分级显示工作表中的数据（分组）

应用对象
Microsoft 365 专属 Excel Excel 2024 Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016

如果有一个要分组和汇总的数据列表，则可以创建最多八个级别的大纲。 每个内部级别（在轮廓符号中由较高的数字表示）显示前一个外部级别的详细信息数据（在轮廓符号中由较低的数字表示）。 使用分级显示可以对数据分组并快速显示汇总行或汇总列，或者显示每组的明细数据。 可创建行的分级显示（如下面示例所示）、列的分级显示或者行和列的分级显示。

具有三级轮廓的数据
1. 要显示级别的行，请选择适当的 一二三 大纲符号。

  • 级别 1 包含所有详细信息行的总销售额。
  • 级别 2 包含每个区域中每月的总销售额。
  • 级别 3 包含明细行 — 在本例中为第 17 行到第 20 行。
2. 要展开或折叠大纲中的数据，请单击加减大纲符号，或按 ALT+SHIFT+= 展开，按 ALT+SHIFT+- 折叠。

创建行的分级显示

  1. 确保要大纲显示的数据的每一列在第一行 (都有一个标签（例如“区域) ”，每列中包含类似的事实，并且要大纲显示的区域没有空白行或空白列。

  2. 如果需要，分组的详细信息行可以具有相应的汇总行 - 小计。 要创建这些图像，请执行下列操作之一：

    • 使用“小计”命令插入汇总行 
      使用“分类汇总”命令，可在每组明细行的紧下方或上方插入 SUBTOTAL 函数，并自动为您创建分级显示。 有关使用 Subtotal 函数的详细信息，请参阅 SUBTOTAL 函数。
    • 插入自己的汇总行 
      在每组明细行的紧下方或紧上方插入您的含有公式的汇总行。 例如，在三月和四月销售数据行的下方（或上方），使用 SUM 函数对这两个月的销售额进行分类汇总。 本主题稍后将显示此示例表格。

  3. 默认情况下，Excel 会在汇总的详细信息下方查找摘要行，但也可以在详细信息行上方创建摘要行。 如果在详细信息下方创建了摘要行，请跳到下一步 (步骤 4) 。 如果在详细信息行上方创建了摘要行，请转到“ 数据>大纲”，然后选择对话框启动器。
    在“分级显示”组中，单击对话框启动器
    “设置”对话框将打开。
    大纲的“设置”对话框
    在“设置”对话框中，清除“ 详细信息下方的汇总行 ”复选框，然后选择“ 确定”。

  4. 分级显示数据。 请执行下列操作之一：
    自动分级显示数据

    1. 在要显示轮廓的单元格区域中选择一个单元格。
    2. 转到 “数据>大纲”>组>，然后选择“ 自动大纲”。
      单击“分组”下方的箭头，然后单击“自动建立分级显示”

    手动分级显示数据

    重要

    手动对大纲级别进行分组时，最好 显示所有数据 以避免错误地分组行。

    1. 若要 (级别 1) 概述外部组，请选择外部组包含的所有行 (即详细信息行，如果添加了详细信息行，则选择其摘要行) 。

      已准备好创建外部组的数据选择
      1. 第一行包含标签，未选中。
      2.由于这是外部组，因此请选择所有包含小计和详细信息的行。
      3. 不要选择总计。

    2. 转至“数据>大纲”>组>组。 在“分组”对话框中，选择 “行”，然后选择“ 确定”。

      提示

      如果选择整行而不仅仅是单元格，Excel 会自动按行分组 - “分组”对话框甚至打不开。

      单击“行”，然后单击“确定”
      分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。

    3. 或者，分级显示一个内部嵌套组，即给定数据部分的明细数据行。

      注意

      如果不需要创建任何内部组，请跳到下面的步骤 f。

      对于每个内部嵌套组，请选择与包含汇总行的行相邻的明细数据行。

      在层次结构中的第 2 级选择分组的数据。
      1. 可以在每个内部级别创建多个组。 在这里，两个部分已经分组在第 2 级。
      2. 此部分已选中并准备好分组。
      3. 不要选择要分组的数据的摘要行。

    4. 转至“数据>大纲”>组>组。
      单击“数据”选项卡上的“分组”
      在“分组”对话框中，选择 “行”，然后选择“ 确定”。 分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。

