Đôi lúc, khi bạn tìm kiếm thông tin, bạn không nhận được kết quả như mong đợi.
Nếu bạn có thắc mắc về thông tin mà bạn không thể tìm thấy trong tổ chức của mình, hãy liên hệ với người quản trị site hoặc bộ phận trợ giúp của tổ chức. Dưới đây là một số mẹo về việc tinh chỉnh kết quả mà công cụ tìm kiếm SharePoint tìm thấy cho bạn.
Không có kết quả hoặc quá ít kết quả?
Kiểm tra chính tả và tinh chỉnh từ khóa của bạn
Nếu bạn không nhận được kết quả khi tìm kiếm thông tin, ngay cả khi bạn đã viết đúng tất cả các từ, hãy cố gắng mở rộng phạm vi tìm kiếm để chứa nhiều kết quả hơn:
- Kiểm tra xem bạn đang tìm kiếm trên tất cả nội dung có liên quan và bạn không giới hạn tìm kiếm chỉ trong các phần nội dung, như People hoặc Video.
- Sử dụng ít từ tìm kiếm hơn. Ví dụ, sử dụng "báo cáo" thay vì "báo cáo doanh số".
- Sử dụng các thuật ngữ tìm kiếm chung chung hơn. Ví dụ, sử dụng "máy tính" hoặc "PC" thay cho "máy tính xách tay".
- Dùng ký tự * làm ký tự đại diện ở cuối bất kỳ từ nào trong truy vấn của bạn. Ví dụ: "micro*" tìm các tài liệu chứa "Microsoft" hoặc "microchip". Sử dụng * ở đầu một từ hoặc ở giữa một từ không có tác dụng.
Những mẹo này cũng có thể hiệu quả nếu bạn nhận được quá nhiều kết quả. Sau khi mở rộng phạm vi tìm kiếm, hãy dùng bộ tinh chỉnh để giới hạn kết quả và tìm ra chính xác kết quả mà bạn đang tìm kiếm.
Có thể bạn không có quyền truy nhập vào site và nội dung
Nếu cách đó không hữu ích, nội dung có thể không thực sự tìm kiếm được:
- Nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó mà bạn không có quyền xem, tìm kiếm sẽ không trả về kết quả cho nội dung đó. Điều này cũng có nghĩa là hai người có thể không nhận được kết quả giống nhau cho cùng một truy vấn. Ví dụ: bạn có thể không có quyền xem các tệp giống như sếp của mình.
- Nếu nội dung là hoàn toàn mới, hệ thống tìm kiếm có thể chưa chọn nó. Vui lòng chờ trong giây lát rồi thử lại. Nếu bạn vẫn không nhận được kết quả, hãy kiểm tra với người chịu trách nhiệm về trang web mà bạn đang tìm kiếm. Có thể họ đã quyết định loại trừ nội dung bạn đang tìm kiếm khỏi tìm kiếm
- Một số tổ chức theo dõi cả phiên bản chính và phụ của tệp trong thư viện của họ. Hầu hết sử dụng phiên bản phụ khi tệp đang được phát triển và phiên bản chính khi đạt đến các mốc thời gian nhất định hoặc khi tệp sẵn sàng để một lượng lớn khán giả xem xét. Nếu bạn đang tìm kiếm một tệp, bạn sẽ chỉ nhận được phiên bản chính trong kết quả tìm kiếm của mình, không nhận được phiên bản phụ. Tìm hiểu thêm về quyền và lập phiên bản.
Hãy liên hệ với người quản trị SharePoint của bạn
Nếu bạn đã thực hiện tất cả mọi thứ ở trên và xác nhận rằng bạn có quyền truy nhập site bằng cách sử dụng truy vấn tìm kiếm và vẫn nhìn thấy kết quả hạn chế, hãy liên hệ với người quản trị SharePoint của bạn.
Nếu bạn là người quản trị SharePoint, hãy tìm hiểu cách đảm bảo có thể tìm thấy nội dung cũng như các nguyên nhân có thể và giải pháp để giải quyết vấn đề kết quả tìm kiếm bị thiếu trong SharePoint Online, chẳng hạn như lập chỉ mục lại site và thay đổi khả năng hiển thị tìm kiếm site con.
Bạn có quá nhiều kết quả?
Nếu bạn đang chìm đắm trong biển kết quả tìm kiếm và bạn không thể tìm thấy điều mình muốn ngay cả sau khi sử dụng bộ tinh chỉnh để giới hạn số lượng kết quả, hãy thử Tìm kiếm nâng cao để tạo truy vấn cụ thể hơn.
Sử dụng trang Tìm kiếm Nâng cao để tìm thông tin có chứa hoặc loại trừ các từ hay cụm từ cụ thể hoặc giới hạn kết quả tìm kiếm theo ngôn ngữ hay loại kết quả. Bạn thậm chí còn có thể tìm kiếm trong những thuộc tính tài liệu cụ thể, như "Tác giả chứa John Doe".
Nếu bạn không thấy liên kết cho Tìm kiếm nâng cao, bạn có thể thử viết các truy vấn nâng cao như:
- ("trang trại gió" HOẶC "tấm pin mặt trời") AND (title:"innovations" OR title:"technologies")
- tác giả:"Shakespeare" VÀ "Được hay không trở thành"
Tìm hiểu thêm về cách viết truy vấn nâng cao trực tiếp trong hộp tìm kiếm
Sử dụng cú pháp phù hợp?
Nếu bạn không nhận được kết quả và thông báo lỗi yêu cầu bạn đảm bảo rằng bạn đang sử dụng đúng cú pháp, thì hệ thống tìm kiếm đã diễn giải tìm kiếm của bạn là truy vấn nâng cao (Ngôn ngữ truy vấn từ khóa (truy vấn KQL), nhưng phát hiện ra rằng đã xảy ra lỗi với cú pháp.
Kiểm tra xem bạn đã dùng đúng cú pháp chưa, đặc biệt là số lượng dấu ngoặc đơn và dấu ngoặc kép thích hợp. Nếu bạn muốn tìm kiếm cụm từ có chứa dấu ngoặc đơn hoặc dấu ngoặc kép, hãy đảm bảo rằng bạn đặt toàn bộ cụm từ (bao gồm cả dấu ngoặc đơn hoặc dấu ngoặc kép) trong dấu ngoặc kép. Tìm hiểu về cú pháp cho truy vấn nâng cao/KQL