Tạo mẫu email trong Outlook

Áp dụng cho
Outlook cho Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook.com Outlook mới cho Windows

Sử dụng mẫu email để tạo và lưu thư với nội dung hiếm khi thay đổi nhằm tái sử dụng mẫu email khi cần.

Trong Outlook for Windows mới, Outlook cổ điển và Outlook trên Web, bạn có thể lưu mẫu bằng tính năng tích hợp sẵn Mẫu thư hoặc phần bổ trợ Mẫu của Tôi , tùy thuộc vào nội dung và mục đích của mẫu.

Mẫu Thư Phần bổ trợ Mẫu của Tôi
Mục đích Tùy chọn này lưu toàn bộ email, bao gồm người nhận, chủ đề, nội dung, định dạng và tệp đính kèm. Ứng dụng chỉ lưu trữ các đoạn mã văn bản ngắn để chèn nhanh vào email.
Hỗ trợ Định dạng Ứng dụng này hỗ trợ định dạng phong phú, hình ảnh, bảng và tệp đính kèm. Tính năng này chỉ hỗ trợ văn bản thuần với kiểu cơ bản.
Trường hợp Sử dụng Lý tưởng cho các email đầy đủ, có thể lặp lại như bản tin hoặc thông báo. Tốt nhất để chỉ chèn các cụm từ có thể dùng lại như câu trả lời chuẩn.

Quan trọng

Để sử dụng Mẫu thư và phần bổ trợ Mẫu của Tôi , tài khoản của bạn cần có đăng ký Microsoft 365 đủ điều kiện.

Tạo mẫu bằng cách sử dụng Mẫu Thư

  1. Từ dải băng Trang đầu, chọn Thư mới> . Trong bản nháp email, hãy thêm bất kỳ nội dung nào bạn muốn lưu trong mẫu, bao gồm người nhận, chủ đề và phần đính kèm.
  2. Từ dải băng thư , chọn Mẫu thư > Lưu email dưới dạng mẫu.
  3. Trong hộp thoại Lưu email làm mẫu , nhập tên cho mẫu của bạn, rồi chọn Lưu .
  4. Để xem các mẫu đã lưu, hãy mở trang Cài đặt và chọnMẫuThư>. Các mẫu được liệt kê theo tài khoản.

Lưu ý

  • Các mẫu bạn tạo trong Outlook for Windows mới bằng cách sử dụng tính năng tích hợp sẵn Mẫu Thư được lưu vào tài khoản mà bạn đang soạn bản nháp email từ đó. Cũng có thể truy nhập những mẫu này từ hộp thư của tài khoản đó trong Outlook trên web.
  • Để biết thêm thông tin về cách gửi thư email bằng mẫu, hãy xem mục Gửi thư email dựa trên mẫu .

Tạo mẫu với phần bổ trợ Mẫu của Tôi

  1. Từ dải băng Trang đầu, chọn Thư mới> .

  2. Từ tab Thư của dải băng, chọn Mẫu của tôi . Thao tác này sẽ mở ra một ngăn tác vụ.

    Mẹo

    Nếu bạn không liệt kê Mẫu của Tôi , tổ chức của bạn có thể đã tắt các phần bổ trợ. Để được hỗ trợ thêm, hãy liên hệ với người quản trị của bạn.

  3. Trong ngăn tác vụ Mẫu của Tôi , hãy chọn +Mẫu .

  4. Trong trường Tiêu đề , hãy nhập tên cho mẫu mới.

  5. Trong trường tiếp theo, nhập thư mẫu.

  6. Chọn Lưu . Mẫu đã lưu bây giờ sẽ xuất hiện trong ngăn tác vụ Mẫu của Tôi .

Lưu ý

Các mẫu bạn tạo trong Outlook for Windows mới bằng cách sử dụng phần bổ trợ Mẫu của Tôi được lưu vào hộp thư chính của bạn. Sau đó, bạn có thể truy nhập các mẫu này từ hộp thư chính của mình trong các nền tảng khác, chẳng hạn như Outlook trên web, trên Windows (mới và cổ điển) hoặc trên máy Mac.

Mẫu sẵn sàng trong hộp thư dùng chung

Khi sử dụng hộp thư chung trong Outlook mới, tính sẵn dùng của các mẫu bạn tạo bằng phần bổ trợ Mẫu của Tôi có thể khác nhau tùy theo việc bạn có thăng cấp hộp thư chung thành tài khoản đầy đủ hay không (để tìm hiểu thêm, hãy xem Quản lý cài đặt hộp thư chung trong Outlook mới ).

Nếu bạn truy nhập hộp thư chung chưa được tăng cấp lên tài khoản đầy đủ, các mẫu bạn tạo sẽ chỉ sẵn dùng cho tài khoản của bạn. Những người dùng khác có quyền truy nhập vào hộp thư chung không thể xem hoặc sửa các mẫu mà bạn tạo.

Tuy nhiên, nếu bạn truy nhập hộp thư chung đã được tăng cấp lên tài khoản đầy đủ, bất kỳ ai có quyền truy nhập vào hộp thư chung đều có thể xem và chỉnh sửa các mẫu do bạn tạo ở đó, miễn là chúng cũng sẽ mở hộp thư chung trong Outlook mới và tăng cấp lên tài khoản đầy đủ. Các mẫu này không sẵn dùng nếu hộp thư chung được truy nhập trên các nền tảng khác hoặc trong Outlook mới dưới dạng tài khoản không được tăng cấp, ngay cả khi bạn đã tạo mẫu.

Xem thêm

Gửi thư email dựa trên mẫu

Tôi có thể tạo mẫu email trong Outlook cho Mac không?

Tạo và sử dụng mẫu sơ yếu lý lịch