Bạn có thể kết nối một danh sách ngoài có chứa khách hàng, tác vụ, cuộc hẹn hoặc bài đăng với Microsoft Outlook 2013. Sau khi kết nối, bạn có thể xem, chỉnh sửa và in dữ liệu bằng giao diện người dùng Outlook quen thuộc như thể đó là thông tin Outlook gốc.
Nếu dữ liệu bạn đang cập nhật là thông tin liên hệ, chẳng hạn như liên quan đến khách hàng của bạn, bạn có thể gọi cho họ, gửi thông điệp email cho họ và thực hiện yêu cầu họp. Việc đồng bộ hóa dữ liệu là hai chiều hoặc song hướng. Các thay đổi được thực hiện trong Outlook 2013 sẽ tự động đồng bộ hóa với nguồn dữ liệu ngoài. Các thay đổi được thực hiện cho nguồn dữ liệu ngoài được đồng bộ hóa với các mục trong Outlook 2013, mặc dù có thể cần thực hiện thao tác làm mới.
Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Tìm nội dung về dữ liệu ngoài.
Bạn muốn làm gì?
Trước khi bạn bắt đầu
Làm việc với dữ liệu ngoài đòi hỏi một số tác vụ như điều kiện tiên quyết để cho phép truy nhập an toàn vào dữ liệu.. Thông tin sau đây có thể giúp bạn lên kế hoạch cho các bước tiếp theo của mình. Ngoài ra, nếu bạn gặp phải sự cố khi cố gắng làm việc với dữ liệu ngoài, thông tin này có thể giúp bạn xác định được vấn đề. Để truy nhập dữ liệu ngoài, bạn hoặc người quản trị phải làm như sau:
Các tác vụ tiên quyết phổ biến
Chuẩn bị nguồn dữ liệu ngoài Người quản trị có thể cần tạo tài khoản và cung cấp quyền truy nhập nguồn dữ liệu để đảm bảo rằng đúng người có quyền truy nhập vào dữ liệu và dữ liệu không dẫn đến nhầm người. Trong cơ sở dữ liệu ngoài, người quản trị cũng có thể muốn tạo bảng, dạng xem, truy vấn v.v...để giới hạn kết quả tìm kiếm sao cho đáp ứng đúng nhu cầu tìm kiếm đồng thời giúp nâng cao hiệu suất tìm kiếm.
Đặt cấu hình cho các dịch vụ và tài khoản SharePoint Người quản trị phải kích hoạt Dịch vụ Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ và Dịch vụ Lưu trữ Bảo mật.
Đặt cấu hình Dịch vụ Lưu trữ Bảo mật Người quản trị phải thực hiện các thao tác sau: xác định chế độ truy nhập tốt nhất cho nguồn dữ liệu ngoài, tạo ứng dụng đích và đặt thông tin xác thực cho ứng dụng đích.
Cấu hình Dịch vụ Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ Người quản trị phải đảm bảo rằng người dùng tạo kiểu nội dung ngoài có quyền truy nhập kho siêu dữ liệu Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ và người dùng thích hợp có quyền truy nhập vào kiểu nội dung ngoài mà danh sách ngoài dựa trên đó.
Tạo kiểu nội dung ngoài Người dùng phải xác định kiểu nội dung ngoài chứa thông tin về kết nối, truy nhập, phương pháp thao tác, cột, bộ lọc và siêu dữ liệu khác được sử dụng để truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu ngoài.
Tạo danh sách ngoài Người dùng phải tạo danh sách ngoài dựa trên loại nội dung ngoài và một hoặc nhiều dạng xem của danh sách ngoài khi cần.
Đảm bảo các sản phẩm Office đã sẵn sàng để sử dụng Để đồng bộ hóa dữ liệu ngoài với các sản phẩm Office, bạn phải có Windows 7 trở lên và các sản phẩm phần mềm miễn phí sau đây, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 và Dịch vụ Dữ liệu WCF 5.0 cho OData V3 trên mỗi máy tính khách (Nếu cần, bạn sẽ tự động được nhắc tải xuống phần mềm). Ngoài ra, hãy đảm bảo tùy chọn cài đặt Office, Business Connectivity Dịch vụ được bật (Đây là mặc định). Tùy chọn này cài đặt Business Connectivity Services Client Runtime như sau: lưu bộ đệm ẩn và đồng bộ hóa với dữ liệu ngoài, ánh xạ dữ liệu nghiệp vụ với các kiểu nội dung bên ngoài, hiển thị bộ chọn mục bên ngoài trong các sản phẩm Office và chạy các giải pháp tùy chỉnh bên trong các sản phẩm Office.
