Phụ lục về quyền riêng tư đối với Microsoft Lync Web App 2010

Nội dung

• Ghi nhật ký Phía Máy khách

• Chia sẻ Màn hình nền/Chương trình

• Điều khiển Chia sẻ Màn hình nền/Chương trình

• Nhắn tin Tức thời trong Cuộc họp (Nhiều bên)

• Phần đính kèm cho Cuộc họp

• Quay số ra / Mời Theo Cuộc họp Điện thoại

• Bỏ phiếu

• Cộng tác trên PowerPoint

• Ghi

• Cộng tác qua Bảng trắng

Trang này là bổ sung của Điều khoản về Quyền riêng tư đối với các Sản phẩm Microsoft Lync. Để hiểu việc thu thập dữ liệu và áp dụng thực tiễn liên quan tới một sản phẩm hay dịch vụ Microsoft Lync cụ thể, bạn nên đọc cả Điều khoản Quyền riêng tư cho các sản phẩm Microsoft Lync và bản bổ sung này.

Bổ sung về quyền riêng tư này đề cập đến việc triển khai và sử dụng phần mềm truyền thông Microsoft Lync Web App khi Microsoft Lync Server 2010 được triển khai bởi doanh nghiệp đang tổ chức hội thảo. Nếu doanh nghiệp đã thiết lập hội thảo đang sử dụng Lync Server 2010 làm dịch vụ (nói cách khác, một bên thứ ba (ví dụ: Microsoft) đang lưu trữ các máy chủ mà phần mềm chạy trên đó), thông tin sẽ được truyền tới bên thứ ba đó. Để tìm hiểu thêm về việc sử dụng dữ liệu của bạn được truyền tới bên thứ ba đó, vui lòng tham vấn người quản trị doanh nghiệp cho bên lưu trữ máy chủ hoặc nhà cung cấp dịch vụ.

Ghi nhật ký Phía Máy khách

Tác dụng của Tính năng này: Ghi nhật ký phía máy khách cho phép bạn ghi nhật ký Lync Web App sử dụng trong bộ nhớ chương trình Lync Web App và khả năng lưu nhật ký tại vị trí bạn chọn. Nếu bạn quyết định cung cấp thông tin ghi nhật ký cho nhóm hỗ trợ của Microsoft, bạn có thể sử dụng thông tin này để khắc phục bất kỳ Lync Web App cố nào mà bạn có thể gặp phải.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Nếu bạn bật Ghi nhật ký Client-Side, các thông tin như sau sẽ được lưu trữ tại vị trí bạn cho biết: chủ đề cuộc họp, vị trí, thông tin tiêu đề của giao thức khởi tạo phiên (SIP), thông tin về người gửi và người nhận của mỗi thư Lync Web App, định tuyến mà thư đã lấy, tên của bất kỳ chương trình nào bạn chia sẻ, tên của bất kỳ tệp đính kèm nào mà bạn chia sẻ, tên của mọi tệp Microsoft PowerPoint mà bạn chia sẻ, tên của mọi Bảng trắng bạn chia sẻ, tên của mọi cuộc bỏ phiếu bạn chia sẻ, các câu hỏi bỏ phiếu đã được chia sẻ và chỉ mục của tùy chọn bạn đã bình chọn. Nội dung cuộc hội thoại Lync Web App nhắn tin tức thời (IM) hoặc bất kỳ nội dung trong cuộc họp nào khác không bao giờ được ghi nhật ký. Không có thông tin nào được tự động gửi đến Microsoft, nhưng bạn có thể chọn gửi nhật ký theo cách thủ công.

Sử dụng Thông tin: Nhật ký phía máy khách có thể được sử dụng để khắc phục Lync Web App cố.

