將資料匯入、連結或移動至 SharePoint

想要結合並強化 Access 與 SharePoint 嗎？ 為此，你可以匯入、連結或在它們之間移動資料。 匯入時會在 Access 資料庫中建立 SharePoint 清單的副本。 連結會連接到另一個程式中的資料，讓你能在 SharePoint 和 Access 中查看和編輯最新資料。 Moving 會在 SharePoint 網站上建立清單，這些清單會持續連結到資料庫中的資料表並維持它們的關聯。

您想要做什麼？

• 匯入 SharePoint 清單
• 連結至 SharePoint 清單
• 將資料移至 SharePoint
• 連結 Access 與 SharePoint 資料的優勢

匯入 SharePoint 清單

當你匯入資料時，Access 會建立一個表格，並將來源清單中的欄位和項目 (或檢視) 複製到該表格中，作為欄位和記錄。 在匯入作業過程中，您可以指定要複製的清單，然後針對每份選取的清單指定是否要匯入整份清單，還是只匯入特定檢視。 在匯入作業的最後，您可以選擇將匯入作業的詳細資料儲存成規格。 匯入規格可以幫助您將來重複匯入作業，而不需要每次逐步執行 [匯入精靈] 的步驟。

以下是將 SharePoint 清單匯入 Access 資料庫的常見原因：

• 永久將資料，例如聯絡人名單，移到 Access 資料庫，因為你不再需要 SharePoint 網站上的資訊。 你可以將清單匯入 Access，然後從 SharePoint 網站刪除清單。
• 你的部門或工作小組使用 Access，但有時會指引你到 SharePoint 清單，需要將額外資料合併到你的資料庫中。

完成下列步驟再匯入清單

1. 找出包含要複製之清單的 SharePoint 網站，並記下該網址。
   有效的站點位址以 http:// 或 https:// 開頭，接著伺服器名稱，最後以伺服器上特定站點的路徑結尾。

2. 識別要複製到資料庫的清單，然後決定要複製整份清單或只複製特定檢視。 您可以在單一匯入作業中匯入多份清單，但是每份清單只能匯入一個檢視。 如有必要，請建立只包含您感興趣之資料行與項目的檢視。

3. 檢閱來源清單或檢視中的資料行。
   下表說明匯入不同元素時要留意的一些考量事項：

   元素	考量
   資料行	Access 只匯入前 256 欄，因為它只支援表格中的 256 個欄位。 為避免此問題，請在 SharePoint 中建立清單檢視，並只新增你想要的欄位，確保總欄位數不超過 256 欄。 接著使用 ImportSharePointList 巨集動作 指定預期的檢視 ID。
   資料夾	SharePoint 清單中的每個資料夾都會成為 Access 資料表中的一個記錄。 資料夾內的項目也會顯示成記錄，緊跟在對應到該資料夾的記錄下面。
   查閱欄	如果來源欄位在其他清單中查找值，Access 會將顯示值匯入欄位本身。 Access 不會匯入查閱的表格。 如果你想重新建立到另一個資料表的查找，請參考 SharePoint 清單連結 並 將資料移到 SharePoint 頁面。
   計算結果欄	計算結果欄中的結果會複製到一個欄位中，而該欄位的資料類型取決於計算結果的資料類型。 不會複製執行此計算的運算式。
   附件	清單的附件欄會複製到名為 [附件] 的欄位。
   多重值資料行	類型為 [選擇] 或 [查閱] 的資料行可以包含多重值。 當您匯入支援多重值的資料行時，Access 會建立一個支援多重值的資料行。
   RTF 格式	包含富文本格式的欄位會匯入「作為長文字存取」欄位。 長文字欄位的 文字格式 屬性設為 富文本，格式會被保留。
   資料庫​​關聯圖​​	Access 不會在匯入作業結束時自動建立相關資料表之間的關聯。 你必須透過關係標籤上的選項手動建立新舊資料表之間的關聯。要顯示「關係」標籤，請在資料庫工具標籤的「關係」群組中點擊「關係」。