      提示

      如果选择整行而不仅仅是单元格，Excel 会自动按行分组 - “分组”对话框甚至打不开。

    5. 继续选择并组合内部行，直到创建了分级显示中需要的所有级别。

    6. 如果要取消组合行，请选择行，然后转到 数据>大纲>取消组合>取消组合。
      还可以在不删除整个级别的情况下取消组合轮廓的各个部分。 按住 Shift 的同时选择组的 “加号”框 或 “减号”框 ，然后转到“ 数据>大纲”，>取消组合>取消组合。

      重要

      如果在隐藏详图数据时取消组合轮廓，则详图行可能保持隐藏状态。 要显示数据，请拖动与隐藏的行相邻的可见行号。 然后转到“单元格>格式”，>指向“隐藏 & 取消隐藏”，然后选择“取消隐藏行”。

创建列的分级显示

  1. 确保要分级显示的每行数据在第一列中都有一个标签，在每行中都含有相似的内容，并且该区域不包含空白行或空白列。

  2. 在每组明细列的紧右侧或紧左侧插入自己的带公式的汇总列。 下面的步骤 4 所列的表格为所示的示例。

    注意

    要按列分级显示数据，必须插入汇总列，并使其包含的公式引用该组中每个明细列中的单元格。

  3. 如果摘要列位于详细信息列的左侧，请转到“ 数据>大纲”，然后选择对话框启动器。
    在“分级显示”组中，单击对话框启动器
    “设置”对话框将打开。
    大纲的“设置”对话框
    在“设置”对话框中，清除“详细信息右侧的汇总列”检查框，然后选择“确定”。

  4. 若要分级显示数据，请执行下列操作之一：
    自动分级显示数据

    1. 在区域中选择一个单元格。
    2. 转到 “数据>大纲”>组>，然后选择“ 自动大纲”。

    手动分级显示数据

    重要

    在手动组合分级显示级别时，最好显示出所有数据以避免执行错误的列组合。

    1. 要概述外部组 (级别 1) ，请选择所有从属汇总列及其相关详细信息数据。

      按要分组的列排列的数据
      1. A 列包含标签。
      2. 选择所有明细列和小计列。 请注意，如果未选择整列，则在选择“数据>大纲>分组 (”) 时，将打开“分组”对话框，并要求你选择“行”或“列”。
      3. 不要选择总计列。

    2. 转至“数据>大纲”>组>组。
      单击“数据”选项卡上的“分组”
      大纲符号显示在组上方。

    3. 若要轮廓 (级别 2 或更高级别) 的内部嵌套详细信息列，请选择与包含汇总列的列相邻的详细信息列。

      按列分组的数据
      1. 可以在每个内部级别创建多个组。 在这里，两个部分已经分组在第 2 级。
      2. 已选中这些列并准备好进行分组。 请注意，如果未选择整列，则在选择“数据>大纲>分组 (”) 时，将打开“分组”对话框，并要求你选择“行”或“列”。
      3. 不要选择要分组的数据的汇总列。

    4. 转到 “数据>大纲”>组。
      单击“数据”选项卡上的“分组”
      分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。

  5. 继续选择并组合内部列，直到创建了分级显示中需要的所有级别。

  6. 如果要取消组合列，请选择列，然后转到“ 数据>大纲>取消组合”。

在“数据”选项卡上，单击“取消组合”

还可以在不删除整个级别的情况下取消组合轮廓的各个部分。 按住 Shift 同时选择组的 “加 号”框或 “减号”框 ，然后转到“ 数据>大纲>取消组合”。

如果在隐藏详图数据时取消分组轮廓，则详图列可以保持隐藏状态。 要显示数据，请拖动与隐藏的列相邻的可见列标。 转到“ 主单元>格>格式”，指向“ 隐藏 & 取消隐藏”，然后选择“ 取消隐藏列”。

显示或隐藏分级显示的数据

  1. 如果看不到大纲符号一二三，加号和减号，请转到“高级文件>选项>”，在“此工作表的显示选项”部分下，选中“应用了轮廓时显示大纲符号”检查框，然后选择“确定”。

  2. 执行下列一项或多项操作：

    • 显示或隐藏组的明细数据 
      若要显示组中的详细信息数据，请选择组的 加号 按钮，或按 ALT+SHIFT+=。
    • 若要隐藏组的详细信息数据，请选择组的 减号 按钮，或按 ALT+SHIFT+-。
    • 展开或折叠特定级别的整个分级显示 
      在 “一二三” 大纲符号中，选择所需级别的编号。 处于较低级别的明细数据将变为隐藏状态。
      例如，如果轮廓有四个级别，则可以通过选择 三个 来隐藏第四个级别，同时显示其余级别。
    • 显示或隐藏所有分级显示的明细数据 
      要显示所有详图数据，请选择 一二三 轮廓符号中的最低级别。 例如，如果有三个级别，请选择 三个 级别。
    • 若要隐藏所有详细信息数据，请选择 一个 。