Lựa chọn/Điều khiển: Tính năng Ghi nhật ký phía máy khách được tắt theo mặc định và phải được người dùng bật như sau:

1. Từ menu Hộp Hình bánh răng, hãy bấm Tùy chọn.

2. Chọn hộp kiểm Bật ghi nhật ký. Việc xóa hộp kiểm này có nghĩa là thông tin sử dụng sẽ không được ghi nhật ký.

3. Bấm OK.

Chia sẻ Màn hình nền/Chương trình

Tác dụng của Tính năng này: Chia sẻ Màn hình nền/Chương trình cho phép bạn chia sẻ dạng xem màn hình máy tính của bạn hoặc các chương trình cụ thể mà bạn đang chạy với những người dự khác trong hội thoại Lync Web App bạn.

Tính năng Chia sẻ Màn hình nền/Chương Lync Web App có thể chỉ khi bạn cài đặt bổ trợ. Lần đầu tiên bạn tìm cách khởi chạy Chia sẻ Màn hình nền/Chương trình, bạn sẽ được nhắc cài đặt bổ trợ. Bạn không cần cài đặt bổ trợ để xem chương trình hoặc màn hình nền được chia sẻ.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Nếu bạn bắt đầu một phiên chia sẻ, tùy thuộc vào những gì bạn đang chia sẻ, tất cả những người dự cuộc hội thoại sẽ có thể nhìn thấy (các) màn hình, toàn bộ màn hình nền hoặc các chương trình đã chọn trên màn hình máy tính của bạn. Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Bạn có thể dùng Chia sẻ Màn hình nền/Chương trình để cộng tác với người dự hội thoại.

Lựa chọn/Điều khiển:

Để bắt đầu Chia sẻ Màn hình nền/Chương trình trong cuộc họp Lync Web App động:

1. Trong cửa sổ hội thoại, bấm nút Chia sẻ.

2. Từ menu, chọn Màn hình nền hoặc Chương trình.

3. Trong hộp thoại mở ra, chọn một màn hình (nếu bạn đang chia sẻ màn hình nền và có nhiều màn hình) hoặc một hoặc nhiều chương trình (nếu bạn đang chia sẻ một chương trình).

Để ngừng chia sẻ chương trình trên máy tính của bạn:

1. Chọn Dừng Chia sẻ từ thanh chia sẻ ở đầu màn hình.

   Quan trọng: 

   • Người khác có thể nhìn thấy tài liệu hoặc ảnh, được bảo vệ bởi phần mềm Quản lý Quyền Kỹ thuật số, đang mở trên màn hình mà bạn chia sẻ với họ trong hội thoại Lync Web App.

   • Một số ứng dụng nhất định, chẳng hạn như Visio, Excel và Notepad, không thể được chia sẻ trên cơ sở từng cửa sổ. Điều này nghĩa là nếu bạn mở nhiều cửa sổ của một ứng dụng, Lync Web App sẽ chia sẻ tất cả các cửa sổ đang mở (không bị thu nhỏ). Lync Web App sẽ hiển thị một đường viền chia sẻ xung quanh tất cả các cửa sổ được chia sẻ để báo rằng những cửa sổ này đang được chia sẻ.

   • Trong Windows 8, mặc dù thanh chia sẻ có thể không hiển thị, nhưng nếu người dùng di chuyển ra khỏi chế độ bàn làm việc, thì những phần của màn hình chồng lên ứng dụng được chia sẻ ban đầu có thể tiếp tục được trình bày.

Điều khiển Chia sẻ Màn hình nền/Chương trình

Tác dụng của Tính năng này: Điều khiển Chia sẻ cho phép bạn cấp quyền điều khiển màn hình nền hoặc chương trình của bạn cho người khác trong cùng một cuộc họp đang sử dụng ứng dụng khách Microsoft Lync 2010, máy khách Lync Web App hoặc máy khách Microsoft Lync 2010 Attendee trên một máy tính khác.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Sau khi bạn cấp quyền điều khiển cho người khác, người đó có thể điều khiển máy tính của bạn hoặc chương trình đã chọn và thực hiện thay đổi, như thể người đó đang sử dụng máy tính của bạn trực tiếp bằng bàn phím và chuột của họ. Bạn và những người dự khác trong hội Lync Web App của bạn sẽ có thể xem những thay đổi này khi họ thực hiện. Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Bạn có thể dùng Điều khiển Chia sẻ để cho phép người khác điều khiển màn hình nền hoặc chương trình của bạn, tùy thuộc vào những gì bạn đang chia sẻ, trong khi bạn và những người dự cuộc hội thoại khác quan sát.

