Bạn có thể đồng bộ dữ liệu Outlook của mình với thiết bị di động và với các ứng dụng khác. Outlook cũng đồng bộ thường xuyên với tài khoản tài khoản Microsoft Exchange và tài khoản email. Mô tả dưới đây cung cấp chi tiết về cách Outlook đồng bộ thông tin.
| Dịch vụ | Thư | Liên hệ | Lịch | Nhiệm vụ | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
|
Exchange Khi bạn sử dụng tài khoản Microsoft Exchange trong Outlook, thì thư email, liên hệ, sự kiện lịch và bất kỳ thư mục Microsoft Exchange nào khác đều được đồng bộ tự động. Thông tin của bạn luôn được cập nhật trong Outlook và trên máy chủ đang chạy Microsoft Exchange Server. |
Có | Có | Có | Có | Có |
|
Outlook.com Tài khoản Outlook.com được lưu trữ trên máy chủ Exchange. Khi bạn sử dụng tài khoản Outlook.com trong Outlook, thì thư email, liên hệ, sự kiện lịch, nhiệm vụ và ghi chú của bạn sẽ được đồng bộ tự động. Thông tin của bạn luôn được cập nhật trong Outlook và trên máy chủ lưu trữ hộp thư của bạn. Lưu ý: Liên hệ được nhập (ví dụ: liên hệ từ tài khoản được kết nối) không được đồng bộ giữa các thiết bị và ứng dụng. |
Có | Có | Có | Có | Có |
| Tài khoản email IMAP (như Google) | Có | Không | Không | Không | Không |
| Tài khoản email POP (chẳng hạn như Yahoo) | Có | Không | Không | Không | Không |
Tài khoản Microsoft Exchange
Bảng sau đây liệt kê các mục Outlook đồng bộ hóa và không đồng bộ hóa với máy chủ Exchange.
| Mục Outlook | Máy chủ Exchange |
|---|---|
| Tin nhắn | Có thể truy nhập vào tất cả các thư mục Exchange, bao gồm cả thư mục con bằng cách sử dụng Outlook và Outlook liên tục được đồng bộ hóa với máy chủ Exchange tự động. Outlook hoàn tất kiểm tra thư mới trên máy chủ mỗi phút một lần. |
| Quy tắc | Nếu bạn có tài khoản Microsoft Exchange được quản lý bởi Microsoft Exchange Server 2010 hoặc phiên bản mới hơn, bạn có thể sử dụng Outlook cho Mac để tạo và chỉnh sửa các quy tắc được lưu trên máy chủ Exchange. Bạn không thể xem hoặc chỉnh sửa các quy tắc được đặt để chỉ chạy trong Outlook for Windows. Với một tài khoản Microsoft Exchange được quản lý bởi Microsoft Exchange Server 2007, bạn không thể sử dụng Outlook cho Mac để sửa hoặc tạo các quy tắc được lưu trên máy chủ Exchange (chẳng hạn như các quy tắc bạn đã tạo trong Outlook cho Windows). Các quy tắc mà bạn tạo trong Outlook for Mac được lưu trên máy tính của bạn và chạy trên thư chỉ khi chúng được đồng bộ hóa với Outlook for Mac. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo quy tắc trong Outlook cho Mac 2016. |
| Liên hệ | Tất cả các liên hệ tài khoản Exchange và các thư mục liên hệ trong Outlook liên tục được tự động đồng bộ với máy chủ Exchange. Tuy nhiên, Nhóm Liên hệ/Danh sách Phân phối được lưu trên Outlook for Mac sẽ không được lưu vào Exchange Server. Mọi nhóm được tạo đều được lưu trên máy tính và chỉ sẵn dùng trong Outlook for Mac. Điều tương tự cũng áp dụng cho các Nhóm Liên hệ được lưu trên Exchange Server |
| Sự kiện Calendar | Tất cả các lịch của tài khoản Exchange và sự kiện của lịch trong Outlook đều liên tục được tự động đồng bộ với máy chủ Exchange. |
| Ghi chú | Ghi chú và thư mục ghi chú được đồng bộ hóa với máy chủ Exchange. |
| Tác vụ | Nhiệm vụ và thư mục nhiệm vụ được đồng bộ hóa với máy chủ Exchange. |
| Cờ theo dõi | Các thư và liên hệ đã được gắn cờ theo dõi sẽ được đồng bộ với máy chủ Exchange, cùng với ngày đến hạn, ngày bắt đầu, ngày nhắc và ngày hoàn thành. |
| Thể loại | Thông tin thể loại mà bạn áp dụng cho các mục trong Outlook được đồng bộ với máy chủ Exchange. Tuy nhiên, màu được liên kết với các danh mục có thể khác nhau giữa Outlook cho Mac và Outlook cho Windows. |