4. 找出要匯入清單的目標資料庫。
   確定您有可將資料新增到資料庫所需的權限。 如果您不想將資料儲存到任何現有資料庫，請建立空白資料庫。

5. 檢閱資料庫中的資料表。
   匯入作業會建立一個與 SharePoint 清單同名的資料表。 如果該名稱已被使用中，Access 會在新資料表名稱後加上「1」——例如，對於 Contacts1，如果 Contacts1 也在使用中，Access 會建立 Contacts2，依此類推。

匯入清單

1. 開啟要儲存匯入資料的 Access 資料庫。 如果您不想將資料儲存到任何現有資料庫，請建立空白資料庫。

2. 匯入/連結文字精靈的位置會根據您的 Access 版本而稍有不同。 選擇符合您 Access 版本的步驟：

   • 如果你正在使用 Microsoft 365、Access 2021 或 Access 2019，在外部資料標籤的匯入 & 連結群組中，點選「從線上服務>SharePoint 清單新增資料來源>」。
   • 如果你正在使用 Access 2016，在外部資料標籤的匯入 & 連結群組中，點選「更多」按鈕下拉選項列表，然後點選 SharePoint 清單。

3. Access 隨即開啟 [取得外部資料 – SharePoint 網站] 對話方塊。
   

4. 在精靈中指定來源網站的位址。

5. 選取 [匯入來源資料至目前資料庫的新資料表] 選項，然後按 [下一步]。

6. 從精靈顯示的清單中選取要匯入的清單。
   註 你可以連結到 SharePoint 函式庫，但只能在 SharePoint 裡新增文件。

7. 在 [要匯入的項目] 欄中，選取您要為每個選定清單使用的檢視。

8. 標示為 [對於查詢其他清單中儲存值的欄位，匯入其顯示值而非識別碼] 的核取方塊，會控制要針對選定清單的查閱欄匯入哪些資料。 請執行下列其中一項操作：

   • 若要將顯示值匯入為該欄位本身的一部分，請選取此核取方塊。 在這種情形下，欄位不會查閱另一個資料表的值。
   • 若要讓目標欄位查閱另一個資料表的值，請清除此核取方塊。 這麼做會將顯示值資料列的識別碼複製到目標欄位。 這些 ID 是定義 Access 查詢欄位所必需的。

   匯入識別碼時，除非目的資料庫已經有可以做為查閱資料表的資料表，否則您必須匯入目前提供值給查閱欄的清單。
   匯入作業會將識別碼放在對應欄位中，但不會完全設定好使該欄位能做為查閱欄位的所有必要屬性。 欲了解更多如何設定此類欄位的查詢屬性，請參閱 「建立或刪除查詢欄位」。

9. 按一下 [確定]。

Access 匯入清單，然後在精靈的最後一頁顯示操作狀態。 如果您打算稍後重複匯入作業，可以將詳細資料儲存為匯入規格。 Access 不會在匯入操作中覆寫資料庫中的資料表，也無法將清單或視圖的內容附加到現有資料表上。

關於匯入，我還該知道些什麼？

• 如需如何將匯入的詳細資料儲存到可供日後重複使用的規格的相關資訊，請參閱將匯入或匯出作業的詳細資料儲存為規格一文。
• 如需如何執行已儲存匯入規格的相關資訊，請參閱執行已儲存的匯入或匯出作業一文。
• 如需如何排程規格於指定時間執行的相關資訊，請參閱排程匯入或匯出作業一文。
• 如需如何變更規格名稱、刪除規格，或更新規格中來源檔案名稱的相關資訊，請參閱管理資料工作一文。

匯入的相關工作

完成匯入作業後，請考慮執行一些額外工作：

驗證資料類型 Access 會為每個欄位選擇對應來源欄位的適當資料型態。 請檢查每個欄位及其設定，確保所有欄位都按照你想要的方式設置。

探索其他領域 根據表格所依據的清單類型，你可能會注意到表格中多了幾個 (欄位，例如標題、修改或) 。 如果你不需要這些欄位在 Access 資料庫中，你可以放心刪除它們。

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連結至 SharePoint 清單

當你連結到 SharePoint 清單時，Access 會建立一個新的表格 (通常稱為連結表格) ，反映原始資料清單的結構與內容。 與匯入不同的是，連結作業只會建立連至清單的連結，而不會連至清單的任何特定檢視。

