Microsoft 365 có thể giúp bạn quản lý và chia sẻ lịch trình làm việc của mình. Các tính năng mới cho phép bạn xác định thêm chi tiết về lịch làm việc của mình: nơi bạn đang làm việc (từ xa hoặc trong văn phòng) và liệu bạn có làm việc các giờ khác nhau vào các ngày khác nhau hay không. Ngoài ra, bạn có thể lên lịch cuộc họp với những người khác dựa trên vị trí làm việc của họ, xem vị trí làm việc trên thẻ hồ sơ của mọi người và xem thời gian vắng mặt của bạn được phản ánh tại vị trí của bạn.
Lưu ý
Vị trí làm việc không được dùng để theo dõi nhân viên. Dữ liệu địa điểm làm việc của cá nhân được tổng hợp và ẩn danh để hiểu xu hướng nghề nghiệp tại văn phòng.
Tính năng này chưa sẵn dùng đối với Outlook cổ điển dành cho Windows có GCCHigh.
Trong bài viết này:
Xem và cập nhật vị trí làm việc của bạn
Xem các đề xuất để tối ưu hóa ngày của bạn
Bạn có thể xem giờ làm việc và vị trí của chính bạn và những người khác trong Outlook cổ điển nhưng bạn cần thiết lập họ với tài khoản cơ quan hoặc trường học sử dụng Outlook mới hoặc Outlook trên web theo các bước dưới đây. Bạn không chắc mình đang sử dụng phiên bản nào? Xem Tôi có phiên bản Outlook nào?
Lưu ý
Việc đặt giờ làm việc chỉ dành cho những cá nhân sử dụng tài khoản công ty hoặc trường học trong Outlook có đăng ký Microsoft 365 đủ điều kiện.
Thiết lập giờ làm việc và vị trí của bạn
Thiết lập vị trí làm việc định kỳ của bạn từ Cài đặt hoặc thay đổi một ngày bằng cách sử dụng Lịch Outlook.
Thiết lập giờ làm việc và vị trí từ cài đặt Outlook hoặc Outlook trên web mới
Khi bạn thiết lập tính năng này, người khác sẽ thấy bạn làm việc từ xa vào những ngày nào và những ngày nào bạn sẽ ở văn phòng. Bạn cũng có tùy chọn chia sẻ địa điểm làm việc chính xác của mình với người khác, ví dụ: nếu tổ chức của bạn có nhiều tòa nhà, bạn có thể xác định chính xác tòa nhà bạn sẽ ở.
Đặt kế hoạch công việc định kỳ của bạn trong Cài đặt. Bạn cũng có tùy chọn chia sẻ vị trí tòa nhà của mình với người khác.
Chọn CàiđặtCalendarGiờ>
>làm việc và vị trí.Chọn hộp kiểm cho ngày bạn muốn đặt.
Dùng danh sách thả xuống để chọn giờ làm việc và địa điểm của bạn mỗi ngày.
Chia sẻ nơi bạn đang làm việc ở tòa nhà nào và nơi bạn sẽ ngồi.
Chọn hộp kiểm Chia sẻ chi tiết vị trí văn phòng .
Bỏ chọn hộp kiểm Chia sẻ chi tiết vị trí văn phòng nếu bạn không muốn chia sẻ chi tiết vị trí cụ thể.
Bất kỳ ai xem danh thiếp của bạn sẽ chỉ thấy bạn là người đang ở văn phòng hoặc làm việc từ xa.
Nếu bạn không muốn chia sẻ chi tiết về nơi bạn sẽ làm việc, hãy thực hiện như sau:
Bỏ chọn vị trí làm việc của bạn. Thao tác này sẽ xóa nó và thay thế bằng Không vị trí.
Bỏ chọn Chia sẻ vị trí của bạn.
Khi bạn hoàn tất, hãy bấm Lưu.
Lưu ý
Trải nghiệm thiết lập mới này hiện chỉ sẵn dùng trong Outlook cho Windows và Outlook trên web mới, nhưng việc thiết lập giờ làm việc và vị trí sẽ sẵn dùng trong Teams, Outlook cho máy Mac và Outlook cho iOS và Android vào một ngày sau đó.
Cập nhật giờ làm việc từ lịch Outlook hoặc Outlook trên web mới
Khi bạn cần thay đổi kế hoạch làm việc định kỳ vào một ngày cụ thể hoặc một vài ngày trong tuần, chẳng hạn như bạn dự định làm việc từ xa nhưng lại quyết định đến văn phòng để họp trực tiếp, hãy sử dụng Lịch Outlook để thực hiện cập nhật.
