Việc sắp xếp dữ liệu có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc làm cho báo cáo hoặc biểu mẫu trở nên hiệu quả và dễ sử dụng. Ví dụ: danh mục sản phẩm liệt kê các sản phẩm theo thứ tự bảng chữ cái hoặc trên cơ sở đơn giá sẽ dễ sử dụng hơn danh mục liệt kê các mặt hàng theo thứ tự ngẫu nhiên.
Chủ đề này giải thích cách sắp xếp bản ghi khi xem và thiết kế bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo.
Trong bài viết này
- Giới thiệu
- Sắp xếp các bản ghi trong một dạng xem
- Loại bỏ thứ tự sắp xếp
- Lưu thứ tự sắp xếp với một đối tượng
Giới thiệu
Bạn có thể sắp xếp các bản ghi trong một bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo trên một hoặc nhiều trường. Với công việc thiết kế tối thiểu, bạn và người dùng biểu mẫu hoặc báo cáo của bạn có thể chọn cách sắp xếp bản ghi.
Ví dụ, khi bạn thiết kế báo cáo danh mục sản phẩm, bạn có thể chọn liệt kê các sản phẩm theo thứ tự bảng chữ cái. Thứ tự bạn chọn khi thiết kế một đối tượng sẽ trở thành thứ tự sắp xếp mặc định của đối tượng đó. Nhưng khi xem truy vấn hoặc báo cáo, mỗi người dùng của bạn có thể sắp xếp các bản ghi theo cách họ muốn, chẳng hạn như theo giá hoặc theo nhà cung cấp.
Lưu ý
Bạn có thể sắp xếp dạng xem trên bất kỳ trường nào được hiển thị trong dạng xem, ngoại trừ các trường có chứa tệp đính kèm hoặc đối tượng OLE.
Bạn có thể tinh chỉnh kết quả bằng cách sắp xếp các bản ghi trên nhiều trường. Khi sắp xếp trên nhiều trường, điều quan trọng là phải xác định trường sắp xếp bên ngoài cùng và trong cùng. Việc chỉ định các trường thích hợp làm các trường sắp xếp bên trong và bên ngoài là cần thiết để có được kết quả mong muốn. Ví dụ: giả sử bạn muốn sắp xếp bảng Danh bạ trên trường Tên và Họ. Nếu bạn muốn sắp xếp tên từ A đến Z (hoặc Z đến A) trong mỗi họ, Tên là trường trong cùng. Mặt khác, nếu bạn muốn sắp xếp họ trong từng tên, Họ là trường trong cùng. Đặt cách khác, các bản ghi được sắp xếp đầu tiên (ngoài cùng) trên trường LastName, rồi tiếp theo (trong cùng) trên trường Tên.
1. Họ là trường ngoài cùng và Tên là trường trong cùng
2. Tên là trường ngoài cùng và Họ là trường trong cùng
Một điều cần nhớ khi áp dụng thứ tự sắp xếp là số, văn bản và ký tự đặc biệt được sắp xếp theo ngôn ngữ đã chọn và thiết đặt vùng trong máy tính của bạn. Nếu cài đặt ngôn ngữ và khu vực được chỉ định trong hộp thoại Tùy chọn Access không khớp với cài đặt được chỉ định trong Panel điều khiển thì thứ tự sắp xếp thu được có thể không khớp với mong đợi của bạn.
Xem lại hoặc thay đổi ngôn ngữ hoặc khu vực mặc định
Để xem lại cài đặt ngôn ngữ trong Access, hãy bấm TùychọnTệp>. Trên tab Chung bên dưới Tạo cơ sở dữ liệu, hãy xem lại hoặc thay đổi giá trị trong hộp danh sách thứ tự sắp xếp Cơ sở dữ liệu mới . Đặt tùy chọn thành Chung nếu bạn muốn sử dụng một trong những ngôn ngữ này — Afrikaans, Albania, Arabic, Basque (Basque), Bulgaria, Belarusia, Catalan, Dutch, English, Faeroese, Farsi, German-Standard, Greek, Hebrew, Hindi, Indonesia, Italian, Malay, Bồ Đào Nha, Nga, Serbia, Swahili và Urdu. Lưu ý rằng cài đặt này chỉ ảnh hưởng các cơ sở dữ liệu mới. Để áp dụng thiết đặt này cho cơ sở dữ liệu hiện có, trước tiên hãy nén cơ sở dữ liệu.
