Dùng thiết đặt Chính sách duy trì trong Outlook Web App để áp dụng chính sách cho thư và thư mục trong hộp thư của bạn. Chính sách duy trì kiểm soát thời gian lưu thư của bạn. Chính sách lưu trữ kiểm soát thời gian thư được giữ lại trong một thư mục email trước khi chúng được chuyển vào một kho lưu trữ.
Bạn có thể thêm hoặc loại bỏ các chính sách duy trì và chính sách lưu trữ tùy chọn mà người quản lý hộp thư của bạn đã thiết lập. Không thể loại bỏ các chính sách bắt buộc.
Lưu ý
Quản lý chính sách duy trì và lưu trữ cho tài khoản của bạn là một tính năng tùy chọn và tính năng này có thể không có sẵn cho bạn.
| Bài viết này dành cho Ứng dụng Web Outlook, được sử dụng bởi các tổ chức quản lý máy chủ email đang chạy Exchange Server 2013 hoặc 2010. Nếu bạn đang sử dụng Microsoft 365 hoặc Exchange Server 2016 hoặc 2019, chương trình email của bạn là Outlook trên web. Để được trợ giúp về Outlook trên web, hãy xem Nhận trợ giúp về Outlook trên web. |
|---|
Gán chính sách duy trì và lưu trữ
Chính sách duy trì thường bao gồm một khoảng thời gian. Ví dụ: trong hình ảnh dưới đây, các chính sách sẵn có bao gồm 1 Xóa Tuần (7 ngày) và 1 Xóa tháng (1 tháng). Ngoài ra, còn có các chính sách dài hạn như Xóa 1 năm (1 năm) và Xóa 5 năm (5 năm). Đối với thư hoặc thư mục rất quan trọng, chọn Không bao giờ Xóa (Không bao giờ).
Chính sách Lưu trữ có thể bao gồm từ Cá nhân 1 năm di chuyển sang lưu trữ (1 năm) đến Cá nhân 5 năm di chuyển sang lưu trữ (5 năm). Bạn cũng có thể chọn Cá nhân, không bao giờ di chuyển vào lưu trữ (Không bao giờ).
Lưu ý
Tổ chức của bạn kiểm soát các chính sách sẵn có để bạn sử dụng.
Để gán một chính sách lưu giữ hoặc lưu trữ cho một thư hoặc thư mục, bạn phải đi đến thư của mình.
Trong trình duyệt web, đăng nhập vào Outlook Web App bằng URL do người quản lý email cho tổ chức của bạn cung cấp. Nhập tên người dùng và mật khẩu của bạn, rồi chọn Đăng nhập.
Trong ngăn thư mục, bấm chuột phải vào thư hoặc thư mục mà bạn muốn áp dụng một chính sách cho và chọn Gán chính sách.
Chọn chính sách lưu trữ hoặc chính sách duy trì bạn muốn gán cho thư hoặc thư mục.
Mẹo
Nếu bạn muốn thư tuân thủ cùng một chính sách với thư mục chứa thư đó, hãy chọn Dùng chính sách thư mục mẹ.
Điều gì sẽ xảy ra đối với thư bị loại bỏ bởi một chính sách?
Chính sách lưu trữ có thể vĩnh viễn xóa bỏ thư, hoặc nó có thể di chuyển chúng vào thư mục Khoản mục đã Xóa của bạn. Nếu bạn thấy mô tả chính sách duy trì có nội dung Xóa (tạm thời có thể khôi phục lại được) thì bạn có thể sử dụng Khôi phục các mục đã xóa để phục hồi các thư. Khoảng thời gian mà các mục có thể khôi phục lại được quản lý bởi người quản trị của tổ chức của bạn. Khoảng thời gian mặc định là 30 ngày. Hãy xem mục Khôi phục và khôi phục các mục đã xóa trong Outlook để biết thêm thông tin.
Khi bạn khôi phục lại một mục đã bị loại bỏ do một chính sách lưu giữ hoặc lưu trữ, bạn, có đặt nó trong thư mục không có chính sách được liên kết với nó hoặc loại bỏ chính sách khỏi mục đó sau khi bạn khôi phục mật khẩu. Nếu không, mục có thể bị loại bỏ lại.
Tôi cần biết thêm gì nữa?
- Bạn không thể quản lý chính sách duy trì cho lịch của bạn.
- Chính sách duy trì được tạo ra và được quản lý bởi người quản trị của tổ chức của bạn.
- Chính sách duy trì và lưu trữ được xử lý bảy ngày một lần.