SharePoint 工作流可帮助你自动化业务流程，使其更加一致和高效。 审 批 工作流允许你将存储在 SharePoint 中的文档和其他项目路由给一个或多个人员以供其审批。
注意
- SharePoint 2010 工作流自 2020 年 8 月 1 日起针对新租户停用，并于 2020 年 11 月 1 日从现有租户中删除。 如果使用 SharePoint 2010 工作流，建议迁移到 Power Automate 或其他受支持的解决方案。 有关详细信息，请参阅 SharePoint 2010 工作流停用。
- SharePoint 2013 工作流自 2023 年 4 月起已弃用，并将于 2024 年 4 月 2 日起为新租户关闭。 它将从现有租户中删除，并将于 2026 年 4 月 2 日完全停用。 如果使用 SharePoint 2013 工作流，建议迁移到 Power Automate 或其他受支持的解决方案。 有关详细信息，请参阅 Microsoft 365 中的 SharePoint 2013 工作流停用。
有关详细信息，请参阅 关于 SharePoint 中包含的工作流。
重要
默认情况下，审批工作流未激活，并且未列在关联窗体的 选择工作流模板 列表框中。 若要使其可供使用，网站管理员必须在网站集级别激活它们。 转到 站点设置>网站集功能> 激活 工作流 功能。 此外，SharePoint 2013 基于 SharePoint 2010 兼容模式提供了这些工作流模板。 若要使用类似逻辑创建基于 SharePoint 2013 的工作流，请使用 SharePoint Designer 2013。
如果您只需完成审批工作流任务 只需向下滚动到 “完成 ”段并将其展开即可。 目前可能不需要任何其他细分。
SharePoint 工作流包括：
- 高效且一致 审批工作流会自动路由文档或项目，分配审核任务并跟踪其进度，并在需要时发送提醒和通知。 可以从中央状态页面监视和调整工作流中的活动，并且工作流运行中的事件历史记录将在完成后保留 60 天。
- 减少工作量 审批工作流程为您和您的同事节省了时间和麻烦，同时简化和标准化了您的审批流程。
下面是一个非常简单的审批工作流版本的关系图。
本文的使用技巧
本文中的信息分为十个可扩展的片段。
单击此处了解有关充分利用本文的一些提示
如果您只需完成审批工作流任务 只需向下滚动到 “完成 ”段并将其展开即可。 目前可能不需要任何其他细分。
如果你想要添加、启动、监视和维护工作流 如果您还不熟悉这些任务，您可能会发现在第一次设计和添加工作流时逐段阅读本文会很有用。 一旦您熟悉了信息和文章布局，您就可以在任何回访时直接转到所需的部分。
内容审批和发布审批 您可能有列表或库，您希望在其中审查新项目和/或当前项目的新版本，以确保其内容的准确性或形式和样式的适当性，然后才能对有权访问该列表的每个人可见。 这种审阅过程称为内容审批，您可以使用审批工作流来控制列表或库中的内容审批。 (还有一个非常相似的发布审批工作流，专门为在将网页发布到 Internet 的 SharePoint 网站中使用而创建 )
关于打印本文的一句话 这是一篇长文章。 如果只想打印选定的段，请确保在打印时 仅 展开这些段。 (此外，如果要在打印副本中包含完整的图形，请横向打印，而不是纵向打印。)
还有关于搜索的一句话 在搜索本文中的任何文本或术语之前，请确保您要搜索的所有细分都已展开。
详细了解审批工作流
审批工作流是一项 SharePoint 功能，可将存储在 SharePoint 列表或库中的文档或其他项目路由给一个或多个人员以供其批准或拒绝。 该工作流程使整个过程自动化、简化和标准化。
SharePoint 产品中包含的基本审批工作流充当模板。 使用此模板，您可以向网站添加多个审批工作流。 您添加的每个工作流都是基本审批工作流的唯一 版本 ，根据您在添加工作流时指定的设置，每个工作流都有自己的专用工作方式。
此细分中的部分
- 首次将审批工作流添加到列表、库或网站集时，可以指定要包括的参与者数，并指示是以串行) (一个接一个地分配他们的任务，还是一次性分配所有任务 (并行) 。 您甚至可以决定是否将参与者的任务分为两个或多个独立的阶段，以及指定最终截止日期和/或每项任务完成的允许时间。 每次在项上手动启动工作流时，可以修改其中任何设置。
- 工作流向每个指定参与者分配任务。 每个参与者都可以在几种可能的响应中进行选择：批准或拒绝项目、请求项目更改、重新分配任务或取消或删除任务。
- 在工作流运行时，您可以监视进度并在需要时) 单个中央工作流状态页面 (进行调整。
- 在工作流完成后的 60 天内，在工作流状态页面上仍提供在此运行 (或工作流 实例) 过程中发生的所有工作流事件的列表，以供非正式参考。
您还可以使用审批工作流来管理列表或库的内容审批流程。 有关详细信息，请参阅本文的 控制 部分。
通常不允许审批工作流中的参与者对正在审核的项进行更改。 相反，参与者可以请求在工作流实例过程中对项进行更改。 如果要添加一个工作流，其中参与者可以在项本身中插入注释和跟踪更改，请参阅“另请参阅”部分中的“收集反馈工作流的所有信息”一文。
此外，审批工作流并非旨在收集签名。 如果要使用工作流在 Microsoft Word 文档、Microsoft Excel 工作簿或 Microsoft InfoPath 表单中收集签名，请参阅“另请参阅”部分中的文章收集签名工作流。
添加工作流默认情况下，必须具有“管理列表”权限才能 添加 工作流。 (默认情况下，Owners 组具有“管理列表”权限;Members 组和 Visitors 组则不需要。)
启动工作流此外，默认情况下，必须具有“编辑项”权限才能 启动 已添加的工作流。 (默认情况下，Members 组和 Owners 组都具有“编辑项目”权限;访问者组则不然。)
或者，所有者可以选择配置特定工作流，以便 它们只能 由所有者组的成员启动。 (为此，请选择关联窗体首页上的“需要管理列表权限才能启动此工作流检查”框。)
这些是基本阶段：
-
在工作流运行之前 (计划、添加、启动)
添加工作流之前，请规划好要将其添加到何处， (单个列表或库，或整个网站集) 及其工作方式的详细信息。 添加和配置工作流后，具有必要权限的任何人都可以在特定项上启动工作流。 还可以将工作流设置为 自动运行。 自动运行可以根据两个触发事件中的一个或两个来激活：当任何项目添加到列表或库中或创建时，或者当列表或库中的任何项目更改时。 -
当工作流运行 (完成时，监视、调整)
工作流程运行时，各个参与者完成分配的任务。 向未能按时完成任务的参与者发送自动提醒。 同时，可以从工作流的特定实例的中央工作流状态页面监控工作流的进度。 可以在运行时从同一页面对工作流进行调整;如有必要，可以从那里取消或终止工作流。 -
工作流运行后 (审阅、报告、更改)
工作流完成后，可以在“工作流状态”页面上查看该运行 (或 实例) 的整个历史记录，最长可达 60 天。 在同一页面中，可以创建有关该工作流版本性能的统计报告。 最后，如果您想要更改工作流的功能，可以打开并编辑首次添加工作流时填写的关联表单。
以程图从添加新工作流的人员的角度说明了这些阶段。
规划新的审批工作流
在此部分中，我们将确定在添加审批工作流版本之前需要做出的决策以及需要收集的信息。
如果你已经熟悉如何添加此类工作流，并且只需要有关具体步骤的提醒，则可以直接转到本文 的相应 (列表/库 或 网站集) 添加段。
此细分中的部分
SharePoint 产品中包含的工作流充当主模板，添加到列表、库和网站集的特定单个工作流就是基于这些 模板 。
例如，每次添加审批工作流时，实际上是在添加常规审批工作流模板的一个 版本 。 您可以为每个版本指定自己的名称和设置，这些名称和设置可以在添加该特定版本时在关联表单中指定。 这样，您可以添加多个工作流，所有版本都基于审批工作流主模板，但每个版本都根据您将使用它的特定方式命名和定制。 命名版本也可以称为工作流 实例。
每当您基于包含的工作流模板之一添加新的工作流版本时，您都需要填写 一个关联表单 以指定您希望新实例的工作方式。
在下一节中，您将找到一份问题列表，这些问题将为您完成协会表格做好准备。 不过，首先，请花一两分钟时间查看表格及其字段。
关联表单第一页
关联表单的第二页
第二页上红色框中的字段也显示在 启动表单上，每次手动启动工作流时都会显示该表单，并且可以在该单次运行中对其进行编辑。
一旦您获得了本节中所有问题的答案，您就可以添加您的工作流了。
- 这是正确的工作流类型吗？
- 一个列表或库，还是整个网站集？和一种内容类型，还是所有内容类型？
