Có thể có những lúc bạn muốn sắp xếp bản ghi trong Access chỉ dựa trên phần tháng của giá trị ngày và bỏ qua ngày và năm. Hoặc bạn có thể muốn sắp xếp bản ghi chỉ dựa trên một vài ký tự đầu tiên của trường văn bản. Chủ đề này cho bạn biết cách thực hiện các tìm kiếm này bằng cách tạo các biểu thức đơn giản.
Bạn muốn làm gì?
Sắp xếp theo một phần giá trị ngày
Khi bạn sắp xếp bản ghi bằng cách dùng một trong các lệnh Sắp xếp, toàn bộ giá trị ngày — ngày, tháng và năm — được dùng để xác định vị trí của mỗi bản ghi. Tuy nhiên, giả sử bạn muốn sắp xếp ngày sinh chỉ dựa trên những tháng mà chúng xảy ra và bỏ qua phần ngày và năm của các giá trị.
Việc sắp xếp chỉ dựa trên một phần giá trị ngày yêu cầu viết một biểu thức. Bạn có thể sắp xếp trên dữ liệu trong bảng hoặc kết quả của truy vấn — nhưng trước tiên bạn phải ở trong dạng xem Biểu dữ liệu. Bạn viết biểu thức của mình trong vùng truy vấn của tab Bộ lọc. Biểu thức bạn tạo chỉ trích xuất dữ liệu bạn muốn, rồi sử dụng biểu thức đó làm cơ sở để sắp xếp.
Hiển thị tab Bộ lọc
-
Chuyển bảng hoặc truy vấn của bạn sang dạng xem Biểu dữ liệu.
Nếu bạn đang làm việc với truy vấn, hãy chạy truy vấn để hiển thị kết quả trong dạng xem Biểu dữ liệu.
-
Trên tab Trang đầu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy bấm Nâng cao rồi bấm Sắp xếp/Lọc Nâng cao trên menu lối tắt.
Access sẽ hiển thị tab đối tượng mới với Bộ lọc trong tên.
Tạo biểu thức
-
Trên tab Trang đầu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy bấm Nâng cao rồi bấm Sắp xếp/Lọc Nâng cao trên menu lối tắt.
-
Nhập biểu thức vào hàng Trường ở cột đầu tiên. Ví dụ: để sắp xếp theo tháng bất kể năm, hãy nhập biểu thức Expr1: DatePart("m",[BirthDate]) vào hàng Trường ở cột đầu tiên.
-
Để sắp xếp bản ghi theo ngày trong mỗi tháng, hãy nhập Expr2: DatePart("d",[BirthDate]) vào hàng Trường ở cột thứ hai.
Hàm DatePart trong cột đầu tiên sẽ sắp xếp các bản ghi theo tháng và hàm DatePart ở cột thứ hai sẽ sắp xếp các bản ghi theo ngày trong vòng mỗi tháng.
-
Trong hàng Sắp xếp, chọn Tăng dần hoặc Giảm dần cho từng biểu thức.
Một sắp xếp tăng dần trong cột đầu tiên sẽ hiển thị Tháng Một ở trên cùng và Tháng Mười Hai ở dưới cùng. Sắp xếp tăng dần trong cột thứ hai hiển thị 1 ở trên cùng và 31 ở dưới cùng. Thứ tự sắp xếp giảm dần sẽ thực hiện ngược lại.
-
Trên tab Trang đầu , trong nhóm Sắp xếp & Lọc , bấm Bật /tắt Bộ lọc.
Sắp xếp theo một phần giá trị văn bản
Việc sắp xếp theo một phần giá trị văn bản rất giống với việc sắp xếp theo một phần giá trị ngày. Bạn cần viết một biểu thức trong cửa sổ Sắp xếp/Lọc Nâng cao để trích xuất các ký tự tạo thành cơ sở để sắp xếp.
Giả sử trường Thành phố chứa các giá trị như Bắc Seattle, Nam Seattle, Bắc Tacoma hoặc Nam Tacoma. Giả sử bạn muốn bỏ qua từ đầu tiên và sắp xếp riêng các bản ghi trên từ thứ hai.
-
Trên tab Trang đầu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy bấm Nâng cao rồi bấm Sắp xếp/Lọc Nâng cao trên menu lối tắt.
-
Nhập biểu thức vào hàng Trường ở cột đầu tiên. Ví dụ: nhập =Mid([Thành phố], 7) để bỏ qua sáu ký tự đầu tiên trong trường Thành phố.
Hàm Mid trả về chuỗi con chứa trong một chuỗi hoặc trường đã xác định. Trong trường hợp này, đối với mỗi bản ghi, hàm trả về giá trị bắt đầu từ ký tự thứ bảy (nghĩa là sau khoảng trắng) trong trường Thành phố.
-
Trong ô Sắp xếp, chọn Tăng dần hoặc Giảm dần.
-
Trên tab Trang đầu , trong nhóm Sắp xếp & Lọc , bấm Bật /tắt Bộ lọc.
