Nội dung lưu trữ trực tuyến—còn được gọi là hộp thư lưu trữ—là nơi bạn có thể lưu trữ các thư email cũ để chúng không chiếm dung lượng trong hộp thư chính của bạn. Bộ phận CNTT hoặc người quản trị Microsoft 365 của bạn sẽ tạo hộp thư lưu trữ cho bạn.
Lưu ý
Để hộp thư lưu trữ của bạn hoạt động với Outlook for Mac, cả nội dung lưu trữ và hộp thư chính của bạn phải nằm trên Exchange Server (tại chỗ) hoặc trên Exchange Online trong Microsoft 365 (đám mây). Ví dụ: nếu hộp thư chính của bạn nằm trên Exchange Server và tài khoản lưu trữ của bạn nằm trong Exchange Online trong Microsoft 365 thì bạn sẽ không thể sử dụng nội dung lưu trữ trực tuyến của mình. Nói chuyện với người quản trị CNTT hoặc người quản trị Microsoft 365 về việc đồng định vị họ.
Biện pháp tốt nhất để di chuyển thư của bạn đến kho lưu trữ
Mặc dù bạn có thể di chuyển từng thư từ Outlook for Mac sang từng hộp thư lưu trữ (bạn không thể di chuyển hoặc sao chép nhiều mục cùng một lúc), cách hiệu quả hơn để đảm bảo thư của bạn được lưu trữ là sử dụng chính sách lưu trữ và duy trì của Outlook Web App.
Lưu trữ và chính sách duy trì do người quản trị CNTT hoặc Microsoft 365 của bạn đặt. Lưu trữ chính sách kiểm soát thời gian thư được giữ lại trong một thư mục email trước khi chúng được chuyển vào một kho lưu trữ; các chính sách duy trì kiểm soát thời gian lưu thư của bạn. Mặc dù người quản trị đặt các chính sách cho toàn bộ tổ chức nhưng bạn có thể ghi đè lên chính sách để phù hợp với nhu cầu của mình. Xem Chính sách duy trì và lưu trữ trong Outlook Web App để biết hướng dẫn.
Nếu bạn muốn lưu trữ nhiều thư cùng một lúc và không có chính sách lưu trữ hoặc chính sách duy trì nào được áp dụng, hãy sử dụng Outlook Web App để di chuyển thư từ hộp thư chính của bạn đến kho lưu trữ. Bạn sẽ không thể di chuyển thư mục nhưng có thể di chuyển tất cả thư trong một thư mục cùng một lúc.
Chọn hộp bên cạnh tất cả thư bạn muốn lưu trữ.
Kéo chúng vào thư mục trong ngăn dẫn hướng có nhãn Thư Lưu trữ - tên <của bạn>.
Lưu ý
Nếu thư mục, mục lịch, liên hệ, tác vụ hoặc ghi chú đã được di chuyển đến kho lưu trữ của bạn trong bất kỳ phiên bản Outlook nào khác, chẳng hạn như Outlook for Windows, bạn sẽ không thể di chuyển chúng hoặc xem chúng trong hộp thư lưu trữ bằng Outlook for Mac.
Mẹo bổ sung
- Để tìm kiếm trong kho lưu trữ, hãy chọn một thư mục lưu trữ trong ngăn thư mục. Bạn không thể tìm kiếm đồng thời hộp thư và nội dung lưu trữ của mình.
- Bạn có thể tạo quy tắc hộp thư đến để tự động lưu trữ thư vào các thư mục, gán thư cho các thể loại hoặc chuyển hướng thư đến một tài khoản khác. Tuy nhiên, các quy tắc này không chuyển hướng đến hộp thư lưu trữ của bạn và bạn không thể chuyển hướng thư đến kho lưu trữ của mình bằng quy tắc hộp thư đến.