本文适用于使用屏幕阅读器程序（如 Windows 讲述人、JAWS 或 NVDA）与 Windows 工具或功能以及Microsoft 365 产品的用户。 本文是 Office 内容集辅助功能帮助和学习的 一部分，可在其中找到有关应用的更多辅助功能信息。 如需一般帮助，请访问 Microsoft 支持部门。
将 Access 与键盘和屏幕阅读器配合使用，将 Excel 工作表导入 Access 或从 Access 桌面数据库链接到 Excel 工作表。 我们已经通过“讲述人”、JAWS 和 NVDA 对其进行了测试，但它或许还能与其他屏幕阅读器配合使用，只要这些屏幕阅读器遵循常见的辅助功能标准和技术。
注意
- Microsoft 365 的新增功能会逐渐向 Microsoft 365 订阅者发布，因此你的应用可能还没有这些功能。 若要了解如何更快速地获取新功能，请加入 Office 预览体验计划。
- 要详细了解屏幕阅读器，请转到如何配合使用屏幕阅读器和 Microsoft 365。
本主题内容
准备要导入或链接的 Excel 工作表
将数据从 Excel 工作表引入 Access 之前，请花点时间查看工作表并决定如何从其中导入数据。
- 决定是链接到整个工作表还是仅导入其中的一部分。 如果只想将工作表的一部分引入 Access，可以定义一个命名区域，该区域仅包含要引入的单元格。 有关说明，请转到 使用屏幕阅读器为 Excel 中的单元格或数据区域命名。
- 确保 Excel 工作表采用平面文件格式，以便向导可以轻松处理其中的数据。 例如，修复可能的错误值，删除不必要的空白列和行，并检查每一行中包含相同的数据类型。 有关如何准备导入或链接的更多详细信息，请参阅 导入或链接到 Excel 工作簿中的数据中的“准备工作表”、“准备 Excel 数据”和“排查缺失或错误值”部分。
准备要导入的目标 Access 数据库
在从 Excel 工作表导入数据之前，请花点时间检查目标 Access 数据库是否已准备好进行导入，并确定要如何存储导入的数据。
确保目标 Access 数据库不是只读的，并且你有权对数据库进行更改。
确定是要将数据存储在新表还是现有表中：
- 如果选择在新表中存储数据，Access 就会创建一个表，并将导入的数据添加到该表。 如果已经存在使用指定名称的表，Access 就会用导入的数据覆盖该表的内容。
- 如果选择将数据添加到现有表中，Excel 工作表中的各行将追加到指定的表中。
如果您决定将 Excel 数据追加到现有 Access 表，请确保 Excel 中源数据中的结构和字段设置与 Access 中目标表中的结构和字段设置匹配。 若要在 “设计视图 ”中打开 Access 表进行检查，请按 Alt+H、W、D。根据“准备目标数据库”部分的步骤 2 中的 导入或链接到 Excel 工作簿中的数据中的清单检查表。
导入数据
导入数据时，Access 会在新的或现有表中创建数据的副本，而无需更改源 Excel 工作表。
注意
在步骤 10 中，可能需要一位同事来帮助你选择要编辑的字段。
如果源 Excel 工作簿处于打开状态，请将其关闭。
打开将存储导入数据的目标 Access 数据库。
提示
如果要创建新的空白数据库，请按 Alt+F、N、L。
若要打开“ 获取外部数据 - Excel 电子表格 ”对话框，请根据所使用的 Access 版本执行以下操作之一：
- 在 Microsoft 365 订阅版本或 Access 2019 中，按 Alt+X、N、1、F 和 X。
- 在Access 2016中，按 Alt+X 转到“外部数据”选项卡。按 Tab 键，直到到达“导入 & 链接”组，按向右键，直到听到“Excel”，然后按 Enter。
此时会打开 “获取外部数据 - Excel 电子表格 ”对话框。 执行下列操作之一以指定包含要导入的数据的 Excel 文件：
- 若要将焦点移动到“ 文件名 ”文本字段，请按 F，然后粘贴或键入 Excel 文件的路径。
- 若要浏览文件，请按 R。“ 文件打开 ”对话框随即打开。 导航到所需的文件，在文件上按 Enter 将其选中。
若要指定导入数据的存储方式，请执行以下操作之一：
