使用 Excel 和 Microsoft 组创建和共享仪表板

仪表板是关键指标的直观表示,用于快速在一个地方查看和分析数据。 仪表板不仅提供合并的数据视图,而且还提供自助商业智能,让用户能够筛选数据以仅显示对它们很重要的数据。 过去,Excel 报告通常要求你根据不同人员或部门的需求为不同的人员或部门生成多个报表。

带有切片器和 Timline 的 Excel 仪表板示例

概述

在本主题中,我们将讨论如何使用多个数据透视表、数据透视图和数据透视表工具来创建动态仪表板。 然后,我们将为用户提供使用切片器和日程表快速筛选数据的能力,这允许数据透视表和图表自动展开和收缩以仅显示用户想要看到的信息。 此外,可以在添加或更新数据时快速刷新仪表板。 这非常方便,因为只需创建仪表板报表一次。

对于此示例,我们将从单个数据源创建四个数据透视表和图表。

创建仪表板后,我们将通过创建 Microsoft 组来展示如何与他人共享它。 我们还有一个交互式 Excel 工作簿,您可以自行下载并按照以下步骤操作。

下载 Excel 仪表板教程工作簿。

获取数据

  1. 可以直接将数据复制和粘贴到 Excel 中,也可以从数据源设置查询。 在本主题中,我们使用了Microsoft Access 的Northwind Traders模板中的"销售分析"查询。 如果要使用它,可以打开 Access 并转到"文件">">搜索"Northwind"并创建模板数据库。 完成后,你将能够访问模板中包含的任何查询。 我们已将这些数据放入 Excel 工作簿中,因此如果您没有 Access,则无需担心。

  2. 验证数据的结构是否正确,没有缺失的行或列。 每行应表示单个记录或项。 有关设置查询的帮助,或者如果需要操作数据,请参阅"在Excel &转换"。

    要用作数据透视表数据源的 Excel 表中的示例数据
  3. 如果尚未设置,请将数据格式化为 Excel 表格。 从 Access 导入时,数据将自动导入到表中。

创建数据透视表

  1. 选择数据区域内的任何单元格,然后转到"插入>数据透视表>工作表。 有关详细信息 ,请参阅"创建数据透视表"以分析 工作表数据。

  2. 添加所需的数据透视表字段,然后根据需要设置格式。 此数据透视表将是其他数据透视表的基础,因此您现在应该花一些时间对样式、报表布局和常规格式进行必要的调整,这样您就不必多次执行。 有关详细信息,请参阅 :设计数据透视表的布局和格式

    在这种情况下,我们创建了按产品类别分类的顶级销售摘要,并按"销售额"字段按降序排序。

    按类别列出的示例数据透视表,销售额 & 总计

    有关详细信息 ,请参阅"对数据透视表或数据透 视图数据进行排序"。

  3. 创建主数据透视表后,将其选中,然后复制并粘贴该数据透视表(如有必要)以清空工作表中的区域。 对于我们的示例,这些数据透视表可以更改行,但不能更改列,因此将它们放在同一行上,每行之间都有一个空白列。 但是,您可能会发现,如果数据透视表可以展开列,则需要将数据透视表放在彼此下方。

    重要: 数据透视表不能相互重叠,因此请确保设计允许数据透视表之间有足够的空间,以便随着筛选、添加或删除值而展开和收缩。

    此时,你可能希望为数据透视表提供有意义的名称,以便你知道它们有什么用。 否则,Excel 会将其命名为数据透视表 1、数据透视表 2 等。 可以选择每个名称,然后转到"数据透视表工具">"分析>"数据透视表名称"框中输入名称。 当需要将数据透视表连接到切片器控件和日程表控件时,这一点非常重要。

    从数据透视表工具中重命名数据透视表 > 分析 > 数据透视表名称框

创建数据透视图

  1. 单击第一个数据透视表中的任意位置,然后转到"数据透视表工具>">数据透视图>选择图表类型。 我们选择了一个组合图,将"销售额"作为簇状柱形图,选择"总计百分比"作为在次坐标轴上绘制的折线图。

    带有簇状柱形图和折线图的组合图的 "图表 seelction" 对话框
  2. 选择图表,然后从"数据透视图工具"选项卡中选择所需的 大小和 格式。 有关详细信息,请参阅有关格式 图表的系列

