Quan trọng
Mặc dù SharePoint cho phép tùy chỉnh đáng kể các quyền của site, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng các nhóm SharePoint tích hợp sẵn cho các site liên lạc và quản lý quyền site nhóm thông qua nhóm Microsoft 365 được liên kết. Mặc dù điều này không được khuyến khích, nhưng việc ngắt kế thừa và đặt quyền mức mục là một kịch bản được hỗ trợ trong mục sử dụng hợp lý, như theo các giới hạn được nêu trong phần còn lại của bài viết này. Bạn có thể thêm, thay đổi hoặc xóa quyền đối với một tài liệu hoặc thư mục riêng lẻ bằng các phương pháp sau được đề cập trong Chia sẻ tệp hoặc thư mục trong Microsoft 365 . Điều này cho phép quản trị dễ dàng hơn nhiều.
Kế thừa quyền
Theo mặc định, tất cả các site, danh sách và thư viện trong một tuyển tập site sẽ kế thừa các thiết đặt quyền từ site nằm ở ngay trên chúng trong cấu trúc phân cấp site. Điều này được gọi là kế thừa quyền. Kế thừa quyền có nghĩa là một site kế thừa quyền từ site gốc của tuyển tập site và site con kế thừa quyền từ site mẹ. Thư mục, danh sách và tài liệu kế thừa quyền từ site chứa chúng, v.v.
Kế thừa quyền có thể tiết kiệm thời gian cho người quản trị site, đặc biệt là trên các tuyển tập site lớn hoặc phức tạp. Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể cần thay đổi quyền để có thể mở rộng quyền truy nhập để mời người khác chia sẻ thông tin hoặc hạn chế truy nhập vào một site . Với tư cách là người quản trị hoặc chủ sở hữu của thư viện, danh sách hoặc khảo sát, bạn có thể thay đổi quyền theo nhiều cách khác nhau (ví dụ: gán quyền duy nhất, thay đổi mức cấp phép hay loại bỏ quyền người dùng) để cho phép người thích hợp truy nhập vào dữ liệu họ cần trong khi hạn chế người khác. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách đến trang Quyền và ngắt kế thừa, sau đó cung cấp các bước gán hoặc thay đổi quyền.
Trước tiên, bạn cần đến trang quyền.
Đi đến trang Quyền
Các hướng dẫn này áp dụng cho Danh sách Microsoft, SharePoint trong Microsoft 365 , SharePoint Server Phiên bản đăng ký , SharePoint Server 2019 và SharePoint Server 2016 .
Xem trang Quyền trong SharePoint
Đối với danh sách hoặc thư viện
Đi tới thư viện hoặc danh sách và mở nó.
Chọn
đặt , rồi chọn Thiết đặt Thư viện hoặc Thiết đặt danh sách. Tùy theo phiên bản SharePoint của mình, có thể bạn cần chọn Thêm cài đặt thư viện .
Tùy vào phiên bản SharePoint của bạn, nếu bạn không thấy hãy chọn tab Thư viện hoặc Danh sách để mở ribbon, rồi chọn Thiết đặt Thư viện hoặc Thiết đặt Danh sách trên ribbon.
Trên trang Thiết đặt , dưới Quyền và Quản lý , chọn Quyền cho danh sách này hoặc Quyền cho thư viện tài liệu này .
Đầu Trang
Đối với khảo sát
Mở khảo sát.
Chọn Thiết đặt .
Chọn danh sách thả xuống và chọn Thiết đặt Khảo sát .
Trên trang Cài đặt , trong Quyền và Quản lý , chọn Quyền cho khảo sát này .
Giới thiệu về các quyền duy nhất cho các mục riêng lẻ
Khi bạn đến trang Quyền , bạn có thể thấy một hoặc nhiều thông báo ở phía trên cùng của trang như thế này:
Sau đây là ý nghĩa của mỗi thư:
- Một số mục trong danh sách này có thể có các quyền duy nhất không được kiểm soát từ trang này. Hiển thị những mục này. Điều này có nghĩa là, vào một thời điểm nào đó trong quá khứ, một mục riêng lẻ trong danh sách, thư viện hoặc khảo sát đã được chia sẻ với những người khác. Khi bấm vào Hiển thị những mục này , bạn sẽ thấy hộp thoại Ngoại lệ , hiển thị các mục đó. Nếu bạn là chủ sở hữu của mục, hãy bấm Quản lý quyền cho từng người để thực hiện thay đổi.