- 什么是好名字？
- 任务列表和历史记录列表：现有的还是新的？
- 如何 (以及由谁) 启动此工作流？
- 继承自此的内容类型是否也获取此工作流？
- 参与者：哪些人，按什么顺序？
- 参与者需要哪些其他信息？
- 任务何时到期？
- 此工作流何时结束？
- 需要通知谁？
- 此工作流是否会控制内容审批？
有几个工作流模板的名称中包含“批准”一词。 本文涉及在菜单中显示为 “审批 - SharePoint 2010”的工作流模板。 如果不确定此工作流类型是否是最佳选择，请参阅本文的 LEARN 部分。 有关其他可用工作流模板的详细信息，请参阅“另请参阅”部分中的关于 SharePoint 随附的工作流一文。
02. 一个列表或库，还是整个网站集？ (和) 一个内容类型，还是所有内容类型？
可使新版本的审批工作流仅在单个列表或库中可用，也可以使其在整个网站集中可用。
- 如果为单个列表或库添加工作流，则可以将其设置为在 所有内容类型 或 仅单个内容类型上运行。
- 但是，如果为整个网站集添加工作流， 则必须 将其设置为仅在单个网站内容类型上运行。
什么是内容类型？
SharePoint 列表或库中存储的每个文档或其他项都属于一种或另一种 内容类型。 内容类型可以像 文档 或 Excel 电子表格一样基本和通用，也可以像 法律合同 或 产品设计规范那样高度专业化。 默认情况下，SharePoint 产品中提供了某些内容类型，但你既可以自定义这些内容类型，也可以添加自己创建的其他内容类型。 有关详细信息，请参阅 创建或自定义网站内容类型 和 将内容类型添加到列表或库。
为工作流版本命名：
- 清楚地表明它的用途。
- 清楚地将其与其他工作流区分开来。
示例
假设你是一个编辑器组的成员。 您的小组想要使用两种不同的审批工作流来管理外部参与者提交的文档：
- 你将对每个提交的文档运行第一个工作流，以决定是否接受它用于编辑过程。
- 接受并编辑提交的文档后，您将对已编辑的草稿运行第二个工作流，以决定是否将其接受为最终文档。
可以将第一个工作流命名为 “接受提交审批 ”，将第二个工作流命名为“ 最终草稿审批”。
提示
像往常一样，最好建立一致的命名约定，并确保参与工作流的每个人都熟悉这些约定。
可以让工作流使用站点的默认任务列表和历史记录列表，使用 其他 现有的任务和历史记录列表，或仅为此工作流请求新列表。
- 如果您的站点将具有大量工作流，或者某些工作流将涉及大量任务，请考虑为每个工作流请求新列表。 (管理过长的列表可能会降低性能。对于系统来说，维护多个较短的列表比维护一个非常长的列表更快、更容易。)
- 如果此工作流的任务和历史记录将包含您希望与常规任务列表分开的敏感或机密数据，那么您 绝对 应该指示您需要此工作流的新单独列表。 (添加工作流后，请确保为新列表设置了适当的权限。)
工作流可以设置为仅手动启动，或仅自动启动，或以任一方式启动：
- 在特定文档或项目上手动启动审批工作流时，将显示另一个窗体，即 启动窗体。 启动表单包含 关联 表单第二页中的大部分设置。 这样，如果启动工作流的人员只想) 更改当前实例 (的任何这些设置，他们可以在单击 “开始”之前执行此操作。 转到列表 > 项上下文菜单 >工作流> 选择工作流以手动启动它。
- 当然，对于自动启动，没有机会提供启动表单，因此无需任何更改即可使用关联表单中指定的默认设置。
下图显示手动启动和自动启动之间的区别。
在启动表单中所做的任何更改 仅 在工作流的当前实例中应用。 若要更改工作流的 永久默认 设置，请编辑原始 关联 表单，如本文的 CHANGE 部分所述。
手动启动
如果允许手动启动，则具有必要权限的任何人都可以随时在任何符合条件的项上启动工作流。
手动启动的优点是，您和您的同事只能在您选择运行工作流 时运行 工作流，并且每次运行工作流时，您都有机会使用启动表单更改一些设置。
快速示例 如果您只 想在由 团队外部的作家创作的项目上运行工作流，则仅手动启动它将阻止它对您和您的团队成员创作的项目自动运行。 (替代解决方案：为团队中作者的项目保留一个列表或库，并为所有其他作者的项目保留一个单独的列表或库。 这样，您就可以自动运行工作流，但只能在外部作者列表中运行。 另一种解决方案：添加 IF 条件并将 “创建者” 设置为特定人员。
手动启动的主要缺点是，有人必须记住在适当的时候运行工作流。
自动启动
您可以将工作流设置为由以下任何事件自动启动：
- 有人尝试发布项的主要版本。
- 在列表或库中创建或上传新项。
- 已存储在列表或库中的项发生更改。
自动启动的优点是没有人必须记住启动工作流。 每次发生触发事件时，它都会运行。
快速示例 如果您负责列表中项目的准确性和适当性，则可以将审批工作流添加到该列表，并将自己指定为唯一的参与者。 您可以将工作流设置为在每次更改列表中的项目时以及每次添加新项目时自动启动。 这样，你将始终了解最新信息。
自动启动的两个缺点：
- 每当发生触发事件时，都无法停止工作流运行。
- 不能在单个实例的开头更改任何设置。
有关在有人尝试发布项的主要版本时自动运行审批工作流的详细信息，请参阅本文的 控制 部分。
仅当您将工作流添加到整个网站集的内容类型时，您才可以选择将该工作流同时添加到网站集中继 承 自要添加工作流的内容类型的所有其他内容类型。
便笺
- 完成所有其他添加操作可能需要很长时间才能完成。
- 如果希望将此工作流添加到继承内容类型的任何网站或子网站的继承已中断，则在运行此操作之前，请确保你是每个网站或子网站中的 Owners 组的成员。
你需要提供将为其分配审阅任务的每个人的姓名或电子邮件地址。
一个阶段还是多个阶段？ 可以选择仅具有一个阶段的审阅任务，也可以选择具有多个阶段。 如果您有多个阶段，则阶段将逐个进行。
并行审阅还是连续评审？ 对于任何一个阶段的参与者，您可以选择同时分配他们的审阅任务 (并行) ，或者按照您指示的顺序 (连续) 分配他们的审阅任务。 例如，如果您将工作流设置为在第一次拒绝后结束，或者如果您希望参与者能够在审阅上下文中查看早期参与者的评论，则串行选项可能会很有用。
示例
这个简单的方案说明了多阶段和连续评审的一些优点：
假设 Frank 添加了新的审批工作流。 他希望他的同事 Anna 和 Sean 先审阅每个项目，然后再自己审阅。 如果 Anna 或 Sean 拒绝该项，他还希望在自己审核 之前 结束工作流。 Frank 可以通过以下两种方式之一进行设置：
-
通过使用连续评审弗兰克设置了一个单阶段的连续评论，其中安娜和肖恩是前两名参与者，他是第三名;他选择“ 第一次拒绝时结束 ”选项。
在这种安排中，Anna 必须在分配 Sean 的任务之前批准项目，然后 Sean 必须在分配 Frank 的任务之前批准项目。 如果 Anna 拒绝该项目，则 Sean 和 Frank 都不会获得任务;如果 Anna 批准但 Sean 拒绝，则工作流仍会在分配 Frank 的审阅任务之前结束。
以下是 Frank 设置他的单阶段连续评论的方式。
-
通过使用两个阶段如果 Frank 希望同时为 Anna 和 Sean 分配审阅，这样 Sean 就不必等到 Anna 完成后才能开始，他可以在工作流中设置两个阶段：第一个阶段是 Anna 和 Sean 审阅的并行阶段，第二个阶段是仅供他自己的审阅的单独阶段。 同样，他选择 了“第一次拒绝时结束 ”选项。 第二阶段直到第一阶段完成才会开始;同样，如果 Anna 或 Sean 拒绝该项目，则永远不会分配 Frank 的审阅任务。
以下是弗兰克如何设置他的两阶段平行审查。
下面是这两种解决方案的关系图。
外部参与者 包含非 SharePoint 组织成员的参与者有一个特殊过程。 在此过程中，网站成员充当外部参与者的代理。
下面是该过程的关系图：
为每个整个组分配一个任务，还是为每个组成员分配一个任务？ 如果在工作流参与者中包含组地址或通讯组列表，则可以让工作流向 组的每个成员分配一个任务，也可以只将 一个任务分配给整个组 (但仍向每个成员发送该单个任务的通知) 。 当只有一个任务分配给整个组时，组中的任何成员都可以声明并完成该单个任务。 (你将在本文的 “完成” 部分找到有关声明组任务的说明。)
关联表单中有一个文本字段，您可以在其中提供说明、有关需求、资源等的详细信息。
可能包括以下两项：
- 联系信息，以防参与者遇到困难或疑问。
- 如果您的工作流只为每个组或通讯组列表分配一个任务，请在此处提及每个此类组的单个成员应在完成任务之前声明该任务。 这样，组的其他成员就不会因为开始相同的任务而浪费时间。 将在本文的 “完成” 部分找到有关声明组任务的详细信息
可以通过两种方式之一或两种方式之一来指示工作流任务的到期时间：