Các tác vụ tiên quyết dành riêng cho Outlook
Kích hoạt tính năng Đồng bộ Hóa Ngoại tuyến cho Danh sách Bên ngoài Tính năng cụm máy chủ và site, Đồng bộ hóa Ngoại tuyến cho Danh sách Bên ngoài, cũng phải hiện hoạt. Tính năng này hiện hoạt theo mặc định ở cấp cụm máy chủ, nhưng không hiện hoạt theo mặc định ở cấp độ site.
Tạo kiểu nội dung ngoài được Outlook hỗ trợ Khi bạn tạo kiểu nội dung ngoài, người dùng phải bật tùy chọn hỗ trợ Đồng bộ Ngoại tuyến và đặt trường Loại Mục Office thành một trong các trường sau: Liênhệ, Cuộchẹn, Nhiệm vụ hoặc Bài đăng.
Ánh xạ trường tương ứng Người dùng phải ánh xạ một hoặc nhiều trường kiểu nội dung bên ngoài vào các trường Outlook tương ứng của mình.
Khi bạn ánh xạ kiểu nội dung ngoài, chẳng hạn như Khách hàng, với Kiểu Mục Outlook, chẳng hạn như Liên hệ, bạn phải ánh xạ một cách rõ ràng các trường riêng lẻ trong kiểu nội dung ngoài, chẳng hạn như Tên Khách hàng, Họ Khách hàng, Địa chỉ Khách hàng và Điện thoại Khách hàng vào các trường Loại Mục Outlook tương ứng, chẳng hạn như Tên của liên hệ,LastName, BusinessAddress và BusinessPhone.
Bạn không cần ánh xạ tất cả các trường tương ứng, nhưng các trường sau đây phải được ánh xạ.
| Loại Mục Outlook | Trường Mục Outlook |
|---|---|
| Liên hệ | Họ |
| Tác vụ | Chủ đề |
| Cuộc hẹn | Bắt đầu, Kết thúc và Chủ đề |
| Bài | Chủ đề |
Các trường chưa được ánh xạ, tùy thuộc vào số, được hiển thị dưới dạng các thuộc tính mở rộng như sau:
- Liền kề Gắn thêm vào vùng biểu mẫu ở cuối trang mặc định của biểu mẫu Outlook (2 đến 5 trường).
- Riêng biệt Được thêm dưới dạng trang mới vào biểu mẫu Outlook (6 trường trở lên).
Nếu kiểu nội dung ngoài không ánh xạ trực tiếp đến bất kỳ Loại Mục Outlook nào, bạn có thể ánh xạ các trường đến Loại Mục Bài đăng Outlook, loại mục chung nhất.
Kết nối danh sách ngoài với Outlook 2013
- Dẫn hướng đến site SharePoint có chứa danh sách ngoài.
- Bấm Vào Danh sách>Kết nối với Outlook.
- Nếu cần, Outlook 2013 sẽ mở và tạo Tệp Dữ liệu Outlook (BCSStorage.pst) mới, được gọi là Danh sách Bên ngoài SharePoint trong Ngăn Dẫn hướng, <rồi tạo một thư mục có tên Site> - <>Danh sách Bên ngoài.
Mẹo
Theo mặc định, dữ liệu sẽ tự động làm mới sáu giờ một lần nhưng giá trị này có thể được thay đổi. Để đảm bảo rằng bạn đang xem dữ liệu hiện tại từ nguồn dữ liệu ngoài, hãy bấm chuột phải vào thư mục rồi bấm Đồng bộ Ngay.
Lưu ý
Theo mặc định, Outlook 2013 chỉ hiển thị các trường được tác giả của loại nội dung ngoài ánh xạ rõ ràng đến các trường Outlook tương ứng. Ngoài ra, để xem tất cả các trường từ danh sách ngoài dù được ánh xạ hay chưa ánh xạ, bạn có thể thực hiện như sau:
- Mở một mục đơn lẻ trong biểu mẫu (Trên tab Liên hệ , trong nhóm Hiển thị , bấm chi <tiết> tên.)
- Tạo dạng xem Outlook tùy chỉnh và bao gồm tất cả các trường từ danh sách ngoài.
Tìm thêm thông tin về cách hiển thị trường và tạo dạng xem tùy chỉnh trong hệ thống Trợ giúp Outlook.