Bài viết này cung cấp một cái nhìn tổng quan về một số khái niệm chính liên quan đến làm việc với các tính năng siêu dữ liệu được quản lý mới trong SharePoint Server. Tài liệu đề cập đến cách các tính năng siêu dữ liệu được quản lý mới cung cấp hỗ trợ cho việc thực thi các nguyên tắc phân loại chính thức thông qua các thuật ngữ được quản lý. Bài viết cũng giải thích cách thức hoạt động của thẻ xã hội và cách chúng liên quan đến các tính năng siêu dữ liệu được quản lý như các thuật ngữ được quản lý và từ khóa doanh nghiệp.
Trong bài viết này
Các tính năng siêu dữ liệu được quản lý
Các tính năng siêu dữ liệu được quản lý mới trong SharePoint Server được bật bởi ứng dụng Dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý cung cấp hỗ trợ cho hai điều chính:
- Phát hành kiểu nội dung Chia sẻ các kiểu nội dung giữa các tuyển tập site và các ứng dụng Web. Để biết thêm thông tin về phát hành kiểu nội dung, hãy xem phần Giới thiệu về các kiểu nội dung và phát hành kiểu nội dung.
- Phân loại Việc tạo và quản lý các tuyển tập phân cấp các thuật ngữ được quản lý tập trung (được gọi là bộ thuật ngữ) có thể được dùng làm thuộc tính cho các mục trong site SharePoint. Những bộ thuật ngữ này có thể được chia sẻ giữa các tuyển tập site và các ứng dụng Web. Có thể tạo và quản lý bộ thuật ngữ thông qua một tính năng gọi là Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ.
Các thuật ngữ và khái niệm chính
Có một số thuật ngữ và khái niệm quan trọng cần hiểu khi làm việc với các tính năng siêu dữ liệu khác nhau trong SharePoint Server. Việc hiểu những khái niệm này sẽ giúp bạn hiểu thông tin khái niệm được giải thích ở phần sau trong bài viết này và trong các bài viết khác về các tính năng siêu dữ liệu được quản lý.
Phân loại
Phân loại là một phân loại phân cấp của các từ, nhãn hoặc thuật ngữ được sắp xếp thành các nhóm dựa trên sự tương đồng. Một phân loại có thể được xác định và quản lý tập trung bởi một hoặc nhiều cá nhân. International Standard Industrial Classification (ISIC), được phát triển bởi Liên hợp quốc, là một ví dụ nổi tiếng về phân loại công nghiệp được sử dụng để phân loại dữ liệu kinh tế. Phân loại hữu ích vì chúng cung cấp cấu trúc lô-gic, phân cấp của siêu dữ liệu có thể được dùng để phân loại thông tin một cách nhất quán.
Folksonomy
Folksonomy là phân loại kết quả khi người dùng trang web cộng tác áp dụng các từ, nhãn hoặc thuật ngữ cho nội dung trên một trang web. Nếu bạn đã từng nhìn thấy một đám mây thẻ trên một trang web, thì bạn đã thấy một hình ảnh trực quan của một văn bản dân gian. Hình dưới đây cho thấy Phần Web Đám mây Thẻ trên trang SharePoint. Một phương pháp tiếp cận siêu dữ liệu dựa trên dân gian có thể hữu ích vì nó khai thác kiến thức và chuyên môn của người dùng site và người tạo nội dung, đồng thời cho phép phân loại nội dung phát triển theo nhu cầu và sở thích kinh doanh thay đổi của người dùng.
Tập hợp thuật ngữ
Bộ thuật ngữ là một nhóm các thuật ngữ có liên quan.
Tùy thuộc vào nơi tạo bộ thuật ngữ, phạm vi áp dụng của nó có thể là cục bộ hoặc toàn cầu:
- Bộ thuật ngữ địa phương được tạo trong ngữ cảnh của tuyển tập site và chỉ sẵn dùng để sử dụng (và hiển thị) cho người dùng của tuyển tập site đó. Ví dụ, nếu bạn thêm một cột siêu dữ liệu được quản lý vào danh sách hoặc thư viện và tạo một bộ thuật ngữ mới cho cột này, thì bộ thuật ngữ sẽ nằm cục bộ trong tuyển tập trang có chứa danh sách hay thư viện này.
