在 Outlook 中,可通过邮件服务器灵活地让 Outlook 联机或脱机工作。

为正在使用的 Outlook 版本选择以下选项卡选项。 我的 Outlook 是哪个版本​​?

注意: 如果“ 新建 Outlook ”选项卡下的步骤不起作用,则可能尚未使用新的 Outlook for Windows。 选择 “经典 Outlook”选项卡,然后改为执行这些步骤。

新 Outlook for Windows 中的脱机访问 

即使未连接到 Internet,也可以通过启用脱机访问来使用新的 Outlook for Windows。 打开后,新的 Outlook for Windows 将保存电子邮件、日历事件和以前 (联系人) 到你的设备的副本,从而在你脱机时提供对这些项目的访问权限,并提升联机时的性能。 

脱机设置确定哪些项目将保存到设备以及保存多长时间。 若要设置这些设置,请参阅更新脱机设置下面的部分。 重新联机后,新的 Outlook for Windows 会自动更新已保存到设备的项目。 

注意: 对于企业用户,除了为每个联系人添加或编辑的任何详细信息外,人员应用还可以包含公司配置文件信息。

在新 Outlook 中脱机之前要了解的事项

当前需要连接到 Internet 才能打开或重启新的 Outlook。 仅当应用已运行然后脱机时,才支持本文中所述的脱机访问。 计划脱机时打开和重启应用,并将在未来的更新中提供。

在脱机时我可以执行哪些操作? 

联机执行的大多数操作在脱机时也可用。 这些限制包括但不限于:

读取、管理和查看 Outlook 项目: 

  • 阅读电子邮件

  • 创建新电子邮件草稿并保存 

  • 将新邮件发送到发件箱 

  • 重命名文件夹 

  • 查看日历和事件 

  • 查看联系人 (以前的联系人)   

对电子邮件执行操作: 

  • 存档

  • 分类

  • Delete

  • 标志/取消标记忽略

  • 标记为已读/未读

  • 移动到重点/其他

  • 移至文件夹

  • 固定

  • 报告垃圾邮件/非垃圾邮件

  • 报告钓鱼

  • 打盹

查看和更新设置: 

  • 关于 Outlook

  • 自动答复

  • 类别

  • Email帐户

  • 人物视图

如果尝试执行脱机不可用的操作,将收到错误消息,或者所做的更改将还原回到之前保存的内容。

提示: 有关脱机时当前不可用的内容的列表,请参阅下面的脱机访问即将推出部分。

更新脱机设置 

更新这些设置以选择要保存的文件夹和要保存的天数的项目。 如果有多个帐户,请选择要应用设置的帐户:

选择要在本地保存的文件夹:

  1. 选择 “设置” > “常规 > 脱机 > 文件夹”进行保存

  2. 从下拉列表中,选择“默认 (收件箱、已发送、草稿、存档、删除和 ) 、 默认和收藏夹 (默认设置) ,或 默认、收藏夹和最近使用

选择在本地保存电子邮件的天数:

  1. 选择 “设置> 常规 > 脱机 > 天的电子邮件进行保存

  2. 从下拉列表中选择 “7 (这是默认值) 、 3090180 天的电子邮件进行保存。

重要: 如果你的项没有足够的本地存储空间来根据你的设置进行保存,则根据设备上的可用空间,将保存较少的项目,或者可能会禁用脱机访问。

打开或关闭脱机访问

 在新的 Outlook for Windows 中,脱机默认处于打开状态。 若要将其关闭或打开,请执行以下操作:

  1. 选择 “设置” > “常规 > 脱机”。

  2. 选择切换 “启用脱机电子邮件、日历和人员 ”以打开或关闭脱机访问。

  3. 选择“保存”。

我还需了解哪些信息?

以下内容目前不可脱机使用,但我们计划在将来的更新中包括:  

  • 创建、删除和移动文件夹

  • 答复和转发电子邮件

  • RSVP 到会议邀请

  • 搜索项

  • 对电子邮件进行排序和筛选

  • 查看和添加附件和图像

  • 查看和更新通知、签名和日历的设置

  • 查看共享邮箱和委派邮箱

脱机时不可用的其他功能: 

  • 查看电子邮件和日历组

  • 查看收藏的人员、类别和搜索文件夹

  • 创建、更新和删除日历事件和人员 (以前的联系人)

  • 查看整个全局地址列表

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在经典 Outlook 中脱机工作和联机工作之间切换

  • 单击“发送/接收”>“脱机工作”。

    功能区上的“脱机”命令

在经典 Outlook 中 Outlook 联机工作和脱机工作之间切换时,所有电子邮件帐户都会更改。

功能区上的“脱机工作”突出显示,或 Outlook 窗口底部的状态栏上出现“脱机工作”时,您就知道自己是在脱机工作。

Outlook 状态栏上的“脱机工作”指示器

准备再次联机工作时,单击“发送/接收”>“脱机工作”。 按钮文本不更改,但仅在您脱机工作时突出显示。 联机工作时,状态栏上的“脱机工作”消失。

更改脱机邮件数量

  1. 单击“文件” > “帐户设置” > “帐户设置”。

    Backstage 视图中的“帐户设置”