- 如果要将数据存储在新表中，请按 I 移动到 ，然后选择 “将源数据导入当前数据库中的新表中 ”选项。 稍后会提示您命名该表。
- 如果要将数据追加到现有表，请按 A 移动到 ，然后选择“ 将记录的副本追加到表” 选项。 若要选择表，请按一次 Tab 键。 焦点将移动到表列表。 按 Alt+向下键展开列表，按向上或向下键，直到听到所需表，然后按 Enter 将其选中。 如果数据库不包含任何表，则此选项不可用。
按 Tab 键，直到到达 “确定 ”按钮，然后按 Enter。 导入电子表格向导将启动。
提示
如果屏幕阅读器未自动读取向导窗口，请按 SR 键+W。
如果源 Excel 工作簿只有一个工作表且没有区域，则可以继续执行下一步。 如果工作簿包含多个工作表或命名区域，请执行下列操作之一以选择要导入的工作表或区域：
- 若要选择工作表，请按 Alt+W，按 Tab 键一次，按向下键，直到听到所需的工作表，然后按 Enter 将其选中。
- 若要选择命名区域，请按 Alt+R，按 Tab 键一次，按向下键，直到听到所需范围，然后按 Enter 将其选中。
此时会打开下一个向导窗口。 如果源工作表或区域的第一行包含字段名称，请按 I 移动到 并选择“ 第一行包含列标题 ”选项。 按 Enter 将焦点移动到下一个向导窗口。 如果要将数据追加到现有表，可以继续执行步骤 12。
在新向导窗口中，可以根据需要指定要导入的每个字段的相关信息。 已选择工作表或区域中的第一个字段。 可执行下列操作：
- 若要更改当前字段的名称，请按 Alt+M，然后键入新名称。
- 若要更改字段的数据类型，请按 Alt+T。 焦点将移动到 “数据类型” 列表。 若要展开列表，请按 Alt+向下键。 按向下键，直到听到所需的值，然后按 Tab 键一次。
- 若要更改字段是否编制索引，请按 Alt+I。 将听到当前值。 若要展开列表，请按 Alt+向下键。 按向下键，直到听到所需的值，然后按 Tab 键一次。
- 如果不想导入当前字段，请按 Alt+S 移动到 并选择“ 不导入字段 ”选项。
若要选择其他字段，请按 F6，直到听到“窗格”，然后请同事帮助你选择所需的字段。 按照步骤 9 中所述修改字段。 完成后，按 Enter 移动到下一个向导窗口。
为新表添加主键。 主键标识表中的记录，以便您可以更快地检索数据。 执行下列操作之一：
- 若要让 Access 添加主键，请按 A。
- 若要选择自己的主键，请按 C。若要定义要使用的键，请按一次 Tab 键。 焦点将移动到键列表。 若要展开列表，请按 Alt+向下键。 按向上或向下键，直到听到所需的键。
- 如果不想使用主键，请按 O。
若要移动到最后一个向导窗口，请按 Enter。
此时会打开最后一个向导窗口。 焦点位于“ 导入到表 ”框中，将听到目标表的当前名称。 如果要更改表名称，请键入新名称，然后按 Enter 完成导入。
注意
如果听到该表已存在的警报，并且想要使用导入的数据覆盖现有表，请按 Y。如果要重命名表格，请按 N。按 Alt+I 将焦点移回 “导入到表格 ”框，键入另一个表格名称，然后按 Enter。
如果导入完全或部分成功，Access 将显示导入状态。 Access 还会提示保存导入步骤，以在不使用导入向导的情况下快速重复这些步骤。 若要选择此选项，请按 Alt+V。 若要命名导入步骤，请按 Alt+A，然后键入导入操作的名称。 若要保存导入步骤，请按 Alt+S。 如果导入失败，将听到“尝试导入文件时出错”，后跟文件名。 按 Enter 退出警报消息。
在 Excel 中创建指向数据的链接
使用 链接电子表格向导 创建从 Access 数据库到 Excel 中数据的链接，以便您可以使用 Access 中的查询和报告工具，而无需在数据库中维护 Excel 数据的副本。
当您链接到 Excel 工作表或命名区域时，Access 会创建一个链接到源单元格的新表。 对 Excel 中的源单元格所做的任何更改都会显示在 Access 的链接表中。 但是，您不能编辑 Access 中对应表的内容。 如果要添加、编辑或删除数据，必须在源 Excel 文件中进行更改。
一个数据库可以包含多个链接表。
启动链接电子表格向导
