Microsoft 365 组包含一个专用库，它是存储所有组文件的主要位置，从而使文件共享变得轻松。
在群组的库中创建文件或文件夹时，群组的所有成员都可以访问它。 将新成员添加到组时，包括来宾 (外部用户) ，他们也将能够访问这些文件。 默认情况下，组成员拥有文件的查看/编辑访问权限，而组织中的所有其他人拥有查看访问权限。
使用 Outlook 中的组，可以轻松地与组成员协作处理文档和其他文件，并与组成员共享文档和其他文件。
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最近视图显示所有组文档 - 通过“最近的文件”视图，可以访问与组共享的所有文件，包括作为电子邮件附件共享的文件、存储在组的 SharePoint 文档库中的文件，以及从 OneDrive 或其他 SharePoint 文档库共享的文件。
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快速共同创作和通信更新 – 在 Outlook 中并排编辑文档并通过电子邮件答复。 无需切换上下文即可更新文档并与同事沟通更改。
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快速访问与文件相关的电子邮件 – 访问通过电子邮件与你共享的文件，而不是滚动组收件箱。
注意
这些功能仅适用于使用具有合格Microsoft 365订阅的工作或学校帐户的个人。
在新版 Outlook 中共享组中的文件
打开新的 Outlook。
可以通过两种方法查找组：
- 在窗口左侧的应用栏中选择 “组
”。
- 在邮箱文件夹列表中，选择“ 转到组”
在左窗格的 “组”下，选择要在其中共享文件的组。
将共享文件附加到电子邮件
打开经典 Outlook。 可以通过两种方法查找组。
- 从导航栏中选择 更多应用>和组。 (若要固定，请右键单击“
“组 ”，然后选择“ 固定”。)
在“群组主页”中 
，您可以一次查看所有群组。
- 在邮箱文件夹列表的 “组”下，选择你的组。
在你的组中， 发起对话。
选择“附加文件”。
选择文件的源。 选项包括最近使用Files、Web 位置和此电脑。 Web 位置包括 One Drive、SharePoint Sites、Group Files 和其他源。
- 如果选择 Web 位置，请选择“ 附加为副本 ”或“ 作为 OneDrive 链接共享”。 附加为副本会为每个收件人提供自己的文件副本以供审阅。 通过共享 OneDrive 链接，组成员可实时查看最新更改和共同创作
- 如果从电脑中选择文件，则会将其作为副本附加。
访问文件
若要访问 Outlook 网页版客户端中的文件，请单击组标题中的 Files。
在此视图中，你将看到两个部分：“最近”和“文档”。 “最近”部分显示组中共享的前 5 个最新文件。 这些文件包括在发布到共享收件箱的邮件中作为附件共享的文件，以及从 OneDrive 或 SharePoint 共享到组的文件。 Files 根据上次通过电子邮件共享、上次修改或上传到库的时间按时间顺序排序。 “文档”部分显示组 SharePoint 网站中以相似文件夹文件结构存在的所有文件和文件夹。
上传或创建文件
要将新文件上传到库，请单击组标题上方工具栏中的“ 上传 ”按钮。 要创建新文件或文件夹，请使用组标题中的 “新建 ”按钮，然后从下拉列表中选择。
删除或重命名文件
可以从“文档”视图中轻松删除或重命名文件。 在文档列表中选择要删除或重命名的文件，然后从组标题上方的工具栏中根据需要选择删除或重命名。 如果文件在删除之前位于 “最近使用的文件 ”视图中，则删除后“最近使用的文件”将在删除后更新以反映更改。
共享文件
可以轻松地从 Outlook 网页版中的文件视图共享文件。 如果要以电子邮件附件的形式发送“最近使用的文件”中的某个文件，只需单击打开文件，然后从功能区中选择通过 电子邮件共享。
如果要共享“文档”部分中的一个文件，只需选择该文件，然后单击组标题上方的 共享 工具栏即可共享。 将显示熟悉的共享对话框，您可以选择要与之共享的人员。
处理电子邮件附件
新的 Files 体验包括一种处理附加到电子邮件的文件的强大方法。 当电子邮件发送到包含要编辑的 Word、Excel 或 PowerPoint 附件并发回原始作者的组共享收件箱时：
