Phối thư với phong bì

Bước 1: Thiết lập danh sách gửi thư của bạn

Danh sách gửi thư là nguồn dữ liệu của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

Mẹo

• Nếu bạn không có danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một danh sách trong quá trình phối thư. Thu thập tất cả danh sách địa chỉ của bạn và thêm chúng vào nguồn dữ liệu của bạn.
• Nếu bạn đang sử dụng bảng tính Excel, hãy định dạng cột Mã ZIP hoặc mã bưu chính dưới dạng văn bản để giữ nguyên bất kỳ số không nào. Để biết thêm thông tin, hãy xem Định dạng số, ngày phối thư và các giá trị khác trong Excel.
• Nếu bạn muốn dùng các liên hệ Outlook, hãy đảm bảo Outlook là chương trình email mặc định của bạn.

Bước 2: Kiểm tra bố cục phong bì của bạn

Nếu cần, hãy chạy thử trên một lô phong bì kiểm tra nhỏ trước khi bạn thực hiện phối thư thật.

1. Đi đến Tệp>Mới>Tài liệu trống.

2. Đi tớiPhong bìGửi thư>.
   

3. Trong hộp Địa chỉ chuyển phát , nhập địa chỉ mẫu để kiểm tra hình thức của phong bì khi in.

4. Nhập địa chỉ của bạn vào hộp Địa chỉ phúc đáp .
   

5. Chọn Tùy chọnPhong bì Tùy chọn > và thực hiện các thao tác sau:

   • Chọn kích cỡ phù hợp với phong bì của bạn hoặc chọn Kích cỡ tùy chỉnh để đặt kích cỡ.
     
   • Nếu cần, chọn phông chữ cũng như vị trí khoảng cách trái và trên cùng cho Địa chỉ chuyển phát và Địa chỉ phúc đáp.

6. Trên tab Tùy chọn in, xác nhận đã chọn đúng Phương pháp cho vào, đưa phong bì vào giống với hình minh hoạ, rồi chọn OK.
   

7. Chọn In, rồi chọn Có để lưu địa chỉ trả về làm địa chỉ mặc định.

Bước 3: Bắt đầu phối thư

1. Đi tới Gửi thư,>bắt đầuphong bì phối > thư.
   
2. Trong hộp thoại Tùy chọn phong bì, hãy kiểm tra các tùy chọn của bạn rồi chọn OK.
3. Nếu muốn thêm địa chỉ trả về hoặc logo vào phong bì của bạn thì đây chính là lúc để thực hiện.
4. Chọn Lưu Tệp>.

Bước 4: Liên kết danh sách gửi thư của bạn với tài liệu chính

1. Đi tới Gửi> thưChọn Người nhận.
   
2. Chọn một nguồn dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.
3. Chọn Lưu Tệp>.

Nếu bạn cần chỉnh sửa danh sách gửi thư của mình, hãy xem Phối thư: Chỉnh sửa người nhận.

Bước 5: Thêm khối địa chỉ vào phong bì

Khối địa chỉ là trường phối thư mà bạn sẽ đặt ở nơi bạn muốn địa chỉ xuất hiện trên phong bì. Để biết rõ hơn vị trí, hãy nhấn CTRL+SHIFT+8 để bật dấu phân đoạn (¶).

1. Để con trỏ của vào nơi bạn muốn đặt khối địa chỉ.
2. Đi tới Khối>địa chỉ gửi thư và chọn một định dạng. Để biết thêm thông tin, hãy xem Chèn Khối Địa chỉ.
   
3. Chọn một định dạng trong hộp thoại Chèn Khối Địa chỉ , cho tên người nhận khi hiển thị trên phong bì.
4. Nếu bạn muốn, hãy chọn nút Bản ghi Tiếp hoặc để di chuyển qua một vài bản ghi trong nguồn dữ liệu của bạn để xem chúng trông như thế nào.
5. Chọn OK.
6. Đi đếnLưuTệp> để lưu tài liệu phối của bạn.

Nếu thiếu bất kỳ phần nào trong địa chỉ của bạn, hãy xem Phối thư: Khớp trường để khắc phục.

Bước 6: Xem trước và in phong bì

Kiểm tra lần cuối trước khi in phong bì.

1. Chọn Tiếp theo hoặc để di chuyển qua một vài bản ghi trong nguồn dữ liệu của bạn để xem chúng trông như thế nào.
2. Chọn Kết thúc & phối>tài liệu in.
   

Bước 7: Lưu tài liệu phong bì phối thư của bạn

Khi bạn lưu tài liệu phong bì phối thư, tài liệu đó vẫn được kết nối đến danh sách gửi thư của bạn để dùng sau này.

Để sử dụng lại tài liệu phối thư phong bì của bạn, hãy mở tài liệu và chọn Có khi Word nhắc bạn giữ kết nối. Để thay đổi địa chỉ trong tài liệu phối thư phong bì, hãy mở tài liệu và chọn Chỉnh sửa danh sách người nhận để sắp xếp, lọc và chọn các địa chỉ cụ thể.

Bước 1: Thiết lập danh sách gửi thư của bạn

Danh sách gửi thư là nguồn dữ liệu của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu chính để khớp với phong bì của bạn

1. Đi tới Gửi thư,>bắt đầuphong bì phối > thư.
   
2. Trong hộp thoại Phong bì, bên dưới Địa chỉ Trả về, hãy chọn một tùy chọn.
3. Trong hộp thoại Phong bì, bên dưới Tùy chọn in, chọn Thiết lập Trang.
4. Trong hộp thoại Thiết lập Trang , trong danh sách Kích cỡ giấy , chọn tùy chọn khớp với kích cỡ phong bì của bạn.
   Nếu không có tùy chọn nào khớp với kích cỡ phong bì của bạn, hãy thực hiện như sau:
5. Trong hộp thoại Thiết lập trang, chọn Ngang OK>.
6. Chọn OK để đóng hộp thoại Phong bì.
7. Đi tớiLưutệp>.

Bước 3: Liên kết danh sách gửi thư của bạn với tài liệu chính

1. Trên tab Gửi thư , chọn Chọn người nhận.
   
2. Chọn một nguồn dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.
3. Nếu cần, hãy sửa danh sách người nhận của bạn. Để biết thêm thông tin, xem Phối thư: Chỉnh sửa người nhận.
4. Chọn Lưu Tệp>.

Bước 4: Thêm và định dạng trường phối

1. Trong tài liệu của bạn, chọn hộp văn bản Kéo trường vào hộp này hoặc nhập , rồi bấm hoặc nhấn vào văn bản để loại bỏ.
2. Đi tới Gửi thư>trường Chèn phối và chọn trường bạn muốn thêm.
   
3. Thêm và định dạng các trường bạn muốn đưa vào phong bì, rồi chọn OK.

Bước 5: Xem trước và in phong bì

1. Đi đếnKết quả Xem trướcThư để> xem diện mạo của phong bì.
   

   Lưu ý

   Sử dụng các mũi tên trái và phải trên tab Gửi thư để cuộn qua từng phong bì.

2. Để thực hiện thay đổi thêm về định dạng, hãy chọn Xem trước kết quả lần nữa để chỉnh sửa trường phối.

3. Khi hoàn tất, đi đến tab Gửi thư , chọn Kết thúc & Phối In>Tài liệu để hoàn tất phối thư.
   

   Mẹo

   Để xem lại và cập nhật từng phong bì riêng lẻ trước khi in, hãy đi tới Thư,>Kết thúc & phối Chỉnh>sửa từng tài liệu riêng lẻ. Khi hoàn tất, đi đếnIn Tệp> để in phong bì.