Sắp xếp dữ liệu có thể phát một vai trò lớn trong việc tạo một báo cáo hoặc biểu mẫu có hiệu quả và dễ sử dụng. Ví dụ, một danh mục sản phẩm liệt kê các sản phẩm theo thứ tự bảng chữ cái hoặc trên cơ sở của giá đơn vị sẽ dễ dàng hơn để sử dụng hơn một danh sách các mục theo thứ tự ngẫu nhiên.
Chủ đề này giải thích cách sắp xếp các bản ghi khi xem và thiết kế một bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo.
Trong bài viết này
Giới thiệu
Bạn có thể sắp xếp các bản ghi trong bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo trên một hoặc nhiều trường. Với công việc thiết kế tối thiểu, bạn và người dùng biểu mẫu hoặc báo cáo của bạn có thể chọn cách sắp xếp các bản ghi.
Ví dụ: khi bạn thiết kế báo cáo danh mục sản phẩm, bạn có thể chọn liệt kê các sản phẩm theo thứ tự bảng chữ cái. Thứ tự bạn chọn khi thiết kế một đối tượng sẽ trở thành thứ tự sắp xếp mặc định của đối tượng. Nhưng khi xem truy vấn hoặc báo cáo, mỗi người dùng của bạn có thể sắp xếp các bản ghi theo cách họ muốn, chẳng hạn như theo giá hoặc theo nhà cung cấp.
Lưu ý: Có thể sắp xếp một dạng xem trên bất kỳ trường nào được hiển thị trong dạng xem, ngoại trừ trên các trường có chứa phần đính kèm hoặc đối tượng OLE.
Bạn có thể tinh chỉnh kết quả của mình bằng cách sắp xếp bản ghi trên nhiều trường. Khi sắp xếp trên nhiều trường, điều quan trọng là phải xác định những trường được sắp xếp gần nhất và được phân bố nhất. Mô tả các trường thích hợp như các trường sắp xếp bên trong và bên ngoài là cần thiết để có được kết quả mà bạn muốn. Ví dụ, giả sử bạn muốn sắp xếp bảng liên hệ trên các trường tên và họ. Nếu bạn muốn các tên đầu tiên được sắp xếp từ A đến Z (hoặc Z thành A) trong mỗi tên, tên là trường được phân bố nhất. Mặt khác, nếu bạn muốn sắp xếp các tên cuối cùng trong mỗi tên, họ có tên là trường được phân bố nhất. Đặt một cách khác, các bản ghi được sắp xếp đầu tiên (ngoài cùng bên phải) trên trường LastName và sau đó tiếp theo (được phân bố nhất) trên trường FirstName.
1. LastName là trường ngoài cùng ngoài cùng tên gọi là trường innermost
2. FirstName là trường ngoài cùng ngoài cùng tên và họ là trường được phân bố nhất
Một điều cần nhớ khi áp dụng các đơn hàng sắp xếp là số, văn bản và ký tự đặc biệt được sắp xếp theo các thiết đặt ngôn ngữ và khu vực đã chọn của máy tính của bạn. Nếu các thiết đặt ngôn ngữ và khu vực được xác định trong hộp thoại tùy chọn Access không khớp với những thiết đặt được chỉ định trong Pa-nen điều khiển, thì các đơn hàng sắp xếp kết quả có thể không khớp với mong đợi của bạn.
Xem lại hoặc thay đổi ngôn ngữ hoặc khu vực mặc định
Để xem lại các thiết đặt ngôn ngữ trong Access, hãy bấm tùy chọn> tệp . Trên tab chung bên dưới tạo cơ sở dữ liệu, xem lại hoặc thay đổi giá trị trong hộp danh sách thứ tự cơ sở dữ liệu mới sắp xếp . Đặt tùy chọn thành chung nếu bạn muốn sử dụng một trong các ngôn ngữ này — tiếng Afrikaans, tiếng Albania, tiếng Basque, tiếng Basque (tiếng Basque), tiếng Bulgaria, Belarus, Catalan, tiếng Hà Lan, tiếng Anh, tiếng Hindi, tiếng Farsi, tiếng Đức, tiếng Hy Lạp, tiếng Anh, tiếng Hindi, tiếng Urdu Lưu ý rằng thiết đặt này chỉ ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu mới. Để áp dụng thiết đặt này cho một cơ sở dữ liệu hiện có, đầu tiên thu gọn cơ sở dữ liệu.