按日历日期 可指定所有任务到期的单个日历日期。
- 如果将工作流设置为自动启动，则通常不应使用此选项。 这是因为每次工作流自动启动时，您指定的日期值都不会相对于当前日期自动调整自身。
按任务工期 您可以指定允许完成每个任务的天数、周数或月数，从分配该任务开始。
- 日历截止日期将覆盖指定的任务持续时间。 也就是说：如果今天是 6 月 10 日，今天我被分配了一个持续时间为 3 天的任务，但该任务的日历截止日期也是 6 月 11 日，则该任务将在日历截止日期) (的 6 月 11 日到期，而不是在三天持续时间) 结束 (的 6 月 13 日。
为避免在不必要的审阅上浪费时间，可以选择在指定或计算的截止日期之前 (立即结束工作流，) 发生两个事件中的任何一个时立即结束：
- 任何参与者拒绝该项目。
- 以任何方式更改该项。
注意
工作流无法在当前签出的项目上启动。但是，在工作流启动后，可以签出要审阅的项以保护其免受更改。 (但在再次签入该项目之前，无法对其启动其他工作流。)
在关联表单第二页的 “抄送” 字段中，可以输入每次此工作流开始或结束时应收到通知的任何人的姓名或地址。
- 在此处输入姓名不会导致将工作流任务分配给该人员。
- 手动启动工作流时， 启动工作流的人员 会收到开始和结束通知，而无需在此字段中指定。
- 当工作流自动启动时， 最初添加该工作流的人员 将收到开始和结束通知，而无需在此字段中指定。
您可能有列表或库，您希望在其中审查新项目和/或当前项目的新版本，以确保其内容的准确性或形式和样式的适当性，然后才能对有权访问该列表的每个人可见。 这种审查过程称为 内容审批。
在 SharePoint 产品中，可以使用审批工作流使内容审批过程更轻松、更高效。 有关详细信息，请参阅本文的 控制内容审批 部分。
下一步是什么?
如果已准备好将新的审批工作流添加到列表、库或网站集，请转到本文的 列表/库 或 网站集) (相应的添加段。
使用审批工作流控制内容审批
您可能有列表和库，您希望在其中检查新项目和/或当前项目的新版本，以确定其内容的准确性或形式和样式的适当性，然后再对有权访问列表的每个人可见。 这种审查过程称为 内容审批。
在 SharePoint 产品中， 可以 手动控制内容审批，无需工作流;但 SharePoint 审批工作流可以使该过程变得更加轻松和高效。
如果还不熟悉 SharePoint 产品中的版本控制和内容审批功能，建议先查看以下文章：
审批工作流可以通过两种方式控制内容审批流程，每种方式都与首次添加工作流时填写的关联表单中的单个控件相关联。 可以将工作流用于其中之一或两者。
控制主要版本的发布
在关联窗体第一页的 “开始选项” 区域中，有一个选项“ 启动此工作流以批准发布项的主要版本”。 需要注意的一些事项：
- 此选项仅 适用于对单个 列表或库中的所有内容类型运行的审批工作流，而不适用于仅对 单个 内容类型的项运行的任何工作流。
- 要使此选项可用，必须在版本控制设置页面上为列表或库启用内容审批，并且必须在同一页面上选择创建 主要和次要 (草稿) 版本 选项。
- 如果选择此选项，则其后面的两个选项将不可用： 创建新项时启动此工作流 和更改 项时启动此工作流。
- 如果选择此选项，则 仅 当有人尝试发布该项的主要版本时，您的工作流才会在该项上自动运行。
- 在任何一个列表或库中，只能有一个审批工作流用于批准主要版本的发布。 如果您尝试在同一列表或库中为此函数指定第二个工作流，系统将提示您选择其中一个或另一个。
不基于版本控制的控制
在关联表单第二页的 “启用内容审批 ”区域中，有一个选项用于 在工作流完成后更新审批状态 (使用此工作流来控制内容审批) 。
此选项在列表或库中是否需要内容审批的形式中可用。 无论使用哪种方式，物料的 审批 字段中的值都会根据工作流的结果进行更新。
使用此选项，可以：
- 始终手动运行工作流，或
- 在关联表单的第一页中选择一个或多个自动启动选项，或
- 允许手动和自动启动
Web 发布网站的内容控制
内容控制是将页面发布到 Web 的网站中的专用过程。 因此，有一个专门用于发布网站的发布批准工作流，以及一个名为带有工作流) 的发布网站的网站模板 (，其中包括已自定义用于 Web 发布的工作流版本。
下一步是什么?
如果已准备好将新的审批工作流添加到列表、库或网站集，请转到本文的 列表/库 或 网站集) (相应的添加段。
仅为一个列表或库添加审批工作流 ()
如果还不熟悉添加工作流，可能会发现在继续执行此部分中的步骤之前，查看本文中的 LEARN 部分和 PLAN 部分会很有用。
此细分中的部分
在添加工作流之前，需要满足两个问题：
Email 为了让工作流发送电子邮件通知和提醒，必须为 SharePoint 网站启用电子邮件。 如果不确定是否已完成此操作，请与 SharePoint 管理员检查。 另请参阅 SharePoint 2013 分步：设置传出 Email 设置。
权限 SharePoint 默认设置要求你具有“管理列表”权限才能为列表、库或网站集添加工作流。 (默认情况下，Owners 组具有“管理列表”权限;Members 组和 Visitors 组则不需要。有关权限的详细信息，请参阅本文的 LEARN 部分。)
请按以下步骤操作：
打开要为其添加工作流的列表或库。
在功能区上，单击“ 列表 ”或 “库 ”选项卡。
注意
选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如，在日历列表中，选项卡名为 Calendar。
在 “设置” 组中，单击 “工作流设置”。
在“工作流设置”页的“显示此类型的工作流关联”下，指定是否要在文档、列表或文件夹上运行工作流，然后单击“ 添加工作流”。
完成关联表单的第一页。
(说明如下图所示。)
内容类型
将默认选择保留为 “全部”，或选择特定的内容类型。
模板
选择“ 审批 - SharePoint 2010 ”模板。
注意： 如果列表中未显示“ 审批 - SharePoint 2010 ”模板，请联系 SharePoint 管理员，了解如何为网站集或工作区激活该模板。 如果您是管理员，请转到站点设置网站集>功能>激活工作流功能。
名称
键入此工作流的名称。 该名称将向此列表或库的用户标识此工作流。
有关命名工作流的建议，请参阅本文的 PLAN 部分。
任务列表
选择要用于此工作流的任务列表。 您可以选择现有任务列表，也可以单击 “新建任务列表” 以创建新列表。
有关创建新任务列表 (而不是选择现有任务列表) 原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
历史记录列表
选择要用于此工作流的历史记录列表。 您可以选择现有历史记录列表，或单击工作 流历史记录 (新) 以创建新列表。
有关创建新历史记录列表 (而不是选择现有历史记录列表) 原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
“开始”选项
指定启动此工作流的方式。
有关选择启动选项的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
有关使用工作流控制内容审批（包括主要版本的发布）的信息，请参阅本文的 控制 部分。- 请注意，如果仅为单个内容类型添加工作流，则不会显示选项启动此工作流以批准发布项的主要版本。
- 另请注意，如果选择启动此工作流以批准发布项的主要版本，则以下两个检查框将不可用。
当此表单中的所有设置都符合您的要求时，单击 “下一步”。
完成关联表单的第二页。
(说明如下图所示。)注意
每次手动启动工作流时，SharePoint 产品都会在关联表单的第二页中为你提供前几个选项（下图中的数字 1 到数字 7，从 审批者 到 抄送），以便你只能针对该实例更改这些选项。
分配给
输入您希望工作流向其分配任务的人员的姓名或地址。-
如果任务一次分配一个 (按顺序分配)
按分配任务的顺序输入名称或地址。 -
如果所有任务将同时分配，则 (并行分配)
名称或地址的顺序并不重要。 -
如果将任务分配给 SharePoint 组织外的人员
有关包括外部参与者的详细信息，请参阅本文的完整部分。
Order
指定应一次分配一项任务 (串行) ，还是一次性分配所有任务 (并行) 。
有关使用串行顺序和并行顺序的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
添加新阶段
除了刚刚配置的第一个阶段之外，添加所需的任何阶段。- 若要 删除 整个阶段，请单击该阶段的 “分配给 ”字段，然后按 CTRL+DELETE。
