组织结构图 (是) 层次结构的图表,通常用于显示员工、职务和组之间的关系。

组织结构图的范围可以从简单的图表(如下图所示)到基于外部数据源信息的大型复杂图表。 组织结构图中的形状可以显示基本信息(如名称和标题)或详细信息(如部门与成本中心)。 您甚至可以向组织结构图形状添加图片。

组织结构图

创建简单的组织结构图

若要创建包含默认信息字段的小组织结构图,请执行以下步骤:

  1. 在"文件"选项卡上,指向"新建",单击"组织结构图",选择"制单位"或"美制单位",然后单击"创建"。

  2. 如果只想使用默认信息字段创建简单的组织结构图,请在看到"组织结构图向导"对话框时单击"取消"。

  3. "组织结构 图"选项卡 上的选项显示各种类型的形状,你可以根据组织成员的位置使用这些形状。

    注意: 若要了解如何向形状添加更多数据,请参阅 向形状添加数据

  4. 若要自动连接形状,请根据组织的层次结构将从属形状拖动到上级形状上,或者可以选择使用连接线形状手动连接。 键入每个名称和标题,并根据需要添加成员的图片。

  5. 可以使用"组织结构图"选项卡上的各种命令和选项排列组织结构图的布局、形状 之间的 空间、形状的高度和宽度。

从新数据表自动创建组织结构图

如果要更改或添加更多信息,然后添加默认信息字段,并且尚未将数据添加到其他程序文件中,可以使用此方法。

  1. 在"文件"选项卡上,指向"新建",单击"组织结构图",选择"制单位"或"美制单位",然后单击"创建"。

  2. 在"组织结构图向导"的第一页上,选择"我使用向导输入的信息",然后单击"下一步"。

  3. 选择“Excel”或“以符号分隔的文本”,为新文件键入一个名称,然后单击“下一步”。

    注意: 如果选择"Excel,Microsoft Office Excel打开一个包含示例文本的工作表。 如果选择"带分隔符的文本",将打开包含记事本文本的 Microsoft 网页。

  4. 当 Excel 或记事本打开时,请使用示例文本作为要包含的信息的示例,并在所显示的文本处键入您的信息。

    重要: 不要删除"Reports_to和列,但可以更改、删除或添加组织结构图所需的其他列。

  5. 添加信息Excel或记事本文件,然后单击"下一步"继续。

  6. 若要在组织结构图中包含图片,请选择"不要在组织结构图中包含图片",否则选择"定位包含组织图片的文件夹"。 按照此页上的剩余说明进行操作,然后单击"下 一步 "继续。

  7. 在向导的最后一页上,可以指定要在每个页面上显示的组织数。 可以选择 "我想要指定要在每个页面上显示多少组织",也可以让向导通过选择"我希望向导自动断开各页面的组织结构图"来自动定义每个 页面

  8. 如果要在页面之间超链接和同步员工形状,请选择"跨页面超链接员工形状"和"跨页面同步员工形状"选项

  9. 完成所有选择后,单击"完成"。

    注意: 大多数向导页面都提供了特定帮助。 若要访问"帮助",请按 F1 或单击"帮助 " 按钮。

使用现有数据源自动创建组织结构图

如果要包括在组织结构图中的信息已位于 Microsoft Office Excel 工作表、Microsoft Exchange Server 目录、符合 ODBC 的数据源或 Org Plus 文本文件等文档中,则此方法最佳。

  1. 确保表或工作表包含员工姓名、唯一标识和向谁报告的人的列。

    注意: 你可以为列命名任何所需的名称。 运行"组织结构图向导"时, (或字段) 包含名称、ID 和报表的列。

    • 雇员姓名    雇员姓名在该域中的显示方式就是他们显示在组织结构图形状中的方式。

    • 唯一标识符    如果每个姓名不唯一,请包含一个列,该列包含每个员工的唯一标识符,例如员工 ID 号。

    • 雇员的上级    此域必须包含每个经理的唯一标识符,该标识符可以是姓名或 ID 号。 对于在组织结构图顶级的雇员,将此域留空。

  2. 在"文件"选项卡上,指向"新建",单击"组织结构图",选择"制单位"或"美制单位",然后单击"创建"。

  3. 在向导的第一页上,选择已存储在文件或数据库中的"信息",然后单击"下一步"继续。

  4. 通过单击"浏览"选择存储组织信息的文件类型,然后浏览到此文件的位置。 在图表向导中选择想要使用的语言,然后单击"下一 "继续。

  5. 在向导的下一页上, (数据文件中) 包含定义组织的信息(如"名称"、"报告对象"和"名字")的列字段。 单击“下一步”继续。

  6. 在向导的下一页上,可以使用"添加"和"删除"按钮和字段的显示顺序,通过"向上"和"向下"按钮定义要显示的特定字段。 单击“下一步”继续。

  7. 在向导的下一页上,可以从数据文件选择要作为形状数据字段添加到组织结构图形状的字段。 单击“下一步”继续。

  8. 若要在组织结构图中包含图片,请选择"不要在组织结构图中包含图片",否则选择"定位包含组织图片的文件夹"。 按照此页上的剩余说明进行操作,然后单击"下 一步 "继续。

