可以更改外部数据区域的属性，以控制已通过与外部数据源（如数据库、Web 查询或文本文件）的连接导入工作表中的数据。
详细了解外部数据范围及其属性
外部数据区域是定义的名称或表名称，用于定义引入工作表的数据的位置。 连接到外部数据时，Excel 会自动创建外部数据区域。 唯一的例外是连接到数据源的数据透视表-数据透视表不使用外部数据范围。 在 Excel 中，可以设置外部数据区域的格式和布局，也可以在计算中使用它，就像使用任何其他数据一样。
外部数据范围属性
外部数据区域具有其他属性， (不要与查询或连接属性混淆，) 可用于控制数据，例如保留单元格格式和列宽。 可以通过单击“数据”选项卡上的“连接”组中的“属性”来更改这些外部数据范围属性。然后通过执行以下操作进行更改：
- 对于从Microsoft查询和数据连接向导创建的外部数据范围，请使用“ 外部数据属性 ”对话框。
- 对于从导入的文本文件或检索 HTML 数据的 Web 查询创建的外部数据区域，请使用“ 外部数据范围属性 ”对话框。
- 对于从检索 XML 数据的 Web 查询创建的外部数据范围，请使用“ XML 映射属性 ”对话框。
查找外部数据范围
- 选择要在其中搜索外部数据区域的工作表。
- 在编辑栏上，单击“ 名称框”旁边的箭头，然后单击所需的外部数据区域的名称。
更改外部数据区域的名称
- 选择“ 公式>名称管理器”。
- 在“ 名称管理器 ”对话框中，单击外部数据区域的名称，然后单击“ 编辑”。 也可以双击该名称。
- 在 “编辑名称 ”对话框中，在“名称”框中键入引用的新 名称 。
注意
“ 关闭 ”按钮仅关闭“ 名称管理器 ”对话框。 无需单击“ 关闭 ”即可提交已所做的更改。
更改外部数据范围的基础查询
可以更改从Microsoft查询、导入的文本文件、Web 查询或数据连接向导创建的外部数据范围的基础查询。
更改从 Microsoft 查询创建的外部数据范围的基础查询
- 单击要更改其基础查询的外部数据区域中的单元格。
- 选择“数据>属性”。
- 在“外部数据属性”对话框中，单击“连接属性属性
”。 - 在“ 连接属性 ”对话框中，单击“ 定义 ”选项卡，然后单击“ 编辑查询”。
有关在 Microsoft Query 中构造和编辑查询的详细信息，请参阅Microsoft查询帮助。
更改从导入的文本文件创建的外部数据范围的基础查询
- 单击要更改其基础查询的外部数据区域中的单元格。
- 选择“ 数据>连接 & 查询>连接 ”选项卡，右键单击所需的连接，然后选择 “属性”。
- 在“ 连接属性 ”对话框中，单击“ 定义 ”选项卡，然后单击“ 编辑查询”。
- 在“ 导入文本文件 ”对话框中，单击“ 导入”。
- 在“文本导入向导”中对导入的文本文件进行更改，然后单击“ 完成”。
有关导入文本文件的详细信息，请参阅 导入或导出文本文件。
更改从 Web 查询创建的外部数据范围的基础查询
- 单击要更改其基础查询的外部数据区域中的单元格。
- 选择“数据>属性”。
- 选择“ 数据>连接 & 查询>连接 ”选项卡，右键单击所需的连接，然后选择 “属性”。
- 在“ 连接属性 ”对话框中，单击“ 定义 ”选项卡，然后单击“ 编辑查询”。
- 在“编辑 Web 查询”对话框中对 Web 查询 进行更改，然后单击“ 完成”。
有关创建和编辑 Web 查询的详细信息，请参阅 连接到网页。
更改使用数据连接向导创建的外部数据范围的基础查询
单击要更改其基础查询的外部数据区域中的单元格。
选择“数据>属性”。
在“外部数据属性”对话框中，单击“连接属性属性
”。在“ 连接属性 ”对话框中，单击“ 定义 ”选项卡。
执行下列操作之一：
在 “命令类型 ”框中，单击“ 表 ”，然后在“ 命令”文本框中 ，将值更改为相应的表、视图或查询的名称。
在 “命令类型 ”框中，单击“ SQL ”或“ 默认 ”，然后在“ 命令”文本框中 编辑 SQL 语句。