展开组 - 要将一个任务分配给您在 分配给 字段中输入的每个组的每个成员，请选中此检查框。 (组的每个成员都会收到任务通知，每个成员都有自己的任务需要完成。)
- 若要仅将一个任务分配给您在 分配给 字段中输入的每个整个组，请清除此检查框。 (组中的每个成员都将收到任务通知，但任何一个成员都可以代表整个组声明并完成单个任务。将在本文的 “完成” 部分找到有关声明组任务的说明。)
请求
在此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源，包括：- 联系信息。
- 如果适用，有关分配给整个组或通讯组列表的单个任务的注释。 (你将在本文的 “完成” 部分找到有关声明组任务的说明。)
截止日期和任务持续时间
为整个工作流程指定最终截止日期，和/或指定从分配任务之日起完成每个任务的天数、周数或月数。- 如果此工作流将自动启动，通常最好将 所有任务的截止日期 字段留空，并使用两个持续时间字段来控制截止日期。 如果您手动启动工作流，则始终可以在启动表单中提供精确的截止日期。
CC
输入每次工作流开始或结束时应收到通知的任何人的姓名或电子邮件地址。- 在此处输入名称 不 会导致分配工作流任务。
- 手动启动工作流时， 启动工作流的人员 会收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。
- 当工作流自动启动时， 最初添加该工作流的人员 将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。
结束工作流
不选择其中任何一个，或者同时选择这两个选项。
有关这些选项的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
启用内容审批
如果要使用此工作流管理内容审批，请选中此检查框。
有关使用工作流控制内容审批（包括主要版本的发布）的详细信息，请参阅本文的 控制 部分。-
如果任务一次分配一个 (按顺序分配)
按所需方式完成此页面中的所有设置后，单击 保存 以创建工作流。
为整个网站集添加审批工作流 ()
如果还不熟悉添加工作流，可能会发现在继续执行此部分中的步骤之前，查看本文中的 LEARN 部分和 PLAN 部分会很有用。
此细分中的部分
在添加工作流之前，需要满足两个问题：
Email 为了使工作流发送电子邮件通知和提醒，必须为您的网站启用电子邮件。 如果不确定是否已完成此操作，请与 SharePoint 管理员检查。 另请参阅 SharePoint 2013 分步：设置传出 Email 设置。
权限 SharePoint 默认设置要求你具有“管理列表”权限才能为列表、库或网站集添加工作流。 (默认情况下，Owners 组具有“管理列表”权限;Members 组和 Visitors 组则不需要。有关权限的详细信息，请参阅本文的 LEARN 部分。)
请按以下步骤操作：
转到网站集的主页 (而不是 集合 ) 中的 网站或子网站的主页。
单击“ 设置” 图标
，然后单击“ 站点设置”。在“网站设置”页的“Web Designer 库”下，单击“网站内容类型”。
在“网站内容类型”页面上，单击要为其添加工作流的网站内容类型的名称。
注意
只能为 单个 内容类型的项目添加添加到整个网站集的工作流。
- 在所选内容类型的页面上，在 “设置”下，单击 “工作流设置”。
- 在工作流设置页面上，单击 添加工作流 链接。
- 完成关联表单的第一页。
(说明如下图所示。)
模板
选择“ 审批 - SharePoint 2010 ”模板。
注意： 如果列表中未显示“ 审批 - SharePoint 2010 ”模板，请联系 SharePoint 管理员，了解如何为网站集或工作区激活该模板。 如果您是管理员，请转到 站点设置网站集> 功能 > 激活工作流功能。
名称
键入此工作流的名称。 该名称将向此网站集的用户标识此工作流。
有关命名工作流的建议，请参阅本文的 PLAN 部分。
任务列表
选择要用于此工作流的任务列表。 您可以选择现有任务列表，也可以单击 “新建任务列表” 以创建新列表。
有关创建新任务列表 (而不是选择现有任务列表) 原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
历史记录列表
选择要用于此工作流的历史记录列表。 您可以选择现有历史记录列表，或单击工作 流历史记录 (新) 以创建新列表。
有关创建新历史记录列表 (而不是选择现有历史记录列表) 原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
“开始”选项
指定启动此工作流的方式。
有关选择启动选项的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
将此工作流添加到子内容类型？
指定是否应将此工作流添加到与 继承自此 内容类型的所有其他网站和列表内容类型相关联) (。- 完成所有其他添加操作可能需要很长时间才能完成。
- 如果要将此工作流添加到继承内容类型的任何网站或子网站的继承已中断，则在运行此操作之前，请确保您是每个网站或子网站中的 Owners 组的成员。
- 在所选内容类型的页面上，在 “设置”下，单击 “工作流设置”。
当此页面中的所有设置都符合您的要求时，单击 “下一步”。
完成关联表单的第二页。
(说明如下图所示。)注意
每次手动启动工作流时，SharePoint 产品都会在关联表单的第二页中为你提供前几个选项（下图中的数字 1 到数字 7，从 审批者 到 抄送），以便你只能针对该实例更改这些选项。
分配给
输入希望工作流向其分配任务的人员的姓名或地址。-
如果任务一次分配一个 (按顺序分配)
按希望分配任务的顺序输入名称或地址。 -
如果所有任务将同时分配，则 (并行分配)
名称或地址的顺序并不重要。 -
如果将任务分配给 SharePoint 组织外的人员
有关包括外部参与者的详细信息，请参阅本文的完整部分。
Order
指定应一次分配一项任务 (串行) ，还是一次性分配所有任务 (并行) 。
有关使用串行顺序和并行顺序的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
添加新阶段
除了刚刚配置的第一个阶段之外，添加所需的任何阶段。- 若要 删除 整个阶段，请单击该阶段的 “分配给 ”字段，然后按 CTRL+DELETE。
展开组 - 要将一个任务分配给您在 分配给 字段中输入的每个组的每个成员，请选中此检查框。 (组的每个成员都会收到任务通知，每个成员都有自己的任务需要完成。)
- 若要仅将一项任务分配给您在 分配给 字段 中输入的整个组，请清除此检查框。 (组中的每个成员都将收到任务通知，但任何一个成员都可以代表整个组声明并完成单个任务。你将在本文的 “完成” 部分找到有关声明组任务的说明。)
请求
在此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源，包括：- 联系信息。
- 如果适用，有关分配给整个组或通讯组列表的单个任务的注释。 (你将在本文的 “完成” 部分找到有关声明组任务的说明。)
截止日期和任务持续时间
为整个工作流程指定最终截止日期，和/或指定从分配任务之日起完成每个任务的天数、周数或月数。- 如果此工作流将自动启动，通常最好将 所有任务的截止日期 字段留空，并使用两个持续时间字段来控制截止日期。 如果您手动启动工作流，则始终可以在启动表单中提供精确的截止日期。
CC
输入每次工作流开始或结束时应收到通知的任何人的姓名或电子邮件地址。- 在此处输入名称 不 会导致分配工作流任务。
- 手动启动工作流时， 启动工作流的人员 会收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。
- 当工作流自动启动时， 最初添加该工作流的人员 将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。
结束工作流
不选择其中任何一个，或者同时选择这两个选项。
有关这些选项的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
启用内容审批
如果要使用此工作流管理内容审批，请选中此检查框。
有关使用工作流控制内容审批（包括主要版本的发布）的详细信息，请参阅本文的 控制 部分。-
如果任务一次分配一个 (按顺序分配)
按所需方式完成此页面中的所有设置后，单击 保存 以创建工作流。
下一步是什么?