Để thu gọn cơ sở dữ liệu:
-
Bấm công cụ cơ sở dữ liệu > cơ sở dữ liệu nén và sửa chữa.
Để xem lại các thiết đặt vùng cho máy tính của bạn, hãy xem thay đổi thiết đặt vùng Windows để sửa đổi diện mạo của một số kiểu dữ liệu.
Sắp xếp các bản ghi trong một dạng xem
Lưu ý: Trong Access, sắp xếp báo cáo hơi khác một chút so với sắp xếp bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu.
Sắp xếp bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu
Sắp xếp báo cáo
-
Mở báo cáo ở dạng xem bố trí hoặc dạng xem thiết kế.
-
Nếu ngăn nhóm, sắp xếp và tổng cộng không mở ra, trong nhóm tổng cộng & (trên tab định dạng trong dạng xem bố trí, hoặc trên tab thiết kế trong dạng xem thiết kế), hãy bấm nhóm & sắp xếp.
-
Thực hiện một trong những thao tác sau:
-
Nếu báo cáo không được nhóm lại, cũng không được sắp xếp, hãy bấm Thêm nhóm vào ngăn nhóm, sắp xếp và tổng cộng , sau đó chọn trường sắp xếp ngoài cùng bên phải. Bấm vào mũi tên thả xuống thứ hai và chọn các giá trị cần được đặt hàng. Bấm Thêm, rồi bấm vào mũi tên bên phải của phầnđầu trang, rồi chọn mà không có phầnđầu trang. Lặp lại các bước này cho mỗi trường sắp xếp, với trường sắp xếp được phân bố nhất xuất hiện ở dưới cùng.
-
Nếu báo cáo đã được nhóm hoặc được sắp xếp, hãy xem lại các mức hiện có và thay đổi cẩn thận. Để thay đổi một trường, hãy dùng mũi tên thả xuống đầu tiên. Để thay đổi thứ tự, hãy bấm vào mũi tên thả xuống thứ hai. Để thay đổi mức gộp thành mức độ sắp xếp, hãy thay đổi với phần đầu trang mà không có phầnđầu trang.
-
Mẹo: Để sắp xếp báo cáo trên một trường duy nhất, hãy mở báo cáo ở dạng xem bố trí, bấm chuột phải vào trường đó, rồi chọn lệnh sắp xếp bạn muốn. Ví dụ, nếu bạn chọn trường tuổi, hãy bấm vào sắp xếp nhỏ nhất đến lớn nhất hoặc sắp xếp lớn nhất đến nhỏnhất. Tuy nhiên, nếu báo cáo được nhóm hoặc nếu bạn muốn sắp xếp trên nhiều trường, bạn phải sử dụng ngăn nhóm, sắp xếp và tổng cộng .
Sắp xếp bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu
-
Xác định các trường mà bạn muốn sắp xếp. Để sắp xếp trên hai trường trở lên, hãy xác định các trường sẽ hoạt động như các trường sắp xếp gần nhất và gần nhất.
-
Bấm chuột phải vào vị trí bất kỳ trong cột hoặc điều khiển tương ứng với trường innermost, rồi bấm vào một trong các lệnh sắp xếp. Các lệnh sẽ thay đổi tùy theo kiểu dữ liệu nằm trong trường đã chọn.
Lưu ý: Khi sắp xếp dữ liệu cho một trường thuộc loại dữ liệu có/không, giá trị "có", "True" hoặc "bật" được xem là "đã chọn" và một giá trị "không", "false" hoặc "tắt" được xem là "đã xóa". Hiển thị mặc định cho kiểu trường này là một hộp kiểm, nhưng bạn có thể thiết lập nó để hiển thị dưới dạng hộp văn bản hoặc hộp tổ hợp. Nếu bạn thay đổi hiển thị cho kiểu trường này sang hộp văn bản hoặc hộp tổ hợp, nó vẫn được sắp xếp như "đã chọn" hoặc "đã xóa".
1. số, tiền tệ, số tự động
2. văn bản ngắn (văn bản), văn bản dài (bản ghi nhớ), siêu kết nối
3. có/không
4. ngày/giờ
-
Lặp lại bước trước đó cho từng trường sắp xếp, kết thúc với trường sắp xếp outermost nhất.
