Cách thực hành tốt nhất để đồng bộ ghi chú trong OneNote

Biết giới hạn lưu trữ của bạn

OneNote lưu trữ các phần trong sổ tay của bạn dưới dạng các tệp riêng lẻ. Cả OneDrive và SharePoint đều có giới hạn kích cỡ tệp có thể ảnh hưởng đến kích cỡ tối đa của các mục OneNote. Ví dụ: trên tài khoản OneDrive cá nhân, giới hạn lưu trữ miễn phí là 5 GB. Trên SharePoint và OneDrive for Business, người quản trị có thể cấu hình giới hạn lưu trữ, nhưng thông thường giới hạn này sẽ có giới hạn từ 15 GB trở xuống.

Những giới hạn này xác định mức độ lớn của các phần trong sổ tay, vì vậy bạn sẽ muốn đảm bảo rằng mình không đạt hoặc vượt quá giới hạn này. Mặc dù có thể khó nhận biết chính xác nội dung đã được thêm vào, đặc biệt là nếu bạn đã chia sẻ sổ tay của mình với người khác, bạn và cộng tác viên có thể ghi nhớ một số kích cỡ tệp rõ ràng — ví dụ: bằng cách không chèn nhiều tệp video có kích cỡ vài gigabyte vào cùng một phần hoặc nói chung là không quá tải các phần có nội dung phương tiện không cần thiết. Bạn vẫn có thể tham chiếu nội dung đó bằng cách chèn nối kết đến nội dung đó thay vì nhúng trực tiếp nội dung trong ghi chú của bạn.

Nếu bạn đạt đến giới hạn kích cỡ tệp của mình, OneNote sẽ thông báo cho bạn. Sau đó, bạn có thể cân nhắc việc tách một mục sổ tay lớn thành nhiều mục hoặc mua thêm dung lượng lưu trữ. Nếu bạn đang dùng OneNote tại nơi làm việc, bạn có thể yêu cầu thêm dung lượng lưu trữ từ người quản trị OneDrive for Business hoặc SharePoint của bạn.

Bắt buộc đồng bộ sổ tay thủ công

OneNote sẽ tự động lưu trữ các thay đổi đang chờ xử lý cho sổ ghi chép của bạn bất cứ khi nào bạn ngoại tuyến và sau đó đồng bộ những thay đổi đó ngay khi mạng khả dụng trở lại. Thông thường, bạn có thể giải quyết nhiều sự cố đồng bộ không mong muốn bằng cách buộc đồng bộ ngay khi mạng khả dụng trở lại.

Đây là cách buộc đồng bộ hóa sổ ghi chép theo cách thủ công trong các phiên bản khác nhau của OneNote:

Giải quyết các phần bị đặt sai chỗ

Nếu sổ tay của bạn có vẻ như bị thiếu trang hoặc toàn bộ phần, điều này có thể xảy ra khi nội dung đó chưa bao giờ được đồng bộ đầy đủ trước khi sổ tay được đóng nơi những thay đổi ban đầu được tạo ra. Để giải quyết vấn đề này, hãy mở OneNote trên máy tính hoặc thiết bị gốc có thêm hoặc sửa đổi ghi chú "bị thiếu" lần đầu và sử dụng các bước trước đó để buộc đồng bộ.

Ví dụ: nếu bạn đã tạo một phần mới trên máy tính xách tay nhưng chưa thể thấy các thay đổi trên máy tính để bàn, hãy quay lại máy tính xách tay của bạn, mở OneNote, rồi sử dụng các bước trước đó để bắt buộc đồng bộ sổ tay.

Tìm hiểu thêm về cách giải quyết các phần bị đặt sai chỗ trong OneNote.

Quản lý việc sử dụng sổ ghi chép được chia sẻ

Khi sử dụng sổ tay dùng chung đồng thời với các tác giả khác, bạn có thể có được trải nghiệm cộng tác tốt hơn bằng cách yêu cầu người dùng thực hiện thêm sổ tay trên các trang riêng biệt hoặc trong các mục riêng của họ. Nếu có quá nhiều người đang chỉnh sửa cùng một phần của cùng một trang tại một thời điểm bất kỳ, điều này đôi khi có thể tạo ra xung đột trang tạm thời.

Nếu bạn đang sử dụng các tính năng Sổ tay lớp học của OneNote trong một lớp học lớn, hãy cân nhắc những điều sau đây:

• Tách học viên thành các nhóm nhỏ (không quá 6 học viên mỗi nhóm).

• Tạo một phần riêng cho mỗi nhóm học viên. Ví dụ, nếu có 4 nhóm gồm 6 học viên, hãy tạo 4 phần.

• Yêu cầu mỗi học viên tạo trang của riêng mình hoặc yêu cầu từng học viên chỉnh sửa ở các vị trí khác nhau trên trang.

• Tránh thêm tệp đính kèm lớn (100 MB trở lên).

Giữ cho các ứng dụng và hệ điều hành của bạn luôn cập nhật

Chúng tôi liên tục triển khai các cải tiến cho các ứng dụng OneNote và dịch vụ đồng bộ của chúng trên OneNote for Windows, OneNote for Mac, OneNote for iOS và iPadOS và OneNote for Android. Để tận hưởng tất cả những cải tiến về tốc độ, độ tin cậy và bảo mật mới nhất, hãy đảm bảo luôn duy trì cập nhật các ứng dụng OneNote mà bạn yêu thích (cũng như các hệ điều hành dành cho máy tính và thiết bị mà chúng chạy trên đó).