如果已准备就绪，请转到本文的 START 部分并启动第一个实例来测试新工作流。
启动审批工作流
工作流可以设置为仅手动启动、仅自动启动或任一启动：
- 随时由具有必要权限的任何人手动执行。
- 每当发生指定的触发事件时自动执行。 也就是说，当将项目添加到列表或库时， 和/或 列表中的项目以任何方式更改时， 和/或 当某人尝试) 发布项目的主要版本时。
(在工作流的原始关联和配置期间，在关联表单的第一页中指定了一个或多个触发事件。有关详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。)
注意
工作流无法在当前签出的项目上启动。但是，在工作流启动后，可以签出要审阅的项以保护其免受更改。 (但在再次签入该项目之前，无法对其启动其他工作流。)
此细分中的部分
如果将工作流配置为自动启动，则每次发生触发事件时，工作流都会在触发它的项上运行。
工作流启动时，它会分配第一个或多个任务，并向每个被分配人发送任务通知。 同时，它还向最初添加工作流的人员以及关联表单第二页抄 送 字段中列出的任何人发送 (任务通知) 的开始通知。
注意
添加将自动启动的新工作流时，关联表单第二页上的 “所有任务的截止日期 ”字段通常应留空，因为此处指定的任何显式日期值 都不会 相对于工作流每次开始的日期自动调整自身。 有关详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
权限说明 通常，必须具有“编辑项目”权限才能启动工作流。 (默认情况下，Members 组和 Owners 组都具有此权限，但 Visitors 组没有。但是，所有者也可以根据工作流的基础选择要求启动工作流的人员具有“管理列表”权限。通过选择此选项，所有者基本上可以指定只有他们和其他所有者才能启动特定工作流。有关更多详细信息，请参阅本文的 Learn 部分。)
两个起点
可以从以下两个位置之一手动启动工作流：
- 从存储项目的列表或库中
- 从项目本身内部，在创建它的 Microsoft Office 程序中打开。 (请注意，这必须是已安装的程序，而不是 Web 应用程序版本。)
本部分的其余两节提供这两种方法的说明。
转到存储要在其上运行工作流的项的列表或库。
单击项名称旁边的省略号，然后在对话框中单击省略号以打开项菜单，然后单击下拉菜单上的“ 工作流 ”。
在“工作流： 项名称 ”页的“ 启动新工作流”下，单击要运行的工作流。
在 更改工作流 页面的启动窗体中，进行要应用于此特定工作流实例的任何更改。
注意
此处在启动表单中所做的更改 仅 在工作流的当前实例期间使用。 如果要进行每次工作流运行时应用的任何更改，或者要更改不在此窗体中显示的工作流设置，请参阅本文的 CHANGE 部分。
分配给
对希望工作流向其分配任务的人员列表进行任何更改。-
如果一次分配一个任务
按分配任务的顺序输入名称或地址。 -
如果将同时分配所有任务
名称或地址的顺序并不重要。 -
如果将任务分配给 SharePoint 组织外的人员
有关包括外部参与者的详细信息，请参阅本文的完整部分
Order
确保是否应一次分配一项任务 (串行) ，还是一次性分配所有任务 (并行分配) 的规范符合您的要求。
有关使用串行顺序和并行顺序的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
添加新阶段
添加或除当前配置的一个或多个阶段之外所需的任何阶段。- 若要 删除 整个阶段，请单击该阶段的 “分配给 ”字段，然后按 CTRL+DELETE。
展开组 - 要将一个任务分配给您在 分配给 字段中输入的每个组的每个成员，请选中此检查框。 (每个组成员都会收到任务通知，每个成员都有自己的任务需要完成。)
- 若要仅将一个任务分配给您在 分配给 字段中输入的每个整个组，请清除此检查框。 (组中的每个成员都将收到任务通知，但任何一个成员都可以代表整个组声明并完成单个任务。你将在本文的 “完成” 部分找到有关声明组任务的说明。)
请求
在此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源，包括：- 疑问和问题的联系信息
- 如果适用，有关分配给整个组或通讯组列表的单个任务的注释 (你将在本文的 “完成” 部分找到有关声明组任务的说明。)
截止日期和任务持续时间
为整个工作流程指定最终截止日期，和/或指定从分配任务之日起完成每个任务的天数、周数或月数。
有关何时使用截止日期和何时使用任务持续时间的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
CC
进行所需的任何添加或删除。 请记住：- 在此处输入名称 不 会导致分配工作流任务。
- 由于您是手动启动工作流，因此无论您是否列在此字段中，您都将收到启动和停止通知。
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如果一次分配一个任务
当您按照所需方式完成启动表单中的所有设置时，单击 “开始” 以启动工作流。
工作流分配第一个或多个任务，同时向你和启动表单抄 送 字段中列出的任何人发送开始通知。
在计算机上安装的 Office 程序中打开项目。
在打开的项中，单击“ 文件 ”选项卡，单击 “保存”&“发送”，然后单击要对该项运行的工作流。
如果看到以下消息，告诉您工作流需要检入文件，请单击 Check In 按钮。
单击大的“ 开始工作流” 按钮。
在 更改工作流 页面的启动窗体中，进行要应用于此特定工作流实例的任何更改。
注意
此处在启动表单中所做的更改仅在工作流的当前实例期间使用。 如果要进行每次工作流运行时应用的任何更改，或者要更改不在此窗体中显示的工作流设置，请参阅本文的 CHANGE 部分。
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分配给 对希望工作流向其分配任务的人员列表进行任何更改。
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Order 确保是否应一次分配一项任务 (串行) ，还是一次性分配所有任务 (并行分配) 的规范符合您的要求。 有关使用串行顺序和并行顺序的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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添加新阶段 添加或除当前配置的一个或多个阶段之外所需的任何阶段。
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展开组
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请求 在此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源，包括：
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截止日期和任务持续时间 为整个工作流程指定最终截止日期，和/或指定从分配任务之日起完成每个任务的天数、周数或月数。 有关何时使用截止日期和何时使用任务持续时间的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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CC 进行所需的任何添加或删除。 请记住：
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- 当您在启动表单中按所需方式进行设置时，单击 “开始” 以启动工作流。
工作流分配第一个或多个任务，同时向你和启动表单抄 送 字段中列出的任何人发送开始通知。
下一步是什么?