Các bản ghi được sắp xếp lại để khớp với thứ tự sắp xếp.
Lưu ý: Nếu trường văn bản chứa các chuỗi null và không có độ dài, khi được sắp xếp theo thứ tự tăng dần, các bản ghi có giá trị null được liệt kê đầu tiên, thì các bản ghi có các chuỗi độ dài bằng 0 và sau đó là các bản ghi có giá trị không trống.
Tìm hiểu về cách xử lý các ký tự đặc biệt, các khoảng trắng và giá trị âm được xử lý trong quá trình sắp xếp
Nếu một giá trị trong một trường bắt đầu bằng một ký tự đặc biệt — chẳng hạn như dấu gạch nối, dấu ngoặc đơn hoặc ký hiệu khác — bạn sẽ quan sát các hành vi sau khi sắp xếp theo thứ tự tăng dần:
-
Các giá trị bắt đầu bằng một ký tự không gian sẽ xuất hiện trước giá trị chữ số.
-
Các giá trị được bao bọc trong dấu ngoặc kép theo các giá trị bắt đầu bằng khoảng trắng, nhưng các giá trị chữ số trước.
-
Các giá trị bắt đầu bằng dấu trừ (-) các giá trị ưu tiên bắt đầu bằng dấu cộng (+).
-
Đối với tất cả các ký hiệu khác, thứ tự được xác định bằng cách xem các mã ký tự ASCII của các ký tự. Ví dụ, mã cho ký hiệu đồng đô la ($) là 36 và mã cho dấu bằng (=) là 61, vì vậy các giá trị bắt đầu bằng $ sẽ xuất hiện trước khi các giá trị bắt đầu bằng =.
Để ghi đè thứ tự này, bạn có thể chọn bỏ qua ký tự đầu tiên của tất cả các giá trị trong trường. Kỹ thuật này hoạt động nếu các giá trị trong trường luôn bắt đầu bằng một ký tự đặc biệt, chẳng hạn như dấu trừ hoặc với cùng một số ký tự đặc biệt — theo cách này, bạn biết có bao nhiêu ký tự để bỏ qua. Để biết thông tin từng bước về cách sắp xếp các giá trị một phần, hãy xem bài viết sắp xếp các bản ghi dựa trên các giá trị một phần trong một trường. Nếu số ký tự bỏ qua thay đổi, bạn có thể chỉ định thứ tự sắp xếp tùy chỉnh. Để biết thông tin từng bước, hãy xem bài viết sắp xếp các bản ghi theo thứ tự tùy chỉnh.
-
Hãy nhớ rằng bạn không thể loại bỏ thứ tự sắp xếp từ chỉ một trường duy nhất. Để loại bỏ sắp xếp khỏi tất cả các trường sắp xếp, trên tab trang đầu, trong nhóm sắp xếp & bộ lọc , hãy bấm xóa tất cả các loại, sau đó áp dụng các đơn hàng sắp xếp mà bạn muốn.
Các kịch bản sắp xếp bổ sung
Khi bạn sử dụng các lệnh sắp xếp, kiểu dữ liệu của trường và các giá trị hoàn chỉnh của mỗi trường được dùng để xác định thứ tự của các bản ghi. Tuy nhiên, nếu bạn muốn các giá trị văn bản, chẳng hạn như thứ hai, thứ ba, v.v., được sắp xếp theo thứ tự tùy chỉnh và không theo thứ tự bảng chữ cái? Hoặc bạn muốn sắp xếp một trường văn bản có chứa địa chỉ IP? Xem các chủ đề sau nếu nhu cầu sắp xếp của bạn không đáp ứng theo các lệnh sắp xếp:
-
Sắp xếp các bản ghi dựa trên các giá trị một phần trong một trường Bạn muốn sắp xếp các bản ghi dựa trên một vài ký tự đầu tiên trong một trường? Nếu bạn cảm thấy thoải mái khi viết các biểu thức đơn giản, hãy xem chủ đề này giải thích cách sử dụng biểu thức để trích xuất các giá trị một phần.