- 转到 Files，打开文件，然后选择功能区中的“编辑和答复”。
文件将存储在组的 SharePoint 文档库中，并在相关 Office 应用程序的联机版本中打开。
- 回复电子邮件可以发送给原始发件人，并附有指向存储的文件副本的链接。
- 完成编辑后，将评论添加到电子邮件中 ，然后单击发送。
导航到 SharePoint 文档库
通过 Files 视图，可以查看 SharePoint 网站中存在的所有文件，但如果要转到 SharePoint 网站，可以使用组卡或从组标题导航到。 从组标题中选择 ... ，然后选择 站点。 在网站中，选择 “文档” 以转到文档库。
另请参阅
将共享文件附加到电子邮件
在你的组中， 发起对话。
在对话窗格底部，选择 
。
选择文件的源。 选项包括 OneDrive、组文件、计算机和其他源。
- 如果选择 OneDrive，请选择“ 附加为副本 ”或“ 共享为 OneDrive 链接”。 附加为副本会为每个收件人提供自己的文件副本以供审阅。 通过共享 OneDrive 链接，组成员可实时查看最新更改和共同创作
- 如果选择组作为源，请选择要附加的文件。
- 如果选择“计算机”作为源，请选择“ 附加为副本 ”或“ 上传到组文件”。 上传到组文件使组成员可以实时查看最新更改和共同创作。 附加为副本会为每个收件人提供自己的文件副本以供审阅。
- 如果您选择其他来源，请登录到该来源并按照提示进行操作。
访问文件
若要访问 Outlook 网页版客户端中的文件，请单击组标题中的 Files。
在此视图中，你将看到已上传到组的文档库的文件，将在发布到共享收件箱的邮件中看到作为附件共享的文件，以及从 OneDrive 或 SharePoint 共享到组的文件。 Files 根据上次通过电子邮件共享、上次修改或上传到库的时间按时间顺序排序。 你无法更改此排序，但如果要按不同的时间顺序查看文件，请通过单击右上角附近的“ 浏览库 ”转到 SharePoint 文档库。
注意
.URL、.MSG 和 .ASPX 文件将不会显示在组文档库视图中。 要查看这些文件，请单击右上角的“浏览库”，转到 SharePoint 文档库视图。
要将新文件上传到库，只需单击文件列表上方工具栏中的“ 上传 ”链接。 如果要搜索文件库，只需在窗口左上角的搜索框中键入关键字，然后按 Enter。
删除或重命名文件
若要删除或重命名文件，请首先通过单击右上角的 “浏览库 ”导航到 SharePoint 文档库。 右键单击要删除或重命名的文件，然后根据需要选择 “删除” 或 “重命名 ”。
处理电子邮件附件
新文件体验包括一种处理附加到电子邮件的文件的强大新方法。 当电子邮件发送到包含要编辑并发回原作者的 Word、Excel 或 PowerPoint 附件的组共享收件箱时，请转到 Files 部分，双击打开文件，然后从功能区中选择“编辑和答复”。 该文件将存储在组的 SharePoint 文档库中，并在相关 Office 应用的联机版本中打开。 还将向原始发件人发送一封回复电子邮件，其中包含指向存储的文件副本的链接。 完成编辑后，将评论添加到电子邮件中，然后单击发送。
导航到 SharePoint 库
除了上面讨论的改进之外，我们还使直接访问 SharePoint 文档库变得更加容易。 当你在组的 Files 部分时，你会在右上角看到 Browse library（浏览库）。 单击它，将在浏览器中打开此组的 SharePoint 文档库。
与来宾共享组文件
可以通过附加存储在组库中的任何文件来与来宾共享组文件。 有关信息，请参阅 Microsoft 365 组中的来宾访问。
如果在与来宾共享组文件时看到一条消息，通知你来宾附件被阻止，则在租户管理员 为来宾启用文件共享之前，来宾将无法打开共享文件。
将文件发布到组库
只要将文件发布到组文档库，所有组成员都可以访问它。 只需将其从计算机拖动到组的库中即可。 有关详细信息，请参阅将文件上传到库。
如果要共享的文件已在文档库中，可以将其保留在原处，并邀请组加入其中。
另请参阅
了解 Microsoft 365 组
在 Outlook 中创建组
加入、离开或关注 Outlook 中的组
在 Outlook 中添加、编辑和删除组成员