就下列兩個層面而言，連結比匯入功能更為強大：

• 新增與更新資料 你可以透過瀏覽 SharePoint 網站或在 Access 中的 Datasheet 或表單檢視來更改資料。 在其中一處所做的變更會反映到另一處。 但是，如果您要進行結構變更，例如移除或變更資料行，則必須開啟 SharePoint 網站上的清單。 在 Access 工作時，無法新增、刪除或修改連結表格中的欄位。
• 查找表 當你連結到 SharePoint 清單時，Access 會自動為所有查詢清單建立連結表， (除非查詢清單已經連結到資料庫) 。 如果查閱清單包含會查閱其他清單的資料行，那些清單也會包含在連結作業中，如此一來，每個連結資料表的查閱清單就會在資料庫中擁有相對應的連結資料表。 存取也會在這些連結的資料表之間建立關係。

連結至 SharePoint 清單的常見案例

通常，你會從 Access 資料庫連結到 SharePoint 清單，原因如下：

• 您的部門或工作團隊使用 Access 進行豐富的報告與查詢，並使用 SharePoint 進行團隊協作與溝通。 個別小組建立清單來追蹤各種事項 (例如連絡人和問題)，但通常此清單資料必須納入資料庫才能彙總及報告。 此時，連結是理想的選擇，因為可以讓 SharePoint 網站與資料庫的使用者新增及更新資料，並且檢視和使用的永遠是最新的資料。
• 你是最近才開始使用 SharePoint 的 Access 使用者。 您將數個資料庫移轉到了小組的 SharePoint 網站，而這些資料庫中大部分的資料表都是連結資料表。 從現在起，您不再建立本機資料表，而是 SharePoint 清單，並從資料庫連結至這些清單。
• 你想繼續將清單儲存在 SharePoint 網站，但同時也想在 Access 中使用最新的資料來執行查詢和列印報告。

準備連結至 SharePoint 清單

1. 找出內含欲連結清單的 SharePoint 網站，並記下網址。
   有效的站點位址以 http:// 或 https:// 開頭，接著伺服器名稱，最後以伺服器上特定站點的路徑結尾。

2. 找出要連結的清單。 你可以在一次連結操作中連結多個列表，但無法連結到調查、討論或任何列表的特定視圖。

3. 檢閱來源清單中的資料行。 下表說明連結到不同元素時要留意的一些考量事項。

   元素	考量
   資料行	存取只連結前 256 欄，因為它只支援表格中的 256 個欄位。 為避免此問題，請在 SharePoint 中建立清單檢視，並只新增你想要的欄位，確保總欄位數不超過 256 欄。 接著使用 ImportSharePointList 巨集動作 建立連結表，指定預期的檢視 ID。
   資料夾	SharePoint 清單中的每個資料夾都以 Access 資料表中的記錄形式出現。 資料夾內的項目也會顯示成記錄，緊跟在對應到該資料夾的記錄下面。
   查閱欄	如果來源欄位在另一個清單中查找值，而相關清單尚未在資料庫中，Access 會自動為相關清單建立連結表。 註 Access 也會建立一個對應 SharePoint 使用者資訊清單的 UserInfo 資料表。 SharePoint 使用此清單查詢使用者帳號資訊，如電子郵件、圖片、使用者名稱，以及 SharePoint 欄位，如 CreatedBy、ModifiedBy 及 Person 或 Group。 此 SharePoint 使用者資訊清單僅對網站管理員可見。
   計算結果欄	計算出來的結果會顯示在對應欄位，但你無法在 Access 中查看或修改公式。
   附件	清單的附件欄會顯示成名為 [附件] 的欄位。
   唯讀資料行	SharePoint 列表中唯讀的欄位在 Access 中仍是唯讀。 此外，你可能無法在 Access 中新增、刪除或修改欄位。
   多重值資料行	類型為 [選擇] 或 [查閱] 的資料行可以包含多重值。 對於這類資料行，連結作業會建立支援多重值的欄位。 如果來源欄的類型是 [查閱]，則會在連結資料表中建立多重值查閱欄。