Để nén cơ sở dữ liệu:
- Bấm vào Công cụ> Cơ sở dữ liệuNén và Sửa chữa Cơ sở dữ liệu.
Để xem lại cài đặt vùng cho máy tính của bạn, hãy xem mục Thay đổi cài đặt vùng Windows để sửa đổi cách xuất hiện của một số loại dữ liệu.
Sắp xếp các bản ghi trong một dạng xem
Lưu ý
Trong Access, việc sắp xếp báo cáo hơi khác với việc sắp xếp bảng, truy vấn hay biểu mẫu.
Sắp xếp bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu
Sắp xếp báo cáo
Mở một báo cáo ở dạng xem Bố cục hoặc dạng xem Thiết kế.
Nếu ngăn Nhóm, Sắp xếp và Tổng cộng không mở, trong nhóm Gộp nhóm & Tổng cộng (trên tab Định dạng trong dạng xem Bố trí hoặc trên tab Thiết kế trong dạng xem Thiết kế), bấm Nhóm & Sắp xếp.
Thực hiện một trong những thao tác sau:
- Nếu báo cáo không được nhóm cũng như không sắp xếp, hãy bấm Thêm nhóm trong ngăn Nhóm, Sắp xếp và Tổng , rồi chọn trường sắp xếp ngoài cùng. Bấm vào mũi tên thả xuống thứ hai và chọn cách thứ tự các giá trị. Bấm vào Thêm, rồi bấm vào mũi tên ở bên phải với phần đầu trang và chọn không có phần đầu trang. Lặp lại các bước này cho từng trường sắp xếp, với trường sắp xếp trong cùng xuất hiện ở dưới cùng.
- Nếu báo cáo đã được nhóm hoặc sắp xếp, hãy xem lại các mức hiện có và thực hiện thay đổi một cách cẩn thận. Để thay đổi trường, hãy sử dụng mũi tên thả xuống đầu tiên. Để thay đổi thứ tự, hãy bấm vào mũi tên thả xuống thứ hai. Để thay đổi mức gộp nhóm thành chỉ mức sắp xếp, hãy thay đổi với phần đầu trang thành không có phần đầu trang.
Mẹo
Để sắp xếp báo cáo trên một trường đơn lẻ, hãy mở báo cáo trong dạng xem Bố trí, bấm chuột phải vào trường, rồi chọn lệnh sắp xếp bạn muốn. Ví dụ, nếu bạn chọn trường Tuổi, hãy bấm vào Sắp xếp từ Nhỏ nhất đến Lớn nhất hoặc Sắp xếp từ Lớn nhất đến Nhỏ nhất. Tuy nhiên, nếu báo cáo được nhóm hoặc nếu bạn muốn sắp xếp trên nhiều trường thì bạn phải sử dụng ngăn Nhóm, Sắp xếp và Tổng .
Sắp xếp bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu
Xác định các trường mà bạn muốn sắp xếp. Để sắp xếp trên hai hoặc nhiều trường, hãy xác định các trường sẽ đóng vai trò là trường sắp xếp trong cùng và ngoài cùng.
Bấm chuột phải vào bất cứ đâu trong cột hoặc điều khiển tương ứng với trường trong cùng, rồi bấm vào một trong các lệnh sắp xếp. Các lệnh thay đổi theo kiểu dữ liệu trong trường đã chọn.
Lưu ý
Khi sắp xếp dữ liệu cho một trường thuộc loại dữ liệu Có/Không, giá trị "Có", "True" hoặc "Bật" được coi là "Đã chọn" và giá trị "Không", "False" hoặc "Tắt" được coi là "Đã xóa". Hiển thị mặc định cho loại trường này là hộp kiểm nhưng bạn có thể đặt để hiển thị dưới dạng hộp văn bản hoặc hộp tổ hợp. Nếu bạn thay đổi hiển thị cho loại trường này thành hộp văn bản hoặc hộp tổ hợp, hiển thị vẫn sẽ sắp xếp dưới dạng "Đã chọn" hoặc "Đã xóa".
Số, Tiền tệ, Số Tự động
Văn bản Ngắn (văn bản), Văn bản Dài (Bản ghi nhớ), Siêu kết nối
Có/Không
Ngày/GiờLặp lại bước trước đó cho mỗi trường sắp xếp, kết thúc bằng trường sắp xếp ngoài cùng.