Lựa chọn/Điều khiển:

Để chia sẻ quyền điều khiển màn hình nền của bạn trong cuộc hội thoại, hãy làm như sau:

1.In cửa sổ hội thoại, bấm nút Chia sẻ, rồi chia sẻ những gì bạn muốn (ví dụ: màn hình nền).

2.Chọn người từ menu Trao quyền Điều khiển trên thanh Chia sẻ ở đầu màn hình.

Để thu hồi quyền điều khiển màn hình nền của bạn từ một bên từ xa:

1.Bấm vào menu Trao quyền Điều khiển trên thanh chia sẻ ở đầu màn hình.

2.Chọn Lấy lại quyền điều khiển.

Nhắn tin Tức thời trong Cuộc họp (Nhiều bên)

Tác dụng của Tính năng này: Tính năng Nhắn tin Tức thời In-Meeting cho phép bạn gửi và nhận tin nhắn văn bản cho những người dự trong cuộc Lync Web App này. Tin nhắn đã gửi được phát cho tất cả người dự

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Tin nhắn tức thời được truyền đến tất cả người dự hội thoại (ngoại trừ những người tham gia chỉ qua điện thoại) đã tham gia hội thoại. Không có thông tin nào được gửi cho Microsoft.

Dùng Thông tin: Bạn có thể sử dụng IM để cộng tác với những người dự cuộc họp khác bằng cách chia sẻ nội dung văn bản như địa chỉ web, ngôn ngữ soạn thảo tài liệu, v.v....

Lựa chọn/Điều khiển: Để bật tính In-Meeting nhắn tin tức thời, người dùng phải bấm nút IM trong cửa sổ hội thoại.

Phần đính kèm cho Cuộc họp

Tác dụng của Tính năng này: Bạn có thể chia sẻ tệp với người dự cuộc họp bằng cách tải chúng lên dưới dạng phần đính kèm.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Phần đính kèm được lưu trữ trên Lync Server 2010 theo chính sách hết hạn nội dung cuộc họp như được người quản trị doanh nghiệp xác định cho cá nhân lưu trữ hội thảo. Bạn có thể chọn tải tệp đính kèm lên. Phần đính kèm được bạn hoặc người khác tải xuống trong cuộc họp. Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Thông tin chứa trong Phần đính kèm Cuộc họp được tải lên được chia sẻ với những người dự khác trong cuộc họp Lync 2010.

Lựa chọn/Điều khiển:

Diễn giả có thể hạn chế tính sẵn dùng của phần đính kèm theo vai trò của người dự cuộc họp (người tổ chức, diễn giả, mọi người). Nếu phần đính kèm không sẵn dùng cho vai trò của bạn, bạn không thể nhìn thấy phần đính kèm đó trong danh sách phần đính kèm của mình.

Quay số ra / Mời Theo Cuộc họp Điện thoại

Tác dụng của Tính năng này: Tính năng Quay số Ra cuộc họp cho phép người dùng Lync Web App hiện đang có mặt trong cuộc họp gia nhập âm thanh của cuộc họp bằng cách yêu cầu cuộc họp gọi đến PSTN hoặc số điện thoại di động mà người dùng xác định.

Tính năng Mời Theo Điện thoại cho phép Lync Web App dùng có mặt trong cuộc họp thêm PSTN hoặc số điện thoại di động vào cuộc họp video âm thanh (AV) hiện có.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Khi người dùng PSTN đang được mời tham dự cuộc họp AV nhận được cuộc gọi, họ sẽ nhận được nhận dạng đối tượng gọi của người tổ chức cuộc họp AV (và không nhất thiết phải nhận dạng đối tượng gọi của bên thêm họ vào cuộc họp). Trong trường hợp có cuộc gọi quốc tế, đôi khi số cổng kết nối có thể được hiển thị là NHẬN DẠNG đối tượng gọi. Ngay khi người dùng PSTN trả lời điện thoại, họ sẽ ngay lập tức được tham gia vào cuộc họp. Một mục danh sách người dự với số điện thoại của người dự được mời sẽ được tạo và những người dự khác trong cuộc họp sẽ nhìn thấy được nếu tính năng Mời Điện thoại được sử dụng.

