如果有一个要分组和汇总的数据列表,可以创建最多八个级别的分级显示。 每个内部级别在分级显示符号中由较大的数字表示,它们分别显示其前一外部级别的明细数据,这些外部级别在分级显示符号中均由较小的数字表示。 使用分级显示可以对数据分组并快速显示汇总行或汇总列,或者显示每组的明细数据。 可创建行的分级显示(如下面示例所示)、列的分级显示或者行和列的分级显示。
![]() |
1. 若要显示某一级别的行,请单击相应的 2. 第 1 级包含所有明细数据行的总销售额。 3. 第 2 级包含每个区域中每个月的总销售额。 4. 级别 3 包含明细数据行 -本例中为第 17 到第 20 行。 5. 若要展开或折叠分级显示的数据,请单击 |
-
请确保要分级显示的每列数据的第一行(例如区域) )中都有一个标签 (每列中都包含类似的事实,并且要分级显示的区域没有空白行或空白列。
-
如果需要,分组的详细信息行可以有相应的汇总行-小计。 若要创建这些项,请执行下列操作之一:
-
使用“分类汇总”命令插入汇总行
使用“分类汇总”命令,可在每组明细行的紧下方或上方插入 SUBTOTAL 函数,并自动为您创建分级显示。 有关使用 Subtotal 函数的详细信息,请参阅 SUBTOTAL 函数。
-
插入自己的汇总行
在每组明细行的紧下方或紧上方插入您的含有公式的汇总行。 例如,在三月和四月销售数据行的下方(或上方),使用 SUM 函数对这两个月的销售额进行分类汇总。 本主题稍后将显示此示例表格。
-
-
默认情况下,Excel在汇总的详细信息下方查找汇总行,但可以创建在详细信息行上方。 如果创建了详细信息下方的汇总行,请跳到步骤 4 (的下一) 。 如果在明细数据行上方创建了汇总行,请在"数据"选项卡上的"大纲"组中单击对话框启动器。
"设置"对话框随即打开。
然后,在"设置"对话框中,清除"详细信息下方的汇总行"复选框,然后单击"确定"。
-
分级显示数据。 请执行下列操作之一:
自动分级显示数据
-
选择要分级显示单元格区域中的单元格。
-
在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分组”下的箭头,然后单击“自动建立分级显示”。
手动分级显示数据
重要: 在手动组合分级显示级别时,最好显示出所有数据以避免执行错误的行组合。
-
若要分级显示外部组 (级别 1) ,请选择外部组将包含 (的所有行,即明细数据行,如果添加了明细数据行,则选择其汇总行) 。
1. 第一行包含标签,未选中。
2. 由于这是外部组,因此请选择包含小计和详细信息的所有行。
3. 不要选择总计。
-
在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分组”。 然后在"组"对话框中,单击"行",然后单击"确定"。
提示: 如果选择整行而不是仅选择单元格,Excel按行自动分组 - 甚至不会打开"分组"对话框。
分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。
-
或者,分级显示一个内部嵌套组,即给定数据部分的明细数据行。
注意: 如果不需要创建任何内部组,请跳到下面的步骤 f。
对于每个内部嵌套组,请选择与包含汇总行的行相邻的明细数据行。
1. 可以在每个内部级别创建多个组。 此处,两个部分已在级别 2 分组。
2. 此部分已选中并可供分组。
3. 不要为要分组的数据选择汇总行。
-
在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分组”。
然后在"组"对话框中,单击"行",然后单击"确定"。 分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。
提示: 如果选择整行而不是仅选择单元格,Excel按行自动分组 - 甚至不会打开"分组"对话框。
-
继续选择并组合内部行,直到创建了分级显示中需要的所有级别。
-
如果要对行取消组合,请选中这些行,然后在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“取消组合”。
还可以取消组合分级显示的各个部分,而不删除整个级别。 按住 SHIFT 的同时单击组的
或
,然后在"数据"选项卡上的"大纲"组中,单击"取消组合"。
