Microsoft 365 có thể giúp bạn quản lý và chia sẻ lịch biểu công việc của mình. Các tính năng mới cho phép bạn xác định thêm chi tiết về lịch biểu làm việc của bạn: từ nơi bạn đang làm việc (từ xa hoặc trong văn phòng) và liệu bạn có làm việc theo giờ khác nhau vào những ngày khác nhau hay không. Ngoài ra, bạn có thể lên lịch cuộc họp với người khác dựa trên địa điểm làm việc của họ, xem địa điểm làm việc trên thẻ hồ sơ của mọi người và xem thời gian ngoài văn phòng của bạn được phản ánh tại địa điểm của bạn.
Lưu ý: Vị trí làm việc không được sử dụng để theo dõi nhân viên. Dữ liệu vị trí công việc của cá nhân được tổng hợp và được đặt tên để hiểu rõ xu hướng nghề nghiệp văn phòng.
Trong bài viết này:
Xem và cập nhật vị trí công việc của bạn
Xem vị trí của những người khác
Xem các đề xuất để tối ưu hóa ngày của bạn
Bạn có thể xem giờ làm việc và vị trí cho chính bạn và những người khác trong Outlook cổ điển, nhưng bạn cần thiết lập chúng bằng tài khoản cơ quan hoặc trường học bằng cách sử dụng Outlook hoặc Outlook mới trên web theo các bước dưới đây. Bạn không chắc mình đang sử dụng phiên bản nào? Xem mục Tôi có phiên bản Outlook nào?
Lưu ý: Đặt giờ làm việc chỉ sẵn dùng cho các cá nhân sử dụng tài khoản cơ quan hoặc trường học trong Outlook với đăng ký Microsoft 365 đủ điều kiện.
Đặt giờ làm việc và vị trí của bạn
Thiết lập vị trí làm việc định kỳ của bạn từ Cài đặt hoặc thay đổi một ngày bằng cách sử dụng Lịch Outlook.
Đặt giờ làm việc và vị trí từ Cài đặt
Khi bạn thiết lập tính năng này, những người khác sẽ thấy những ngày bạn đang làm việc từ xa và những ngày bạn sẽ ở trong văn phòng. Bạn cũng có tùy chọn để chia sẻ vị trí công việc chính xác của mình với người khác, ví dụ: nếu tổ chức của bạn có nhiều tòa nhà, bạn có thể chỉ định chính xác bạn sẽ ở tòa nhà nào.
Đặt kế hoạch làm việc định kỳ của bạn trong Cài đặt. Bạn cũng có tùy chọn chia sẻ vị trí tòa nhà của mình với người khác.
-
Chọn Thiết đặt > lịch >giờ làm việc và vị trí.
-
Chọn hộp kiểm cho những ngày bạn muốn đặt.
-
Sử dụng danh sách thả xuống để chọn giờ làm việc và vị trí của bạn mỗi ngày.
Chia sẻ tòa nhà bạn đang làm việc và nơi bạn sẽ ngồi.
Chọn hộp kiểm Chia sẻ chi tiết vị trí văn phòng.
Bỏ chọn hộp kiểm Chia sẻ chi tiết vị trí văn phòng nếu bạn không muốn chia sẻ chi tiết vị trí cụ thể.
Bất kỳ ai xem thẻ của bạn sẽ chỉ nhìn thấy bạn ở văn phòng hoặc từ xa.
Nếu bạn không muốn chia sẻ chi tiết về nơi bạn sẽ làm việc, hãy làm như sau:
Bỏ chọn vị trí công việc của bạn. Thao tác này sẽ xóa và thay thế bằng Vị trí không.
Bỏ chọn Chia sẻ vị trí của bạn.
-
Khi bạn hoàn tất, hãy bấm Lưu.
Lưu ý: Trải nghiệm thiết lập mới này hiện chỉ sẵn dùng trong Outlook for Windows và Outlook mới trên web, nhưng thiết lập giờ làm việc và vị trí sẽ sẵn dùng trong Teams, Outlook for Mac và Outlook for iOS và Android vào một ngày sau đó.
Cập nhật giờ làm việc từ Lịch
Khi bạn cần thay đổi kế hoạch làm việc định kỳ vào một ngày cụ thể hoặc vài ngày trong tuần đó, chẳng hạn như bạn đã lên kế hoạch làm việc từ xa nhưng quyết định đến văn phòng cho các cuộc họp trực tiếp, hãy dùng Lịch Outlook để cập nhật.