4. 找出您要在其中建立連結資料表的資料庫。 確定您有必要的權限可將資料新增到資料庫。 如果您不想將資料儲存至任何現有資料庫，請建立一個新的空白資料庫。

5. 檢閱資料庫中的資料表。 當你連結到 SharePoint 清單時，會建立一個與來源清單名稱相同的資料表。 如果該名稱已被使用，Access 會在新資料表名稱後加上「1」——例如，Contacts1。 (如果 Contacts1 也在使用中，Access 會建立 Contacts2，依此類推。) 相關清單同樣適用相同的規則。

連結至資料

1. 開啟目的資料庫。

2. 匯入/連結文字精靈的位置會根據您的 Access 版本而稍有不同。 選擇符合您 Access 版本的步驟：

   • 如果你正在使用 Microsoft 365、Access 2021 或 Access 2019，在外部資料標籤的匯入 & 連結群組中，點選「從線上服務>SharePoint 清單新增資料來源>」。
   • 如果你正在使用 Access 2016，在外部資料標籤的匯入 & 連結群組中，點選「更多」按鈕下拉選項列表，然後點選 SharePoint 清單。

3. Access 隨即開啟 [取得外部資料 – SharePoint 網站] 對話方塊。
   

4. 在精靈中指定來源網站的位址。

5. 按一下 [以建立連結資料表的方式，連結至資料來源]，然後按 [下一步]
   精靈會顯示可供連結的清單。

6. 選取您要連結的清單，然後按一下 [確定]。

   注意

   如果有些清單已經連結至目前的資料庫，對應於這些清單的核取方塊就會是已選取狀態。 如果要移除任何連結，請清除要移除之連結的核取方塊。

7. Access 嘗試建立連結表，無論是針對你在此操作中選擇的清單，還是每個相關清單。 此外，Access 會嘗試刷新與精靈中選擇的清單對應的連結表。 存取權限也會建立資料表之間的關係。 與匯入作業不同的是，連結作業會維護查閱欄位與相關資料表之間的查閱屬性設定。 您不需要在 [資料表設計檢視] 中手動設定查閱欄位的屬性。

8. 請在 [資料工作表檢視] 中檢閱新的連結資料表。 確定所有的欄位和記錄都已正確顯示。
   Access 會為每個欄位選擇合適的資料型態，對應來源欄位。 請務必注意，每次開啟連結資料表或來源清單時，您會看到最新資料。 但是，對清單進行的結構變更並不會自動反映在連結資料表中。 若要套用最新的清單結構以更新連結資料表，請在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下資料表、指向 [其他選項]，然後按一下 [重新整理清單]。

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將資料移至 SharePoint

將資料移到 SharePoint 是一種有效建立後端資料庫的方法，但在此情況下，資料包含在 SharePoint 清單中。 前端仍然是 Access 資料庫，你可以用類似分割資料庫的方式部署。 在可能的情況下， 匯出資料表至 SharePoint 精靈 會將資料移至基於 SharePoint 網站上清單範本的清單，例如 聯絡 人清單。 如果某個資料表無法與清單範本匹配，該資料表會在 SharePoint 網站上變成自訂清單。 視資料庫大小、其物件數量及系統效能而定，作業可能需要一些時間。 如果您在程序期間改變心意，您可以按一下 [停止] 取消程序。

精靈會在電腦上建立資料庫的備份複本。 在 Access 中，它會從資料表建立清單連結，這樣就能在使用 Access 時輕鬆找到 SharePoint 網站上的資料。 如果出現任何問題， 匯出表格到 SharePoint 精靈 會回報問題，並將它們儲存在 Access 資料庫中的日誌表，方便你協助排除問題。