Trên ngăn điều hướng, chọn
.Chọn Kế hoạch công việc
.Lưu ý
Biểu tượng Kế hoạch công việc có thể khác đi tùy thuộc vào việc trước đây bạn đã thiết lập ngày đó là từ xa hay tại văn phòng.
Thực hiện các thay đổi của bạn.
Nếu bạn định đi đến văn phòng và tổ chức của bạn có nhiều tòa nhà, từ danh sách thả xuống, hãy chọn tòa nhà mà bạn định làm việc.
Lưu ý
Lựa chọn tòa nhà chỉ khả dụng nếu tổ chức của bạn đã thiết lập một danh bạ các tòa nhà để chọn.
Nếu bạn dự định làm việc từ xa, hãy chọn những ngày bạn làm việc từ xa, rồi bấm vào hộp kiểm Tôi làm việc từ xa .
Bấm Đặt. Sau khi thiết lập kế hoạch của bạn, một biểu tượng vị trí sẽ xuất hiện trên ngày lịch của bạn để cho biết nơi bạn đang làm việc.
Lưu ý
Trải nghiệm thiết lập từ Lịch Outlook hiện chỉ sẵn dùng trong Outlook cho Windows mới và Outlook trên web. Thiết lập giờ làm việc và vị trí trong Teams, Outlook Mobile và Outlook for Mac sắp được triển khai.
Xem và cập nhật vị trí làm việc của bạn
Khi lịch trình của bạn thay đổi, hãy cập nhật vị trí làm việc của bạn từ Outlook hoặc Teams.
Lưu ý
Tùy chọn thay đổi vị trí mỗi ngày hiện chỉ sẵn dùng trong Outlook trên web và Teams trên máy tính, nhưng dần dần sẽ sẵn dùng trong Outlook cổ điển dành cho Windows, iOS, Android và Mac.
Cập nhật vị trí làm việc hoặc đặt vắng mặt của bạn từ Outlook mới hoặc Outlook trên web
Khi xem lịch của bạn, hãy chọn biểu tượng đại diện cho địa điểm làm việc đã lên lịch của bạn và thay đổi vị trí nếu cần. Vị trí làm việc có thể được xóa bằng cách bỏ chọn vị trí.
Bạn cũng có thể chọn cập nhật vị trí làm việc của bạn cho một tòa nhà cụ thể. Các tòa nhà mà bạn đặt là một phần của giờ làm việc định kỳ và vị trí xuất hiện đầu tiên dưới dạng địa điểm được đề xuất.
Để chọn tòa nhà, hãy mở bộ chọn vị trí.
Chọn Tìm kiếm địa điểm. Bạn cũng có thể đặt vị trí của mình để chỉ nói là Office bằng cách tìm kiếm vị trí.
Lưu ý
Tính năng chọn một tòa nhà cụ thể chỉ khả dụng nếu tổ chức của bạn thiết lập tòa nhà làm tùy chọn vị trí.
Đặt vị trí Vắng mặt của bạn
Bạn có thể đặt vị trí vắng mặt bằng cách chọn tùy chọn đó từ cửa sổ Kế hoạch công việc.
- Chọn Kế hoạch công việc vào ngày bạn muốn cho biết bạn đã vắng mặt.
- Chọn Vắng mặt từ danh sách thả xuống.
- Nhập tiêu đề và đặt ngày và giờ bạn dự định vắng mặt.
- Bấm Lưu. Cuộc hẹn vắng mặt được thêm vào lịch của bạn và trạng thái hiện diện trên Teams của bạn cũng được cập nhật.
Mẹo
Bạn cũng có thể tạo cuộc hẹn trên lịch từ bất kỳ thiết bị nào và đặt tùy chọn Rảnh/Bận thành Vắng mặt. Vị trí của bạn được đặt là Vắng mặt trong khoảng thời gian đó.
Cập nhật vị trí làm việc của bạn từ Teams
Chọn biểu tượng vòng tròn có ảnh hồ sơ của bạn và thay đổi vị trí làm việc. Vị trí mới sẽ được áp dụng cho giờ làm việc của bạn trong thời gian còn lại trong ngày và được phản ánh trong cả Outlook và Teams. Bạn cũng có thể thể hiện cụ thể vị trí tòa nhà bạn đang làm việc vào một ngày nhất định.