- Bộ thuật ngữ chung sẵn có để sử dụng trên tất cả các site đăng ký một ứng dụng Dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý cụ thể.
Có thể cấu hình bộ thuật ngữ là khép kín, nghĩa là người dùng không thể thêm thuật ngữ mới vào chúng khi họ nhập giá trị cho cột được ánh xạ tới bộ thuật ngữ. Hoặc chúng có thể được cấu hình để mở, nghĩa là người dùng có thể thêm thuật ngữ mới vào tập hợp thuật ngữ khi họ cập nhật giá trị cho cột được ánh xạ tới tập hợp thuật ngữ.
Thuật ngữ
Thuật ngữ là một mục riêng lẻ trong tập hợp thuật ngữ và là một từ hoặc cụm từ cụ thể có thể được liên kết với một mục trên site SharePoint Server. Một thuật ngữ có ID duy nhất và nó có thể có nhiều nhãn văn bản khác nhau (từ đồng nghĩa). Nếu bạn đang làm việc trên một trang web đa ngôn ngữ, trang này cũng có thể có nhãn bằng các ngôn ngữ khác nhau.
Có hai loại thuật ngữ:
Điều khoản được quản lý
Các thuật ngữ được quản lý thường được xác định trước và được tổ chức thành một thuật ngữ phân cấp được đặt bởi Người quản trị Kho Thuật ngữ hoặc một người khác có quyền làm việc với siêu dữ liệu được quản lý.
Từ khóa doanh nghiệp
Từ khóa doanh nghiệp là một từ hoặc cụm từ được thêm vào các mục trên trang SharePoint. Các từ khóa doanh nghiệp được sắp xếp thành một bộ thuật ngữ đơn lẻ, không phân cấp bên trong Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ được gọi là bộ Từ khoá. Do người dùng thường có thể thêm bất kỳ từ hoặc cụm từ nào vào mục làm từ khóa nên từ khóa doanh nghiệp có thể được sử dụng cho kiểu gắn thẻ dân gian. Người quản trị kho thuật ngữ hoặc các cá nhân khác có quyền quản lý siêu dữ liệu, có thể chọn di chuyển từ khóa ra khỏi bộ thuật ngữ Từ khóa và vào một bộ thuật ngữ được quản lý cụ thể, tại thời điểm đó từ khóa sẽ sẵn dùng trong ngữ cảnh của một bộ thuật ngữ cụ thể. Người quản trị kho thuật ngữ cũng có thể chọn đóng bộ Từ khóa, để người dùng không thể gửi các từ khóa mới và bị hạn chế sử dụng các từ khóa hiện có.
Nhóm
Nhóm xác định ranh giới bảo mật. Nhóm là một tập hợp các tập hợp thuật ngữ mà tất cả đều có chung các yêu cầu bảo mật. Chỉ những người dùng được chỉ định là người đóng góp cho một nhóm cụ thể mới có thể quản lý bộ thuật ngữ thuộc nhóm đó hoặc tạo bộ thuật ngữ mới bên trong nhóm. Các tổ chức nên tạo các nhóm riêng cho các tập hợp thuật ngữ có quyền truy nhập duy nhất hoặc nhu cầu bảo mật.
Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ
Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ là công cụ mà các nhà phân loại, người quản trị hoặc các cá nhân khác quản lý nguyên tắc phân loại có thể sử dụng để tạo, nhập và quản lý các bộ thuật ngữ cũng như các thuật ngữ trong đó. Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ hiển thị tất cả các bộ thuật ngữ toàn cục và bất kỳ bộ thuật ngữ cục bộ nào sẵn dùng cho tuyển tập site mà bạn truy nhập Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ từ đó.
Cột Siêu dữ liệu được Quản lý
Cột siêu dữ liệu được Quản lý là một loại cột mới có thể được thêm vào danh sách hoặc thư viện để người dùng site hoặc người sở hữu nội dung có thể chọn giá trị từ một bộ thuật ngữ cụ thể gồm các thuật ngữ được quản lý và áp dụng chúng vào nội dung. Có thể cấu hình một cột siêu dữ liệu được Quản lý để ánh xạ tới một bộ thuật ngữ hiện có hoặc bạn có thể tạo một bộ thuật ngữ mới dành riêng cho cột. Nếu bạn tạo một bộ thuật ngữ mới dành riêng cho cột Siêu dữ liệu được Quản lý, thì bộ thuật ngữ đó sẽ là bộ thuật ngữ cục bộ chỉ sẵn có để sử dụng trong tuyển tập site nơi nó được tạo.