使用匯出資料表到 SharePoint 精靈

1. 在 [資料庫工具] 索引標籤的 [移動資料] 群組中，按一下 [SharePoint]。 這個選項只有在你的資料庫以 .accdb 格式儲存時才可用。
2. 請依照 「匯出資料表到SharePoint精靈」的步驟操作，包括指定您的SharePoint網站位置。
   若要取消程序，請按一下 [停止]。
3. 在精靈最後一頁，選取 [顯示詳細資料] 核取方塊，以便查看移轉詳細資料。
   此精靈頁面會描述哪些資料表已連結至清單，並提供備份位置和資料庫 URL 的相關資訊。 如果發生移轉問題，它也會提供警告，並提供記錄資料表的位置，方便您查看該問題的相關詳細資訊。
4. 當精靈完成動作後，按一下 [完成]。
   如果精靈顯示警告，您應檢閱記錄檔資料表並採取任何必要動作，確保資料已成功移轉。 例如，某些欄位可能無法移動或轉換成與 SharePoint 清單相容的其他資料類型。

你可能會遇到的限制

當 「匯出資料表」到 SharePoint 向靈 完成後，你會看到 Access 是否遇到資料問題的訊息。 Access 會建立一個名為 [移至 SharePoint 網站議題] 的記錄檔資料表，並將該資料表新增到資料庫。 [移至 SharePoint 網站議題] 資料表會儲存在資料庫中，但不會發佈為 SharePoint 網站上的清單。

下表列出有關資料移轉方式的限制；當 Access 和 SharePoint 無法共用相同的功能時，或在某些情況下無法共用資料類型時，通常會發生問題。 例如，如果您的 Access 資料表支援參照完整性，SharePoint 網站的清單中會強制執行。 下表中的資訊可能可以協助您決定是否要移轉資料，而且可能有助於檢閱 [移至 SharePoint 網站議題] 資料表中回報的任何問題。

資料或問題類型	問題	結果
COM 物件資料類型	SharePoint 網站不支援 COM 物件資料類型。	不會移動欄位。
二進位資料類型	SharePoint 網站不支援二進位資料類型。	不會移動欄位。
日期	SharePoint 網站不支援 1900 年之前的日期。	不會移動日期為 1900 年之前的資料。
文字欄位中的新行字元	SharePoint 網站在單行文字欄位中不支援新行字元。	欄位會轉換為 [多行文字] 欄位或 [備忘] 欄位。
十進位資料類型	SharePoint 網站不支援十進位資料類型。	會改用 [數字] 欄位或 [雙整數] 欄位。
複製識別碼資料類型	SharePoint 網站不支援複製識別碼資料類型。	將會改用單行文字資料類型 (視資料類型而定)。
SharePoint 清單中不支援的預設值	SharePoint 網站可接受靜態的預設值，例如文字或數字，以及標準日期。 不會移轉 Access 中的動態預設值。	不會移動某些預設值屬性。
唯一索引欄位	SharePoint 網站會將一個唯一索引欄位用於其清單中的識別碼資料行。	不會移動其他唯一索引欄位或其他組欄位。
自動列舉的欄位 (除了識別碼欄位以外)	SharePoint 網站僅支援用於清單中識別碼資料行的欄位自動編號。	自動編號不會套用到識別碼資料行以外的資料行。
無法建立查閱的關聯	某些關聯在 SharePoint 網站中不受支援，例如主索引鍵與識別碼資料行無關或非整數時。	不會移動關聯。

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連結 Access 與 SharePoint 資料的優勢

建立連結 SharePoint 清單後，使用者可以在 SharePoint 網站或 Access 的連結表中操作這些清單。 您可以使用 Access 中的資料表或表單輸入資料，或編輯 SharePoint 網站上的清單。 以下的指引與建議能幫助你善用 Access 與 SharePoint 之間的鏈結串列，並善用兩者的結合。

議題追蹤 Access 有一個問題追蹤範本，可以直接與 SharePoint 網站上的問題追蹤清單互動。 架構相同，Access 解決方案可作為前端使用——例如表單與查詢——針對 SharePoint 網站的資料。

從回收站取回資料 你可以在 SharePoint 網站上使用回收站，輕鬆查看已刪除的紀錄並恢復被誤刪的資訊。

快速啟動 要在 SharePoint 網站上查看你的清單，請點擊快速啟動中的 「查看所有網站內容 」。 您可能需要重新整理網頁瀏覽器中的頁面。 要讓你的清單出現在 SharePoint 網站的快速啟動中，你可以更改 SharePoint 網站上的清單設定。 欲了解更多資訊，請參閱 「自訂您 SharePoint 網站的導覽」。

