SharePoint cung cấp trải nghiệm giàu tính năng và có thể mở rộng để quản lý nội dung. Nếu bạn có một lượng lớn tệp cần quản lý, hãy cân nhắc dùng mẫu site Trung tâm Tài liệu. Mẫu này được tối ưu hóa để quản lý tài liệu quy mô lớn. Nó có thể tiết kiệm thời gian và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Các phiên bản, ID tài liệu, tập tài liệu, dẫn hướng siêu dữ liệu và các loại nội dung được bao gồm trong mẫu.
Site Trung tâm Tài liệu hoạt động cho cả hai kịch bản sau:
- Môi trường biên soạn Trong môi trường biên soạn Trung tâm Tài liệu, người dùng tạo và chỉnh sửa hàng ngàn tài liệu hoặc tài nguyên phương tiện được lưu trữ trong kho lưu trữ trung tâm.
- Lưu trữ nội dung Trong lưu trữ nội dung, chẳng hạn như cơ sở tri thức, người dùng lưu trữ hoặc xem tài liệu.
Bài viết này sẽ cho bạn biết về các tính năng trong mẫu site Trung tâm Tài liệu.
Để tạo một trung tâm tài liệu, hãy xem Sử dụng mẫu để tạo các loại site SharePoint khác nhau
Có gì trong site Trung tâm Tài liệu?
Mẫu site Trung tâm Tài liệu có chứa các tính năng giúp tạo và quản lý tập tài liệu lớn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Trong hầu hết các trường hợp, chủ sở hữu site có thể thêm từng tính năng trong số này riêng biệt. Mẫu site Trung tâm Tài liệu sẽ tự động bật các tính năng quản lý tài liệu được đề xuất. Các phần sau đây mô tả ngắn gọn các tính năng này.
Bạn có thể sử dụng site Trung tâm Tài liệu như một môi trường biên soạn hoặc nơi lưu trữ nội dung. Trong môi trường biên soạn, người dùng thường xuyên kiểm tra các tệp trong và ngoài và tạo ra các cấu trúc thư mục cho các tệp đó. Tính năng Tạo phiên bản được bật và các phiên bản cũ hơn của mỗi tài liệu được giữ lại. Ngoài ra, dòng công việc có thể kiểm soát vòng đời của tài liệu.
Ngược lại, có rất ít thao tác biên soạn xảy ra trong nơi lưu trữ nội dung. Người dùng chỉ xem hoặc tải lên tài liệu. Mẫu site Trung tâm Tài liệu hỗ trợ tạo một loại lưu trữ nội dung được gọi là lưu trữ cơ sở tri thức. Thông thường, các cơ sở kiến thức chứa các phiên bản đơn nhất của tài liệu và một site có thể mở rộng đến hàng triệu tệp. Trong một kịch bản điển hình, chẳng hạn như một trung tâm hỗ trợ kỹ thuật cho một tổ chức lớn, hàng ngàn người có thể truy nhập nội dung, chủ yếu để đọc nội dung đó. Chỉ một số người sẽ tải nội dung mới lên site.
Các mục sau đây mô tả một số tính năng SharePoint mà bạn có thể đưa vào site Trung tâm Tài liệu. Ngoài các chức năng này, một số tổ chức tùy chỉnh giao diện và dẫn hướng của Trung tâm Tài liệu. Một số thêm Phần Web tùy chỉnh.
Dẫn hướng siêu dữ liệu
Siêu dữ liệu được quản lý là một hệ thống gán các thuật ngữ nhất định cho tài liệu trong SharePoint. Sau đó, bạn có thể sử dụng các thuật ngữ đó để phân loại tài liệu. Bạn cũng có thể sử dụng siêu dữ liệu để tạo một công cụ dẫn hướng mạnh mẽ dành cho người dùng, có thể giúp họ nhanh chóng tìm thấy những gì họ muốn.
Ví dụ: giả sử công ty bạn có một cơ sở tri thức có chứa các bài viết giúp mọi người khắc phục sự cố với sản phẩm. Bạn có thể tạo các thuật ngữ siêu dữ liệu cho phép người dùng lọc thông tin theo sản phẩm, theo loại vấn đề hoặc theo các thuộc tính khác.
ID Tài liệu
Trong site Trung tâm Tài liệu, mỗi phần nội dung có một ID duy nhất không liên quan đến vị trí tài liệu, chẳng hạn như liên kết URL. Điều này có nghĩa là nếu bạn di chuyển hoặc đổi tên tài liệu, ID vẫn giữ nguyên. Bạn có thể sử dụng ID này để tạo liên kết vĩnh viễn cho tài liệu và giảm thiểu liên kết bị hỏng.
Phiên bản
Các phiên bản sẽ tự động được bật trong site Trung tâm Tài liệu. Điều này có nghĩa là bạn tự động có lịch sử của tất cả các phiên bản khác nhau của tệp. Trong một quy trình xem lại tài liệu, ví dụ: điều này có nghĩa là bạn có một bản ghi của tất cả các cập nhật đã được nhập trong chu kỳ xem xét. Bạn có thể theo dõi các bản cập nhật, liên hệ với những người phản hồi v.v. Ngoài ra, nếu phát sinh sự cố với phiên bản hiện tại của một bài viết, bạn có thể nhanh chóng hoàn nguyên về phiên bản đã biết là tốt gần nhất.
Các loại nội dung
Loại nội dung là một loại nội dung cụ thể cùng với một nhóm các thiết đặt cho nội dung. Khi ai đó tạo một tài liệu của kiểu nội dung đã xác định, tài liệu đó sẽ tự động nhận được tất cả các thiết đặt thích hợp dành cho kiểu nội dung đó. Một Trung tâm Tài liệu có thể có một tuyển tập các loại nội dung - các loại tài liệu, video, mẫu khác nhau, v.v.
Trình sắp xếp Nội dung
Trình sắp xếp Nội dung không được tự động đưa vào site Trung tâm Tài liệu, tuy nhiên, có nhiều người dùng thêm nó. Trình sắp xếp Nội dung là một tính năng của SharePoint cho phép bạn quản lý việc tổ chức và cấu trúc tổng thể của các mục. Bằng cách dùng siêu dữ liệu hoặc kiểu nội dung, Trình sắp xếp Nội dung có thể tự động định tuyến tài liệu và các mục khác đến các vị trí cụ thể. Ví dụ: trong một cơ sở tri thức, bạn có thể để Trình sắp xếp Nội dung tự động định tuyến tất cả các bài gửi mới đến một thư viện đặc biệt thu thập bài viết về một sản phẩm cụ thể.