- 如果这是第一次运行此工作流，则其他参与者可能需要信息和帮助才能完成分配的任务。 (他们可能会发现本文 的完整 部分很有用。)
- 此外，最好检查参与者是否正在收到他们的电子邮件通知，特别是通知没有被垃圾邮件过滤器错误处理。
- 当然，你可能有一个或多个工作流任务需要自己完成。 有关如何完成它们的详细信息，请转到本文的 “完成” 部分。
- 同时，有关如何跟踪工作流当前实例进度的信息，请转到本文的 MONITOR 部分。
完成审批工作流任务
如果这是您第一次在审批工作流中分配任务，您可能会发现在完成任务之前完整查看本文的这一部分会很有用。 这样，您就会了解所有可能向您开放的选项。
注意
如果知道工作流任务已分配给你，但通知邮件尚未显示在电子邮件收件箱中，请确保垃圾邮件筛选器未误送通知。 如果有，请相应地调整过滤器的设置。
首先，请确保你有正确的文章
不同类型的工作流需要不同的任务操作。
因此，在开始之前，请确保分配给您的任务确实是审批工作流任务，而不是其他类型工作流的任务。
在以下任一位置查找文本 请批准 ：
- 在任务通知的 “主题 行”
- 在消息栏上要评价的项中
- 在“工作流状态”页面上的任务标题中
如果在这些位置看不到“请批准”文本，请与启动或最初添加工作流的人员检查，以了解它是基于哪个工作流模板，或者它是否是自定义工作流。 在本文的 “另请参阅 ”部分，你将找到有关如何使用 SharePoint 产品中包含的其他类型工作流的文章的链接。
但是，如果您的任务 是 审批任务，请继续阅读！
此细分中的部分
- 过程概述
- 从任务通知消息中访问项和任务窗体
- 从列表或库中访问项和任务窗体
- 评价该项
- 完成并提交任务表单
- 过期通知
- (可选) 领取并完成组任务
- 请求更改项 (可选)
- 将审批任务重新分配给其他人 (可选)
- (可选) 代表外部参与者完成任务
在工作流中分配任务时，通常通过以下三种方式之一了解该任务：
- 你会收到电子邮件任务通知。
- 打开 Microsoft Office 文档，看到消息栏，通知你已分配相关任务。
- 你检查 SharePoint 网站，发现当前分配了一个或多个任务。
当你发现自己被分配了审批工作流任务时，通常会做两件事：
- 评价该项 了解是否可以批准处于当前状态的项目。
- 完成任务 使用任务窗体提交评审结果。
因此，完成任务通常涉及以下三个项目：
- 你收到的通知 (电子邮件)
- 提交以供审批的项 (，可打开并审阅该项)
- (打开、填写和提交) 的任务表单
下面是这三个项目的外观。
注意
任务通知消息功能区上的 “打开此任务 ”按钮 仅在 Outlook 的完整安装版本中打开邮件时才会显示，而不是在 Outlook Web Access Web 应用程序中打开邮件时显示。
请按以下步骤操作：
- 在任务通知消息的 要完成此任务 说明，请单击指向该项目的链接。
- 在打开的项中，单击消息栏上的 “打开此任务 ”按钮。
注意
任务通知消息功能区上的 “打开此任务 ”按钮 仅在 Outlook 的完整安装版本中打开邮件时才会显示，而不是在 Outlook Web Access Web 应用程序中打开邮件时显示。
请按以下步骤操作：
- 在存储要审阅的项的列表或库中，单击与项和工作流关联的“ 正在进行” 链接。
- 在工作流状态页面上，单击任务的标题。
- 在任务窗体的此 工作流任务适用于 消息栏中，单击指向项目的链接。
此示例中，项目是 Microsoft Word 文档。
提示
如果这是组任务 - 也就是说，分配给整个组或通讯组列表的单个任务，以便单个组成员可以完成整个组的任务，则最好在审阅项目之前声明任务。 这样，您可以减少组中另一个成员也审阅该文章的机会。 有关说明，请参阅此部分中的第 7 节， 声明并完成组任务。
请注意文档顶部的两个黄色消息栏：
-
服务器只读此文档以只读模式打开，也就是说，你可以阅读该文档，但不能对其进行任何更改。
(请注意，完成审批工作流任务时，通常不会直接在项本身中进行任何更改。相反，您可以使用任务窗体注册所有响应。) - 工作流任务准备好在任务表单中注册响应时，单击 打开此任务 按钮。
审批工作流任务的任务窗体如下所示。
请注意，前两个项 (“删除项” 和“ 此工作流任务适用于项标题 ”) 从项内部打开以供审阅时 不会显示在 任务窗体中。
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删除项 要从工作流的当前实例中删除此任务，请单击此按钮。
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此工作流任务适用于项标题 若要打开项目进行审阅，请单击此处的链接。 |
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状态、请求者、合并评论、截止日期 您无法编辑或更改这四个字段中的条目，但您可能会发现其中的信息很有用。 请注意， “合并批注” 框不仅包含有关如何完成任务的任何其他说明，还包含已在工作流的同一实例中完成任务的参与者提交的所有批注。 同样，提交自己的表单后，在“ 注释 ”框 (4) 中包含的任何注释也将显示在“合并 注释” 框中，供后续参与者使用。 |
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批注 您在此处输入的任何文本都将记录在工作流历史记录中，并且还将显示在“合并 注释” 字段中 (3) 供后续参与者使用。 |
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批准 若要批准该项，请先在“ 注释 ”字段中键入要添加的任何注释 (4) ，然后单击此按钮。 |
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拒绝 若要拒绝该项目，请先在“ 注释 ”字段中键入要添加 (注释 4) 然后单击此按钮。 |
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取消 要关闭任务窗体而不保存任何更改或响应，请单击此按钮。 任务将保持未完成并分配给你。 |
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请求更改 要请求更改您正在审阅的项目，请单击此按钮。 有关表单的插图，你将在其中输入请求的详细信息以及有关进一步说明，请转到此部分中的第 8 节， 请求对项目进行更改。 注意： 对于某些工作流任务，此选项可能会关闭。 |
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重新分配任务 要将审批任务重新分配给其他人，请单击此按钮。 有关要在其中输入重新分配的详细信息的页面的插图以及有关进一步说明，请转到此部分中的第 7 节，将 审批任务重新分配给其他人。 注意： 对于某些工作流任务，此选项可能会关闭。 |
如果任务或整个工作流实例逾期未完成，则通知会自动发送到：
- 任务分配到的人员
- (启动工作流的人员，或者，如果自动启动，则发送到最初添加工作流) 的人员
如果只将一个任务分配给您所属的整个组，则该组的任何成员都可以代表整个组声明并完成该单个任务。
在审阅项目 之前 声明任务。 一旦你领取任务，它就会分配给你，组里的其他成员都无法完成它。 (这样，只有一个人完成必要的工作。)
- 在“工作流状态”页面上，指向分配给组的任务的名称，直到出现箭头
- 单击箭头，单击“ 编辑项 ”，然后在任务窗体中单击“ 声明任务 ”按钮。
刷新“工作流状态”页面时，您可以看到任务不再分配给组，而是专门分配给您。
稍后，如果要在不完成任务的情况下再次将任务发布到组，请使用相同的步骤返回到任务窗体，但现在单击“ 发布任务” 按钮。
在开始此过程之前，请注意，如果对项进行任何更改，工作流可能会 设置为立即结束 。 最好与启动或最初添加工作流的人员检查，以确保可以进行更改，并且工作流在此时结束。
我们将通过将更改请求选项置于一个场景中来演示它：
首先，假设你的名字叫 Frank。
然后，假设一位名叫 Anna 的同事对她创建的文档启动了审批工作流。
当你查看 Anna 的新文档时，你觉得引言太长。
单击工作流任务窗体底部的“ 请求更改 ”按钮，然后完成此窗体。
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请求更改来源 输入要向其请求更改的人员的姓名或电子邮件地址。 (若要将请求发送给启动此工作流运行的人员，或者，如果工作流自动启动，则发送给最初添加此审批工作流的人员，也可以将此字段留空。) |
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新建请求 描述您想要进行的更改，并提供进行更改的人需要的任何信息。 (您在此处输入的任何文本都将添加到“ 合并批注 ”区域中。) |
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新建工期 执行以下三项操作之一：
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新工期单位 如果要指定新的任务持续时间，请将此字段与 新持续时间 字段结合使用，以标识任务截止日期之前的时间段。 (例如： 3 天 或 1 个月 或 2 周。) |
按所需方式拥有所有表单条目后，单击“ 发送”，当前任务将标记为“完成”。 (但你还没有完成。Anna 完成更改任务) 后，系统会再次分配审批任务。
同时，Anna 收到以下电子邮件通知：
只需看一眼插图中) 数字 1 (主题 行，Anna 就知道这不是普通的审批通知，而是更改有关该项目的内容的请求。 她在“请求 的更改” 文本 (数字 2) 中找到有关已请求的特定更改的信息。
Anna 签出项目，进行请求的更改，然后保存更改并重新签入项目。
然后，她转到“工作流状态”页，并从那里的“任务”区域打开她的变更请求任务。
Anna 在“ 备注 ”字段中添加她想要的任何信息，然后单击“ 发送回复”。 工作流执行两个操作：
- 它将 Anna 的更改请求任务标记为 “完成”。
- 它会为您分配一个新的审批任务 (，并在“ 合并注释 ”字段中添加 Anna 的注释) ，并向您发送有关该任务的通知。
现在，您可以继续完成对已更改项的审核。
同时，所有这些操作都会在“工作流状态”页面的 “工作流历史记录 ”部分中进行跟踪和显示，如下图所示。
下面是整个过程的关系图。
如果您希望其他人完成已分配给您的工作流任务，请单击工作流任务窗体中的“ 重新分配任务 ”按钮。
将显示此表单。