在 Access 中，可通过两种方法选择要链接到的 Excel 工作簿并启动 “链接电子表格向导”。 可以在 Access 中打开 Excel 工作簿，也可以使用 “获取外部数据 - Excel 电子表格 ”对话框。
在 Access 中打开 Excel 工作簿
- 打开要在其中创建链接的 Access 数据库。
- 若要转到“ 打开 ”菜单，请按 Alt+F、O。
- 若要浏览工作簿，请按 O。“Windows 打开 ”对话框随即打开。
- 若要更改文件类型，请按 Tab 键，直到听到“Files类型，Microsoft Access”，然后按 Alt+向下键。 按向上键，直到听到“所有文件”，然后按 Enter。
- 浏览到所需的工作簿，然后按 Enter 将其选中并启动 “链接电子表格向导”。
使用“获取外部数据 - Excel 电子表格”对话框
打开要在其中创建链接的 Access 数据库。
提示
如果不想链接到现有数据库，请按 Alt+F、N、L 创建新的空白数据库。
若要打开“ 获取外部数据 - Excel 电子表格 ”对话框，请根据所使用的 Access 版本执行以下操作之一：
- 在 Microsoft 365 订阅版本或 Access 2019 中，按 Alt+X、N、1、F 和 X。
- 在Access 2016中，按 Alt+X 转到“外部数据”选项卡。按 Tab 键，直到到达“导入 & 链接”组，按向右键，直到听到“Excel”，然后按 Enter。
此时会打开 “获取外部数据 - Excel 电子表格 ”对话框。 执行下列操作之一以指定要创建链接的 Excel 文件：
- 若要将焦点移动到“ 文件名 ”文本字段，请按 F，然后粘贴或键入 Excel 文件的路径。
- 若要浏览文件，请按 R。“ 文件打开 ”对话框随即打开。 导航到所需的文件，在文件上按 Enter 将其选中。
按 Alt+L 移动到 并选择“ 通过创建链接表链接到数据源”选项，然后按 Enter。 “链接电子表格向导”将启动。
使用“链接电子表格向导”创建指向 Excel 数据的链接
“链接电子表格向导”窗口将指导你完成链接过程。 只需选择所需的选项，立即将 Excel 数据链接到数据库。
提示
如果屏幕阅读器未自动读取向导窗口，请按 SR 键+W。
如果源 Excel 工作簿只有一个工作表且没有区域，则可以继续执行下一步。 如果工作簿包含多个工作表或命名区域，请执行下列操作之一以选择工作表或区域：
- 若要选择工作表，请按 Alt+W，按 Tab 键一次，按向下键，直到听到所需的工作表，然后按 Enter 将其选中。
- 若要选择范围，请按 Alt+R，按 Tab 键一次，按向下键，直到听到所需范围，然后按 Enter 将其选中。
此时会打开下一个向导窗口。 如果源工作表或区域的第一行包含字段名称，请按 I 移动到 并选择“ 第一行包含列标题 ”选项。 按 Enter 将焦点移动到下一个向导窗口。
此时会打开最后一个向导窗口。 焦点位于“ 链接表名称 ”框中，你将听到链接表的当前名称。 如果要更改表名称，请键入新的表名，然后按 Enter 完成导入。
注意
如果听到该表已存在的警报，并且想要使用导入的数据覆盖现有表，请按 Y。如果要重命名目标表，请按 N。按 Alt+I 将焦点移回 “导入到表格 ”框，键入另一个表名称，然后按 Enter。
如果链接成功，将听到“已将表链接到文件”，后跟 Excel 文件名。 按 Enter 退出通知。 导航到链接表并查看其内容。 有关故障排除信息，请转到“排查 #Num 问题！ 和链接表中的其他错误值“部分 ，请参阅导入或链接到 Excel 工作簿中的数据。
如果链接失败，检查 Excel 源文件，根据导入或链接到 Excel 工作簿中的数据中的“准备目标数据库”部分的步骤 2 中的清单。
另请参阅
适用于残障人士客户的技术支持
Microsoft 希望尽可能为我们的所有客户提供最佳体验。 如果你有残疾或与辅助功能相关的问题，请联系 Microsoft残障人士解答台 获取技术帮助。 辅助功能 Answer Desk 支持团队接受过使用多种热门辅助技术的培训，并可使用英语、西班牙语、法语和美国手语提供帮助。 请访问 Microsoft 辅助功能 Answer Desk 网站，找出你所在地区的联系人详细信息。
如果你是政府、商业或企业用户，请联系 企业残障人士应答台。