邮件合并允许你创建一批个性化信函,其中每个字母在布局、格式、文本和图形方面是相同的,但个性化部分(如称呼)除外。

准备信函

  1. 转到"邮件">"开始邮件合并>信函"。

    选中了"信函"的"邮件合并开始"菜单

  2. 在 Word 中,键入要发送到邮寄列表的信函正文。

设置邮寄列表

邮寄列表是一个数据源,其中包含用于 Word 信函的信息。 请参阅 可用于邮件合并的数据源

如果需要对邮寄列表进行排序或筛选,请参阅邮件 合并:编辑收件人

向信函添加个性化内容

向信函添加对于收到该信函的每个人不同的内容。

  1. 转到“邮件”>“地址块”。

    作为 Word 邮件合并的一部分,在"邮件"选项卡上的"编写&域"组中,选择"地址块"。

  2. 在"插入地址块"对话框中,选择 收件人姓名 的格式。

    地址块选项

    有关详细信息,请参阅插入地址块

  3. 选择“确认”。

  4. 选择“问候语”。

    作为 Word 邮件合并的一部分,在"邮件"选项卡上的"编写&插入域"组中,选择"问候语"。

  5. 在"插入问候语"对话框中选择 想要使用 的格式。

    有关详细信息,请参阅插入问候语

  6. 选择 "确定 "插入问候语字段。

  7. 转到“文件”>“保存”。

若要插入邮寄列表中的其他自定义信息,请参阅一次 添加一个邮件合并域

预览和打印信函

  1. 转到"邮件">预览结果"预览信函。

    在 Word 中,在“邮件”选项卡上的“预览结果”组。

  2. 选择" “下一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 "或"上一 “上一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 ",滚动浏览数据集以确保名称和地址正确显示。

  3. 再次 选择" 预览结果",从合并结果切换回信函中的邮件合并域

  4. 选择"完成&合并>打印文档"。

    选择"编辑单个文档"、"打印文档"或"发送电子邮件"。

    作为 Word 邮件合并的一部分,在"邮件"选项卡上的"完成"组中,选择"完成&合并",然后选择一个选项。

保存个性化信函

转到“文件”>“保存”。 保存邮件合并文档时,该文档将保持连接到邮寄列表供将来使用。

若要重复使用邮件合并文档,请打开邮件合并文档。 如果 系统Word 连接,请选择"是"。

准备主文档

  1. 转到"邮件">"开始邮件合并>信函"。

    套用信函

  2. 在 Word 中,键入要发送到邮寄列表的信函正文。

设置邮寄列表

邮寄列表是一个数据源,其中包含用于 Word 信函的信息。 请参阅 可用于邮件合并的数据源

如果需要对邮寄列表进行排序或筛选,请参阅邮件 合并:编辑收件人

向信函添加个性化内容

通过"合并域"在数据库中添加名称、地址和其他字段。

  1. 转到"邮件>"插入合并域",然后选择要添加的域。

    在“邮件”选项卡上,突出显示“插入合并域”

    继续添加字段,直到添加信函上需要的所有信息。

  2. 选择“确定”。

预览和打印信函

  1. 转到"邮件">预览结果"预览信函。 使用向左和向右箭头滚动浏览每条记录。

    在“邮件”选项卡上,突出显示“预览结果”

  2. 若要进行其他更改,请再次 选择"预览结果 "以返回到字段视图。

  3. 当信函外观如你要求时,选择"邮件">"&">打印文档"。

    在“邮件”选项卡上,突出显示“完成并合并”和“打印文档”选项

    转到"邮件">"&">"编辑单个文档",在打印之前单独审阅和更新每封信函。

  4. 选择">打印"以打印信函。

保存个性化信函

保存邮件合并文档时,该文档将保持连接到邮寄列表供以后使用。

若要重复使用邮件合并文档,请打开邮件合并文档。 如果 系统Word 连接,请选择"是"。

可以在以下视频(培训课程的一部分)中详细了解信函的邮件合并 工作原理

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