了解 Microsoft 365 组

上次更新时间:2020 年 9 月 30 日

Microsoft 365 组 是一种服务,能够与你已经在使用的 Microsoft 365 工具配合使用,所以你可以与团队成员协作编写文档、创建电子表格、处理项目计划、安排会议或发送电子邮件。

本文将帮助用户了解什么是组,并提供一些后续步骤所需的有用链接。

有关 Microsoft 365 组的最新消息和视频,请参阅 Office 博客

提示: 

  • 若要查找有关使用 Outlook 联系人组将电子邮件发送到人员列表(如一组朋友)的信息,请参阅在 Outlook for PC 中创建联系人组或通讯组列表

  • 若要了解 Microsoft Family Safety 以及家庭组如何帮助你与家庭成员保持联系,以及在 Windows 10、Xbox 设备和 Android 设备上保持安全,请参阅 Microsoft 家庭组

Microsoft 365 组是什么?

通过 Microsoft 365 中的组,可选择要与其协作的一组人员,并轻松设置与其共享的资源集合。 提供共享 Outlook 收件箱、共享日历或文档库等资源,用于协作处理文件。

不必担心为所有这些资源手动分配权限,因为向组中添加成员会自动为其分配使用所在组提供的工具所需的权限。 此外,组是我们以前使用通讯组列表或共享邮箱执行的操作的改进后的新体验。

提示: 有关将传统通讯组列表升级到 Microsoft 365 组的信息,请参阅此文

提供的特定资源略取决于团队希望拥有的组体验。 考虑选项时,请务必牢记几乎没有通用的选择。 不同的团队可能喜欢以不同的方式工作,Microsoft 365 的工具能够使团队以其喜欢的任何形式进行协作。

你可以使用各种工具创建 Microsoft 365 组,包括 Outlook、Outlook 网页版、Outlook Mobile、SharePoint、Planner、Teams 等。 你选择从哪个工具开始取决于要使用哪种类型的组。 例如,在 Microsoft,当我们创建围绕电子邮件和日历组织的组时,我们倾向于从 Outlook 开始。 如果组用于公司范围内的通信,我们往往会从 Yammer 开始。 对于基于聊天的协作,我们将从 Microsoft Teams 启动组。

创建组时,需要确定想要创建专用组还是公用组。 组织中的任何人都可以看到公用组中的内容,且组织中的任何人都可以加入该组。 只有专用组的成员可查看该组中的内容,想要加入专用组的人员必须获得组所有者的批准。

注意: 目前,默认情况下,通过 Outlook 网页版创建的组是专用组。

组织外部的人员无法看到或访问公用组和专用组的内容,除非这些人已特别受邀为来宾

有关将组从公用组更改为专用组(反之亦然)的详细信息,请参阅将 Microsoft 365 组设置为公用组或专用组。

所有者、成员和来宾

组所有者是组的审阅人。 他们可以添加或删除成员,并且具有独有权限,例如从共享收件箱中删除对话或更改有关该组的不同设置。 组所有者可以重命名组、更新说明或图片等。 如果你熟悉 SharePoint 角色,则组所有者是网站集管理员。

提示: 如果可以的话,最好的做法是为一个网上论坛至少拥有两个所有者。 这样,如果一个所有者不可用,则另一个所有者可以更改组。

组成员是组织内使用组进行协作的普通用户。 他们可以访问组中的所有内容,但不能更改组设置。 在 SharePoint 环境中,他们是网站成员。 有关添加或删除组成员的信息,请参阅在 Outlook 中添加和删除组成员

来宾与组成员类似,但他们不属于你的组织。 默认情况下,用户可以邀请来宾加入你的组,你可以控制该设置。 有关详细信息,请参阅 Microsoft 365 组中的来宾访问

选择要使用的组类型:

如果喜欢使用共享收件箱模式进行协作,则 Outlook 中的组体验适合你。 通过在 Outlook 中创建组,可获得:

  • 共享收件箱 – 用于成员之间的电子邮件对话。 此收件箱有一个电子邮件地址,并且可以设置为接受来自组外部甚至组织外部人员的消息,与传统通讯组列表非常相似

  • 共享日历 – 用于安排与组相关的事件

  • SharePoint 文档库 – 组用来存储和共享文件的中心位置

  • 共享 OneNote 笔记本 – 用于收集观点、研究和信息

  • SharePoint 团队网站 – 与组相关的信息、链接和内容的中央存储库

  • Planner – 用于在组成员间分配和管理项目任务

不必手动创建任何资源;创建组时会自动创建这些资源,并为组成员分配必要的权限,以便其可立即开始使用这些资源。

你可以通过熟悉的 Microsoft Outlook 桌面客户端(2016 或更新)、Outlook 网页版、Outlook 2016 for Mac(仅限共享收件箱)或 Outlook Mobile 访问这些资源。 你可以在 Outlook 中的左侧导航窗格或网页版中找到 Microsoft 365 组。