Cột Từ khóa Doanh nghiệp
Cột Từ khóa Doanh nghiệp là cột mà bạn có thể thêm vào loại nội dung, danh sách hoặc thư viện để cho phép người dùng gắn thẻ cho các mục bằng từ hoặc cụm từ mà họ chọn. Nó là một cột nhiều giá trị theo mặc định. Khi người dùng nhập một từ hoặc cụm từ vào cột, họ sẽ thấy các đề xuất nhập trước, có thể bao gồm các mục từ cả bộ thuật ngữ được quản lý và bộ thuật ngữ Từ khoá. Người dùng có thể chọn một giá trị hiện có hoặc nhập giá trị mới (nếu bộ thuật ngữ Từ khóa đã được cấu hình để mở cho những bổ sung của người dùng).
Thẻ xã hội
Thẻ xã hội là những từ hoặc cụm từ mà người dùng site có thể áp dụng cho nội dung trên site SharePoint để giúp họ phân loại thông tin theo cách thức có ý nghĩa đối với họ. Thẻ xã hội cũng có thể được áp dụng cho các URL bên ngoài một site SharePoint. Thẻ xã hội hỗ trợ gắn thẻ dựa trên folksonomy. Thẻ xã hội bao gồm các con trỏ trỏ tới ba loại thông tin:
- ID người dùng
- URL mục
- Thuật ngữ
Những con trỏ này được lưu trữ trong Kho Gắn thẻ Xã hội là một phần của ứng dụng Dịch vụ Hồ sơ Người dùng. Về mặt kỹ thuật, thẻ xã hội không phải là một phần của tính năng siêu dữ liệu được quản lý trong SharePoint Server, nhưng chúng kết nối với các tính năng siêu dữ liệu được quản lý theo một vài cách quan trọng giúp hỗ trợ việc sử dụng siêu dữ liệu nhất quán trong tổ chức. Phần thuật ngữ của thẻ xã hội trỏ tới thuật ngữ trong bộ Từ khóa của Kho Thuật ngữ cho một trong các ứng dụng Dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý mà một trang được kết nối.
Ví dụ, khi bạn tạo thẻ xã hội mới, bạn có tùy chọn chọn từ các thuật ngữ hiện có, trong đó có thể bao gồm các thuật ngữ được quản lý, cũng như các từ khóa doanh nghiệp. Nếu bạn chọn một trong những thuật ngữ hiện có này, thẻ xã hội của bạn sẽ chứa một con trỏ trỏ tới thuật ngữ đó. Nếu bạn chọn không chọn thuật ngữ hiện có và tạo ra thuật ngữ chưa bao giờ được sử dụng trước đây, một từ khóa mới sẽ được tạo ra cho thuật ngữ đó trong tập hợp thuật ngữ Từ khóa trong Kho Thuật ngữ và thẻ mạng xã hội mới của bạn trỏ đến thuật ngữ này.
Bằng cách này, các từ khóa được sử dụng trong thẻ xã hội sẽ được thêm vào tập hợp thuật ngữ Từ khóa hiển thị trong Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ (nếu chúng chưa tồn tại ở đó) và chúng có thể được quản lý bởi người quản trị Kho Thuật ngữ. Ngoài ra, khi người dùng áp dụng từ khóa doanh nghiệp hoặc thuật ngữ được quản lý vào nội dung bằng cách cập nhật cột Từ khóa Doanh nghiệp hoặc cột Siêu dữ liệu được Quản lý, thẻ xã hội có thể được tạo tự động để các thuật ngữ này hiển thị như thẻ trong nguồn cấp tin tức, đám mây thẻ hoặc hồ sơ Site của Tôi. Chủ sở hữu danh sách hoặc thư viện có thể bật hoặc tắt phát hành siêu dữ liệu bằng cách cập nhật Thiết đặt Siêu dữ liệu và Từ khóa Doanh nghiệp cho danh sách hoặc thư viện.
Khi bạn thêm thẻ xã hội vào một mục, bạn có thể chỉ rõ liệu bạn có muốn làm cho danh tính của bạn và URL của mục là riêng tư hay không, nhưng thuật ngữ được lưu trữ trong Kho Thuật ngữ sẽ luôn công khai.