  9. 在向导的最后一页上,可以指定要在每个页面上显示的组织数。 可以选择 "我想要指定要在每个页面上显示多少组织",也可以让向导通过选择"我希望向导自动断开各页面的组织结构图"来自动定义每个 页面

  10. 如果要在页面之间超链接和同步员工形状,请选择"跨页面超链接员工形状"和"跨页面同步员工形状"选项

  11. 完成所有选择后,单击"完成"。

    注意: 大多数向导页面都提供了特定帮助。 若要访问"帮助",请按 F1 或单击"帮助 " 按钮。 

使用小组框架或虚线显示小组

创建组织结构图后,可重新排列这些信息,以虚拟小组关系。 在接近彼此的位置移动相关形状,然后添加虚线连接线显示从属报告结构,或使用“小组框架”形状突出显示虚拟团队。 带虚线的报告用作普通连接线。 团队框架基本上是一个修改后的矩形形状,可用于直观地对团队进行分组和命名。

具有小组框架和虚线关系的组织结构图

更新生成的组织结构图

若要反映组织结构的变化,必须手动更新组织结构图或生成新图表。 如果生成新图表,新图表中不会包含对早期图表的自定义设置。 如果向形状添加了主题或照片,则必须再次添加它们,使图表看起来类似。

如果形状已链接到数据,则运行"刷新数据"时数据将正常更新,但仅在现有形状内更新。 刷新数据不会添加或删除形状。

创建简单的组织结构图

此方法最适合使用默认信息字段创建小型组织结构图。 默认字段为:

  • 部门

  • 电话

  • 姓名

  • 职务

  • 电子邮件

  • 在"文件"选项卡上,指向"新建",指向"业务",然后单击"组织结构图"。

  • 从"形状"窗口中的"组织结构图形状"模具中,将组织的顶层形状(如"主管")拖到页面上。

  • 选中形状后,键入形状的名称和标题。 例如,可能有一位管理者名叫 Tosh Meston,他担任总裁职位。

    注意: 若要了解如何向形状添加更多数据,请参阅 向形状添加数据

  • 从"形状"窗口中的"组织结构图形状"模具中,将第一个下属的形状拖到上级形状上。 此操作将自动链接层次结构的第二层。

    提示: 若要生成链接,需要将从属形状放到上级形状的中心。

  • 若要完成您的组织结构图,请继续向上级形状上拖动下属形状,并为每个形状键入姓名和职务。

从新数据表自动创建组织结构图

如果默认信息字段不适合你所需的内容,并且你的数据尚未位于其他程序中,则此方法是最佳方法。

  1. 在" 文件" 选项卡上,指向 "新建",指向" 业务",然后单击"组织结构图向导"。

  2. 在向导的第一页上,选择“使用向导输入的信息”,然后单击“下一步”。

  3. 选择“Excel”或“以符号分隔的文本”,为新文件键入一个名称,然后单击“下一步”。

    注意: 如果选择"Excel,Microsoft Office Excel打开一个包含示例文本的工作表。 如果选择"带分隔符的文本",将打开包含记事本文本的 Microsoft 网页。

  4. 当 Excel 或记事本打开时,请使用示例文本作为要包含的信息的示例,并在所显示的文本处键入您的信息。

    重要: 需要将"名称""报表"保留为列,但可以更改、删除或添加其他列。

  5. 退出 Excel 或记事本,然后完成向导。

    注意: 大多数向导页面都提供了特定帮助。 若要访问"帮助",请按 F1 或单击"帮助 " 按钮。

使用现有数据源自动创建组织结构图

如果要包括在组织结构图中的信息已位于文档(如工作表或目录)中,Microsoft Office Excel此方法Microsoft Exchange Server最佳。

  1. 确保表或工作表包含员工姓名、唯一标识和向谁报告的人的列。

    注意: 你可以为列命名任何所需的名称。 运行"组织结构图向导"时, (或字段) 包含名称、ID 和报表的列。

    • 雇员姓名    雇员姓名在该域中的显示方式就是他们显示在组织结构图形状中的方式。

    • 唯一标识符    如果每个姓名不唯一,请包含一个列,该列包含每个员工的唯一标识符,例如员工 ID 号。

    • 雇员的上级    此域必须包含每个经理的唯一标识符,该标识符可以是姓名或 ID 号。 对于在组织结构图顶级的雇员,将此域留空。

  2. 在" 文件" 选项卡上,指向 "新建",指向" 业务",然后单击"组织结构图向导"。

  3. 在向导的第一页上,选择已存储在文件或数据库中的"信息"。

  4. 单击 "下一步",然后按照向导的剩余步骤操作。

    注意: 大多数向导页面都提供了特定帮助。 若要访问"帮助",请按 F1 或单击"帮助 " 按钮。

使用小组框架或虚线显示小组

创建组织结构图后,可重新排列这些信息,以虚拟小组关系。 在接近彼此的位置移动相关形状,然后添加虚线连接线显示从属报告结构,或使用“小组框架”形状突出显示虚拟团队。 带虚线的报告用作普通连接线。 团队框架基本上是一个修改后的矩形形状,可用于直观地对团队进行分组和命名。