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将任务重新分配给 输入要分配此任务的人员的姓名或地址。 要将此任务分配给启动工作流的人员 - 或者，如果工作流自动启动，则分配给最初添加此工作流的人员 - 将此字段留空。 |
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新建请求 提供分配给任务的人员完成任务所需的任何信息。 (您在此处输入的任何文本都将添加到“ 合并批注 ”区域中。) |
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新建工期 执行以下三项操作之一：
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新工期单位 如果要指定新的任务持续时间，请将此字段与 新持续时间 字段结合使用，以标识任务截止日期之前的时间段。 (例如： 3 天 或 1 个月 或 2 周。) |
表单填写完成后，单击 “发送”。 您的任务标记 为“已完成”，新任务将分配给现在负责该任务的人员，并发送任务通知。
你提供的任何新信息都包含在下图) 中新任务通知 (数字 1 的“委 派者 ”文本中。
同时，所有这些更改都会在“工作流状态”页面的 “任务 ”和 “历史记录 ”部分中进行跟踪和可见，如下所示。
包含非 SharePoint 组织成员的参与者有一个特殊过程。 在此过程中，站点成员充当外部参与者的代理：
- 在关联表单第二页的相应 “分配给 ”阶段中包含外部参与者的电子邮件地址。
- 该工作流实际上将外部参与者的任务分配给启动工作流的站点成员，或者，如果工作流自动启动，则分配给最初添加工作流的成员。 实际分配任务的这个人充当外部参与者的 代理 。
- 此站点成员将收到任务通知，并指示将项目的副本发送给外部参与者以供审阅。 (同时，外部参与者会收到任务通知的副本，该副本可以用作有用的警报或提醒 ) 。
- 实际分配任务的站点成员将项目的副本发送给外部参与者。
- 外部参与者审阅项目，并将其答复发送给网站成员。
- 当外部参与者的响应到达时，站点成员代表外部参与者完成任务。
下面是该过程的关系图。
监视、调整或停止正在运行的审批工作流
可以监视、调整或停止正在运行的工作流的中心位置是该工作流实例的工作流状态页面。
首先，我们将向您展示如何访问该页面，然后我们将向您展示如何使用您在那里找到的选项和信息。 最后，我们将向您展示另外两个页面，您可以在其中获取其他监控信息。
此细分中的部分
- 转到工作流状态页
- 使用“工作流状态”页监视工作流进度
- 将活动任务更改 (已分配给) 的任务
- 将将来的任务 (尚未分配给) 的任务
- 取消或终止此工作流运行
- 了解正在项上运行的工作流
- 监视整个网站集的工作流
在项目所在的列表或库中，单击所需项目和工作流的“ 正在进行” 链接。
在此示例中，项是名为“Keynote 草稿”的文档，工作流是“审批 3”。
“工作流状态”页随即打开。
注意
- 如果列表或库包含大量项目，则可以使用排序和/或筛选更快地查找要查找的项目。 如果您发现以相同的方式重复排序和/或筛选，您可能会发现创建一个自动执行该特定排列的自定义视图很有用。
- 要转到“工作流状态”页面，您还可以针对您感兴趣的特定实例单击“已开始”电子邮件通知中的“ 查看此工作流的状态 ”链接，或单击“已完成”电子邮件通知中的“ 查看工作流历史记录 ”链接。
在这里，在“工作流状态”页面每个部分的插图下，您将找到该部分回答的监控问题。
工作流信息部分
已回答的问题：
- 谁启动了此工作流实例？
- 此实例是什么时候启动的？
- 此实例中的最后一个操作是什么时候发生的？
- 此实例在哪个项上运行？
- 此实例的当前状态是什么？
任务部分
已回答的问题：
- 哪些任务已经创建并分配，它们的当前状态是什么？
- 哪些任务已经完成，每项任务的结果是什么？
- 已创建和分配的每个任务的截止日期是什么时候？
已删除的任务和尚未分配的任务 不会 显示在此部分中。
工作流历史记录部分
已回答的问题：
- 此工作流实例中已发生哪些事件？
- 请注意，过期任务和过期任务通知 不会 显示在此区域中。
有两种方法可以更改已分配但尚未完成的任务：
- 更改 单个 活动任务
- 更改 所有 活动任务
更改 单个 活动任务
权限若要对分配给自己以外的人的 单个 任务进行任何更改，您必须具有“管理列表”权限。 (默认情况下，Owners 组具有“管理列表”权限;Members 组和 Visitors 组则不需要。因此，例如，可以拥有允许启动工作流但不对其他参与者的任务进行更改的权限。)
如果具有所需的权限：
- 在 “任务” 列表中单击任务的标题。
- 使用任务窗体完成、删除或重新分配任务。
有关如何使用任务窗体的更多详细说明，请参阅本文的 “完成 ”部分。
更改 所有 活动任务
权限 下图中的所有四个命令链接都显示在具有“管理列表”权限的任何用户的工作流状态页上。 前三个链接显示在工作流实例启动人员的页面上，但不会显示“结束此工作流”链接，除非该人员也具有“管理列表”权限。 (同样，默认情况下，Owners 组具有“管理列表”权限;成员组和访问者组则不然。)
在工作流可视化正下方的区域中，单击 更新审批的活动任务 链接。
在打开的窗体中进行更改，然后单击 “确定”。
- 反映更改的消息将发送给当前在此运行中分配任务的人员。
- 已完成或删除的任务，以及尚未分配的 任务不受在此 窗体中所做的更改的影响。
- 若要更改尚未分配的任务，请参阅下一节， 更改将来的任务。
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每个任务的持续时间、持续时间单位
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|---|---|
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请求
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- 表单中的所有字段都按照所需方式显示后，单击 “确定”。
更新当前实例中的所有活动任务。
权限 下图中的所有四个命令链接都显示在具有“管理列表”权限的任何用户的工作流状态页上。 前三个链接显示在启动工作流实例的人员的页面上，但不会显示“立即终止此工作流”链接，除非该人员也具有“管理列表”权限。 (同样，默认情况下，Owners 组具有“管理列表”权限;成员组和访问者组则不然。)
在“工作流状态”页面上，在“工作流可视化”正下方的区域中，单击 “添加或更新审批者 ”链接。
在打开的窗体中进行更改，然后单击“ 更新”。
注意
已创建和分配的任务 不受 此窗体中所做的更改的影响。
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参与者、排序、展开组
注意：可以使用“展开组”检查框指定列出的通讯组是应为整个组仅分配一个任务，还是为每个成员分配一个任务。 有关使用这些字段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段 和相应的 添加段 (列表/库 或 网站集) 。 |
|---|---|
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请求
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所有任务的截止日期、每个任务的持续时间、持续时间单位
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- 表单中的所有字段都按照所需方式显示后，单击 “确定”。
当前实例中的所有 后续 任务都将反映你的更改。
有两种方法可以在正在运行的工作流实例完成之前将其停止：
- 取消工作流 所有任务都将取消，但会保留在“工作流状态”页面的 “任务 ”区域中。
- 结束工作流 所有任务都将取消，并从“工作流状态”页面的 “任务 ”区域中删除。 (但是，它们仍反映在工作流历史记录区域中。)
下面是这两种方法的说明。
取消 (所有已取消但保留在“任务”列表和“历史记录”) 中的任务
权限 下图中的所有四个命令链接都显示在具有“管理列表”权限的任何用户的工作流状态页上。 前三个链接显示在工作流实例启动人员的页面上，但不会显示“结束工作流”链接，除非该人员也具有“管理列表”权限。 (同样，默认情况下，Owners 组具有“管理列表”权限;成员组和访问者组则不然。)
如果不再需要工作流的当前实例，则可以停止它。
- 在工作流状态页面上，在工作流可视化正下方的区域中，单击取消 所有审批任务 链接。
- 单击“是”进行确认。
所有当前任务都将取消，工作流以“ 已取消”状态结束。 已取消的任务仍列在 “任务 ”区域和“ 工作流历史记录 ”区域中。
终止 (从任务列表中删除但保留在历史记录中的所有任务)
权限 下图中的所有四个命令链接都显示在具有“管理列表”权限的任何用户的工作流状态页上。 前三个链接显示在工作流实例启动人员的页面上，但不会显示“结束此工作流”链接，除非该人员也具有“管理列表”权限。 (同样，默认情况下，Owners 组具有“管理列表”权限;成员组和访问者组则不然。)
如果发生错误，或者工作流停止且无法响应，则可以终止该工作流。
在“工作流状态”页上，在“工作流可视化效果”正下方的区域中，单击“结束此工作流”，然后单击“是”进行确认。
工作流创建的所有任务都将被取消，并从“工作流状态”页面的 “任务 ”区域中删除，但它们仍反映在“ 工作流历史记录 ”区域中。 工作流以工作 流已取消的状态结束。
在任何项的工作流页上，您都会找到当前在该项上运行的工作流的列表。
- 转到存储项目的列表或库。
- 指向项的名称，单击显示的箭头，然后单击下拉菜单中的“ 工作流 ”。
- 在“工作流： 项名称” 页的 “正在运行的工作流”下，您将找到当前在项上运行的实例的列表。
注意
请注意，单个工作流版本的多个实例 不能 同时在同一项上运行。 例如：添加了两个工作流，均基于审批模板。 一个称为计划审批，另一个称为预算审批。 在任何时候，可以在任何一项上运行计划审批和预算审批各一个实例，但不能运行任一工作流的两个实例。
网站集管理员可以一目了然地查看：
- 网站集中当前存在基于每个工作流模板的工作流数。
- 每个工作流模板本身在网站集中当前是活动还是非活动。
- 基于每个工作流模板的工作流版本的实例数当前正在网站集中运行。
方法如下：
- 打开网站集的主页 (而不是 集合 ) 内 网站或子网站的主页。
- 单击“ 设置” 图标 ，然后单击“ 站点设置”。
- 在站点设置页面的 站点管理下，单击 工作流。
工作流页面随即打开，显示信息。
下一步是什么?