Gắn thẻ xã hội hữu ích vì cho phép người dùng trang web cải thiện khả năng khám phá nội dung và thông tin trên trang web.
Để biết thêm thông tin về tác động về quyền riêng tư và bảo mật của việc gắn thẻ mạng xã hội, hãy xem mục Quyền riêng tư và ý nghĩa về bảo mật của việc gắn thẻ mạng xã hội.
Gắn thẻ
Theo nghĩa chung chung nhất, gắn thẻ có thể chỉ đơn giản là hành động áp dụng siêu dữ liệu cho một mục, cho dù đó là siêu dữ liệu được quản lý hay thẻ xã hội. Trong bài viết này, động từ "thẻ" được sử dụng theo nghĩa này và nó không chỉ giới hạn ở thẻ xã hội.
Kịch bản siêu dữ liệu: từ phân loại đến dân gian
Các tính năng quản lý siêu dữ liệu trong SharePoint Server hỗ trợ một loạt các phương pháp tiếp cận để quản lý và sử dụng siêu dữ liệu. Hãy tưởng tượng phạm vi này như một kiểu liên tục. Ở một đầu của sự liên tục này, có các phân loại, là các nhóm thuật ngữ chính thức, được quản lý tập trung, phân cấp. Ở đầu kia của phạm vi này, có những bản dân gian, là những phân loại hợp tác có kết quả khi các cá nhân tự do áp dụng thẻ cho nội dung.
SharePoint Server hỗ trợ cả hai thái cực của dòng liên tục này cũng như các điểm trên đường đi. Ở một đầu của chuỗi liên tục, bạn có thể thực thi các nguyên tắc phân loại chính thức thông qua các thuật ngữ và tập hợp thuật ngữ được quản lý. Ở đầu khác, có hỗ trợ cho các từ khóa doanh nghiệp và gắn thẻ xã hội, cả hai đều cho phép người dùng trang web gắn thẻ nội dung với các từ khóa mà họ chọn.
Giữa hai thái cực này, bạn có thể áp dụng mức độ cấu trúc và kiểm soát linh hoạt cho siêu dữ liệu và bạn có thể điều chỉnh phạm vi áp dụng quyền kiểm soát này bằng cách chọn đặt nó trên toàn cầu trên các site hoặc cục bộ cho các site cụ thể. Ví dụ, bạn có khả năng cấu hình bộ thuật ngữ thành đóng hoặc mở cho sự đóng góp của người dùng. Bạn có thể chọn sử dụng từ khóa doanh nghiệp và gắn thẻ mạng xã hội kết hợp với các thuật ngữ được quản lý hoặc không. SharePoint Server cho phép các tổ chức kết hợp các ưu điểm của nguyên tắc phân loại chính thức, có quản lý với các lợi ích động của gắn thẻ mạng xã hội theo những cách tùy chỉnh.
Sơ đồ sau đây minh họa cách các loại giải pháp dựa trên SharePoint khác nhau có thể yêu cầu các phương pháp tiếp cận khác nhau đối với siêu dữ liệu dựa trên nhu cầu kinh doanh.
Lợi ích của siêu dữ liệu được quản lý
Có một số lợi thế trong việc sử dụng siêu dữ liệu được quản lý trên các site trong tổ chức:
Sử dụng siêu dữ liệu nhất quán Các tính năng siêu dữ liệu được quản lý trong SharePoint Server cho phép bạn áp dụng mức kiểm soát có thể điều chỉnh cho siêu dữ liệu được thêm vào nội dung. Với bộ thuật ngữ và thuật ngữ được quản lý, bạn có thể thiết lập quyền kiểm soát đối với các loại thuật ngữ sẵn có để thêm vào nội dung và bạn có thể kiểm soát người có khả năng thêm thuật ngữ mới. Bạn cũng có thể giới hạn sử dụng từ khóa doanh nghiệp đối với một danh sách từ khóa cụ thể bằng cách cấu hình bộ thuật ngữ Từ khóa dưới dạng đóng.
