Một trong các bước đầu tiên để quản lý dự án là thêm nhiệm vụ giúp hoàn thành dự án của bạn. Danh sách nhiệm vụ của bạn có thể đơn giản như danh sách kiểm tra những việc cần hoàn thành hoặc có thể liên quan nhiều hơn, với ngày bắt đầu và kết thúc, mối quan hệ với các nhiệm vụ khác và các thông tin nhiệm vụ liên quan khác. Danh sách kiểm tra nhiệm vụ đơn giản và danh sách nhiệm vụ đã lên lịch đều sử dụng cùng một danh sách trên site của bạn, vì vậy bạn có thể bắt đầu với một danh sách kiểm tra đơn giản, rồi thêm chi tiết vào các nhiệm vụ sau để biến nó thành danh sách nhiệm vụ đã lên lịch.
Thêm danh sách kiểm tra nhiệm vụ đơn giản
Nếu bạn mới bắt đầu với việc lập kế hoạch dự án hoặc nếu bạn không lường trước dự án này đặc biệt phức tạp, một danh sách kiểm tra các nhiệm vụ đơn giản có thể là đủ để bạn quản lý dự án của mình một cách hiệu quả. Danh sách kiểm tra của bạn có thể bao gồm ngày đến hạn cho các nhiệm vụ của dự án và nhiệm vụ cho các thành viên nhóm dự án.
Để thêm danh sách nhiệm vụ đơn giản:
- Trên Khởi động Nhanh cho site của bạn, hãy bấm Nhiệm vụ.
- Trên trang Nhiệm vụ , bấm Chỉnh sửa.
- Trong cột Tên Nhiệm vụ , hãy nhập tên cho từng nhiệm vụ cần được hoàn thành trong dự án của bạn. Nhấn Enter để di chuyển đến dòng tiếp theo sau khi thêm nhiệm vụ.
Mẹo
Bạn có muốn thêm một nhiệm vụ mới giữa hai nhiệm vụ đã được liệt kê không? Bấm vào khoảng trống ở bên trái hộp kiểm cho một tác vụ hiện có, rồi nhấn Chèn. Một hàng mới sẽ được thêm vào phía trên nhiệm vụ hiện có mà bạn đã chọn. Bạn cũng có thể bấm Chèn trong nhóm Cấu trúc phân cấp trên tab Nhiệm vụ .
Trong cột Ngày Đến hạn , nhập hoặc chọn một ngày để mỗi nhiệm vụ trong danh sách hoàn thành. Nếu bạn không chắc chắn khi nào cần hoàn thành một nhiệm vụ, hãy để trống cột này cho nhiệm vụ đó.
Trong cột Đã gán Cho, nhập hoặc chọn tên của từng người sẽ thực hiện từng nhiệm vụ trong danh sách.
Mẹo
Cách hay nhất là chỉ giao một người cho mỗi nhiệm vụ. Nếu bạn cần phân công nhiều người, điều này có thể dẫn đến các sự cố với việc đánh dấu nhiệm vụ là hoàn thành. Nếu Ann hoàn tất công việc của mình đối với nhiệm vụ, việc cô ấy đánh dấu nhiệm vụ là hoàn thành trên trang Nhiệm vụ của Tôi của cô ấy. Tuy nhiên, điều này đánh dấu nhiệm vụ là hoàn thành cho tất cả mọi người được giao, không chỉ riêng Ann. Ai đó trong nhiệm vụ có thể vẫn còn việc phải làm. Nếu bạn quyết định rằng bạn vẫn cần phải phân công nhiều người vào một nhiệm vụ, bạn có thể phân tách tên bằng dấu chấm phẩy (;).
Khi bạn hoàn tất việc thêm danh sách kiểm tra nhiệm vụ đơn giản của mình, hãy bấm Dừng.
Một cách nhanh chóng khác để thêm danh sách kiểm tra nhiệm vụ đơn giản là dán danh sách từ một trang tính Excel. Miễn là các cột bạn sử dụng trong trang tính thẳng hàng với các cột được hiển thị trên trang Nhiệm vụ , bạn chỉ cần bấm vào danh sách nhiệm vụ và dán dữ liệu trang tính của bạn. Tên sẽ được ghép nối với tài khoản, nếu có thể, trong cột Đã gán Cho.
Khi làm việc trên dự án của mình, bạn có thể chọn hộp kiểm bên cạnh từng tên nhiệm vụ khi hoàn thành nhiệm vụ.
Nếu bạn thấy rằng mình cần kiểm soát nhiều hơn đối với các nhiệm vụ trong danh sách kiểm tra đơn giản của mình, bạn có thể dùng các bước trong phần tiếp theo để thêm chi tiết vào nhiệm vụ của bạn, nhằm tạo một danh sách lịch trình mạnh mẽ hơn.
Thêm danh sách nhiệm vụ đã lên lịch
Nếu dự án của bạn hơi phức tạp, bạn có thể thấy rằng danh sách các nhiệm vụ đã lên lịch giúp bạn theo dõi công việc một cách dễ quản lý hơn.
Để thêm danh sách nhiệm vụ đã lên lịch:
Trên Khởi động Nhanh cho site của bạn, hãy bấm Nhiệm vụ.
Trên trang Nhiệm vụ , hãy bấm Nhiệm vụ Mới. Hoặc trên tab Nhiệm vụ của ruy-băng, hãy bấm Mục Mới.