具有小组框架和虚线关系的组织结构图

更新生成的组织结构图

若要反映组织结构的变化,必须手动更新组织结构图或生成新图表。 如果生成新图表,新图表中不会包含对早期图表的自定义设置。 如果向形状添加了主题或照片,则必须再次添加它们,使图表看起来类似。

如果形状已链接到数据,则运行"刷新数据"时数据将正常更新,但仅在现有形状内更新。 刷新数据不会添加或删除形状。

创建简单的组织结构图

此方法最适合使用默认信息字段创建小型组织结构图。 默认字段为:

  • 部门

  • 电话

  • 姓名

  • 职务

  • 电子邮件

  • 在"文件"菜单上,指向"新建",指向"业务",然后单击"组织结构图"。

  • 从"形状"窗口中的"组织结构图形状"模具中,将组织的顶层形状(如"主管")拖到页面上。

  • 选中形状后,键入形状的名称和标题。 例如,可能有一位管理者名叫 Tosh Meston,他担任总裁职位。

  • 从"形状"窗口中的"组织结构图形状"模具中,将第一个下属的形状拖到上级形状上。 此操作将自动链接层次结构的第二层。

    提示: 若要生成链接,需要将从属形状放到上级形状的中心。

  • 若要完成您的组织结构图,请继续向上级形状上拖动下属形状,并为每个形状键入姓名和职务。

从新数据表自动创建组织结构图

如果默认信息字段不适合你所需的内容,并且你的数据尚未位于其他程序中,则此方法是最佳方法。

  1. 在" 文件" 菜单上,指向 "新建",指向" 业务",然后单击"组织结构图向导"。

  2. 在向导的第一页上,选择“使用向导输入的信息”,然后单击“下一步”。

  3. 选择“Excel”或“以符号分隔的文本”,为新文件键入一个名称,然后单击“下一步”。

    注意: 如果选择"Excel,Microsoft Office Excel打开一个包含示例文本的工作表。 如果选择"带分隔符的文本",将打开包含记事本文本的 Microsoft 网页。

  4. 当 Excel 或记事本打开时,请使用示例文本作为要包含的信息的示例,并在所显示的文本处键入您的信息。

    重要: 需要将"名称""报表"保留为列,但可以更改、删除或添加其他列。

  5. 退出 Excel 或记事本,然后完成向导。

    注意: 大多数向导页面都提供了特定帮助。 若要访问"帮助",请按 F1 或单击"帮助 " 按钮。

使用现有数据源自动创建组织结构图

如果要包括在组织结构图中的信息已位于文档(如工作表或目录)中,Microsoft Office Excel此方法Microsoft Exchange Server最佳。

  1. 确保表或工作表包含员工姓名、唯一标识和向谁报告的人的列。

    注意: 你可以为列命名任何所需的名称。 运行"组织结构图向导"时, (或字段) 包含名称、ID 和报表的列。

    • 雇员姓名    雇员姓名在该域中的显示方式就是他们显示在组织结构图形状中的方式。

    • 唯一标识符    如果每个姓名不唯一,请包含一个列,该列包含每个员工的唯一标识符,例如员工 ID 号。

    • 雇员的上级    此域必须包含每个经理的唯一标识符,该标识符可以是姓名或 ID 号。 对于在组织结构图顶级的雇员,将此域留空。

  2. 在" 文件" 菜单上,指向 "新建",指向" 业务",然后单击"组织结构图向导"。

  3. 在向导的第一页上,选择已存储在文件或数据库中的"信息"。

  4. 单击 "下一步",然后按照向导的剩余步骤操作。

    注意: 大多数向导页面都提供了特定帮助。 若要访问"帮助",请按 F1 或单击"帮助 " 按钮。

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使用小组框架或虚线显示小组

创建组织结构图后,可重新排列这些信息,以虚拟小组关系。 在接近彼此的位置移动相关形状,然后添加虚线连接线显示从属报告结构,或使用“小组框架”形状突出显示虚拟团队。 带虚线的报告用作普通连接线。 团队框架基本上是一个修改后的矩形形状,可用于直观地对团队进行分组和命名。

具有小组框架和虚线关系的组织结构图

更新生成的组织结构图

若要反映组织结构的变化,必须手动更新组织结构图或生成新图表。 如果生成新图表,新图表中不会包含对早期图表的自定义设置。 如果向形状添加了主题或照片,则必须再次添加它们,使图表看起来类似。

如果形状已链接到数据,则运行"刷新数据"时数据将正常更新,但仅在现有形状内更新。 刷新数据不会添加或删除形状。 

另请参阅

视频:创建组织结构图

使用雇员数据自动创建组织结构图

在不使用外部数据的情况下创建组织结构图

使用 Web Visio创建组织结构图

在组织结构图中显示Visio隐藏信息

在组织结构图中设置形状的布局

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