Các bản ghi sẽ được sắp xếp lại để khớp với thứ tự sắp xếp.Lưu ý
Nếu một trường văn bản có chứa các chuỗi có độ dài null và bằng không, khi được sắp xếp theo thứ tự tăng dần, các bản ghi có giá trị null sẽ được liệt kê đầu tiên, sau đó là các bản ghi có chuỗi độ dài bằng 0, sau đó là các bản ghi có giá trị không trống.
Tìm hiểu về cách xử lý các ký tự đặc biệt, khoảng trắng ở đầu và giá trị âm trong quá trình sắp xếp
Nếu một giá trị trong một trường bắt đầu bằng một ký tự đặc biệt — như dấu gạch ngang, dấu ngoặc đơn hoặc ký hiệu khác — bạn sẽ quan sát thấy hành vi sau đây khi sắp xếp theo thứ tự tăng dần:- Các giá trị bắt đầu bằng ký tự khoảng trắng sẽ xuất hiện trước các giá trị chữ và số.
- Các giá trị được đặt trong dấu ngoặc kép đứng sau các giá trị bắt đầu bằng khoảng trắng nhưng đứng trước các giá trị chữ và số.
- Các giá trị bắt đầu bằng dấu trừ (-) đứng trước các giá trị bắt đầu bằng dấu cộng (+).
- Đối với tất cả các ký hiệu khác, thứ tự được xác định bằng cách xem mã ký tự ASCII của các ký tự. Ví dụ, mã ký hiệu đô la ($) là 36 và mã ký hiệu dấu bằng (=) là 61, vì vậy các giá trị bắt đầu bằng $ sẽ xuất hiện trước các giá trị bắt đầu bằng =.
Để ghi đè thứ tự này, bạn có thể chọn bỏ qua ký tự đầu tiên của tất cả các giá trị trong trường. Kỹ thuật này hoạt động nếu các giá trị trong trường luôn bắt đầu bằng một ký tự đặc biệt, chẳng hạn như dấu trừ hoặc cùng số ký tự đặc biệt — theo cách này, bạn sẽ biết được số ký tự cần bỏ qua. Để biết thông tin từng bước về cách sắp xếp các giá trị một phần, hãy xem bài viết Sắp xếp bản ghi dựa trên giá trị một phần trong một trường. Nếu số ký tự cần bỏ qua khác nhau, bạn có thể chỉ định thứ tự sắp xếp tùy chỉnh. Để biết thông tin từng bước, hãy xem bài viết Sắp xếp bản ghi theo thứ tự tùy chỉnh.
Hãy nhớ rằng bạn không thể loại bỏ thứ tự sắp xếp khỏi một trường đơn duy nhất. Để loại bỏ sắp xếp khỏi tất cả các trường sắp xếp, trên tab Trang đầu , trong nhóm Sắp xếp & Bộ lọc , bấm Xóa Tất cả Sắp xếp, rồi áp dụng thứ tự sắp xếp bạn muốn.
Kịch bản sắp xếp bổ sung
Khi bạn sử dụng các lệnh sắp xếp, loại dữ liệu của trường và toàn bộ các giá trị của mỗi trường được sử dụng để xác định thứ tự của các bản ghi. Nhưng nếu bạn muốn sắp xếp các giá trị văn bản, chẳng hạn như Thứ hai, Thứ ba, v.v. theo thứ tự tùy chỉnh chứ không theo thứ tự bảng chữ cái thì sao? Hoặc bạn muốn sắp xếp trường văn bản có chứa địa chỉ IP? Hãy xem các chủ đề sau đây nếu các lệnh sắp xếp không đáp ứng nhu cầu sắp xếp của bạn:
- Sắp xếp bản ghi dựa trên giá trị một phần trong một trường Bạn muốn sắp xếp bản ghi dựa trên một vài ký tự đầu tiên hoặc một vài ký tự cuối cùng trong một trường? Nếu bạn thoải mái với việc viết các biểu thức đơn giản, hãy xem chủ đề này để giải thích cách sử dụng biểu thức để trích xuất giá trị một phần.
- Sắp xếp bản ghi theo thứ tự phân biệt chữ hoa, chữ thường Access bỏ qua trường hợp giá trị văn bản. Ví dụ: smith và Smith sẽ được coi là hoàn toàn giống nhau và bạn không thể kiểm soát giá trị nào xuất hiện đầu tiên. Hãy xem chủ đề này nếu bạn muốn thực hiện sắp xếp phân biệt chữ hoa, chữ thường.