重要: 如果在明细数据处于隐藏状态时对分级显示取消组合,则明细数据行可能仍然隐藏。 要显示数据,请拖动与隐藏的行相邻的可见行号。 然后在"开始"选项卡上的"单元格"组中,单击"格式",指向"隐藏&取消隐藏",然后单击"取消隐藏行"。
-
-
确保要分级显示的每行数据在第一列中都有一个标签,在每行中都含有相似的内容,并且该区域不包含空白行或空白列。
-
在每组明细列的紧右侧或紧左侧插入自己的带公式的汇总列。 下面的步骤 4 所列的表格为所示的示例。
注意: 要按列分级显示数据,必须插入汇总列,并使其包含的公式引用该组中每个明细列中的单元格。
-
如果汇总列位于详细信息列的左侧,请在"数据"选项卡上的"大纲"组中单击对话框启动器。
"设置"对话框随即打开。
然后在"设置"对话框中,清除"详细信息右侧摘要列"复选框,然后单击"确定"。
-
若要分级显示数据,请执行下列操作之一:
自动分级显示数据
-
选择单元格区域。
-
在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分组”下的箭头,然后单击“自动建立分级显示”。
手动分级显示数据
重要: 在手动组合分级显示级别时,最好显示出所有数据以避免执行错误的列组合。
-
若要分级显示 (级别 1) ,请选择所有从属摘要列及其相关详细信息数据。
1. 列 A 包含标签。
2. 选择所有详细信息和小计列。 请注意,如果未选择整列,在"大纲"组) "数据"选项卡上单击"分组 ("时) "组"对话框将打开,并要求选择"行"或"列"。
3. 不要选择总计列。
-
在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分组”。
大纲符号显示在组上方。
-
若要分级显示一组内部嵌套 (级别 2 或) ,请选择与包含汇总列的列相邻的详细信息列。
1. 可以在每个内部级别创建多个组。 此处,两个部分已在级别 2 分组。
2. 这些列已选中并可供分组。 请注意,如果未选择整列,在"大纲"组) "数据"选项卡上单击"分组 ("时) "组"对话框将打开,并要求选择"行"或"列"。
3. 不要为要分组的数据选择汇总列。
-
在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分组”。
分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。
-
-
继续选择并组合内部列,直到创建了分级显示中需要的所有级别。
-
如果要对列取消组合,请选中这些列,然后在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“取消组合”。
还可以取消组合分级显示的各个部分,而不删除整个级别。 按住 SHIFT 的同时单击组的 或
,然后在"数据"选项卡上的"大纲"组中,单击"取消组合"。
如果在明细数据处于隐藏状态时对分级显示取消组合,则明细数据列可能仍然隐藏。 要显示数据,请拖动与隐藏的列相邻的可见列标。 在“开始”选项卡上的“单元格”组中,单击“格式”,指向“隐藏和取消隐藏”,然后单击“取消隐藏列”
-
如果未看到大纲符号
、
和
,请转到"文件 > 选项>高级",然后在"此工作表的显示选项"部分下,选中"如果应用了大纲,则显示分级显示符号"复选框,然后单击"确定"。
-
执行下列一项或多项操作:
-
显示或隐藏组的明细数据
若要显示组内的详细信息数据,请单击
按钮,或按 Alt+Shift+=。
-
若要隐藏组的详细信息数据,请单击组的
按钮,或按 Alt+Shift+-。
-
展开或折叠特定级别的整个分级显示
在
符号中,单击要达到的级别数。 处于较低级别的明细数据将变为隐藏状态。
例如,如果一个分级显示包含四个级别,则单击
可隐藏第四个级别,同时显示其他级别。
-
显示或隐藏所有分级显示的明细数据
若要显示所有明细数据,请单击
分级显示符号中的最低级别。 例如,如果存在三个级别,请单击
。
-
若要隐藏所有明细数据,请单击
。
-
对于分级显示行,Microsoft Excel 使用 RowLevel_1 和 RowLevel_2 之类的样式。 对于分级显示列,Excel 则使用 ColLevel_1 和 ColLevel_2 之类的样式。 这些样式使用加粗、倾斜及其他文本格式来区分数据中的汇总行或汇总列。 通过更改每个样式的定义方式,可以应用不同的文本和单元格格式,进而自定义分级显示的外观。 无论在分级显示的创建过程中,还是在创建完毕之后,都可以向分级显示应用样式。
执行下列一项或多项操作:
自动将样式应用于新的汇总行或列
-
在" 数据" 选项卡上的" 大纲" 组中,单击对话框启动器。
"设置"对话框随即打开。
-
选中“自动设置样式”复选框。
对现有的汇总行或汇总列应用样式
-
选择要应用样式的单元格。
-
在" 数据" 选项卡上的" 大纲" 组中,单击对话框启动器。
"设置"对话框随即打开。
-
选中"自动样式"复选框,然后单击"应用样式"。
还可以使用自动套用格式来设置分级显示数据的格式。
-
如果未看到大纲符号
、
和
,请转到"文件"> 选项>"高级",然后在"此工作表的显示选项"部分下,选中"如果应用了大纲,则显示分级显示符号"复选框。
-
使用分级显示符号
、
和
来隐藏不需要复制的明细数据。
有关详细信息,请参阅显示或隐藏分级显示的数据部分。
-
选择汇总行的区域。
-
在“开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“查找和选择”,然后单击“定位”。
-
单击“定位条件”。
-
单击“可见单元格”。
-
单击“确定”,然后复制数据。
注意: 隐藏或删除分级显示时,不会删除任何数据。
隐藏分级显示
-
转到"文件>选项">"高级",然后在"此工作表的显示选项"部分下,取消选中"如果应用了大纲,则显示分级显示符号"复选框。
删除分级显示
-
单击工作表。
-
在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“取消组合”,然后单击“清除分级显示”。
重要: 如果在明细数据处于隐藏状态时删除了分级显示,则明细数据行或列可能仍然隐藏。 要显示数据,请拖动与隐藏的行和列相邻的可见行号或列标。 在“开始”选项卡上的“单元格”组中,单击“格式”,指向“隐藏和取消隐藏”,然后单击“取消隐藏行”或“取消隐藏列”。
假设您要为数据创建一个汇总报表,并在其中仅显示总计,同时附有这些总计的图表。 一般而言,您可以执行下列操作:
-
创建摘要报表
-
分级显示数据。
-
通过单击
、
和
的大纲符号来隐藏详细信息,以只显示总计,如以下行轮廓示例所示:
-
有关详细信息,请参阅显示或隐藏分级显示的数据部分。
-
-
绘制摘要报表图表
-
选择要绘制图表的汇总数据。
例如,若要只绘制林丹和李小强的总计,而不要绘制总计,请选择单元格 A1 到 C19,如上例所示。
-
单击">图表>",然后单击"所有图表"选项卡并选择图表类型。
例如,如果选择"簇状柱形图"选项,则图表将如下所示:
如果显示或隐藏分级显示数据列表中的明细,图表也会随之更新以显示或隐藏这些数据。
-
可以在 "" (中) 行和列进行分组或 Excel 网页版 。
注意: 尽管可以使用 SUM 或 SUBTOTAL) 等函数向数据 (添加汇总行或列,但不能在 Excel 网页版 中应用样式或设置汇总行和列的位置。
创建行或列的大纲
|
|
Excel Online 中的行的大纲
|
Excel Online 中的Excel大纲
|
-
请确保要分级显示的数据的每一列 (或行) 的第一行 (或列) 中都有一个标签,在每一列 (或行) 中包含类似的事实,并且区域没有空白行或空列。
-
选择数据 (包括任何汇总行或) 。
-
在"数据"选项卡上的"大纲"组中,单击"分组>行或组列"。
-
(可选)如果要分级显示内部嵌套组,请选择分级显示的数据范围内的行或列,然后重复步骤 3。
-
继续选择内部行或列并分组,直到在大纲中创建所有需要的级别。
取消组合行或列
-
若要取消组合,请选择行或列,然后在"数据"选项卡上的"大纲"组中,单击"取消组合",然后选择"取消组合行"或"取消组合列"。
显示或隐藏分级显示的数据
执行下列一项或多项操作:
显示或隐藏组的明细数据
-
若要显示组内的详细信息数据,请单击
组的详细信息,或按 Alt+Shift+=。
-
若要隐藏组的详细信息数据,请单击
组的详细信息,或按 Alt+Shift+-。
展开或折叠特定级别的整个分级显示
-
在
符号中,单击要达到的级别数。 处于较低级别的明细数据将变为隐藏状态。
-
例如,如果一个分级显示包含四个级别,则单击
可隐藏第四个级别,同时显示其他级别。
显示或隐藏所有分级显示的明细数据
-
若要显示所有明细数据,请单击
分级显示符号中的最低级别。 例如,如果存在三个级别,请单击
。
-
若要隐藏所有明细数据,请单击
。
需要更多帮助吗?
你始终可以在 Excel 技术社区中咨询专家或在 Answers 社区获取。