Khi cùng một thuật ngữ được sử dụng nhất quán trên các site, việc xây dựng các quy trình hoặc giải pháp mạnh mẽ dựa trên siêu dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, trải nghiệm người dùng khi làm việc với siêu dữ liệu trên các site, trong danh sách và thư viện, cũng như trong các chương trình máy khách Office giúp người dùng site dễ dàng áp dụng siêu dữ liệu nhất quán vào nội dung của họ.
Khả năng phát hiện nội dung được cải thiện Khi nội dung trên nhiều site trong tổ chức có siêu dữ liệu nhất quán, bạn sẽ dễ dàng tìm và truy nhập thông tin và dữ liệu nghiệp vụ bằng cách sử dụng tính năng tìm kiếm. Các tính năng tìm kiếm mới, chẳng hạn như pa-nen tinh chỉnh, hiển thị ở phía bên trái của trang kết quả tìm kiếm, cho phép người dùng lọc kết quả tìm kiếm dựa trên siêu dữ liệu.
Ngoài ra, bạn có thể cấu hình dẫn hướng siêu dữ liệu cho danh sách và thư viện để cho phép người dùng tạo các dạng xem thông tin động dựa trên các trường siêu dữ liệu cụ thể. Người dùng có thể dẫn hướng thư viện theo thư mục hoặc theo pivot siêu dữ liệu và sau đó họ có thể tinh chỉnh kết quả bằng cách sử dụng các Bộ lọc Phím bổ sung.
Tăng tính linh hoạt Các tính năng siêu dữ liệu được quản lý giúp Người quản trị Kho Thuật ngữ (hoặc các cá nhân khác có quyền cập nhật siêu dữ liệu được quản lý) dễ dàng duy trì và điều chỉnh siêu dữ liệu của bạn khi nhu cầu kinh doanh phát triển. Bạn có thể dễ dàng cập nhật bộ thuật ngữ trong công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ và các thuật ngữ mới hoặc cập nhật sẽ tự động sẵn có để sử dụng ở bất cứ nơi nào có cột Siêu dữ liệu được Quản lý liên kết với bộ thuật ngữ đó. Nếu bạn gộp nhiều thuật ngữ vào một thuật ngữ, nội dung được gắn thẻ với các thuật ngữ này sẽ được tự động cập nhật để phản ánh sự thay đổi này. Bạn có thể xác định nhiều từ đồng nghĩa (hoặc nhãn) cho từng thuật ngữ. Nếu site của bạn nói đa ngôn ngữ, bạn cũng có thể chỉ định các nhãn đa ngôn ngữ cho từng thuật ngữ riêng lẻ.
Quản lý siêu dữ liệu
Lập kế hoạch và cấu hình siêu dữ liệu được quản lý
Tổ chức của bạn có thể muốn tham gia vào một số mức độ lập kế hoạch trước khi bạn bắt đầu sử dụng các tính năng siêu dữ liệu được quản lý. Mức độ lập kế hoạch cần thiết ít nhiều tỷ lệ thuận với mức độ hình thức và kiểm soát mà bạn muốn áp đặt lên siêu dữ liệu.
Nếu bạn muốn cho phép người dùng giúp phát triển phân loại của bạn, thì bạn có thể chỉ cần để người dùng thêm từ khóa vào các mục, sau đó sắp xếp chúng thành các bộ thuật ngữ khi cần thiết.
Nếu tổ chức của bạn muốn sử dụng bộ thuật ngữ được quản lý để thực thi các nguyên tắc phân loại chính thức được xác định trước, thì các bên liên quan chính có lợi ích liên quan đến cấu trúc của nguyên tắc phân loại cần phải cộng tác để lập kế hoạch và phát triển các bộ thuật ngữ và thuật ngữ sẽ được sử dụng. Để biết thêm thông tin về quy trình lập kế hoạch này, hãy xem Kế hoạch thuật ngữ và bộ thuật ngữ. Để biết thêm thông tin về việc cấu hình ứng dụng Dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý, hãy xem Quản trị siêu dữ liệu được quản lý.
Sau khi các bên liên quan chính trong tổ chức nhất trí về bộ thuật ngữ bắt buộc, bạn có thể dùng Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ để nhập hoặc tạo bộ thuật ngữ của bạn và quản lý và duy trì bộ thuật ngữ khi người dùng bắt đầu làm việc với siêu dữ liệu. Nếu một ứng dụng Dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý đã được cấu hình cho ứng dụng Web của bạn và bạn là người quản trị Tuyển tập Site hoặc người quản trị Kho Thuật ngữ được chỉ định, bạn có thể đi đến Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ bằng cách bấm Thiết đặt Site trên menu Hành động Site , rồi bấm Quản lý Kho Thuật ngữ bên dưới Quản trị Site.