軌道變更歷史 在 Access 中，你可以將長文字欄位的 Append 屬性設為「是」，讓 Access 保留該欄位變更的歷史紀錄。 同樣地，在 SharePoint 中，你也可以查看欄位的版本歷史。 例如，你可以恢復欄位的舊版本，或追蹤變更發生的時間。 如果你連結到啟用版本歷史的 SharePoint 清單，Access 會建立一個長文字欄位， 附加屬性設 為「是」。 如果你移動一個帶有長文字欄位且 附加屬性設 為「是」的 Access 表格，就會建立一個帶有版本歷史的 SharePoint 清單。

總結來說，Access 可以查看 SharePoint 中歷史上的變更，SharePoint 則能查看 Access 中過去的變更。 欲了解更多資訊，請參閱 「建立或刪除長文字欄位 」及 「查看清單或函式庫中項目或檔案的版本歷史」。

離線工作 你可以使用 Access 離線處理連結到 SharePoint 清單的資料。 如果你需要在 SharePoint 無法使用時繼續工作，這會很有幫助。 SharePoint 一旦可用，你就能同步變更並輕鬆解決衝突。 欲了解更多資訊，請參閱 「離線工作，連結至 SharePoint 清單的表格」。

訂閱提醒 您可以訂閱提醒，這樣當您對清單項目有變更時，就能即時知道。 您可以透過電子郵件或簡訊 (簡訊) 收到通知。 欲了解更多資訊，請參閱 「建立提醒以在 SharePoint 檔案或資料夾變更時收到通知」。

管理 SharePoint 清單權限 檢查連結清單的 SharePoint 權限是個好主意，以確保不會無意中取得機密或私人資料的存取權。 在 SharePoint 中，你可以分配不同等級的權限，並且可以選擇性地允許或拒絕某些使用者存取權限。 如果你需要限制資料庫中少數敏感項目的存取權限，甚至可以在 SharePoint 網站上設定特定清單項目的權限。 欲了解更多資訊，請參閱 SharePoint 清單或函式庫的自訂權限。

批量編輯 有時候你需要對清單資料做很多修改，比如補上狀態欄位、增加大量註解，以及讓資料更新。 這稱為批量編輯，通常使用 Access 來做這些修改會更有效率。

報告分發 如果你想使用 Access 從鏈結清單資料建立報告，可以將這些報告匯出到 SharePoint 函式庫，廣泛以 PDF 檔案形式發佈。 此函式庫可有效作為報告中心，因為 PDF 檔案可在 Adobe Acrobat 閱讀器中開啟，方便閱讀、分頁與搜尋。 在報告中標註時間戳記總是個好主意，讓人們了解資料何時被擷取。

使用 SharePoint 建立存取表 你可以根據 SharePoint 清單建立一個 Access 表格。 你可能會覺得這是建立一個功能和欄位類似聯絡人、任務、問題和事件清單的表格，方便又快速。 Access 也會建立對應的 UserInfo 表格。 欲了解更多資訊，請參閱「使用 SharePoint 網站建立資料表」一節，內容為 「建立資料表與新增欄位」。

Microsoft Power Platform 你可以透過在 Access 中使用連結的 SharePoint 清單，在多種裝置上呈現資訊，來利用 Microsoft Power Platform 的功能：

• 在 SharePoint Online 中設定 Microsoft Power Automate，例如批准請求或推送通知。 欲了解更多資訊，請參閱 SharePoint Online 中「為清單或函式庫建立流程」。
• 使用 Microsoft PowerApps 自訂清單表單並建立商業應用程式，例如業務線入口網站和商業智慧儀表板。 欲了解更多資訊，請參閱 SharePoint Online 中的「建立 PowerApp」清單。

行動應用程式 你可以使用行動裝置處理連結到 SharePoint 清單的 Access 資料。 你可以查看清單項目並做輕度編輯。 欲了解更多資訊，請參閱 SharePoint 行動應用程式 Android 版 及 SharePoint 行動版 iOS 版。

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另請參閱

將資料表或查詢匯出到 SharePoint 網站

共用 Access 桌面資料庫的方法

部署 Access 應用程式