Mẹo gửi thư cho danh sách

Xác định danh sách để thêm

1. Trên tab gửi thư, hãy bấm vào phối thư > bước bằng trình hướng dẫn phối Step-Mail.

   Nếu Ấn phẩm được kết nối với một danh sách người nhận, hãy kiểm tra kết nối, sau đó trên tab gửi thư, bấm vào chỉnh sửa danh sách người nhận. Nếu Ấn phẩm không được kết nối với danh sách người nhận hiện tại, trong ngăn phối thư, hãy bấm tiếp: tạo hoặc kết nối với danh sách người nhận, rồi chọn danh sách mà bạn muốn.

2. Trong hộp thoại người nhận phối thư , bên dưới mục Thêm vào danh sách người nhận, hãy thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

   • Bấm vào nhập danh sách mới, thêm các mục bạn muốn trong hộp thoại danh sách địa chỉ mới , rồi bấm OK.

   • Bấm dùng danh sách hiện có, chọn một nguồn dữ liệu trong hộp thoại chọn nguồn dữ liệu , rồi bấm mở.

   • Bấm chọn từ liên hệ Outlook (nếu bạn đang được nhắc chọn hồ sơ thư, hãy bấm vào hồ sơ mà bạn muốn), rồi bấm OK. Chọn một thư mục hoặc danh sách phân phối trong hộp thoại chọn liên hệ , rồi bấm OK.

Giải quyết các sự cố khi kết hợp danh sách

Khi bạn thêm một danh sách gửi thư vào một danh sách khác, một hoặc nhiều trường trong danh sách đã thêm có thể không khớp với danh sách hiện có. Ví dụ, danh sách địa chỉ mà bạn đang thêm vào có thể bao gồm trường tên công ty , nhưng danh sách ban đầu có thể không.

Publisher nhắc bạn khắc phục các kết quả khớp giữa các trường trong danh sách nguồn khác nhau bằng cách mở hộp thoại Thêm vào danh sách người nhận .

1. Trong hộp thoại Thêm vào danh sách người nhận , chọn một trường không được chọn trong cột khớp , chọn trường mà bạn muốn nó tương ứng trong trường danh sách người nhận với danh sách trường khớp , rồi bấm khớp.

2. Trong hộp thoại trường khớp , hãy xác minh rằng trường bạn đã chọn được liệt kê bên dưới mục khớp với trường danh sách người nhận hoặc chọn một, rồi bấm OK.

3. Nếu bạn cần thêm một trường mới vào danh sách người nhận của bạn để kết hợp, hãy chọn trường mà bạn muốn thêm vào danh sách mới (danh sách bên trái trong hộp thoại Thêm vào danh sách người nhận ), bấm Thêm, rồi bấm vào OK. Các trường đã thêm được hiển thị bên dưới các trường mới sẽ được thêm vào danh sách người nhận.

   Mẹo: Loại bỏ một trường đã thêm bằng cách chọn nó trong các trường mới sẽ được thêm vào hộp danh sách người nhận , rồi bấm loại bỏ.

Làm cách nào để khớp các trường khi Publisher không nhắc tôi đến?

• Trong ngăn tác vụ phối thư , bên dưới mục khác, hãy bấm trường địa chỉ, rồi bấm khớp trường.

Lưu lối tắt vào danh sách kết hợp

Bạn có thể tạo lối tắt đến danh sách kết hợp để sử dụng trong các thư khác. Bất cứ khi nào bạn chỉnh sửa một mục nhập riêng lẻ trong danh sách kết hợp, mục nhập được chỉnh sửa cũng Cập Nhật trong tệp nguồn gốc nếu tệp đó sẵn dùng để chỉnh sửa. Nếu bạn không muốn cập nhật tệp nguồn gốc, hãy xuất danh sách người nhận vào một tệp mới.

1. Trong ngăn tác vụ phối thư (bước 3: tạo ấn phẩm được sáp nhập), bên dưới chuẩn bị để theo dõi trên hộp thư này, hãy bấm lưu lối tắt đến danh sách người nhận.