Thông tin của bạn cũng khả dụng đối với mọi ứng dụng khác mà bạn sử dụng để kết nối với máy chủ Exchange, chẳng hạn như Outlook for Windows. Nếu bạn đang sử dụng cả Outlook dành cho Mac và Outlook dành cho Windows để truy nhập vào cùng một tài khoản Microsoft Exchange, bạn nên lưu ý một số điểm khác biệt trong cách hai ứng dụng hiển thị thông tin:
| Loại thông tin | Sự khác biệt giữa Outlook for Mac và Outlook for Windows |
|---|---|
| Địa chỉ email của Liên hệ | Trong Outlook for Mac, bạn có thể lưu trữ tối đa 13 địa chỉ email trong một liên hệ. Trong Outlook for Windows, bạn có thể lưu tối đa ba địa chỉ email. Khi các liên hệ được đồng bộ hóa, Outlook cho Mac sẽ đồng bộ hóa địa chỉ email mặc định với trường Email trong Outlook cho Windows. Hai địa chỉ tiếp theo được liệt kê trong liên hệ Outlook for Mac sẽ được đồng bộ hóa với trường Email 2 và Email 3 trong Outlook for Windows. |
| Địa chỉ gửi thư của Liên hệ | Một số trường, chẳng hạn như Tên Đệm, sẵn dùng trong Outlook for Mac nhưng không sẵn dùng trong Outlook for Windows. Kết quả là nếu bạn nhập thông tin vào trường Tên Đệm, bạn sẽ không thể xem thông tin đó trong Outlook for Windows. Tương tự, Outlook for Windows cung cấp trường cho các liên hệ không có trong Outlook for Mac. Để tránh sự cố này, bạn có thể nhập thông tin vào tab Ghi chú trong Outlook for Mac và thông tin đó sẽ được hiển thị trong hộp Ghi chú trong Outlook for Windows. |
Tài khoản email IMAP
Nếu bạn muốn đồng bộ email IMAP của mình, trước tiên bạn cần thêm tài khoản vào Outlook. Để biết thêm thông tin về cách thêm tài khoản, hãy xem Thêm tài khoản email vào Outlook cho Mac.
Sau đó, có hai tùy chọn đồng bộ hóa: sử dụng IMAP IDLE (còn được gọi là "Live Sync") và tạo lịch biểu cho các thư mục đã đăng ký. Bạn có thể dùng IMAP IDLE để duy trì kết nối với máy chủ IMAP và áp dụng các thay đổi mà bạn thực hiện cho trạng thái đã đọc, chưa đọc hoặc được gắn cờ của thư trên máy chủ. Nhưng mỗi lần bạn chỉ có thể duy trì kết nối tới một thư mục. Bạn cũng có thể tạo các lịch biểu giúp đồng bộ hóa các thư mục đã đăng ký của mình trong Outlook với máy chủ thư IMAP.
Bạn có thể sử dụng IMAP IDLE và lên lịch để thực hiện các hành động sau đây:
| Sử dụng | Để |
|---|---|
| IMAP KHÔNG HOẠT ĐỘNG | Duy trì kết nối của bạn với máy chủ IMAP cho một thư mục. |
| IMAP KHÔNG HOẠT ĐỘNG | Áp dụng thay đổi cho trạng thái thư đã đọc, chưa đọc và được gắn cờ của thư trên máy chủ IMAP. |
| Lịch biểu | Nhận thư hoặc tin tức mới từ máy chủ tại thời điểm bạn thiết lập. |
| Lịch biểu | Gửi tất cả thư cùng một thời điểm bạn đã đặt. |
| Lịch biểu | Xóa thư trong thư mục Các mục đã Xóa của bạn hoặc một thư mục khác vào thời điểm đã đặt khi thư đã qua quá số ngày đã đặt. |
| Lịch biểu | Xóa email rác tại thời điểm mà bạn đã đặt. |
Để biết thêm thông tin về IMAP IDLE, hãy xem cài đặt máy chủ tài khoản IMAP.
Tài khoản email POP
Nếu bạn muốn đồng bộ email POP của mình, trước tiên bạn cần thêm tài khoản vào Outlook. Để biết thêm thông tin về cách thêm tài khoản, hãy xem Thêm tài khoản email vào Outlook cho Mac.
Sau đó, bạn có thể sử dụng lịch biểu để đặt thời điểm bạn muốn Outlook đồng bộ hóa với máy chủ thư POP bằng cách gửi hoặc nhận thư.
Bạn cũng có thể đặt các tùy chọn máy chủ cho tài khoản POP để để lại một bản sao của mỗi thư trên máy chủ, xóa thư sau một số ngày đặt hoặc xóa thư sau khi bạn xóa chúng trong Outlook.
Bạn có thể sử dụng lịch biểu hoặc tùy chọn máy chủ để thực hiện các hành động sau đây:
| Sử dụng | Để |
|---|---|
| Lịch biểu | Nhận thư email mới tại một thời điểm bạn đã đặt. |
| Lịch biểu | Gửi tất cả thư cùng một thời điểm bạn đã đặt. |
| Tùy chọn máy chủ | Để lại một bản sao của mỗi thư trên máy chủ. |
| Tùy chọn máy chủ | Xóa bỏ thư khỏi máy chủ sau khi chúng bị xóa trong Outlook. |
| Lịch biểu | Xóa những thư email đã tồn tại lâu hơn một số ngày đã đặt. |