- Sắp xếp bản ghi trên các giá trị số được lưu trữ trong một trường văn bản Bạn có thấy các bản ghi được sắp xếp trên từng chữ số chứ không phải trên giá trị số không? Ví dụ: nếu bản ghi có giá trị 11 và 121 xuất hiện trước các bản ghi có giá trị 2 hoặc 25, hãy xem bài viết này.
- Sắp xếp bản ghi theo thứ tự tùy chỉnh Nếu bạn muốn sắp xếp các giá trị nhất định, chẳng hạn như tên ngày (Thứ hai, Thứ Ba, v.v.) hoặc chức danh nhân viên (Người quản lý, Giám đốc) theo thứ tự có ý nghĩa cho bạn, hãy xem bài viết này.
- Sắp xếp địa chỉ IP Trường lưu trữ địa chỉ IP chứa nhiều số và dấu chấm (.), do đó thao tác sắp xếp văn bản hoặc số đơn giản sẽ không hoạt động đối với các địa chỉ IP. Hãy xem chủ đề này để tìm hiểu cách sắp xếp địa chỉ IP.
Loại bỏ thứ tự sắp xếp
- Để loại bỏ thứ tự sắp xếp khỏi bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu, trên tab Trang đầu , trong nhóm Sắp xếp & Bộ lọc , bấm Xóa Tất cả Sắp xếp.
Thao tác này sẽ loại bỏ thứ tự sắp xếp khỏi tất cả các trường trong dạng xem. - Để loại bỏ thứ tự sắp xếp khỏi một báo cáo, hãy mở ngăn Nhóm, Sắp xếp và Tổng cộng bằng cách bấm Nhóm & Sắp xếp trong nhóm Gộp nhóm & Tổng cộng (trên tab Định dạng trong dạng xem Bố trí, trên tab Thiết kế trong dạng xem Thiết kế). Sau đó, bấm vào mức sắp xếp mà bạn muốn loại bỏ, rồi bấm Xóa. Mục nhập tương ứng với trường sắp xếp sẽ bắt đầu với các từ Sắp xếp theo. Tránh xóa các mục bắt đầu với Nhóm Theo, vì điều đó sẽ thay đổi thiết kế của báo cáo.
Lưu thứ tự sắp xếp với một đối tượng
Thứ tự sắp xếp được áp dụng lần cuối sẽ được tự động lưu cùng với bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo. Nếu bạn muốn thuộc tính Tự động áp dụng vào lần tiếp theo khi mở đối tượng, hãy đảm bảo thuộc tính OrderByOnLoad của đối tượng được đặt thành Yes.
Vì thứ tự sắp xếp được áp dụng lần cuối sẽ thay đổi theo thời gian, bạn có thể muốn xác định thứ tự sắp xếp cố định (hoặc mặc định). Bạn có thể chỉ định thứ tự sắp xếp mặc định cho một truy vấn hoặc báo cáo. Một điều quan trọng cần lưu ý là mặc dù thứ tự sắp xếp mặc định không bị ghi đè bởi thứ tự sắp xếp hiện tại hoặc được lưu gần nhất, thứ tự này chỉ có hiệu lực khi thứ tự sắp xếp hiện tại hoặc được lưu gần nhất bị loại bỏ khỏi chế độ xem.
- Để xác định thứ tự sắp xếp mặc định cho truy vấn, hãy mở truy vấn đó ở dạng xem Thiết kế. Thêm các trường sắp xếp vào lưới thiết kế và trong hàng Sắp xếp , xác định thứ tự bạn muốn.
- Để xác định thứ tự sắp xếp mặc định cho báo cáo, hãy sử dụng ngăn Nhóm, Sắp xếp và Tổng cộng trong dạng xem Bố trí hoặc Thiết kế. Để biết thông tin từng bước, hãy xem phần Sắp xếp báo cáo.
Để xem các bản ghi được sắp xếp theo thứ tự sắp xếp mặc định, trên tab Trang đầu , trong nhóm Sắp xếp & Bộ lọc , bấm Xóa Tất cả Sắp xếp. Thao tác này sẽ loại bỏ bộ lọc hiện tại hoặc được lưu gần nhất khỏi dạng xem và cho phép bạn xem các bản ghi theo thứ tự mặc định.