Xem vị trí của người khác
Việc biết được những người khác đang làm việc ở đâu là điều quan trọng trong việc lên lịch và cộng tác. Bạn có thể xem vị trí của người khác từ thẻ vị trí làm việc của riêng mình, khi lên lịch từ Outlook hoặc khi xem thẻ hồ sơ của người khác.
Xem từ thẻ vị trí làm việc hàng ngày của bạn trong Outlook
Từ thẻ vị trí hàng ngày, bạn có thể biết những người khác mà bạn làm việc cùng sẽ đến văn phòng vào ngày hôm đó. Nếu bạn có một bộ tòa nhà cụ thể, danh sách này sẽ được lọc để xem những người khác cũng đã đặt địa điểm của họ vào cùng một địa điểm trong ngày hôm đó.
Xem khi lên lịch cuộc họp trong Outlook
Nếu người khác đã thiết lập giờ làm việc và địa điểm của họ, địa điểm làm việc của họ sẽ xuất hiện trong Trợ lý Lập lịch biểu, như minh họa dưới đây.
Xem thẻ hồ sơ của người khác trong Outlook
Nếu bạn muốn tra cứu nhanh vị trí của ai đó đang làm việc, bạn có thể xem vị trí của họ trong thẻ hồ sơ bên cạnh trạng thái sẵn sàng của họ.
Xem các đề xuất để tối ưu hóa ngày của bạn
Tối ưu hóa lịch biểu địa điểm làm việc của bạn là rất quan trọng để tối đa hóa sự cộng tác và kết nối trong những ngày trực tiếp của bạn.
Bạn có thể xác định những ngày có đề xuất bằng cách thêm một chấm màu đỏ trên biểu tượng vị trí kế hoạch công việc .
Chọn vị trí kế hoạch công việc được đề xuất
.Trên thẻ vị trí hàng ngày, hãy xem hành động được đề xuất. Đề xuất có thể là:
Cập nhật kế hoạch công việc của bạn cho một sự kiện trực tiếp
Đặt phòng cho các cuộc họp vào các ngày tại văn phòng
Chọn hành động dựa trên đề xuất hoặc đóng thẻ.
Lưu ý
Trải nghiệm đề xuất hiện đang được chọn tham gia. Đi tới Microsoft Places để biết thêm chi tiết.
Giờ làm việc kế thừa
Trải nghiệm mới này thay thế trải nghiệm giờ làm việc kế thừa nhưng giờ làm việc kế thừa sẽ tiếp tục được hỗ trợ. Vì trải nghiệm thừa tự chỉ hỗ trợ thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc duy nhất cho toàn bộ tuần làm việc, giờ làm việc thừa tự sẽ xấp xỉ với giờ làm việc và địa điểm làm việc hiện đại.
Ví dụ: người dùng thiết lập lịch biểu sau đây bằng cách sử dụng giờ và địa điểm làm việc mới: Thứ Hai, Thứ Ba, Thứ Năm: 8:00 sáng - 5:00 chiều & Thứ Tư, Thứ Sáu: 10:00 sáng - 7:00 tối. Thời gian cho giờ làm việc kế thừa của họ sẽ được đặt cấu hình theo giá trị xấp xỉ tốt nhất (8:00 sáng đến 7:00 tối) – thời gian bắt đầu tối thiểu và thời gian kết thúc tối đa của giờ làm việc hiện đại.
Cho đến khi người dùng thiết lập giờ làm việc hiện đại, các thay đổi đối với giờ làm việc kế thừa cũng sẽ cập nhật thời gian trong giờ làm việc hiện đại của họ. Tuy nhiên, sau khi người dùng thiết lập (hoặc cập nhật) giờ làm việc hiện đại của họ, các thay đổi trong tương lai đối với giờ làm việc thừa tự sẽ không lan truyền và ghi đè giờ làm việc hiện đại.
Ngoại lệ đối với quy tắc này là múi giờ làm việc. Bất cứ khi nào múi giờ làm việc kế thừa thay đổi, múi giờ sẽ cập nhật múi giờ cho giờ làm việc hiện đại. Điều này đảm bảo rằng những người khác có thể xem trạng thái sẵn sàng chính xác nếu ai đó trên máy khách cũ di chuyển qua nhiều múi giờ.