- Có người dùng truy nhập hạn chế trên trang web này. Người dùng có thể có quyền truy nhập hạn chế nếu một mục hoặc tài liệu bên dưới site đã được chia sẻ với họ. Hiển thị người dùng . Điều này nghĩa là nếu một mục đã được chia sẻ với người dùng nhưng toàn bộ danh sách, thư viện hoặc khảo sát thì không chia sẻ quyền truy nhập của họ bị giới hạn trong một mục đã được chia sẻ với họ. Bấm Hiện người dùng để xem họ là ai.
Khi bạn chia sẻ một mục với người dùng, họ sẽ được cấp quyền truy nhập hạn chế vào site để cấp cho họ quyền truy nhập vào mục. Nếu bạn hủy chia sẻ mục, người dùng sẽ tiếp tục có quyền truy nhập hạn chế vào site (và bạn sẽ thấy thông báo này), tuy nhiên, họ sẽ không có quyền truy nhập vào bất kỳ mục nào không được chia sẻ với họ. - Thư viện này kế thừa các quyền từ thư viện cha mẹ. (tên site) . Điều này có nghĩa là việc thừa kế vẫn chưa bị ngắt đối với danh sách, thư viện hoặc khảo sát. Xem Ngắt kế thừa quyền bên dưới để biết cách thực hiện thao tác này.
Ngắt kế thừa quyền trong SharePoint
Bây giờ bạn đã đến trang Quyền . Tiếp theo, bạn sẽ cần ngắt kế thừa quyền trước khi bạn có thể gán quyền duy nhất, thay đổi mức cấp phép hoặc loại bỏ quyền người dùng cho danh sách, thư viện hoặc khảo sát. Khi bạn ngắt kế thừa quyền đối với một danh sách, thư viện hoặc khảo sát và sau đó xác định thiết đặt quyền mới, danh sách (hay thư viện) đó sẽ trở thành mục mẹ cho các mục có trong đó. Các mục dưới quyền mẹ đó bây giờ sẽ kế thừa các thiết đặt quyền mới (trừ khi các mục này có những quyền được xác định duy nhất.)
Để ngắt kế thừa và gán quyền duy nhất, hãy làm theo các bước sau:
Đi tới danh sách, thư viện hoặc khảo sát và mở nó.
Truy nhập trang Quyền bằng các bước trong phần trước .
Để ngắt kế thừa quyền từ site mẹ, hãy chọn Dừng Kế thừa Quyền .
Lưu ý
- Khi một danh sách hoặc thư viện chứa hơn 100.000 mục, bạn không thể ngắt kế thừa quyền trên chính danh sách đó. Bạn cũng không thể kế thừa lại quyền trên chính danh sách đó.
- Khi một thư mục chứa hơn 100.000 mục, bạn không thể ngắt kế thừa quyền trên chính thư mục đó. Bạn cũng không thể kế thừa lại quyền trên chính thư mục đó.
- Các mục trong thư viện hoặc thư mục đạt tới giới hạn (ví dụ: một tệp hoặc thư mục) sẽ không bị ảnh hưởng—do đó, bạn vẫn có thể, chẳng hạn như, ngắt kế thừa trên bất kỳ tệp đơn nào bên trong một thư viện có hơn 100.000 mục.
- Khi người dùng chia sẻ tài liệu hoặc mục riêng lẻ khác, tính năng kế thừa sẽ tự động bị ngắt đối với mục đó. Các quyền kế thừa được sao chép vào mục và quyền cho người dùng được chia sẻ mục được thêm vào. Nếu thay đổi về quyền được thực hiện đối với mục mẹ, những thay đổi đó không được áp dụng cho mục.
Gán quyền duy nhất trong SharePoint
Khi bạn đã ngắt kế thừa bằng các bước trong mục trên, hãy làm theo các bước sau để cấp các quyền duy nhất:
Đi tới danh sách, thư viện hoặc khảo sát và mở nó.
Truy nhập trang Quyền bằng các bước trong phần trước .
Chọn Gán Quyền trên tab Quyền .
Lưu ý
Nếu danh sách hoặc thư viện đang kế thừa từ site mẹ, bạn sẽ không thấy Grant Permissions .
Trong hộp thoại Chia sẻ..., hãy đảm bảo đã chọn Mời mọi người , sau đó nhập tên của những người hoặc nhóm bạn muốn cấp quyền truy nhập vào hộp Nhập tên hoặc địa chỉ email... .
Thêm thông điệp cá nhân nếu bạn thích.
Chọn hoặc bỏ chọn Chia sẻ mọi thứ trong thư mục này, kể cả các mục có quyền duy nhất . Điều này sẽ cấp hoặc hạn chế quyền truy nhập vào các mục bạn đã đặt quyền duy nhất. (Tùy chọn này chỉ sẵn dùng cho thư mục.)