你可以在 Outlook 中的左侧导航窗格或 Outlook 网页版中找到组

使用新的 Microsoft 365 组悬停卡,你可以快速访问共享组资源。 只需将鼠标悬停在 Outlook 网页版或 SharePoint 中的组名称上。

新的 Office 365 组悬停卡图像

协作的最新部分是 Microsoft Teams。 Microsoft Teams 是团队的内部循环 – 这是一个持久、基于聊天的工作区,其中包含组内关注的主题或特定子组的相关非正式、实时对话。 

Yammer 为协作提供企业社交体验。 可帮助在组织中创建新的连接和发现。 有助于在公司范围内或围绕共同感兴趣的领域进行交流和观点讨论。

通过在 Yammer 中创建 Microsoft 365 连接组,你将获得:

  • Yammer 组 - 进行对话和共享信息的公共位置

  • SharePoint 文档库 - 组用来存储和共享文件的中心位置

  • 共享 OneNote 笔记本 - 用于收集观点、研究和信息

  • SharePoint 团队网站 - 与组相关的信息、链接和内容的中央存储库

  • Planner - 用于在组成员间分配和管理项目任务

可以通过浏览器中的 Yammer,或使用 iOS、Android 或 Windows Phone 设备上的 Yammer 应用访问这些工具。

在组实现了预期用途之后,可将其删除以释放系统资源,并且不再列出或显示组。 请参阅:删除组。 如果你希望无须记住删除过期的组,则可让管理员设置过期策略,这些策略将导致旧组过期并在指定的时间段后自动删除。 请参阅:Microsoft 365 组过期策略

注意: 此选项卡上的内容适用于管理员。

提供了三种主要的预配Microsoft 365 组模式:开放、IT 领导或受控。 每种模式都有各自的优点。

模式

优点

开放(默认)

用户可以根据需要创建自己的组,而无需求助于或打扰 IT

IT 领导

用户从 IT 部门请求组。 IT 部门可以指导他们选择最适合其需求的协作工具

受控

组创建仅限于特定人员、团队或服务(请参阅:控制可创建 Microsoft 365 组的成员

如果要控制 Microsoft 365 组的命名方式,你可以使用命名策略来强制组名称遵循特定标准,包括前缀或后缀以及阻止令人反感的名称。 有关详细信息,请参阅 Microsoft 365 组命名策略

每个组至少有一名所有者,他可以添加或删除成员,并对组及其内容进行一些基本管理。 通常,所有者将在 Outlook 中执行此操作。 请参阅:在 Outlook 中添加和删除组成员。 如果组的所有者(或多名所有者)出于任何原因离开组织,则管理员可以为该组织指定新的所有者。 请参阅向孤立组分配新的所有者

此外,如果你具有 Exchange Online 管理员权限,则可以从 Microsoft 365 管理中心(请参阅在 Microsoft 365 管理中心中管理组成员身份)或从 PowerShell 管理你的组(请参阅使用 PowerShell 管理 Microsoft 365 组)。

有时,你可能希望从租户中删除组。 有关如何删除组的信息,请参阅:删除组。 如果意外删除了某个组,则管理员可以在最多 30 天内还原该组,请参阅:还原已删除的 Microsoft 365 组

如果你喜欢采用更为自动化的方式来管理 Microsoft 365 组的生命周期,则可以使用过期策略让组以特定时间间隔过期。 该组的所有者将在组过期前 30、15 和 1 天收到一封电子邮件,以便他们能够根据需要轻松续订该组。 请参阅:Microsoft 365 组过期策略

组限制

最大值...

每组的所有者数

100

一名用户可创建的组数

250

管理员可创建的组数

最大默认租户限制为 500K

成员数

超过 1,000 个,但只有 1,000 个可以同时访问组对话。

在 Outlook 中访问非常大的组中的日历和对话时。用户可能会注意到存在延迟。

用户可以成为其成员的组数

1,000

文件存储

1 TB + 每个订阅用户 10 GB + 购买的任何额外存储空间。 可购买的额外存储空间不受限制。

组邮箱大小

50 GB

目前,Microsoft 365 组织可拥有的默认最大组数为 500,000。

如果你计划使用 Azure Active Directory Connect 工具的“组写回”功能,则最大长度为 448 个字符(与“说明”属性相关)。

有关 SharePoint Online 存储的详细信息,请参阅 SharePoint Online 限制SharePoint Online 软件边界和限制

在拥有有关组使用情况的可操作信息时,管理 Microsoft 365 组将会更加高效。 Microsoft 365 管理中心具有报告工具,可让你查看存储使用情况、你拥有的活动组数以及用户使用组的方式等内容。 请参阅:有关详细信息,请参阅管理中心内的 Microsoft 365 报表

Microsoft 365 组还提供了各种合规性信息保护电子数据展示工具。

另请参阅

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