Tạo và quản lý tập hợp thuật ngữ
Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ cung cấp điều khiển cây mà bạn có thể sử dụng để thực hiện hầu hết các tác vụ. Vai trò người dùng của bạn trong công cụ này quyết định bạn có thể thực hiện tác vụ nào. Để làm việc trong Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ, bạn phải là Người quản trị Cụm máy chủ, Người quản trị Kho Thuật ngữ hoặc người đã được chỉ định là Người quản lý Nhóm hoặc Người đóng góp cho các tập hợp thuật ngữ. Để biết thông tin chi tiết về các vai trò này, hãy xem vai trò siêu dữ liệu được quản lý.
Để thực hiện hành động đối với một mục trong cấu trúc phân cấp, hãy trỏ tới tên của ứng dụng, nhóm, bộ thuật ngữ hoặc thuật ngữ Dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý mà bạn muốn sửa đổi, bấm vào mũi tên xuất hiện, sau đó dùng menu để chọn hành động bạn muốn.
Ví dụ:
Nếu bạn là Người quản trị Kho Thuật ngữ, bạn có thể tạo hoặc xóa các nhóm trong ứng dụng Dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý.
Nếu bạn là Người quản trị Kho Thuật ngữ hoặc Người quản lý Nhóm, bạn có thể tạo, nhập hoặc xóa bộ thuật ngữ trong nhóm. Người đóng góp cho bộ thuật ngữ có thể tạo tập hợp thuật ngữ mới.
Nếu bạn là Người quản trị Kho Thuật ngữ, Người quản lý Nhóm hoặc Người đóng góp bộ thuật ngữ, bạn có thể tạo hoặc sử dụng lại các thuật ngữ trong một bộ thuật ngữ, cũng như sao chép, di chuyển hoặc xóa một bộ thuật ngữ đã chọn.
Nếu bạn là Người quản trị Kho Thuật ngữ, Người quản lý Nhóm hoặc Người đóng góp bộ thuật ngữ, bạn có thể tạo, sao chép, sử dụng lại, sáp nhập, loại bỏ, di chuyển hoặc xóa các thuật ngữ riêng lẻ trong một tập hợp thuật ngữ.
Ở mỗi cấp độ của cấu trúc phân cấp, bạn có thể cấu hình các thuộc tính cụ thể cho nhóm, tập hợp thuật ngữ hoặc thuật ngữ bằng cách sử dụng ngăn Thuộc tính hiển thị ở bên phải điều khiển cây Kho Thuật ngữ.
Ví dụ: nếu bạn đang cấu hình một bộ thuật ngữ, bạn có thể sử dụng ngăn Thuộc tính để chỉ định các chi tiết như Tên, Mô tả, Chủ sở hữu, Liên hệ và Bên liên quan. Bạn có thể xác định xem bạn muốn mở hay đóng một tập hợp thuật ngữ đối với các bản gửi mới từ người dùng. Bạn cũng có thể xác định liệu bạn có muốn tập hợp thuật ngữ sẵn dùng để gắn thẻ hay không. Nếu bạn chọn tạo một tập hợp thuật ngữ không sẵn dùng cho việc gắn thẻ, thì hầu hết người dùng sẽ không thấy được tập hợp thuật ngữ đó. Ví dụ, nếu một tập hợp thuật ngữ vẫn đang được phát triển, bạn có thể chọn đặt in thành không sẵn dùng cho việc gắn thẻ.
Áp dụng siêu dữ liệu
Gắn thẻ nội dung bằng các điều khoản được quản lý
Nếu một cột Siêu dữ liệu được Quản lý đã được thêm vào một loại nội dung, danh sách hoặc thư viện, thì người sở hữu nội dung có thể gắn thẻ cho nội dung của họ với các thuật ngữ được quản lý từ một tập hợp thuật ngữ cụ thể bằng cách sửa thuộc tính cho mục danh sách hoặc thư viện rồi cập nhật các trường liên quan trong biểu mẫu Sửa Thuộc tính cho mục hoặc tài liệu đó. Các cột siêu dữ liệu được quản lý dễ dàng xác định vì chúng hiển thị biểu tượng thẻ có thể được dùng để cho chạy hộp thoại bộ chọn thuật ngữ.
