自定义电子邮件

您可以设置邮件的重要性的级别，以便收件人将其打开之前就可以看到其在收件箱中的指示器。 设置邮件的重要性级别，还可以使收件人按重要性排序其自己的邮件。

• 在“ 消息 ”选项卡上的“ 标记” 组中，选择“ 高重要性 ”或“ 低重要性”。 突出显示所选图标以显示其已参与。

  

邮件过期后，邮件头在 Outlook 文件夹中保持可见。 虽然显示带有删除线的消息，但它仍然可以打开。

1. 在“ 选项 ”选项卡上的“ 更多选项” 组中，选择“ 邮件选项 ”对话框启动器 。

2. 在“ 属性 ”对话框中的“ 传递选项”下，选中“ 过期时间 ”复选框，然后选择日期和时间。

如果使用Microsoft Exchange 电子邮件帐户，则可以延迟单个邮件的传递。 无论电子邮件帐户类型如何，在选择“ 发送”后，每个人都可以使用规则将所有邮件放在发件箱中指定时间，从而延迟所有邮件的传递。

仅延迟 Exchange 帐户的电子邮件传递

1. 在“ 选项 ”选项卡上的 “更多选项” 组中，选择“ 延迟传递”。 此时将显示“ 属性 ”对话框，并选中了“ 未交付之前” 复选框。

2. 选择所需的交付日期和时间。

   注意: 必须为每封要延迟的邮件选择“ 延迟传递 ”。 若要延迟 所有 邮件，请参阅以下过程来延迟所有电子邮件帐户的电子邮件传递。

延迟所有电子邮件帐户的电子邮件传递

可以在规则向导中自定义设置，以限制延迟时间的条件。

1. 在任何 Outlook 视图中，选择“ 文件 ”选项卡。

2. 选择“管理规则 & 新规则 > 警报”。

3. 在 “步骤 1：选择模板”下的“ 从空白规则开始”下，选择“ 对我发送的邮件应用规则”，然后选择“ 下一步”。

4. 再次单击“ 下一步 ”，当看到消息“ 此规则将应用于你发送的每封邮件”时，选择“ 是”。

5. 在 “步骤 1：选择操作 () ”下，选中“ 延迟传递几分钟 ”复选框。

6. 在 “步骤 2：编辑规则说明 (单击带下划线的值) ，选择带下划线的短语（ 数量）。

7. 输入介于 1 和 120 之间的数字，然后选择“ 确定”。

8. 选择 “完成” ，当看到消息“ 此规则是客户端规则，并且仅在 Outlook 运行时进行处理”时，选择“ 确定”。

   注意: 此新规则延迟在步骤 7 中输入的分钟数发送的所有邮件。 Outlook 必须在选择 “发送” 以容纳指定的延迟后的分钟数内保持运行状态。

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1. 在“ 选项 ”选项卡上的 “主题” 组中，选择“ 页面颜色”。

   注意: 将光标置于邮件正文中，使 “页面颜色 ”选项可用。

2. 执行下列操作之一：

   • 在“主题颜色”或“标准色”调色板中，选择一种颜色。

   • 选择“更多颜色”，获取更详细的调色板。

   • 选择“无颜色”删除所有颜色。

3. 选择“填充效果”添加渐变、纹理、图案或图片，然后选择所需填充选项。

   注意:  如果在步骤 2 中选择了一种颜色，则渐变、纹理或图案均基于该颜色。

可通过多种方式更改邮件中的字体。

• 在“ 邮件 ”选项卡上的“ 基本文本 ”组中，可以选择字体、字号、字体样式 (粗体、斜体和下划线) 、字体颜色和文本突出显示。

• 在“ 设置文本格式 ”选项卡上的“ 字体 ”组中，可以选择字体和字号，并按一个增量增加或减小大小。 还可以更改字体样式 (粗体、斜体、下划线、下标、上标) ;更改大小写、字体颜色和文本突出显示;并删除所有字体格式。

• 在选择文本时显示的迷你工具栏上，可以选择字体、按一个增量增加或减小大小、选择主题、使用格式刷、选择字体样式 (粗体、斜体和下划线) ，并突出显示文本。

  

• 在“ 设置文本格式 ”选项卡上的 “样式” 组中，可以选择样式。

图形可以引起邮件收件人的注意，但它们也可以增加邮件的文件大小。 这是应在审查中使用图形的原因之一。 若要更改邮件的背景外观，请参阅 添加背景色、渐变、纹理、图案或图片。