-
Trên ngăn dẫn hướng, chọn Lịch
-
Chọn Gói công việc
Lưu ý: Biểu tượng Kế hoạch làm việc có thể trông khác nhau tùy thuộc vào việc trước đó bạn đã thiết lập ngày hôm đó là từ xa hoặc tại văn phòng.
-
Thực hiện thay đổi của bạn.
Nếu bạn dự định vào văn phòng và tổ chức của bạn có nhiều tòa nhà, từ danh sách thả xuống, hãy chọn tòa nhà mà bạn dự định làm việc từ đó.Lưu ý: Lựa chọn tòa nhà chỉ sẵn dùng nếu tổ chức của bạn thiết lập danh bạ các tòa nhà để chọn.
Thay vào đó, nếu bạn dự định làm việc từ xa, hãy chọn ngày bạn ở xa, rồi bấm vào hộp kiểm Tôi làm việc từ xa.
Bấm Đặt. Sau khi gói của bạn được thiết lập, một biểu tượng vị trí sẽ xuất hiện trên ngày lịch của bạn để cho biết bạn đang làm việc từ đâu.
Lưu ý: Trải nghiệm thiết lập từ Lịch Outlook hiện chỉ sẵn dùng trong Outlook for Windows và Outlook trên web mới. Sắp tới sẽ thiết lập giờ làm việc và vị trí trong Teams, Outlook Mobile và Outlook for Mac.
Xem và cập nhật vị trí công việc của bạn
Khi lịch biểu của bạn thay đổi, hãy cập nhật vị trí công việc của bạn từ Outlook hoặc Teams.
Lưu ý: Tùy chọn để thay đổi vị trí mỗi ngày hiện chỉ sẵn dùng trong Outlook trên web và Teams trên Máy tính bàn, nhưng cuối cùng sẽ sẵn dùng trong Outlook for Windows, iOS, Android và Mac cổ điển.
Cập nhật vị trí làm việc của bạn hoặc đặt thời gian không làm việc từ Outlook
Khi xem lịch của bạn, hãy chọn biểu tượng đại diện cho vị trí làm việc đã lên lịch của bạn và thay đổi vị trí nếu cần. Vị trí công việc có thể được xóa bằng cách bỏ chọn vị trí.
Bạn cũng có thể chọn cập nhật vị trí công việc của mình thành một tòa nhà cụ thể. Các tòa nhà bạn đặt làm một phần trong giờ làm việc và vị trí định kỳ của bạn xuất hiện đầu tiên dưới dạng địa điểm được đề xuất.
-
Để chọn một tòa nhà, hãy mở bộ chọn vị trí.
-
Chọn Tìm kiếm địa điểm. Bạn cũng có thể đặt vị trí của mình thành chỉ nói Office bằng cách tìm kiếm vị trí đó.
Lưu ý: Chọn một tòa nhà cụ thể chỉ khả dụng nếu tổ chức của bạn thiết lập tòa nhà làm tùy chọn vị trí.
Đặt vị trí Ngoài văn phòng của bạn
Bạn có thể đặt địa điểm không ở văn phòng bằng cách chọn tùy chọn đó từ cửa sổ Kế hoạch làm việc.
-
Chọn Gói công
-
Chọn Ngoài văn phòng từ danh sách thả xuống.
-
Nhập tiêu đề, rồi đặt ngày giờ bạn dự định ra ngoài văn phòng.
-
Bấm Lưu. Cuộc hẹn trả trước được thêm vào lịch của bạn và trạng thái hiện diện Teams của bạn cũng được cập nhật.
Mẹo: Bạn cũng có thể tạo cuộc hẹn trên lịch từ bất kỳ thiết bị nào và đặt tùy chọn Rảnh/Bận thành Ngoài văn phòng. Vị trí của bạn được đặt là Ngoài văn phòng trong khoảng thời gian đó.
Cập nhật vị trí làm việc của bạn từ Teams
Chọn biểu tượng vòng tròn với ảnh hồ sơ của bạn và thay đổi vị trí công việc. Vị trí mới sẽ được áp dụng cho giờ làm việc của bạn trong thời gian còn lại trong ngày và được phản ánh trong cả Outlook và Teams. Bạn cũng có thể thể hiện cụ thể vị trí tòa nhà mà bạn đang làm việc vào một ngày nhất định.