  3. 对剩余的每个数据透视表重复上述步骤。

  4. 现在也是重命名数据透视图的不错时间。 转到"数据透视图工具>">"图表名称"框中输入名称。

添加切片器与日程表

切片器与日程表允许您快速筛选数据透视表和数据透视图,以便只查看有意义的信息。

仪表板的分解视图和仪表板中的日程表控件
  1. 选择任何数据透视表,然后转到"数据透视表工具>">">"插入切片器",然后检查要用于切片器的每个项。 在此仪表板中,我们选择了"类别"、"产品名称"、"员工和客户名称"。 单击"确定"时,切片器将添加到屏幕中间,堆叠在一起,因此你需要根据需要排列和调整其大小。

    从数据透视表工具中插入切片器选项 > 分析 > 筛选器
  2. 切片器选项- 如果单击任何切片器,可以转到"切片器工具">选项,并选择各种选项,如"样式"和显示的列数。 可以通过按Ctrl+左键单击选择多个切片器来对齐它们,然后使用"切片器工具"选项卡上的"对齐工具"。

  3. 切片器连接 - 切片器将仅连接到用于创建切片器的数据透视表,因此您需要选择每个切片器,然后转到切片器工具>选项> 报表连接并检查要连接到每个数据透视表的数据透视表。 切片器和日程表可以控制任何工作表上的数据透视表,即使工作表处于隐藏状态。

    切片器报表 > 选项中的切片器工具的连接
  4. 添加日程表 - 选择任何数据透视表并转到"数据透视表工具">">筛选>插入日程表",然后检查想要使用的每个项目。 对于此仪表板,我们选择了"订单日期"。

  5. 日程表选项- 单击"日程表",然后转到"日程表工具">选项并选择"样式"、标题和"题注"等选项。 选择 "报表连接 "选项,将日程表链接到你选择的数据透视表。

了解有关切片器和日程表控件的更多内容。

后续步骤

仪表板现已在功能上完成,但可能仍然需要按所需的方式进行排列,然后进行最终调整。 例如,您可能希望添加报表标题或背景。 对于我们的仪表板,我们在数据透视表周围添加了形状,并且从"视图"选项卡中关闭"标题"和"网格线"。

请确保测试每个切片器与日程表,以确保数据透视表和数据透视图的行为适当。 当一个数据透视表想要调整和重叠另一个数据透视表时,您可能会发现某些选择导致问题的情况,而该数据透视表无法调整并将显示错误消息。 在分发仪表板之前,应更正这些问题。

完成仪表板设置后,可以单击本主题顶部的"共享仪表板"选项卡,了解如何分发仪表板。

恭喜你创建仪表板! 在此步骤中,我们将展示如何设置 Microsoft 组以共享仪表板。 我们要在 SharePoint 中将仪表板固定到组的文档库顶部,以便用户随时轻松访问它。

注意: 如果尚未设置组,请参阅"在 Outlook 中创建组"

将仪表板存储在组中

如果尚未在组中保存仪表板工作簿,请将其移动到该组。 如果该组的文件库中已存在,可以跳过此步骤。

  1. 转到你的组, Outlook 2016 或 Outlook 网页版 。

  2. 单击 功能 区中的"文件"以访问组的文档库。

  3. 单击功能 上的"上传"按钮,将仪表板工作簿上传到文档库。

将其添加到组的 SharePoint Online 团队网站

  1. 如果从此处访问过文档库 Outlook 2016 ,请单击 左侧导航窗格 上的"开始"。 如果从此处访问过文档库 Outlook 网页版 ,请单击 功能> 端中的"更多网站"。

  2. 左侧 导航窗格中单击"文档"。

  3. 找到仪表板工作簿,并单击其名称左侧的选择圆。

  4. 选择仪表板工作簿后,选择"固定 到功能区 顶部"。

选择文件,然后单击 "固定到顶部" 以使其在文档库中轻松 acessible

现在,每当用户进入 SharePoint Online 团队网站的"文档"页面时,仪表板工作表就位于顶部。 他们可单击它并轻松访问仪表板的当前版本。

提示: 用户还可通过 Outlook Groups 移动应用访问组文档库,包括仪表板工作簿。

另请参阅

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基于你的反馈,本文最后由 Ben 和 Chris 于 2017 年 3 月 16 日审阅。 如果觉得有用,特别是觉得没有用,请使用下方的反馈控件,留下一些建设性反馈,以便我们可以继续改进。 谢谢!

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