添加图形

• 在“ 插入 ”选项卡上的“ 插图 ”组中，选择下列插图类型之一：

  图片	选择“ 图片”，然后浏览到保存所需图片的文件夹。 选择图片，然后选择 “插入”。 可以使用图片拖动手柄调整图片大小或旋转图片。 对于其他图片选项，请右键单击图片，然后选择命令。
  剪贴画	剪贴画库在 Outlook 2016 中不可用;但是，Outlook 仍可以帮助你插入剪贴画。 有关详细信息，请参阅 向文件添加剪贴画。
  形状	选择 “形状”，然后选择所需的形状。  对于其他形状选项，请右键单击形状，然后选择命令。
  SmartArt	选择 SmartArt。 选择 SmartArt 图形的布局，然后选择 “确定”。 选择要添加文本的 SmartArt 图形。 有关其他选项，请右键单击 SmartArt 图形，然后选择命令。
  图表	选择 “图表”。 选择图表类型，然后单击“ 确定”。 对于其他图表选项，请右键单击图表，然后选择命令。
  屏幕截图	选择 “屏幕截图”。  选择其中一个预览的图像或选择 “屏幕剪辑”。 选择要捕获的屏幕区域。

插入艺术字

• 在“ 插入 ”菜单上的“ 文本 ”组中，选择“ 艺术字”。

1. 在“ 邮件 ”选项卡上的“ 基本文本 ”组中，选择“ 项目符号 ”或“ 编号 ”按钮。

2. 按 Enter 添加下一个列表项。 Outlook 自动插入下一个项目符号或编号。

3. 执行下列操作之一：

   • 若要结束列表，请按两次 Enter。

     或者

   • 若要删除列表中的最后一个项目符号或编号，请按 Backspace。

表格由行和列的单元格组成，可以填充文本和图形。 表通常用于组织和显示信息。

还可以使用表格创建有趣的页面布局，或创建文本、图形和高级表格布局。

添加表

1. 选择要插入表格的位置。

2. 在“ 插入 ”选项卡上的“ 表” 组中，选择“ 表”。

3. 执行下列操作之一：

   • 指向 “快速表”，选择所需的表，并将表中的数据替换为数据。

   • 选择表格网格，然后选择行数和列数，以创建新的空表。

     

   • 选择“ 绘制表格 ”以获取一个指针，该指针允许你改变所添加的表格单元格的大小。

   • 选择 “Excel 电子表格” ，在邮件中打开新的电子表格。 可以使用句柄点调整电子表格的大小。

     注意: 选择 “Excel 电子表格”时，可能会出现一个对话框，询问你是否信任 Excel 工作簿的源。 在大多数情况下，尤其是在计算机上 Excel 安装文档源时，可以选择“ 是”。 如果由于 Excel 从其他源或网络运行而对选择“是”犹豫不决，请与网络管理员联系。

可以创建要添加到所有传出邮件的默认签名，也可以单独手动将签名插入到传出邮件中。

自动插入签名

1. 在“邮件”选项卡上的“包括”组中，选择“签名”>“签名”。

   注意: 在打开的邮件中选择“答复”、“全部答复”或“转发”后，还可以访问“邮件”选项卡上可用的签名选项。

2. 在“ 签名和信纸 ”对话框中的“ 电子邮件签名 ”选项卡上的“ 选择要编辑的签名” 列表中，选择所需的签名。 或者选择 “新建” 以创建签名。

3. 在对话框右上角的 “选择默认签名 ”下，在“ 新建邮件” 列表中选择所需的签名。

4. 如果要在答复的邮件和转发的邮件中包含签名，请在 “答复/转发 ”列表中选择签名。 如果不希望在这些邮件中使用签名，请选择 “无”。

5. 选择“确定”。

6. 若要将默认签名添加到当前邮件，请在“ 邮件 ”选项卡上的“ 包括 ”组中，选择 “签名”，然后选择签名。

手动插入签名

• 在“ 邮件 ”选项卡上的“ 包括” 组中，选择“ 签名”，然后选择所需的签名。

  注意: 在打开的邮件中选择“答复”、“全部答复”或“转发”后，还可以访问“邮件”选项卡上可用的签名选项。

“插入”选项卡上的“符号”组包含用于在电子邮件中插入公式、符号和水平线的按钮。

公式

可以快速向消息添加复杂公式。 选择“ 公式” 按钮时，可以访问“ 设计 ”选项卡以及工具、数学符号和结构的集合。

符号

可以使用“ 符号 ”按钮添加：

• 符号，例如 1/4 和©键盘上没有的符号。

• 键盘上没有的特殊字符，例如 em 短划线 ( ) 或省略号 (...) 。

• Unicode 字符。

如果使用扩展字体（如 Arial 或 Times New Roman），将显示“子集”列表。 在此列表中，可以从语言字符的扩展列表中进行选择。 子集列表包括希腊语和俄语 (西里尔文) （如果可用）。

横线

使用“ 水平线 ”按钮可以分隔邮件的各部分。 线条的宽度 (粗细) 为 1/2 pt，默认情况下使用自动颜色。

主题（一组统一的设计元素和配色方案）可帮助你创建外观专业且设计良好的消息。 将主题应用于文档时， Outlook 自定义背景色和图形、正文和标题样式、列表、水平线、超链接颜色和表格边框颜色。 还可以自定义单级和多级列表。

更改主题

1. 在“ 选项 ”选项卡上的 “主题” 组中，选择 “主题”。

2. 执行下列操作之一：

   • 选择 “主题”，然后从模板重置当前主题，查找其他主题，或将要使用的主题设置为默认设置。

   • 选择 “颜色”，然后选择主题的预设调色板或创建自己的调色板。

   • 选择 “字体”，然后从默认列表中选择一种字体或选择自己的字体。

   • 选择“ 效果”，然后选择预设效果之一。

   • 选择 “页面颜色”，然后从预设的主题调色板中进行选择，或选择“无颜色”或“自定义颜色”，或添加填充效果。

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标记的电子邮件有助于更好地管理邮件。 标记的邮件单独为你或为你和电子邮件的收件人创建待办事项。 例如，可以标记一封电子邮件，该电子邮件请求特定日期前所需的信息。 当收件人收到邮件时，将随它一起显示一个标志，并在阅读窗格中的 信息栏 和邮件的顶部显示一封邮件 Outlook 。

为自己标记的邮件可以帮助你跟踪谁回复了该邮件。 在前面的方案中，你发送了一封已标记的电子邮件，请求在特定日期之前提供信息。 同时标记邮件给自己，系统会提醒你检查答复。 Outlook 甚至可以帮助你自动查找对原始标记邮件的答复。

1. 在“ 邮件 ”选项卡上的“ 标记” 组中，选择“ 跟进”，然后选择后续截止日期或选择 “自定义”。

2. 如果想要提醒有关此已标记的邮件，请在“ 邮件 ”选项卡上的“ 标记” 组中，选择“ 跟进”，然后选择“ 添加提醒”。 如果需要，可以更改提醒日期和时间。

3. 如果需要，可以向收件人添加标志，以便他们收到截止时间的警报。 在“ 邮件 ”选项卡上的“ 标记” 组中，选择“ 跟进”，然后选择 “收件人标志”。 若要向收件人添加有关此标记邮件的提醒，请选中“ 提醒 ”复选框，然后根据需要更改日期和时间。

通过在电子邮件中包含投票按钮，可以轻松地在 Outlook 中创建投票。

1. 在“ 选项 ”选项卡上的“ 跟踪 ”组中，选择“ 使用投票按钮”。

2. 选择以下选项之一：

   • 批准;拒绝    
     例如，当你遇到需要批准或拒绝的问题或事件时。

   • 是的;不    
     当你想要的只是“是”或“否”时，这是进行快速投票的好方法。

   • 是的;不;或    
     如果不想将选项限制为“是”和“否”，则此投票选项将提供替代响应。

   • 习惯    
     选择此选项可创建自己的投票按钮名称。 例如，可以要求同事在每周三天中选择定期召开每周员工会议。

     1. 出现“属性”对话框时，在“投票和跟踪选项”下，选中“使用投票按钮”复选框。

     2. 选择并删除默认按钮名称，然后键入所需的文本。 用分号分隔按钮名称。

送达回执告知你电子邮件已传递到收件人的邮箱，但不会告知收件人是否已看到或已阅读。 已读回执会告诉你邮件已打开。 在这两种情况下，在传递或阅读消息时，你都会收到消息通知。 然后，邮件通知的内容会自动记录在“ 已发送邮件” 文件夹中的原始邮件中。

但是，不要仅依赖这些收据。 邮件收件人可能会确定是否已请求读取请求并拒绝发送该请求。 如果邮件在阅读窗格中是只读的，则可能不会发送已读回执。 此外，收件人的电子邮件程序可能不支持已读回执。

添加送达或已读回执

• 在邮件的“ 选项” 选项卡上的“ 跟踪 ”组中，选中“ 请求送达收据 ”复选框或 “请求已读回执 ”复选框。

为发送的所有电子邮件启用跟踪选项

1. 选择“ 文件 ”选项卡 > “选项 ”> “邮件”。

2. 在 “跟踪”下，选择所需的选项。

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使用电子名片可以更轻松地共享联系人信息。 电子名片可以快速插入您发送的邮件中，并且收件人可立即识别。 可以发送公司电子名片或已自定义的个人名片。 或者，可以将其他人的联系信息作为电子名片发送。 还可以转发电子名片。

有关电子名片的详细信息，请参阅 创建联系人并将其共享为电子名片。

1. 在“ 邮件 ”选项卡上的“ 包括 ”组中，选择“ 附加项目 > 名片”，然后在列表中选择一个名称。 “ 名片 ”菜单显示在邮件中作为电子名片插入的最后 10 个联系人姓名。

   可以在邮件中插入多个电子名片。

2. 如果未看到所需名称，请选择“ 其他名片”，在“ 申请方式 ”列表中选择该名称，然后选择“ 确定”。

   注意: 

   • 若要帮助区分名 片 菜单上的重复名称，请选择“ 其他名片”。 可在“ 插入名 片”对话框中看到详细信息，例如卡片预览。

   • 如果将名片从名片视图拖动到新邮件中，则发送消息时仅包含 vCard (.vcf) 。 附加.vcf文件打开联系人表单，其中包含收件人可以保存在其联系人列表中的所有信息。 电子名片在联系人表单中可见。

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