Lập kế hoạch thư viện tài liệu (SharePoint Server 2010).

5. Lập kế hoạch kiểu nội dung      Dùng kiểu nội dung để sắp xếp thông tin về tài liệu, chẳng hạn như siêu dữ liệu, mẫu tài liệu và quy trình dòng công việc. Đây là một bước quan trọng để giúp bạn tổ chức tài liệu của bạn và thực thi tính nhất quán trong toàn tổ chức của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem Phần lập kế hoạch kiểu nội dung và dòng công việc (SharePoint Server 2010).

6. Lập kế hoạch dòng công việc      Khi bạn lập kế hoạch dòng công việc cho tổ chức của mình, bạn có thể kiểm soát và theo dõi cách các tài liệu di chuyển từ thành viên nhóm này sang thành viên khác khi mỗi người dự cộng tác trong vòng đời của tài liệu. SharePoint Server 2016 dòng công việc cho các nhiệm vụ nhóm thông thường như xem lại và phê duyệt tài liệu. SharePoint Server 2016 hỗ trợ tạo và cài đặt dòng công việc tùy chỉnh. Để biết thêm thông tin, hãy xem Phần lập kế hoạch kiểu nội dung và dòng công việc (SharePoint Server 2010).

7. Quản trị nội dung kế hoạch      Bạn có thể lập kế hoạch mức độ kiểm soát thích hợp dựa trên loại nội dung hoặc vị trí lưu trữ. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu kiểm xuất tài liệu trong một thư viện cụ thể trước khi có thể chỉnh sửa chúng. Để biết thêm thông tin, hãy xem Lập phiên bản, phê duyệt nội dung và lập kế hoạch kiểm xuất (SharePoint Server 2010).

8. Chính sách lập kế hoạch      Đối với mỗi kiểu nội dung, hãy lập kế hoạch cho chính sách quản lý thông tin để đảm bảo rằng các tài liệu được kiểm tra, lưu giữ và xử lý theo các yêu cầu về pháp lý và tổ chức của bạn. SharePoint Server 2016 bao gồm các chính sách thực hiện kiểm tra, lưu giữ tài liệu và mã vạch (để đảm bảo rằng nội dung được in có thể liên quan với các phiên bản điện tử tương ứng). Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Lập kế hoạch chính sách quản lý thông tin (SharePoint Server 2010).

   Lưu ý: Các chính sách không sẵn dùng trong SharePoint Foundation 2013.