Sử dụng Thông tin: ID người gọi của người tổ chức được gửi đến người dùng PSTN đang được mời vào cuộc họp. Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Lựa chọn/Điều khiển: Không có điều khiển của người quản trị doanh nghiệp hoặc người dùng nào dành cho tính năng này. Nếu có thể, trước khi thêm một người dùng PSTN, bạn có thể gửi một tin nhắn tức thời hoặc email đến người dùng PSTN để hỏi xem họ có đang gia nhập cuộc họp AV không, vì vậy họ biết rằng họ đang tham gia một cuộc họp. Người dùng PSTN cũng có thể chọn không chấp nhận cuộc gọi.

Bỏ phiếu

Tác dụng của Tính năng này: Người Lync Web App có thể tiến hành bỏ phiếu và thu thập phản hồi ẩn danh từ những người dự trong các cuộc họp và hội thoại trực tuyến.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Các phiếu bầu cá nhân đều ẩn danh. Tất cả các diễn giả đều nhìn thấy kết quả bỏ phiếu tổng hợp và kết quả này có thể hiển thị cho tất cả người dự. Bỏ phiếu được lưu trữ trên Lync Server 2010 theo các chính sách hết hạn nội dung cuộc họp như được người quản trị doanh nghiệp quy định cho cá nhân lưu trữ hội thảo. Không có thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Tính năng bỏ phiếu tăng cường khả năng cộng tác bằng cách giúp các diễn giả nhanh chóng xác định được tùy chọn ưu tiên của người dự.

Lựa chọn/Điều khiển:

• Diễn giả có thể hạn chế tình trạng sẵn sàng của cuộc bỏ phiếu theo vai trò của người dự (người tổ chức, diễn giả, mọi người) khi Cuộc bỏ phiếu không được hiển thị cho tất cả người dự. Nếu cuộc bỏ phiếu không sẵn dùng cho vai trò của bạn, thì bạn không thể xem cuộc bỏ phiếu đó trong danh sách nội dung khi cuộc bỏ phiếu hiện không được chia sẻ và không thể lưu cuộc bỏ phiếu vào máy tính cục bộ của bạn.

• Diễn giả có thể mở hoặc đóng Cuộc bỏ phiếu để bỏ phiếu và xóa kết quả bỏ phiếu bất cứ lúc nào.

Cộng tác trên PowerPoint

Tác dụng của Tính năng này: Lync Web App người dùng có thể xem và chú thích cho PowerPoint trình bày trong cuộc họp hoặc hội thoại trực tuyến. Lync Web App người dùng không có khả năng tải lên và trình bày bản trình bày PowerPoint từ máy tính của mình; tuy nhiên, nếu bản trình bày sẵn dùng trong cuộc họp (nếu bản trình bày đã được người dùng Lync tải lên cuộc họp), thì người dùng Lync Lync Web App có thể trình bày.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi:

Hành động của bạn thúc đẩy tất cả các sử dụng tính năng này, cho dù bạn đang dẫn hướng qua các trang chiếu hay chú thích một bản PowerPoint trình bày. Mọi tệp được trình bày trong cuộc hội thoại hoặc cuộc họp sẽ được truyền đến tất cả người dự cuộc họp và họ sẽ có thể lưu tệp trực tiếp vào một thư mục trên máy tính của mình. Chủ sở hữu tệp hoặc diễn giả có thể hạn chế người khác lưu tệp trong Lync Web App, nhưng điều này không hạn chế họ nhìn thấy tệp trong cuộc họp.

Sử dụng Thông tin: Cộng tác với PowerPoint giúp những người dự cuộc hội thoại trình bày một cách hiệu quả và nhận phản hồi.