Mức cấp phép được đặt mặc định là Chỉnh sửa , có nghĩa là những người bạn mời có thể thực hiện một số thay đổi đối với danh sách, thư viện hoặc khảo sát. Nếu bạn muốn cấp một mức cấp phép khác như Chỉ đọc , hãy bấm Hiện tùy chọn và thay đổi lựa chọn trong hộp Chọn mức cấp phép .
Thư email sẽ được gửi đến tất cả mọi người trong hộp Mời mọi người . Nếu bạn không muốn điều này xảy ra, hãy bấm Hiện tùy chọn, rồi bỏ chọn Gửi thư mời qua email .
Khi bạn thực hiện xong, hãy bấm Chia sẻ .
Đầu Trang
Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn tạo một nhóm bảo mật Thư mục Hiện hoạt Windows và cấp quyền truy nhập vào một thư viện hoặc danh sách cho tất cả mọi người trong nhóm bảo mật Windows đó. Ví dụ, bạn có thể muốn cấp cho cả nhóm quyền truy nhập vào một danh sách bằng cách thêm nhóm bảo mật đó vào một nhóm SharePoint. Sau đó, khi những người mới tham gia nhóm của bạn, bạn sẽ cấp cho họ các quyền thích hợp chỉ bằng cách thêm họ vào nhóm bảo mật Windows thích hợp. Để tìm hiểu thêm về các nhóm Bảo mật Windows, hãy xem Nhóm bảo mật Active Directory.
Lưu ý
Bạn không thể cấp quyền truy nhập vào nhóm phân phối không phải là nhóm bảo mật Windows.
Thay đổi mức cấp phép trong SharePoint
Bạn phải ngắt kế thừa từ site mẹ trước khi bạn có thể thay đổi các quyền duy nhất. Khi bạn đã ngắt kế thừa bằng các bước trong mục trên, hãy làm theo các bước sau để thay đổi quyền:
Đi tới danh sách, thư viện hoặc khảo sát và mở nó.
Truy nhập trang Quyền cho danh sách, thư viện hoặc khảo sát bằng cách sử dụng các bước trong phần trước .
Trong danh sách Tên , hãy chọn hộp kiểm bên cạnh tên của người dùng hoặc nhóm bạn thay đổi cấp độ quyền.
Chọn Chỉnh sửa quyền người dùng .
Bên dưới Quyền , đánh dấu chọn hộp kiểm cho mức cấp phép bạn muốn cho người dùng hoặc nhóm bạn đã chọn.
Để biết thêm thông tin về các mức cấp phép, hãy xem Hiểu các mức cấp phép trong SharePoint .
Loại bỏ quyền của người dùng trong SharePoint
Bạn phải ngắt kế thừa từ site mẹ trước khi có thể loại bỏ quyền của người dùng. Khi bạn đã ngắt kế thừa bằng các bước trong phần trên, hãy làm theo các bước sau để loại bỏ quyền của người dùng:
Đi tới danh sách, thư viện hoặc khảo sát và mở nó.
Truy nhập trang Quyền cho danh sách, thư viện hoặc khảo sát bằng cách sử dụng các bước trong phần trước .
Trong danh sách Tên , hãy chọn hộp kiểm bên cạnh tên của người dùng hoặc nhóm mà bạn muốn loại bỏ quyền.
Chọn Loại bỏ quyền người dùng .
Lưu ý
Khi loại bỏ các quyền, quyền của người dùng hoặc nhóm sẽ bị loại bỏ trong tất cả các con, bao gồm cả những người có kế thừa quyền bị hỏng. Không thể khôi phục chúng.
Trang Quyền cập nhật để hiện nhóm hay người dùng không còn có quyền đối với danh sách.
Khôi phục kế thừa để xóa tất cả các quyền duy nhất trong SharePoint
Khi bạn ngắt kế thừa quyền giữa một site, thư mục, danh sách, thư viện, mục danh sách, hoặc tài liệu và site mẹ của nó, bạn có thể khôi phục lại thừa kế quyền bất cứ lúc nào, thao tác này sẽ loại bỏ mọi quyền tùy chỉnh mà bạn đã đặt.
Đi tới danh sách, thư viện hoặc khảo sát và mở nó.
Truy nhập trang Quyền cho danh sách, thư viện hoặc khảo sát bằng cách sử dụng các bước trong phần trước .
Trên tab Quyền (cho một danh sách hoặc một thư viện), hãy chọn Xóa các quyền duy nhất .
Chọn OK . Lúc này, thanh trạng thái cho danh sách sẽ thể hiện 'Danh sách này kế thừa quyền từ cha mẹ của mình'. Tên của cha mẹ xuất hiện kế bên trạng thái được cập nhật.