Bạn có thể dùng bộ chọn thuật ngữ để chọn thuật ngữ từ bên trong cấu trúc phân cấp của tập hợp thuật ngữ. Điều này hữu ích nếu bạn không quen với các thuật ngữ có thể có sẵn. Nếu một tập hợp thuật ngữ đã được cấu hình để mở và cột siêu dữ liệu được quản lý cho tập hợp đó cho phép điền giá trị, bạn có thể có tùy chọn để thêm một thuật ngữ mới vào một tập hợp thuật ngữ. Hoặc chỉ đơn giản là bạn có thể có tùy chọn gửi phản hồi cho liên hệ được chỉ định cho tập hợp thuật ngữ.
Khi bạn có thể bắt đầu nhập thuật ngữ mà bạn muốn, các thuật ngữ sẵn có sẽ tự động được đề xuất cho bạn dựa trên nội dung bạn bắt đầu nhập và bạn có thể chọn thuật ngữ mình muốn. Bạn có thể thấy thông tin trong dấu ngoặc sau thuật ngữ cho biết tên bộ thuật ngữ và cấu trúc phân cấp cho thuật ngữ đó. Điều này có thể giúp bạn lựa chọn trong số các thuật ngữ tương tự.
Nếu các thuật ngữ trùng lặp hoặc tương tự được đề xuất, bạn cũng có thể xem văn bản mô tả mà Người quản trị Kho Thuật ngữ đã cấu hình cho thuật ngữ này để giúp người dùng đưa ra lựa chọn thích hợp.
Gắn thẻ nội dung bằng từ khóa doanh nghiệp
Nếu cột Từ khóa Doanh nghiệp đã được thêm vào loại nội dung, danh sách hoặc thư viện, thì người sở hữu nội dung (hoặc bất kỳ ai có quyền Đóng góp cho danh sách hoặc thư viện) có thể gắn thẻ cho nội dung bằng các thuật ngữ hoặc từ khóa được quản lý sẵn có bằng cách sửa thuộc tính cho mục danh sách hoặc thư viện và nhập từ khóa họ muốn vào trường Từ khóa Doanh nghiệp . Nếu tồn tại một thuật ngữ trùng khớp hoặc tương tự thì thuật ngữ đó sẽ được đề xuất và bạn có thể chọn thuật ngữ đó. Hoặc bạn có thể thêm một từ khóa mới, nếu bộ thuật ngữ Từ khóa đã được cấu hình để mở cho các thuật ngữ mới. Trường Từ khóa Doanh nghiệp có nhiều giá trị, vì vậy bạn có thể thêm nhiều từ khóa vào một mục.
Gắn thẻ nội dung bằng thẻ xã hội
Nếu tính năng gắn thẻ xã hội đã được bật, bạn có thể gắn thẻ nội dung trên một site SharePoint mà bạn thấy có ý nghĩa hoặc thú vị. Để gắn thẻ trang, bạn có thể dùng biểu tượng thẻ hiển thị ở đầu trang.
Để gắn thẻ tài liệu hoặc mục danh sách, bạn có thể sử dụng lệnh gắn thẻ hiển thị trên tab Thư viện hoặc Danh sách của ruy-băng.
Khi bạn bắt đầu nhập một hoặc nhiều thẻ bạn muốn áp dụng, bạn có thể chọn từ các từ khóa hiện có hoặc các thuật ngữ được quản lý hoặc bạn có thể thêm từ khóa mới nếu bộ thuật ngữ Từ khóa đang mở.
Bạn cũng có tùy chọn gắn thẻ nội dung trên các site bên ngoài, chẳng hạn như các site mạng nội bộ hoặc Internet khác, bằng cách thêm Công cụ Ghi chú và Thẻ SharePoint vào trình duyệt của mình. Để biết thêm thông tin về việc gắn thẻ các site bên ngoài, hãy xem phần Bắt đầu với Site của Tôi của bạn.
Để biết thêm thông tin về các tính năng gắn thẻ mạng xã hội, hãy xem chủ đề Sử dụng thẻ và ghi chú để chia sẻ thông tin với đồng nghiệp .