2. Trong hộp thoại lưu tệp, hãy nhập tên cho danh sách địa chỉ kết hợp của bạn trong hộp tên tệp .

   Theo mặc định, danh sách địa chỉ được lưu trong thư mục nguồn dữ liệu của tôi . Tốt nhất là giữ danh sách địa chỉ ở đây, vì đây là thư mục mặc định trong đó nhà phát hành sẽ tìm nguồn dữ liệu.

3. Bấm Lưu.

Chọn hoặc xóa tất cả các mục

• Chọn hoặc xóa hộp kiểm trong hàng đề mục.

Lọc các mục trong danh sách

Nếu bạn chỉ muốn dùng một số mục nhập nhất định trong danh sách của mình, bạn có thể lọc danh sách bằng một trường cụ thể hoặc một tiêu chí cụ thể. Sau khi bạn lọc danh sách, bạn có thể sử dụng các hộp kiểm để bao gồm và loại trừ các bản ghi.

1. Bấm vào mũi tên kế bên đầu đề cột của mục mà bạn muốn lọc theo.

2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Bấm (trống) để hiển thị tất cả các bản ghi trong đó trường tương ứng là trống.

   • Bấm (không trống) để hiển thị tất cả các bản ghi trong đó trường tương ứng có chứa thông tin.

   • Bấm (nâng cao) để mở hộp thoại bộ lọc và sắp xếp , bạn có thể sử dụng để lọc trên nhiều tiêu chí.

     Lưu ý: Bạn cũng có thể mở hộp thoại bộ lọc và sắp xếp bằng cách bấm vào bộ lọc bên dưới tinh chỉnh danh sách người nhận trong hộp thoại người nhận phối thư .

3. Mẹo: Nếu nguồn dữ liệu của bạn chứa các bản ghi chia sẻ cùng một thông tin và có 10 hoặc ít các giá trị duy nhất trong cột, bạn có thể lọc theo thông tin cụ thể. Ví dụ, nếu có nhiều địa chỉ danh sách Úc là quốc gia hoặc khu vực, bạn có thể lọc Nước Úc.

4. Hộp thoại người nhận phối thư Hiển thị chỉ các bản ghi được chỉ định. Để hiển thị tất cả các bản ghi một lần nữa, hãy bấm (Tất cả).

Sắp xếp các mục trong danh sách

Nếu bạn muốn xem các mục theo thứ tự bảng chữ cái, bạn có thể sắp xếp các mục trong danh sách của mình.

• Trong ngăn người nhận phối thư , hãy bấm vào đầu đề cột của mục mà bạn muốn sắp xếp theo.

  Ví dụ, nếu bạn muốn hiển thị danh sách theo tên theo thứ tự bảng chữ cái, hãy bấm vào tiêu đề cột cuối cùng của tên .

• Để sắp xếp bằng nhiều tiêu chí, bên dưới tinh chỉnh danh sách người nhận, hãy bấm sắp xếp. Trong hộp thoại lọc và sắp xếp , hãy chọn tiêu chí mà bạn muốn sắp xếp theo.

Tìm trùng lặp

Để ngăn chặn thư trùng lặp, bạn có thể tìm và loại bỏ các bản ghi trong danh sách kết hợp mà hầu hết (nhưng không nhất thiết phải có tất cả) trường khớp.

1. Trong hộp thoại người nhận phối thư , bên dưới tinh chỉnh danh sách người nhận, hãy bấm Tìm trùng lặp.

2. Trong hộp thoại Tìm trùng lặp , hãy chỉ kiểm tra các mục nhập mà bạn muốn đưa vào, rồi bấm OK.

Tìm một người nhận hoặc nhóm người nhận cụ thể chia sẻ một thuộc tính chung

Để xác định một cá nhân hoặc nhóm cá nhân chia sẻ các thuộc tính phổ biến (chẳng hạn như tên cuối cùng, mã bưu chính hoặc tháng sinh), bạn có thể tìm kiếm danh sách.

1. Trong hộp thoại người nhận phối thư , bên dưới tinh chỉnh danh sách người nhận, hãy bấm Tìm người nhận.

2. Trong hộp thoại Tìm mục nhập , hãy nhập thuộc tính mà bạn muốn tìm trong hộp Tìm văn bản, xác định trường hoặc các trường mà bạn muốn tìm kiếm, rồi bấm Tìm tiếp.