表单模板的生命周期

本文内容

• 第1阶段: 计划

• 第2阶段: 设计

• 第3阶段: 部署

• 第4阶段: 维护

• 第5阶段: 存档

第1阶段: 计划

规划所花费的时间取决于表单模板的复杂程度、你的组织中的角色以及你的组织中的流程和要求。

如果您的表单模板将仅由直接团队的成员使用, 则规划阶段可能非常非正式。 如果表单模板更为复杂, 则规划阶段可能是更正式且涉及的过程, 您可能需要与许多利益干系人进行咨询。 例如, 如果表单模板将成为更大的公司范围的企业系统 (如支出报表或企业资源计划系统) 的一部分, 则你可能需要创建正式的规划文档, 如功能规范。

在任何一种情况下, 开始设计表单模板之前, 应考虑以下事项:

• 用户目标    用户需要用表单模板完成哪些操作？ 您需要支持哪些方案？ 您将如何衡量是否已成功满足您的用户的目标？

• 兼容性注意事项    您的表单模板是否需要对您的组织外部的用户 (无论是现在还是将来) 都可以访问？ 例如, 你是否希望你的表单模板在你的组织的外部网站上可用于在其计算机上未安装 InfoPath 的客户？ 如果是这样, 则可以设计一个浏览器兼容的表单模板, 而不是标准的 InfoPath 专用表单模板。 您的组织中的某些用户是否需要能够填写 InfoPath 2003 中的表单？ 如果是这样, 您可能需要设计向后兼容的表单模板。 是否希望用户能够在离开 office 或脱机时填写表单？ 如果是这样, 你可以将功能添加到你的表单模板, 使其能够在脱机模式 中有效发挥作用。

• 现有用户窗体    您当前是否使用 microsoft office Word 文档或 microsoft office Excel 工作簿从用户处收集数据？ 如果是这样, 您可以轻松地将这些文件转换为 InfoPath 表单模板。 

• 集成要求    表单模板可以使用哪些其他产品或技术？ 例如, 你可能需要将表单模板中的数据存储在 Microsoft SQL Server 数据库中, 或者你可能会决定将表单模板的设计基于 Web 服务, 以便你可以将数据提交到不直接受 InfoPath 支持的数据库。

• 用户界面要求    您是否需要遵守公司品牌指南？ 您希望表单模板的外观: 将使用哪些类型的控件以及如何组织它们？

• 流程要求    表单模板是否属于更大的企业流程 (如审批支出报表的过程)？ 如果是, 你需要哪种类型的视图, 以及如何实现控制数据如何在组织中移动并由不同人员和业务系统处理的规则？ 您是否将在其他程序中利用工作流功能, 例如Microsoft Office SharePoint Server 2007 ？ 表单模板是否需要托管代码或脚本？ 如果是, 您将使用内部开发人员还是外包此工作？

• 数据存储要求    希望如何处理用户表单中的数据？ 例如, 如果用户需要能够快速来回发送表单数据, 而无需重复使用数据, 则可能需要使用电子邮件来存储数据。 如果用户需要能够访问和共享表单数据, 则可能需要将相关 InfoPath 表单的集合存储在运行 Microsoft Windows SharePoint Services 的服务器上的库中。 如果用户需要访问其他业务应用程序或系统中的表单数据 (如费用报告或会计应用程序), 则可能需要将数据存储在公司数据库中。 这通常是通过将表单模板连接到 Web 服务来实现的, 它充当表单模板和数据库或业务系统之间的媒介。

• 安全要求    您面临哪些类型的安全挑战和漏洞？ 表单模板是否需要安装在用户的计算机上, 或者用户是否可以从网络资源访问该模板？ 是否希望用户对表单中的表单或特定数据集进行数字签名？ 是将表单模板直接连接到数据库, 还是使用数据连接库中的数据连接文件, 这些数据连接库通常由管理员管理？

• 测试要求    将使用哪个进程来测试表单模板的外观和行为？ 是否需要创建正式的测试计划？

• 部署要求    如何计划与其他人共享表单模板？ 您将在哪里发布表单模板？ 如果您计划将其发布到运行InfoPath Forms Services 的服务器, 是否要将其发布到库或网站内容类型 ？ 如何将表单模板的可用性通知用户？ 您用于发布新版本表单模板的计划是什么？

• 维护要求    是否要将表单模板、用户表单或两者进行存档？ 您需要多长时间才能保留数据？ 您的组织需要哪种类型的存档和数据保留策略？

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第2阶段: 设计

完成规划阶段后, 您可以开始设计过程。 建议在设计表单模板时遵循下面列出的任务顺序。 但是, 如有必要, 您可以从订单中偏离。 例如, 你可能希望在将控件添加到表单模板时为控件定义数据验证、条件格式和规则, 而不是在设计过程中稍后进行操作。

• 步骤 1: 创建表单模板

• 步骤 2: 创建或指定主数据源

• 步骤 3: 定义布局

• 步骤 4: 添加控件

• 步骤 5: 添加数据连接

• 步骤 6: 添加数据验证、规则和其他业务逻辑功能

• 步骤 7: 创建自定义视图

• 步骤 8: 启用提交行为

• 步骤 9: 启用安全功能

• 步骤 10: 测试外观和行为

步骤 1: 创建表单模板

创建表单模板时, 你可能需要将现有表单 (如 Word 文档或 Excel 工作簿) 导入 InfoPath 或指定表单模板的兼容性设置, 以便可以在 InfoPath 2003 或 Web 浏览器中填写结果表单。 大多数选项均位于 "设计表单模板" 对话框中。 例如, 如果要设计可在 Microsoft Office InfoPath 或浏览器中打开和填写的表单模板, 则可以选中 "设计表单模板" 对话框中的 "仅启用浏览器兼容性功能" 复选框。

以下资源提供有关创建表单模板的过程的其他详细信息。

步骤 2: 创建或指定主数据源

所有表单模板都基于数据源, 用于存储表单中收集的数据。 此数据源可能是公司数据库、Web 服务或在整个组织中用于对数据进行标准化的现有 XML 文件, 例如XML 架构 (.xsd) 文件。 如果您没有现有数据源, 您可以让 InfoPath 在您将控件添加到表单模板时为您创建一个。

可以在 "数据源" 任务窗格中查看表单模板的数据源的表示形式:

首次创建表单模板时, 必须决定使用以下哪种方法:

• 让 InfoPath 创建数据源    如果你创建了一个空白表单模板, InfoPath 会在你将控件添加到表单模板时为你创建数据源。 如果你要设计的表单模板将由小型团队的成员 (当你无法访问组织中的现有数据源) 或不需要存储在表单外部收集的数据时使用, 这可能会很有用。 当你在 SharePoint 库或电子邮件中共享表单, 并且希望在库或InfoPath forms文件夹中显示表单中的信息, 而不是将其存储在数据库或其他外部位置时, 此功能也会很有用。

• 使用现有数据源    如果你基于现有数据源 (如数据库或 Web 服务) 设计表单模板, InfoPath 将为该数据源建立主数据连接 。 表单模板中只能有一个主数据连接。 在设计过程的稍后部分中, 你可以创建指向辅助数据源的数据连接, 以通过外部数据填充列表框或将表单数据提交到多个数据源。 有关辅助数据源的详细信息, 请参阅本文后面的 "步骤 5: 添加数据连接"。

以下资源提供了其他详细信息, 可帮助你确定要使用的数据源的类型, 以及何时应将其他数据连接添加到表单模板。

步骤 3: 定义布局

大多数表单模板包含至少一个布局表格, 它是一个用于组织和排列表单内容的框架, 包括控件、表单的节、徽标和其他类型的图像。

可以在 "布局" 任务窗格中找到现成的版式表格:

以下资源提供了有关表单模板的可视化设计选项的其他详细信息。

步骤 4: 添加控件

控件允许用户在表单模板中输入和选择数据。 它们还可用于显示现有数据源 (如数据库或 Web 服务) 中的数据。 创建表单模板的版式后, 您可以将所需的任何控件插入到表单模板中。 "控件" 任务窗格提供对 InfoPath 中可用的所有控件 (包括已添加到任务窗格中的任何自定义控件, 如 ActiveX 控件或模板部件) 的访问权限。

你可以通过在 "插入控件" 列表中单击其名称或将其从 "任务" 窗格拖动到表单模板工作区来将控件添加到表单模板。 根据你添加到表单模板的控件类型, 填写表单的用户将能够在文本字段中键入文本、查看重复控件中的数据、从选项按钮和复选框中进行选择、选择列表中的条目, 然后单击命令用于执行命令的按钮。 用户在控件中输入的数据存储在表单的数据源中。

以下资源提供有关在 InfoPath 中使用控件的其他详细信息。

步骤 5: 添加数据连接

所有表单模板都有一个主数据源, 它称为主数据源。 如果基于外部数据源 (如数据库或 Web 服务) 设计表单模板, InfoPath 将基于该外部数据源创建主数据源。 或者, 如果你设计一个空白表单模板, InfoPath 会在你将控件添加到表单模板时为你创建主数据源。

设计表单模板时, 你还可以将数据连接添加到一个或多个辅助数据源。 辅助数据源是表单用于列表框中的条目或脚本操作的 XML 数据文件、数据库或 Web 服务。 这使你能够使用表单模板外部的数据 (如驻留在 SQL Server 数据库或 SharePoint 列表中的数据) 填充列表框和其他控件。 当你需要用户将数据提交到多个外部数据源时, 你也可以向辅助数据源添加数据连接。

以下资源提供有关辅助数据连接的其他详细信息以及它们在 InfoPath 中的用途。

步骤 6: 添加数据验证、规则和其他业务逻辑功能

尽可能降低成本并提高业务效率非常重要。 你可以使用表单模板中的业务逻辑功能帮助防止成本高昂的数据输入错误, 并自动执行用户表单中的操作。 使用 InfoPath 功能 (如数据验证/数据有效性 、 条件格式 和规则) 时, 你可以定义基于事件 (如打开或关闭窗体) 或在表单中输入的值自动执行任务的条件和操作。模板.

以下资源提供了更多详细信息, 用于说明 InfoPath 中的业务逻辑功能的范围。

InfoPath 中的业务逻辑功能是大多数表单模板所需的所有功能。 但是, 如果表单模板需要 InfoPath 中不可用的其他功能, 则可以使用代码创建自定义功能。 如果你想要编写脚本, 你可以使用 Microsoft 脚本编辑器 (MSE) 创建、编辑和调试 microsoft JScript 或 microsoft Visual Basic 脚本编写 Edition (VBScript) 代码。 如果你想要编写托管代码, 你可以使用 Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Applications (VSTA) 创建、编辑和调试 visual Basic 或 visual c # 代码。 此外, 如果你有 Microsoft Visual Studio 2005, 你可以通过在你的计算机上下载和安装Microsoft Visual Studio 2005 Tools for the 2007 Microsoft Office System, 将 InfoPath 设计模式功能集成到 Visual Studio 2005 开发环境中。 然后, 你可以打开 Visual Studio 2005、创建 InfoPath 表单模板项目, 以及使用设计模式功能设计表单模板。 有关下载Microsoft Visual Studio 2005 Tools for the 2007 Microsoft Office System 的信息, 请参阅 Microsoft 开发人员网络 (MSDN) 网站上的 InfoPath 开发人员门户。

步骤 7: 创建自定义视图

每个 InfoPath 表单模板都有一个默认视图, 可在用户首次打开基于表单模板的表单时显示。

可以使用 "视图" 任务窗格设计表单模板的其他视图:

设计新视图时, 通常会重复对表单进行布局、向其中添加控件以及添加数据验证或其他功能的过程。

通过创建表单模板的不同视图, 你可以允许用户以不同的方式查看表单中的数据。 这使您不必为同一业务流程设计多个表单模板。 例如, 在用于处理保险索赔的表单模板中, 你可以为 policyholders 创建一个视图, 为保险代理创建第二个视图, 并为保险 adjusters 创建第三个视图。 这些视图中的每一个都进行了自定义, 以适应在其中输入信息的用户类型。 您还可以设计仅用于打印窗体的自定义打印视图。

视图应简单且相对容易。 但是, 如果您希望向用户传达特殊说明, 您可能需要在视图中建立帮助。 例如, 你可以为表单模板创建专用帮助视图, 然后向用户可单击的默认视图添加一个按钮, 以便访问 "帮助" 视图。

以下资源提供有关视图的其他详细信息。

步骤 8: 启用提交行为

当你设计表单模板以将数据作为大型企业流程的一部分进行收集时, 该数据通常不会保留在用户填写的表单中。 相反, 表单数据从表单移动到业务流程中的下一个阶段 (通常是外部数据源, 如数据库或 Web 服务)。 例如, 员工可以使用 InfoPath 填写零用金报销单表单, 然后将该表单提交到可处理表单的 Web 服务。

指定表单模板中数据的提交位置可提高业务流程的准确性和效率, 因为它使您能够更好地控制这些流程。 在用户可以提交其表单数据之前, InfoPath 确保表单中的数据有效, 并允许用户更正任何无效数据。 此功能可帮助确保仅将有效数据发送到外部数据源。

以下资源介绍了如何设计表单模板, 以便将表单数据提交到您选择的位置。

步骤 9: 启用安全功能

你应将组织的现有安全策略用作你对表单模板及其相关表单的安全进行的任何选择的基础。

如果你要创建与浏览器兼容的表单模板, 请注意, 许多因素会影响运行InfoPath Forms Services 的服务器上存储的信息的安全。 一些由你控制, 其他人由你的管理员控制, 由管理员负责设置和管理用户帐户、分配权限以及帮助用户解决网络或服务器访问问题。 您可能需要与管理员协调才能为您的表单模板设置相应的选项。

以下资源介绍了如何在设计表单模板时考虑安全。

步骤 10: 测试外观和行为

你的测试计划取决于表单模板的复杂程度以及你的组织内用于部署表单模板的现有策略。 你的测试计划可以简单到预览表单模板以测试基于表单模板的表单的行为和外观。 在较大的标尺上部署表单模板时, 可能需要进行更彻底的正式测试。 例如, 你可能希望使用用户示例来执行可用性测试或计划试点部署。

最基本的测试阶段通常涉及在 InfoPath 的预览窗口中预览表单模板。 预览窗口使你能够按用户的显示方式查看表单, 并在控件中输入数据以测试其功能。 这允许你检查控件的对齐方式和格式。 您还可以在窗体中测试控件的功能。 例如, 你可以将数据输入到控件中, 以确保数据验证、公式、规则和数据连接按预期的方式工作。 在预览窗口中, 你还应确保表单模板不会出现打字错误和编辑不一致问题, 并通过视觉观点验证它的外观是否正确。

虽然你可以自己执行大量测试, 但在发布和分发表单模板之前, 应将其与用户一起进行测试, 以确保其满足预期。 理想情况下, 你将发布一个试验表单模板, 并将其分配给较小的用户示例。 通过这种方式, 您可以征求真实用户对表单模板的整体可用性的反馈。 然后, 你可以在将表单模板发布到更广泛的访问群体之前进行任何必要的更改。

以下资源介绍了如何使用 "检查设计方案" 任务窗格来测试表单模板。

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第3阶段: 部署

部署表单模板的过程包括发布表单模板、使其在 Web 上使用 (仅适用于与浏览器兼容的表单模板), 以及使用户知道表单模板的可用性。 如果您计划在用户的计算机上安装表单模板, 则发布过程可能还会涉及创建特殊的安装文件。 你可以将表单模板发布到多个位置, 包括电子邮件通讯组列表和运行InfoPath Forms Services 或 Windows SharePoint Services 的服务器。

如果你打算将与浏览器兼容的表单模板发布到运行InfoPath Forms Services 的服务器, 则除了发布表单模板之外, 还必须启用浏览器。 在许多情况下, 你可以在发布过程中通过选中 "发布向导" 中的复选框来执行此步骤。 但是, 如果表单模板包含某些功能 (如托管代码), 您将无法通过浏览器自行启用表单模板。 而是必须将表单模板保存到共享位置, 然后让服务器场管理员知道该模板可供审阅。 然后, 场管理员可以验证表单模板没有错误和警告, 将其上载到 Web 场中的某个位置, 然后在服务器上的网站集 中激活它。

以下资源描述发布过程以及它所需要的内容。

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第4阶段: 维护

维护表单模板包括在必要时更新表单模板和发布新版本。 定期向用户提供有关设计可用性的反馈也是一个不错的方法。 表单模板是否仍满足其需求, 或是否需要更改这些模板？

当发布已更改的表单模板时, InfoPath 可以更新表单模板 (.xsn 文件) 和基于该表单模板的任何现有表单 (.xml 文件)。 当用户打开现有表单时, 他们将自动下载表单模板的最新副本, 并且其表单数据将更新以匹配该版本。 默认情况下, InfoPath 会自动将旧版本的表单模板替换为最新版本。 你可以选择更新现有用户表单所需的更新方法。

如果你是运行InfoPath Forms Services 的服务器的场管理员, 并且你需要上载新版本的经管理员核准的表单模板, 你可以确定现有版本和升级版本之间的切换发生方式。 例如, 你可以选择将表单模板替换为更高版本, 而不会导致当前在浏览器中填写表单的用户的数据丢失。 或者, 如果你有一个有说服力的原因 (如安全修补程序), 则可以选择立即覆盖表单模板。

如果需要更新现有模板部件, 请将其打开, 进行必要的更改, 保存模板部件, 然后将其重新分配给表单设计者。 表单设计者将最新版本的模板部件添加到 "控件" 任务窗格后, 他们可以在其表单模板中使用它。 如果用户打开的表单模板包含较旧版本的模板部件, InfoPath 将提示他们使用最新版本更新该模板部件。

以下资源更详细地介绍了如何修改和更新表单模板和模板部件。

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第5阶段: 存档

组织通常将表单模板和表单存档为表单设计生命周期中的最后一步。 如果不再需要某个特定的表单模板, 您可能希望停用该模板, 并保留您的记录的表单模板的数字副本。 此外, 您可能希望保留基于该表单模板的表单中收集的数据。

许多组织遵循有关长期存储和保存存档中的数据的严格准则。 例如, 可能需要组织在文件上保留特定年数的客户交易记录。 你的组织中的存档指南可能由内部策略、合规性或两者共同决定。 作为规划过程的一部分, 您应了解您的政策。