Lựa chọn/Điều khiển:

• Diễn giả có thể hạn chế đặc quyền ghi chú thích theo vai trò của người dự (chỉ diễn giả, mọi người, không ai) bằng cách làm như sau:

  1. Từ hộp thoại Thông tin Gia nhập và Tùy chọn Cuộc họp trong cửa sổ hội thoại, hãy bấm Tùy chọn Cuộc họp.

  2. Bên dưới Đặc quyền, trong danh sách thả xuống Đặc quyền Chú thích, bấm vào tùy chọn bạn muốn.

  3. Bấm OK.

• Diễn giả có thể hạn chế người dự xem trang chiếu không được trình bày bằng cách làm như sau:

  1. Từ hộp thoại Thông tin Gia nhập và Tùy chọn Cuộc họp, hãy bấm Tùy chọn Cuộc họp.

  2. Bên dưới Đặc quyền, trong danh sách thả xuống Dạng xem Riêng tư, bấm vào tùy chọn bạn muốn.

  3. Bấm OK.

• Diễn giả có thể hạn chế PowerPoint bản trình bày có sẵn theo vai trò của người dự (người tổ chức, diễn giả, mọi người) khi bản trình bày PowerPoint không được chia sẻ. Nếu một bản PowerPoint không sẵn dùng, bạn không thể nhìn thấy nó trong danh sách nội dung của bạn khi nó không được chia sẻ và không thể lưu nó vào máy tính của bạn.

Ghi

Tác dụng của tính năng này: Tính năng này hiển thị thông báo ghi khi ai đó đang sử dụng máy khách tương thích với bản ghi (ví dụ: Lync) để ghi giọng nói và nội dung cuộc họp khi bạn gia nhập cuộc họp bằng cách sử dụng Lync Web App.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Nếu diễn giả chọn ghi, bản ghi sẽ được lưu vào máy tính của họ. Các tệp video bổ sung được tạo từ bản ghi được lưu vào máy tính cục bộ của diễn giả theo mặc định nhưng cũng có thể được lưu vào một máy tính khác nếu được chỉ định bởi diễn giả đang ghi. Khi người dùng tải nội dung lên một cuộc họp, quyền sẽ được cấp để thêm nội dung đó vào bản ghi mà những người dùng đó hoặc những người dùng khác tạo.

Sử dụng Thông tin: Bất kỳ ai có quyền truy nhập vào vị trí lưu bản ghi cũng có thể phát bản ghi.

Lựa chọn/Điều khiển: Khả năng ghi không sẵn dùng trong Lync Web App. Tuy nhiên, nếu một người nào đó trong cuộc họp sử dụng một máy khách tương thích (ví dụ như Lync) đang ghi, một chân trang liên tục đề cập đến rằng "Những người khác đang ghi..." được hiển thị cùng với danh sách 10 trình ghi đầu tiên có sẵn trong mẹo công cụ khi di chuột qua. Nếu bạn không muốn là một phần của bản ghi, bạn có thể chọn thoát khỏi cuộc họp.

Cộng tác qua Bảng trắng

Tác dụng của Tính năng này: Tính năng này cho phép bạn chia sẻ bảng trắng ảo trong Lync Web App chú thích chúng trong cuộc họp và cuộc hội thoại trực tuyến.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Tất cả người dự sẽ nhìn thấy chú thích được tạo trên bảng trắng. Bảng trắng được lưu trữ trên Lync Server 2010 theo chính sách hết hạn nội dung cuộc họp. Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Tính năng Bảng trắng tăng cường khả năng cộng tác bằng cách cho phép người dự cuộc họp thảo luận về ý tưởng, động não, ghi chú, v.v.

Lựa chọn/Điều khiển: Diễn giả có thể hạn chế tính sẵn dùng của bảng trắng theo vai trò của người dự (người tổ chức, diễn giả, mọi người) khi bảng trắng không được hiển thị cho tất cả người dự. Nếu một bảng trắng không sẵn dùng cho người dùng, người đó không thể nhìn thấy nó trong danh sách nội dung của họ và không thể lưu nó vào máy tính của mình.

Đầu trang