-
Sắp xếp bản ghi theo thứ tự phân biệt chữ hoa/thường Truy nhập bỏ qua trường hợp các giá trị văn bản. Ví dụ: các giá trị Smith và Smith sẽ được coi là chính xác như nhau, và bạn không thể kiểm soát cái nào sẽ xuất hiện đầu tiên. Hãy xem chủ đề này nếu bạn muốn thực hiện các sắp xếp phân biệt chữ hoa/thường.
-
Sắp xếp bản ghi trên các giá trị số được lưu trữ trong trường văn bản Bạn có thấy các bản ghi được sắp xếp trên các chữ số riêng lẻ và không có giá trị số không? Ví dụ: Nếu bản ghi có giá trị 11 và 121 sẽ xuất hiện trước khi bản ghi có giá trị 2 hoặc 25, hãy xem bài viết này.
-
Sắp xếp bản ghi theo thứ tự tùy chỉnh Nếu bạn muốn sắp xếp các giá trị nhất định, chẳng hạn như tên của ngày (thứ hai, thứ ba, v.v.) hoặc chức danh nhân viên (người quản lý, giám đốc) theo thứ tự có ý nghĩa đối với bạn, hãy xem bài viết này.
-
Sắp xếp địa chỉ IP Một trường lưu trữ địa chỉ IP chứa nhiều số và dấu chấm (.) và để sắp xếp văn bản đơn giản hoặc số sẽ không hoạt động cho địa chỉ IP. Xem chủ đề này để tìm hiểu cách sắp xếp địa chỉ IP.
Loại bỏ thứ tự sắp xếp
-
Để loại bỏ thứ tự sắp xếp khỏi bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu, trên tab trang đầu, trong nhóm sắp xếp & bộ lọc , hãy bấm xóa tất cả các loại.
Điều này sẽ loại bỏ thứ tự sắp xếp khỏi tất cả các trường trong dạng xem.
-
Để loại bỏ thứ tự sắp xếp khỏi báo cáo, hãy mở ngăn nhóm, sắp xếp và tổng cộng bằng cách bấm nhóm & sắp xếp trong nhóm tổng cộng & (trên tab định dạng trong dạng xem bố trí, trên tab thiết kế ở dạng xem thiết kế). Sau đó, bấm vào mức sắp xếp mà bạn muốn loại bỏ, rồi bấm xóa. Một mục nhập tương ứng với trường sắp xếp sẽ bắt đầu với các từ sắp xếp theo. Tránh xóa các mục bắt đầu với nhóm theo, vì điều này sẽ thay đổi thiết kế của báo cáo.
Lưu thứ tự sắp xếp với một đối tượng
Thứ tự sắp xếp áp dụng cuối cùng được tự động lưu cùng với bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo. Nếu bạn muốn nó sẽ tự động áp dụng lần sau khi bạn mở đối tượng, hãy đảm bảo thuộc tính Orderbyonload của đối tượng được đặt là có.
Vì thứ tự sắp xếp áp dụng lần cuối sẽ thay đổi theo thời gian, bạn có thể muốn xác định thứ tự sắp xếp (hoặc mặc định). Bạn có thể chỉ định thứ tự sắp xếp mặc định cho một truy vấn hoặc báo cáo. Điều quan trọng cần lưu ý là mặc dù thứ tự sắp xếp mặc định không được ghi đè bởi thứ tự sắp xếp hiện tại hoặc đã lưu, nó sẽ chỉ có hiệu lực khi thứ tự sắp xếp hiện tại hoặc đã lưu được loại bỏ khỏi dạng xem.
-
Để xác định thứ tự sắp xếp mặc định cho một truy vấn, hãy mở nó ở dạng xem thiết kế. Thêm trường sắp xếp vào lưới thiết kế, và trong hàng sắp xếp , hãy xác định thứ tự bạn muốn.
-
Để xác định thứ tự sắp xếp mặc định cho báo cáo, hãy sử dụng ngăn nhóm, sắp xếp và tổng cộng trong dạng xem bố trí hoặc thiết kế. Để biết thông tin từng bước, hãy xem mục sắp xếp báo cáo.
Để xem các bản ghi được sắp xếp theo thứ tự sắp xếp mặc định, trên tab trang đầu, trong nhóm sắp xếp & bộ lọc , hãy bấm xóa tất cả các loại. Điều này sẽ loại bỏ bộ lọc hiện tại hoặc đã lưu lần cuối từ dạng xem, và cho phép bạn xem các bản ghi theo thứ tự mặc định.