Xem vị trí của những người khác
Việc biết những người khác đang làm việc ở đâu là rất quan trọng để lên lịch và cộng tác. Bạn có thể xem vị trí của người khác từ thẻ vị trí công việc của riêng bạn, khi lên lịch từ Outlook hoặc khi xem thẻ hồ sơ của người khác.
Xem từ thẻ vị trí làm việc hàng ngày của bạn
Từ thẻ vị trí hàng ngày của bạn, bạn sẽ có thể xem những người mà bạn làm việc cùng sẽ đến văn phòng ngày hôm đó. Nếu bạn có một tập hợp tòa nhà cụ thể, danh sách sẽ được lọc cho những người khác cũng đã đặt vị trí của họ ở cùng một vị trí cho ngày đó.
Xem khi lên lịch cuộc họp trong Outlook
Nếu người khác đã thiết lập giờ làm việc và vị trí của họ, vị trí công việc của họ sẽ xuất hiện trong Trợ lý Lập lịch biểu, như minh họa dưới đây.
Xem thẻ hồ sơ của người khác
Nếu bạn muốn tìm nhanh nơi ai đó đang làm việc từ đó, bạn có thể xem vị trí của họ trong thẻ hồ sơ của họ bên cạnh trạng thái sẵn sàng của họ.
Xem các đề xuất để tối ưu hóa ngày của bạn
Tối ưu hóa lịch biểu địa điểm làm việc của bạn rất quan trọng để tối đa hóa sự cộng tác và kết nối trong ngày trực tiếp của bạn.
Bạn có thể xác định ngày nào có đề xuất bằng cách thêm dấu chấm đỏ trên biểu tượng Vị trí kế hoạch công việc.
-
Chọn vị trí gói công việc được đề xuất
-
Trên thẻ vị trí hàng ngày, hãy xem hành động được đề xuất. Đề xuất có thể là:
Cập nhật kế hoạch làm việc của bạn cho sự kiện trực tiếp
Đặt phòng cho các cuộc họp trong ngày làm việc
-
Chọn hành động dựa trên đề xuất hoặc đóng thẻ.
Lưu ý: Trải nghiệm đề xuất hiện đang được chọn tham gia. Chuyển đến Địa điểm Microsoft để biết thêm chi tiết.
Giờ làm việc thừa tự
Trải nghiệm mới này thay thế trải nghiệm giờ làm việc kế thừa, nhưng giờ làm việc thừa tự sẽ tiếp tục được hỗ trợ. Vì trải nghiệm cũ chỉ hỗ trợ thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc duy nhất cho toàn bộ tuần làm việc nên giờ làm việc kế thừa sẽ xấp xỉ giờ làm việc và vị trí hiện đại.
Ví dụ: người dùng thiết lập lịch biểu sau đây bằng cách sử dụng giờ làm việc và địa điểm mới: Thứ Hai, Thứ Ba, Thứ Năm: 8:00 sáng - 5:00 chiều & Thứ Tư, Thứ Sáu: 10:00 sáng - 7:00 chiều. Thời gian cho giờ làm việc kế thừa của họ sẽ được định cấu hình để xấp xỉ tốt nhất (8:00 sáng đến 7:00 ch) - thời gian bắt đầu tối thiểu và thời gian kết thúc tối đa của giờ làm việc hiện đại.
Cho đến khi người dùng thiết lập giờ làm việc hiện đại, các thay đổi đối với giờ làm việc kế thừa cũng sẽ cập nhật thời gian trong giờ làm việc hiện đại của họ. Tuy nhiên, sau khi người dùng thiết lập (hoặc cập nhật) giờ làm việc hiện đại của họ, những thay đổi trong tương lai đối với giờ làm việc kế thừa sẽ không phát động và ghi đè giờ làm việc hiện đại.
Ngoại lệ cho quy tắc này là múi giờ làm việc. Bất cứ khi nào múi giờ làm việc cũ thay đổi, múi giờ đó sẽ cập nhật múi giờ cho giờ làm việc hiện đại. Điều này đảm bảo rằng những người khác có thể xem tình trạng sẵn sàng chính xác nếu ai đó trên máy khách cũ di chuyển qua nhiều múi giờ.