注意
根据连接的定义方式， “命令类型 ”框可能不可用， (显示为灰色) 。
复制外部数据范围及其基础查询
- 在编辑栏上，单击 “名称框”旁边的箭头，然后选择要复制的外部数据区域的名称。
对于 Excel 表格，选择区域的名称，然后按 Ctrl+A 选择表格标题。
如果要包含不属于外部数据范围的列标签或公式，请选择包含要复制的列标签或公式的单元格。 单击编辑栏上 “名称框” 旁边的箭头，然后单击要复制的外部数据区域的名称。 - 选择“ 开始>复制”。
- 切换到要在其中粘贴外部数据区域的工作簿。
- 单击粘贴区域的左上角单元格。
若要确保外部数据不会替换现有数据，请确保工作表在单击的单元格的下方或右侧没有数据。 - 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“粘贴”。
注意
如果仅复制外部数据范围的一部分，则不会复制基础查询，并且无法刷新复制的数据。
指定如何将新数据添加到外部数据范围
可以控制如何处理刷新数据时返回到 Excel 的较小或更大的数据集。
选择“数据>属性”。
在“ 外部数据范围属性 ”对话框中， 在“如果刷新时数据区域中的行数发生更改”下，单击以下选项之一：
插入新数据的单元格，删除未使用的单元格
注意
- 在数据源中添加一行或多行时，直接位于外部数据区域下的单元格向下移动，但外部数据区域右侧的单元格不会移动。
- 在数据源中删除一行或多行时，直接位于外部数据区域下的单元格上移，但外部数据区域右侧的单元格不会移动。
插入新数据的整行，清除未使用的单元格
注意
- 在数据源中添加一行或多行时，直接在外部数据区域右侧的单元格会向下移动。
- 在数据源中删除一行或多行时，外部数据区域右侧的正下方和右侧的单元格不会移动。
使用新数据覆盖现有单元格，清除未使用的单元格
注意
- 在数据源中添加一行或多行时，将覆盖外部数据区域正下方的单元格，但外部数据区域右侧的单元格不会移动。
- 在数据源中删除一行或多行时，外部数据区域右侧的正下方和右侧的单元格不会移动。
指定数据格式和布局
选择“数据>属性”。
在 “数据格式和布局”下，执行以下一项或多项操作：
若要包含字段名称作为第一行，请选择“检查包含字段名称”框。
若要添加行号列，请选择“包括行号检查”框。
注意
此检查框不适用于导入的文本文件、XML 文件或 Web 查询。
若要保留应用的单元格格式，请选择“保留单元格格式检查框。
注意
对于 Web 查询，在“选项”对话框中选择“完整 HTML 格式”时，会自动清除此选项。 可以从“编辑查询”对话框访问“选项”对话框。
若要保留设置的列宽，请选择“调整列宽检查框。
若要保留应用的列排序、筛选和布局，请选择“保留列排序/筛选/布局检查框。
注意
此检查框不适用于 Web 查询。
若要保留应用的列筛选，请选择“保留列筛选器检查框。
注意
此检查框仅适用于基于 XML 数据的 Web 查询。
冻结外部数据范围中的数据
冻结外部数据范围会保留数据，但不保留其基础查询，因此无法刷新冻结的外部数据范围。
冻结 Excel 表格中的数据
- 单击包含要从中删除数据连接的 Excel 表的工作表。
- 在编辑栏上，单击“ 名称框”旁边的箭头，然后单击要从中删除数据连接的外部数据区域的名称。 然后，选择数据范围。
- 在“ 工具 ”选项卡上的“ 外部表数据 ”组中，单击“ 取消链接”。 数据范围保持不变，并且仍具有相同的名称，但连接将被删除。
删除外部数据区域
- 单击包含要删除的外部数据范围的工作表。
- 在编辑栏上，单击“ 名称框”旁边的箭头，然后单击要删除的外部数据区域的名称。
如果外部数据区域是 Excel 表格，请按 Ctrl+A 选择整个表。 - 若要删除外部数据区域，请按 DELETE。
- 若要删除基础查询，请在 Excel 提示时单击“ 是 ”。