Thêm tài nguyên dưới dạng ngữ cảnh cho tác nhân Project Manager

Thêm tài nguyên

Để thêm tài nguyên vào kế hoạch mà người dùng sẽ sử dụng Tác nhân trình quản lý dự án:

1. Dẫn hướng đến dạng Goals trang.

2. Chọn + Thêm tệp. Hoặc, nếu bạn đã thêm một số tệp, hãy chọn + Thêm tệp để thêm nhiều tệp hơn.

3. Chọn tệp bạn muốn Tác nhân trình quản lý dự án sử dụng làm nguồn.

   Quan trọng: Mọi tệp được thêm vào kế hoạch sẽ được cung cấp cho tất cả thành viên trong kế hoạch. Chỉ chọn các tệp mà tất cả các thành viên nhóm sẽ có quyền truy nhập.

4. Trình quản Tác nhân trình quản lý dự án sẽ tự động tính đến các tệp này trên tất cả các thế hệ tác vụ hoặc thực thi trong tương lai.

Chúng ta hãy xem ví dụ về cách thêm tài nguyên vào kế hoạch có thể cải thiện đầu ra. Adele là quản lý tiếp thị tại một công ty kiến trúc. Cô ấy đang thúc đẩy kế hoạch tiếp thị cho một dịch vụ mới mà công ty của cô đang cung cấp, có tên là "Chiến lược và Thiết kế Không gian làm việc" để tạo ra môi trường làm việc linh hoạt và hiệu quả thích ứng với nhu cầu đang thay đổi của các doanh nghiệp và nhân viên của họ. Cô tải một tập hợp các tệp lên kế hoạch của mình cho người quản lý dự án để tham khảo:

• Workspace Strategy and Design service plans.docx - một tài liệu phác thảo các gói dịch vụ khác nhau được cung cấp như là một phần của dịch vụ mới này, cho phép Tác nhân trình quản lý dự án tham chiếu các dịch vụ này trong đầu ra của nó.

• Chiến lược Không gian làm việc và Thiết kế Deck.ppt- một bản PowerPoint cung cấp thông tin tổng quan về dịch vụ mới, giúp Tác nhân trình quản lý dự án hiểu mục đích của dịch vụ và các chi tiết độc đáo của dịch vụ.

• Thương hiệu guide.ppt - tổng quan về thương hiệu của công ty kiến trúc, cho phép các Tác nhân trình quản lý dự án tạo ra tài sản thế chấp đáp ứng các hướng dẫn thương hiệu của họ.

Nếu không có các tệp này, Tác nhân trình quản lý dự án sẽ không có kiến thức ngữ cảnh về dịch vụ, và đầu ra của nó sẽ rất tiêu chuẩn và không bắt nguồn từ ngữ cảnh nhóm duy nhất.

Xóa tài nguyên

Để loại bỏ tài nguyên mà bạn không còn muốn tài nguyên Tác nhân trình quản lý dự án chiếu:

1. Dẫn hướng đến dạng Goals trang.

2. Chọn X bên cạnh tệp bạn muốn xóa.

3. Chọn Xóa trong cửa sổ bật lên xác nhận.

4. Người quản lý dự án sẽ không còn tham chiếu các tệp này để tạo hoặc thực thi nhiệm vụ trong tương lai và các tệp này sẽ bị loại bỏ khỏi thư mục SharePoint liên kết.

   Quan trọng: Việc xóa tệp khỏi kế hoạch sẽ không loại bỏ quyền truy nhập của các thành viên trong kế hoạch. Nếu bạn muốn loại bỏ quyền truy nhập của các thành viên, hãy thực hiện trực tiếp từ tệp.

Xem tất cả tài nguyên trong thư mục SharePoint

Tất cả các tài nguyên sẽ được thêm vào thư mục SharePoint được liên kết với kế hoạch. Để xem toàn bộ tập hợp tài nguyên được liên kết với kế hoạch:

1. Chọn SharePoint trong tiêu đề kế hoạch.

   Lưu ý: Nếu bạn không thấy SharePoint ở đầu trang chính, hãy chọn menu tràn (...), rồi chọn SharePoint.

2. Bạn sẽ được dẫn hướng đến thư mục SharePoint được liên kết với kế hoạch nơi bạn có thể xem tất cả các tệp đã thêm và kết quả vòng lặp của tệp Tác nhân trình quản lý dự án.

Các cách khác để làm việc vớiTác nhân trình quản lý dự án

Tạo kế hoạch từ đầu với trợ lý Project Manager

Thực hiện tác vụ với tác tử Trình quản lý Dự án

Tạo báo cáo trạng thái tự động với tác nhân Project Manager

Câu hỏi thường gặp về đại diện Project Manager