Lưu ý
Nếu ban đầu bạn đã tạo một danh sách kiểm tra nhiệm vụ đơn giản nhưng dự án trở nên phức tạp hơn một chút, bạn có thể dễ dàng thêm nhiều chi tiết hơn vào các nhiệm vụ hiện có của mình. Để chọn một nhiệm vụ, hãy bấm vào khoảng trống ở bên trái hộp kiểm cho nhiệm vụ đó, rồi trên tab Nhiệm vụ của ruy-băng, bấm Sửa Mục. Thao tác này sẽ mở tác vụ để bạn có thể thêm chi tiết lịch biểu hơn.
Nhập tên cho nhiệm vụ của bạn vào hộp Tên Nhiệm vụ .
Nhập hoặc chọn ngày bắt đầu và kết thúc cho nhiệm vụ của bạn trong hộp Ngày Bắt đầu và Ngày Đến hạn . Nếu bạn không chắc chắn về một trong những ngày này, hãy tạm thời bỏ qua thông tin này. Bạn luôn có thể quay lại sau và thêm thông tin bằng cách chỉnh sửa nhiệm vụ.
Nhập tên hoặc địa chỉ email của người bạn muốn thực hiện nhiệm vụ trong hộp Đã giao Cho.
Mẹo
Cách hay nhất là chỉ giao một người cho mỗi nhiệm vụ. Nếu bạn cần phân công nhiều người, điều này có thể dẫn đến các sự cố với việc đánh dấu nhiệm vụ là hoàn thành. Nếu Ann hoàn tất công việc của mình đối với nhiệm vụ, việc cô ấy đánh dấu nhiệm vụ là hoàn thành trên trang Nhiệm vụ của Tôi của cô ấy. Tuy nhiên, điều này đánh dấu nhiệm vụ là hoàn thành cho tất cả mọi người được giao, không chỉ riêng Ann. Ai đó trong nhiệm vụ có thể vẫn còn việc phải làm. Nếu bạn quyết định rằng bạn vẫn cần phải phân công nhiều người vào một nhiệm vụ, bạn có thể phân tách tên bằng dấu chấm phẩy (;).
Nếu công việc đã bắt đầu đối với nhiệm vụ, hãy nhập một tỷ lệ phần trăm vào hộp % Hoàn thành , để cho biết khoảng bao nhiêu công việc đã được hoàn thành và những gì còn lại cần phải làm.
Mẹo
Đây là trường tuyệt vời để các thành viên nhóm của dự án của bạn cập nhật thường xuyên. Điều này có thể giúp bạn hiểu được tiến độ của dự án và liệu dự án của bạn có đang hoàn tất đúng hạn hay không.
Nhập mô tả ngắn gọn về nhiệm vụ trong hộp Mô tả , nếu bạn muốn cung cấp chi tiết hơn về công việc liên quan. Điều này có thể hữu ích cho các nhân viên điều hành hoặc các bên liên quan khác đang tìm cách hiểu dự án của bạn.
Sử dụng các hộp và nút bên cạnh Tác vụ tiếp trước để cho biết nhiệm vụ nào trong dự án của bạn cần được hoàn thành trước khi nhiệm vụ hiện tại có thể bắt đầu.
Ví dụ: giả sử bạn tạo một tác vụ gọi là "Xuất bản thông cáo báo chí" mà tác vụ này không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ "Viết thông cáo báo chí" hoàn tất. Chọn nhiệm vụ "Viết thông cáo báo chí" từ hộp ở bên trái, rồi bấm Thêm để di chuyển nó sang hộp ở bên phải. Điều này cho biết rằng nhiệm vụ "Viết thông cáo báo chí" là nhiệm vụ tiền thân của (nghĩa là đứng trước) nhiệm vụ "Xuất bản thông cáo báo chí".Chọn mức ưu tiên thích hợp từ danh sách Ưu tiên .
Chọn mức trạng thái thích hợp từ danh sách Trạng thái Nhiệm vụ .
Mẹo
Đây là một trường khác hữu ích cho các thành viên nhóm dự án của bạn để cập nhật thường xuyên. Nó có thể giúp bạn luôn kiểm soát được sự tắc nghẽn trong công việc, trì hoãn lịch biểu và các sự cố quan trọng khác về lên lịch.
Bấm Lưu.
Làm việc với danh sách nhiệm vụ của bạn
Khi bạn làm việc với danh sách nhiệm vụ của mình, những nhiệm vụ có ngày đến hạn được liệt kê bằng màu đỏ sẽ bị trễ. Sau khi bạn đánh dấu một nhiệm vụ muộn là hoàn thành bằng cách chọn hộp kiểm bên cạnh nhiệm vụ, ngày đến hạn sẽ không còn xuất hiện dưới dạng văn bản màu đỏ nữa.
Ngoài ra, bạn có thể chuyển giữa các dạng xem khác nhau của danh sách nhiệm vụ bằng cách bấm vào nối kết dạng xem phía trên danh sách. Bạn có thể chọn từ Tất cả Nhiệm vụ, Calendar, Đã hoàn thành, Biểu đồ Gantt, Nhiệm vụ muộn, Nhiệm vụ của Tôi và Sắp tới hoặc bạn có thể sửa đổi dạng xem hiện có hoặc tạo dạng xem danh sách nhiệm vụ của riêng bạn. Nếu dạng xem bạn muốn dùng không được liệt kê bên trên danh sách nhiệm vụ, hãy bấm Bấm để có thêm tùy chọn (...) kế bên nối kết dạng xem, rồi chọn dạng xem bạn muốn dùng. Để biết thêm thông tin về cách tạo dạng xem của riêng bạn, hãy xem Tạo, thay đổi hoặc xóa dạng xem của danh sách hoặc thư viện.
Sau khi bạn thêm nhiệm vụ chi tiết vào dự án của mình, bạn có thể muốn: