规划 SharePoint 通信网站

规划 SharePoint 通信网站

SharePoint 通信网站旨在通知和参与。 与工作组网站不同,在这种情况下,主要目标是协作创建具有较小组的内容,而通信网站的主要目标是通知读者-主要供他们阅读,而不是创建。

通信网站为以下用途提供了非常好的方法:

  • 与数十人或上百人共享信息-或您的整个组织

  • 展示你的组提供的服务,或向组织介绍有关新产品启动的故事

  • 以视觉引人注目的格式共享新闻

通信网站和企业内部网

如果你要构建 intranet,通信网站将提供你将使用的网站的主要类型。 因此,您可能希望您的通信网站能够获得广泛的 readership。 当网站吸引广大受众时,请务必确保:

  • 精心的管理-网站设计做法,并遵守由你的组织提供的管理指南

  • 特定于主题的网站-intranet 将包含特定于每个主题、功能、服务、程序或计划的许多通信网站。 如果您有一组不同的人负责主题或功能,请考虑创建单独的通信网站。

  • 精心计划的主站点-主站点是您创建并设置为 intranet 上所有用户的页首登录页面的通信网站。 在规划主网站时,有一些特殊注意事项。

计划

了解你的受众

将每个通信站点看作是向读者讲述故事的机会。 很好的通信网站从了解读者开始。 在规划网站时,请考虑以下问题:

  • 您的查看者是谁? 他们查找哪些内容?

  • 他们希望了解哪些内容? 根据您提供的服务,他们需要执行哪些首要任务? (请考虑最重要的任务,而不仅仅是你希望他们看到的内容。 考虑你收到的热门问题或电话通话–你所获得的问题可帮助你在当前 intranet 上轻松找到读者所需的内容。)

  • 有哪些术语对他们有意义? 请记住,读者不知道你对内容的看法,因此你需要考虑他们的 "语言" 和对其有意义的术语。

  • 您想获得什么结果? 如何知道您的网站是否成功?

  • 您是否拥有全球受众? 您的网站是否需要以多种语言显示? 如果是这样,请务必查看如何创建多语言通信网站、页面和新闻

提示: 当您的网站访问者帮助减少完成任务所需的时间并将其连接到经常需要的资源时,您的通信网站将非常有用。 当您的组织减少客户支持票证或自动执行任务(如合同处理或可帮助用户发现和参与领导开发课程)时,您的网站对您的组织很有价值。 从网站访问者的角度规划网站和解决关键的业务问题有助于确保您的通信网站提供有意义的结果。

定义主要用户目标后,请访问lookbook以查看你的网站中你的用户结果目标的一些示例。

实际使用示例:定义业务成果

请考虑将访问您的网站的主要访问者类型,并以以下格式记录其目标:作为 ... ",我需要 ...",这样做

查看下面的示例,了解可供人才使用的通信网站 & 组织开发(T&OD)团队,其中主要的企业目标是提高组织的领导能力。 对于成功跃点数,他们标识了一个用于改善领导能力的代理-增加了参与领导层开发培训的人数。

对于其用户成果目标,他们定义了以下内容:

作为 a (n) .。。

我需要 .。。

因此。。。

员工

了解有关我的角色可供我使用的领导层开发计划

我可以轻松注册所需的和 elective 的学习机会。

员工

查找学习资源-例如,我有权访问的面向领导的内容出版物

我可以更成功地完成我的工作。

T&OD

提升员工的学习机会,让他们轻松注册课程

我们可以看到领导成果的有意义的改进。

T&OD

在一年的不同时间提升不同的学习机会

我们可以更高效地响应不断变化的需求。

在此真实示例中,组织从经典 SharePoint 网站迁移到一个新的 SharePoint 通信网站,该网站侧重于解决这些目标。 团队创建了一个课程列表来描述每个课程和一个课程日历列表来安排每门课程,而不是将课程列表创建为静态文档,就像过去的静态文档一样。 在启动的第一个90天内,参与 "领导期发展" 课程的次数比上一年的3个月期增加了400%!

规划网站的内容

您的通信网站会告诉读者一篇故事。 你的文章主要将通过页面进行通知,但你的网站中可能还包含其他资源,包括列表和文档库。

规划网站内容时要牢记的事项:

  • 最大限度地减少读者访问所内容所需的时间(而不是单击)

  • 使用比文档更多的页面构建您的通信网站,使其更易于使用

  • 即使首先计划此页面,也可以最后创建您的主页。 这样,当您在主页上创建导航元素(如 "英雄" 或 "快速链接" web 部件)时,您可以自动从每个页面提取图像,以便在读者单击链接时创建视觉一致性。

页面​​

您的网站通常由两种类型的页面组成:

导航页提供读者的信息类别。 导航页通常提供一些高级别的内容,但它们大多用于呈现信息的类别,以指导读者在您的网站上的旅程。 出于此原因,用于显示这些类别的标签非常重要,因此应仔细计划。 您的网站的主页是一种特殊类型的导航页面,并为您的网站提供 "前门"。

导航页示例:

包含指向其他内容的链接的导航页的示例

目标页面在读者的旅程中提供路径的结尾,并显示要阅读、下载或打印的信息。 使用目标页面的目标是使其简短且特定于主题,因为人们不会在联机页面中阅读每个单词-他们可以通过扫描和查看器获得更好的搜索体验。

目标页面示例:

目标页面示例

考虑你的网站的主要部分或类别,以及如何使用导航和目标页面组合来引导你的查看器,并帮助他们尽可能高效地访问所需的信息。

对于每个页面(包括 "主页" 页面),确保你向查看者提供以下信息:

  • 我的位置

  • 我可以在此处执行哪些操作?

  • 接下来如何操作?

列表和库

使用网站上的列表以类似于表格的格式动态显示内容。 列表可用于向网站访问者显示内容或从网站访问者那里收集信息。

列表 web 部件的示例:

库 web 部件示例

提示: 尽管您的网站访问者在默认情况下不能编辑您的通信网站上的内容,但您可以选择在网站上的任何列表上管理权限,以便授予访问者只能访问特定列表的权限,而不是整个网站。 可以使用列表 web 部件在页面上显示列表信息。

使用文档库存储和显示内容,如文档和文件。 您的通信网站将具有一个默认文档库,但您可以为不同类型的文档添加更多库。 你可以使用文档库 web 部件显示文档库的内容。 或者,在文本 web 部件中使用 web 部件(如 "快速链接" web 部件或超链接)展示指向单个文档的链接。 单独的文档链接使你可以更轻松地为读者添加上下文,并且比显示整个库更有帮助。 如果想要显示文档库的内容,请考虑创建自定义视图,以筛选在每个页面上最相关的内容,并在文档库 web 部件中使用该视图。 了解有关如何在文档库中创建自定义视图的详细信息。

提示: 尽量不要在库中使用多个或两个以上级别的文件夹。 而是创建一个新库,以使你的文件结构更加逼真,并且你的内容更容易发现。 请考虑使用列来组织库中的内容。 作为一种好做法,可使用网站栏而不是列表栏,因为网站栏可在任何库或列表中重复使用,并且列表栏只能在单个列表或库中使用。 了解有关使用列整理列表和库的详细信息。

确定要如何组织页面

在规划网站内容时,请考虑您可能希望如何对页面进行分组和组织:

  • 是否希望能够 "累积" 有关特定主题或特定类型(如人员聚焦)的所有新闻文章? 如果是这样,您可以向页面添加栏,然后您可以使用这些页面对页面进行分组和组织,就像在文档库中使用文件一样。

  • 您是否有多个页面,您希望能够轻松相互连接这些主题? 您也可以使用页面属性(我们如何引用网站页面库中的列)来实现此操作。

  • 将页面属性创建为网站栏,而不是列出列。 这将允许你有可能为文档和页面共享相同的属性。

了解如何创建和编辑页面属性。 了解如何在突出显示的内容("汇总") web 部件中使用页面属性。 若要在突出显示的内容 web 部件中使用 page 属性,请选择"此网站上的页面库作为源"。

了解组织的管理和辅助功能指南

在新式 SharePoint 体验中,你可以轻松更改外观,使其与你的公司或组织品牌相匹配,但你的组织可能已建立了你的网站需要与之对齐的标准。 如果这些指南不是用于创建网站的网站设计的一部分,请确保你了解其内容,以便你的网站与你的组织的设计模式保持一致。 此外,请确保你了解组织的辅助功能标准。 查看这些资源,以便在 SharePoint online 中创建可访问的网站

在收集网站的内容(尤其是图像)时,请查找高保真图像和视频资源。 如果监管计划需要使用符合品牌的图像,请确保从组织资源库(在图像选取器的 "您的组织" 链接中找到)中选择图像。 在将图像添加到 SharePoint 页面时,请确保不会破坏任何版权规则。 利用由 Microsoft 提供的可在图像选取器中使用的版税免费股票图像。

计划页面

避免页面出现太多信息而使页面过载

  • 如果新闻文章或内容页仅与特定的一组人员相关,则可以使用访问群体设定内容指向该用户组。 受众目标使特定内容能够优先处理 SharePoint 起始页上的特定受众、移动应用上的新闻以及在启用访问群体设定时的新闻和突出显示内容 web 部件。

  • 查看者正在尝试完成作业。内容太多,需要花大量时间来查找信息。

  • 练习渐进披露。使你的查看者仅关注高优先级内容,并仅在查看者进入详细信息时公开辅助内容

  • 详细信息分组到自然类别中。 使您能够轻松快速浏览类别,然后单击 "浏览" 以了解有关给定类别的详细信息。

  • 将内容拆分为分区。 分区有助于在大屏幕和小屏幕上提高可读性。

  • 使用内置标题样式直观地分隔文本部分。 标题样式支持长页的定位标记,并且还允许使用屏幕阅读器的用户在分区之间跳转到分区,而无需进行整个屏幕读取。

使页面 "易于浏览"

  • 每个文本段落一个想法。 第一句应提供摘要或结论。

  • 使用项目符号列表。 

  • 越少越好。尽量少用几个字。

  • 不要为单词添加下划线。网页上的下划线信号超链接,如果带有下划线的文本不是超链接,您将会混淆您的读者。

  • 从不发布长 URL。 改为使用包含超链接的单词。

  • 使用图像创建吸引人的内容。 使用web 部件添加图像并确保你的图像与主题相关,并且符合组织的品牌样式。

  • 永远不要将超链接与单词 "此处" 关联。单击页面上的多个 "此处" 链接需要读者停止阅读,阅读单词 "此处" 之前和之后的文本,然后确定链接目标位置。 相反,超链接应始终与目标标签相关联,如下所示:

    • 请勿使用:单击此处查看应用程序窗体

    • 更好:下载应用程序表单

    • 最佳:应用程序表单

确保页面易于访问

  • 请确保图像具有 "alt" 文本。当屏幕阅读器遇到图像时,它将尝试读取文本替代项。 查看自动生成的用于上载的图像的 "可选文字",如果与图片不符,请更改说明。

  • 浏览器在图像未加载时显示 "alt" 文本。当图像由于网络连接较差等常见原因而未加载时,文本的可选功能也很重要。

  • 使用动画图像时要小心。具有认知障碍、运动灵敏度或强制症的用户可能不容许移动、闪烁或自动设置图像动画(包括 Gif)问题。

  • 查看这些资源,以便在 SharePoint online 中创建可访问的网站

规划主页

每个页面都很重要,但您的网站的主页是访问者获得 "第一印象" 的地方。 在为您的访问者创建良好体验时,主页将扮演特别重要的角色。 主页需要同时以可视方式参与和运行。

主页页面示例:

品牌网站主页的示例

Lookbook提供了演示如何设计主页的示例,但你在规划期间确定的业务结果应会推动从 lookbook 翻译到主页设计的想法。

本文中使用的通信网站设计是品牌网站示例。

主页主要是一个导航页面。 目标是介绍网站提供的内容,并让读者有机会根据他们的需要了解或完成的内容来选择其路径。 您的主页不需要提供您的网站上的每个页面(或每个文档)的链接。 但是,与网站导航结合的主页应将读者指引到您的网站涵盖的每个主要类别主题

将高值内容放在页面顶部

由于这是您的网站的前门,因此在页面顶部包含读者最常需要的内容的链接非常重要。 在收集用于规划网站的信息时,您已识别最常需要的内容。 主页(和顶部导航)是将此信息放入操作的最佳位置! "快速链接" web 部件提供了多种不同的布局选项,可向最常需要的内容或主题呈现链接,还可以使用 "常用" web 部件实现此目的。

显示网站查看者的网站所有者联系人信息

将网站所有者的名称添加到您的主页非常有用。 此信息的最佳位置位于页面底部。 虽然这一点很重要,但这并不是必需的。 如果所有通信网站在主页底部都有网站所有者(或 "网站联系人"),则访问者将识别此模式,如果他们需要查找网站的联系人,则知道滚动到底部。 使用 "人员" web 部件添加网站所有者的姓名。

使用新闻推广活动、里程碑和内容

使用 "新闻" 可提升与您的网站所代表的主题或部门相关的内容、里程碑或活动。 您可以快速创建可包含图形和丰富格式的引人注目的文章。 为便于创建新闻文章,请考虑为新闻文章创建页面模板

新闻通常基于文章的首次发布日期显示,最新的文章排在最前面。 但是,你也可以在 "新闻" web 部件中按特定顺序固定新闻文章。

使用 "新闻" web 部件

"新闻" web 部件基于你放置 web 部件的列的大小,包括多个布局和不同的体验。 好的做法是使用页面顶部的 "新闻" web 部件,并提交到频繁的更新。 您创建的任何新闻文章都将自动显示在 "新闻" web 部件中。

鼓励查看者 "关注" 你的网站。 这将为你的关注者将新的新闻文章提升到 SharePoint 起始页和移动应用上的 "新闻" 选项卡。

填充的 "新闻" web 部件示例:

填充的新 web 部件示例

大多数 "新闻" web 部件布局使用页面的缩略图图像。 将根据页面上的第一个高质量图像自动创建缩略图图像。 这可能是页面页眉图像,或者,如果你的页面没有页眉图像,SharePoint 将使用页面上第一节的第一列中的第一个图像。 为获得最佳结果,请在每个新闻文章的主映像中使用横向图像。 了解如何更改或选择页面的缩略图图像

创建吸引人的内容

始终将最重要的信息放在您的新闻文章 "在最前面",就像报纸中的新闻报道。

 使用以下提示新闻页面标题吸引读者注意:

  • 使用数字。 可以使用数字开始您的头条。

  • 使用句首字母大写(除非您的组织标准规定)。 标题中的第一个单词应大写,应为所有正确的名词。 大多数标题词语应以小写字母显示。 不要将每个单词大写。 在大多数情况下,请将冒号后的第一个单词大写。 (在某些情况下,当冒号后面只有一个单词时,该单词不会大写。 请使用您的最佳判断。)

  • 使用吸引人的形容词。 例如:轻松、有趣、免费、令人难以置信、基本、奇怪、令人惊叹的精彩。

  • 最小化 hype 和表达式。 在新闻文章标题中使用表达式或 idioms 通常不会对非母语为英语的扬声器造成意义。

  • 使用独特的基本原理。 人赞 "列表" 文章。 若要使用列表帖子吸引某人的注意力,请使用如下所示的字词:原因、原则、事实、课程、想法、方法、秘密和诀窍。

  • 使用 "内容"、"原因"、"方式" 或 "时间"。 这在你将文章编写为劝诱时尤其有用。

  • 作加粗承诺。 承诺您的读者很有价值-例如新技能或 unsolved 的解决方案。 Dare 读者阅读您的文章-然后提交!

  • 写现在时。 对于过去的信息,使用现在时时态,过去的内容为过去的情况,以及即将到来的事件的未来时态。

规划导航

最有效的 SharePoint 网站可帮助用户快速找到所需的内容,以便他们可以使用他们所找到的信息做出决策、了解所发生的内容、访问所需的工具或与同事进行协作以帮助解决问题。 因此,规划有效的导航体验是设计通信网站的关键元素。 良好的导航体验演示者完全了解网站上的可用内容,并与主页结合使用,为网站提供全面的 "故事"。 

了解你的组织的中心结构,并考虑将你的网站关联为中心,以便更好地查看和访问你的网站。 将网站与中心相关联时,网站可能会根据组织的管理规则继承中心主题和权限。

了解如何规划网站导航

计划权限

通信网站通常有少量的内容作者和大量的读者。 权限由 SharePoint 组管理,并且默认情况下包括三个权限级别:

  • 所有者– "完全控制" 权限。 为每个通信网站至少有两个(2)个所有者是个好做法。

  • 成员-编辑权限。 你可以拥有任意数量的成员,但最好使数字保持相对较小,以便你能够提供相应的监管。 任何成员都可以编辑由任何其他成员创建的内容,并查看处于草稿状态的页面。

  • 访问者-读取权限。 如果您为您的访问者使用了一组现有的用户,例如除外部用户之外的所有人,则管理您的访问者组要容易得多。 如果要创建私人通信网站,可以将现有的 Microsoft 365 组添加到 "访问者" 组或现有的已启用邮件的安全组。

内容作者将添加到 "成员" 组中。 所有者和成员权限的主要区别是为网站分配权限的能力。 除了上面列出的三个权限组之外,每个网站还具有网站管理员(以前称为网站集管理员)。 如果您的组织支持用于通信网站的自助式创建,则网站管理员将是创建网站的人员。

下一步:

构建 SharePoint 通信网站

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