使用样式自定义分级显示

对于分级显示行，Microsoft Excel 使用 RowLevel_1 和 RowLevel_2 之类的样式。 对于分级显示列，Excel 则使用 ColLevel_1 和 ColLevel_2 之类的样式。 这些样式使用加粗、倾斜及其他文本格式来区分数据中的汇总行或汇总列。 通过更改每个样式的定义方式，可以应用不同的文本和单元格格式，进而自定义分级显示的外观。 无论在分级显示的创建过程中，还是在创建完毕之后，都可以向分级显示应用样式。

执行下列一项或多项操作：

自动将样式应用于新的汇总行或列 

  1. 转到“ 数据>大纲”，然后选择对话框启动器。
    在“分级显示”组中，单击对话框启动器
    “设置”对话框将打开。
    大纲的“设置”对话框
  2. 选中“自动设置样式”复选框。

对现有的汇总行或汇总列应用样式 

  1. 选择要应用样式的单元格。
  2. 转到“ 数据>大纲”，然后选择对话框启动器。
    在“分级显示”组中，单击对话框启动器
    “设置”对话框将打开。
    大纲的“设置”对话框
  3. 选中“自动样式”检查框，然后选择“应用样式”。
    已选中“自动样式”的“设置”对话框

还可以使用自动套用格式来设置分级显示数据的格式。

复制分级显示的数据

  1. 如果看不到大纲符号一二三，加号和减号，转到 > 文件选项>高级，然后在 显示此工作表的选项 部分，选中 如果应用了大纲，则显示大纲符号检查框。
  2. 使用大纲符号 one、two、three 、 minus 和 plus 隐藏不想复制的详细信息数据。
    有关详细信息，请参阅显示或隐藏分级显示的数据部分。
  3. 选择汇总行的区域。
  4. 转到 主页>编辑查找>& 选择，然后选择转到 特殊格式。
    单击“查找 & 选择”，然后单击“转到”
  5. 选择 “仅可见单元格”。
  6. 选择 “确定”，然后复制数据。

隐藏或删除分级显示

注意

隐藏或删除分级显示时，不会删除任何数据。

隐藏分级显示

  • 转到 文件>选项 > 高级，然后在 显示此工作表的选项 部分，取消选中 如果应用了轮廓，则显示轮廓符号 检查框。

删除分级显示

  1. 单击工作表。

  2. 转到“ 数据>大纲>取消组合”，然后选择“ 清除大纲”。
    单击“取消组合”，然后单击“清除分级显示”

    重要

    如果在隐藏详图数据时移除轮廓，则详图行或列可以保持隐藏状态。 要显示数据，请拖动与隐藏的行和列相邻的可见行号或列标。 转到“单元格>格式”，>指向“隐藏 & 取消隐藏”，然后选择“取消隐藏行”或“取消隐藏列”。

创建含有图表的汇总报表

假设您要为数据创建一个汇总报表，并在其中仅显示总计，同时附有这些总计的图表。 一般而言，您可以执行下列操作：

  1. 创建汇总报表

    1. 分级显示数据。
      有关详细信息，请参阅创建行的分级显示或创建列的分级显示部分。
    2. 通过选择大纲符号 one、two、three 、 加号 和 减号 来隐藏详细信息，以仅显示总计，如以下行轮廓示例所示：
      仅显示汇总行的分级显示列表
    3. 有关详细信息，请参阅显示或隐藏分级显示的数据部分。

  2. 绘制摘要报表图表

    1. 选择要绘制图表的汇总数据。
      例如，若要只绘制 Buchanan 和 Davolio 总计的图表，而不绘制总计，请选择单元格 A1 到 C19，如上例所示。
    2. 选择“ 插入>图表推荐>的图表”，然后选择“ 所有图表 ”选项卡并选择图表类型。
      “插入图表”对话框
      例如，如果选择“簇状柱形图”选项，则图表将如下所示：
      用分类汇总数据创建的图表
      如果显示或隐藏分级显示数据列表中的明细，图表也会随之更新以显示或隐藏这些数据。

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另请参阅

对数据透视表中的数据进行分组或取消分组