  2. 选择 Exchange 或 Microsoft 365 帐户,然后单击“ 更改”。

    “帐户设置”对话框中的“更改”命令

  3. “脱机设置”下,将滑块移动到所需的时间量,例如 “全部”、“ 12 个月”、“ 6 个月”、“ 3 个月”或 “1 个月”。 注意:如果使用 Outlook 2016,还可以选择短至 3 天的时间。

    脱机邮件存储数量滑块

    例如,如果将滑块移动到 3 个月,则只有过去三个月的邮件才会从 Exchange 服务器同步到脱机 Outlook 数据 (.ost) 文件。 超过 3 个月的邮件仅驻留在服务器上的邮箱中。 可以随时更改此设置。

    必须打开下载邮件副本的缓存 Exchange 模式如果使用具有 Microsoft 365 帐户的 Outlook,我们建议使用缓存 Exchange 模式。

默认情况下,Outlook 将 Exchange 和 Microsoft 365 帐户配置为仅同步 12 个月的电子邮件。

更改要同步的数据量可能会影响 Outlook 打开所需的时间以及 Outlook 在计算机上使用的存储空间量。 如果在虚拟桌面环境中运行,建议仅同步一个月的数据。 

经典 Outlook 中的状态邮件

如何了解 Outlook 中的工作状态(脱机工作还是联机工作)? Outlook 窗口底部具有状态栏等直观提示。 如果显示以下任一状态指示器,则表示 Outlook 未连接到邮件服务器。

脱机工作状态断开连接状态

重新连接之前无法发送或接收电子邮件。

状态:脱机工作

通常会选择脱机工作。 只需简单一步即可切换回联机工作。

  • 在 Outlook 的“发送/接收”选项卡上,选择“脱机工作”进行重新连接。

    “发送/接收”选项卡上“正在脱机工作”选项

注意: 

  • 如果“脱机工作”按钮的背景为灰显(如上图所示),则表示未连接。 但如果背景是透明的,则表示处于连接状态。

  • 如果没有看到“脱机工作”按钮,并且电子邮件帐户是Microsoft Exchange Server帐户或Microsoft 365 帐户,缓存 Exchange 模式 可能已关闭。 请按照打开缓存 Exchange 模式中的步骤更改该设置。 或与管理组织中 Exchange 服务器的人员联系。建议始终使用Microsoft 365 帐户启用缓存 Exchange 模式。

状态:断开连接

从 Outlook 断开连接的原因可能不同。 下述一些示例展示了部分可能的原因。

  • 如果 Internet 连接正常工作,则可能是邮件服务器存在问题。

  • 如果可从某个网站(例如 http://outlook.com)登录电子邮件,请检查是否可通过该方式接收和发送电子邮件。 如果电子邮件在该网站上不起作用,请致电电子邮件服务提供商技术支持人员获取帮助。

  • 如果可在该网站上发送和接收邮件,则表示邮件服务器状态良好。 但是计算机可能需要更新,或者帐户设置可能存在问题。

重新连接到 Outlook 的提示

下面是一些有关连接到 Outlook 的推荐方式。

重置脱机工作状态

  • 在“发送/接收”选项卡上,选择“脱机工作”并检查状态栏。 如果状态显示为“脱机工作”,请重复此操作,直到状态更改为“已连接”。

注意: 

  • 当 Outlook 处于脱机状态时,当 Outlook 重新联机时,从 Exchange 中删除的项目可能会重新出现。当 (1) 服务器端硬删除项目, (2) 客户端将同一项目移动到另一个文件夹, (包括客户端脱机期间) 已删除的项目时,可能会发生这种情况。当 Outlook 重新联机时,它会将本地副本重新同步回新文件夹中。在此方案中,服务器操作已成功完成。 客户端操作也成功完成。 最终用户将此视为项的重新出现。 在此方案中,脱机缓存是 Outlook 的事实来源。 在此方案中,重新同步到邮箱是预期行为。

  • 在缓存模式下运行 Outlook 时,在客户端和服务器上同时执行冲突操作时,可能会发生类似的行为。 Outlook 尝试同步项目移动,但服务器项目已被删除,因此,在服务器上的目标文件夹中重新创建项目,而不是被移动。

检查更新

创建新的配置文件

若要消除当前 Outlook 配置文件中可能存在的错误,请创建新的配置文件。 如果使用新的配置文件打开 Outlook 但其仍未连接,请尝试删除帐户,然后再将其重新添加。

  1. 若要删除电子邮件帐户,请按照 从经典 Outlook for Windows 中删除或删除电子邮件帐户

  2. 按照重新添加帐户中的步骤继续操作。

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在经典 Outlook 中脱机工作时更改发送和接收设置

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