如果这是此工作流版本首次运行，您可能希望使用本文 REVIEW 部分中的说明来查看实例中的事件，并发现工作流是否按预期运行。
查看审批工作流结果并创建报告
工作流实例完成后，您可以查看其历史记录中记录的事件。 (您可以在实例完成后的最多 60 天内访问任何实例的记录。)
重要
请注意，工作流历史记录仅供非正式参考。 它 不能 用于官方审计或任何其他法律、证据目的。
您还可以跨实例运行有关工作流整体性能的报告。
此细分中的部分
只要某个项保留在同一列表或库中，并且直到在同一项上再次运行相同的工作流，就可以从列表或库访问最新实例的历史记录。
若要查看在任何项上运行的工作流的最新实例的工作流状态页：
- 在项目所在的列表或库中，单击所需项目和工作流的状态链接。
在此示例中，项是标题为“ Keynote 草稿 ”的文档，工作流是 “新建文档审批”。
在“工作流状态”页上， “工作流历史记录 ”部分位于底部附近。
段顶部
如果要在同一项目上再次运行同一工作流 后查看 实例的历史记录，该怎么办？
事实上，您最多可以从以下两个入口点之一执行此操作：列表或库，或工作流完成通知。
从列表或库中
- 转到存储项目的列表或库。
- 指向项的名称，单击显示的箭头，然后单击下拉菜单中的“ 工作流 ”。
- 在“工作流： 项名称 ”页的 “已完成的工作流”下，单击要查看的工作流实例的名称或状态。
此时将打开该实例的工作流状态页。
从工作流完成通知中
- 打开您要查看的实例的工作流完成通知，然后单击“ 查看工作流历史记录 ”链接。
此时将打开该实例的工作流状态页。
为了保留所有完成通知，可能需要创建一个 Outlook 规则。 设置规则以将主题行上包含文本完成的所有传入邮件复制到其自己的单独文件夹中。 (请确保 Outlook 规则 复制 传入邮件，而不是简单 地移动 它们，否则它们将不会显示在收件箱中。)
段顶部
要了解其中一个工作流版本在一段时间内和多个实例上的总体执行情况，您可以创建两个预定义报表中的一个或两个：
- 活动持续时间报告 使用此报表可查看完成工作流 中 每个活动所需的平均时间，以及完成该工作流的每次完整运行或 实例 所需的时间。
- 取消和错误报告 使用此报表可查看工作流是否经常被取消或在完成之前遇到错误。
为工作流创建可用报表
- 在列表或库中，在该工作流的 状态 列中，单击任何状态信息链接。
- 在“工作流状态”页的 “工作流历史记录”下，单击“ 查看工作流报告”。
- 找到要查看报表的工作流，然后单击要查看的报表的名称。
- 在“自定义”页面上，保留或更改报表文件的创建位置，然后单击 “确定”。
报表随即创建并保存到指定位置。 - 报表完成后，可以单击下图中所示的链接进行查看。 否则，请单击“ 确定” 完成并关闭对话框。 (稍后，当你准备好查看该报告时，你将在上一步中指定的位置找到它。)
下一步是什么?
如果您的工作流按照您想要的方式运行，您就可以开始使用它了。
如果要更改其工作方式的任何内容，请参阅本文的 CHANGE 部分。
更改、禁用或删除审批工作流
运行新审批工作流的第一个实例并查看结果后，您可能希望对工作流的配置方式进行一项或多项更改。
此外，您可能希望在将来的不同时间对配置进行进一步更改。
最后，在某个时候，您可能希望在更短或更长的时间内禁用工作流，但不将其删除 — 或者，您可能确实希望完全删除它。
此细分中的部分
要对现有工作流的设置进行永久更改，请打开并编辑最初用于添加它的关联表单。
如果工作流仅在一个列表或库中运行
打开运行工作流的列表或库。
在功能区上，单击“ 列表 ”或 “库 ”选项卡。
注意
选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如，在日历列表中，选项卡名为 Calendar。
在 “设置” 组中，单击 “工作流设置”。
在“工作流设置”页上，在“ 工作流名称”下 (单击以更改设置) ，单击要更改其设置的工作流的名称。
注意
如果列表中未显示所需的审批工作流，则它可能仅与一个内容类型关联。 此列表中显示的工作流由 这些工作流配置为对位于列表正下方的此类型控件的项运行 。 (请参见图。) 单击下拉菜单中的内容类型选项，以发现哪个选项显示所需的工作流。 当所需的工作流出现在列表中时，单击其名称。
在关联表单中最初用于添加工作流的同一两页中，进行并保存所需的更改。
有关关联窗体中的字段和控件的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段和相应的添加段 (列表/库 或 网站集) 。
如果工作流在网站集的所有列表和库中运行
- 打开网站集的主页 (而不是 集合 ) 内 网站或子网站的主页。
- 单击“ 设置” 图标 ，然后单击“ 站点设置”。
- 在“网站设置”页的“Web Designer 库”下，单击“网站内容类型”。
- 在“网站内容类型”页面上，单击运行工作流的网站内容类型的名称。
- 在所选内容类型的页面上 ，在“设置”下， 单击 “工作流设置”。
- 在“工作流设置”页上，在“ 工作流名称”下 (单击以更改设置) ，单击要更改其设置的工作流的名称。
- 在关联表单中最初用于添加工作流的同一两页中，进行并保存所需的更改。
有关关联窗体中的字段和控件的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段和相应的添加段 (列表/库 或 网站集) 。
如果工作流仅在一个列表或库中运行
打开运行工作流的列表或库。
在功能区上，单击“ 列表 ”或 “库 ”选项卡。
注意
选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如，在日历列表中，选项卡名为 Calendar。
在 “设置” 组中，单击 “工作流设置”。
在工作流设置页面上，单击删除 、阻止或恢复工作流 链接。
使用“删除工作流”页面上的表单禁用、重新启用或删除工作流。
表单中有五列：
- 工作流 工作流的名称。
- 实例 当前在项上运行的工作流实例数。
- 允许 使工作流能够继续正常运行的选项。
- 没有新实例 允许完成工作流的任何当前运行实例的选项，但通过使其无法运行任何新实例来禁用工作流。 (此操作 是 可逆的。若要稍后重新启用工作流，请返回到此页面并选择“ 允许”。)
- 删除 从列表或库中完全删除工作流的选项。 所有正在运行的实例都将立即终止，并且该工作流的列不再显示在列表或库的页面上。 (此操作 不可 逆。)
如果工作流在网站集的所有列表和库中运行
- 打开网站集的主页 (而不是 集合 ) 内 网站或子网站的主页。
- 单击“ 设置” 图标 ，然后单击 “站点设置”。
- 在“网站设置”页的 “库”下，单击 “网站内容类型”。
-
在“网站内容类型”页面上，单击运行工作流的网站内容类型的名称。
- 在所选内容类型的页面上，在 “设置”下，单击 “工作流设置”。
- 在工作流设置页面上，单击删除 、阻止或恢复工作流 链接。
- 使用“删除工作流”页面上的表单禁用、重新启用或删除工作流。
表单中有五列：
- 工作流 工作流的名称。
- 实例 当前在项上运行的工作流实例数。
- 允许 使工作流能够继续正常运行的选项。
- 没有新实例 允许完成工作流的任何当前运行实例的选项，但通过使其无法运行任何新实例来禁用工作流。 (此操作 是 可逆的。若要稍后重新启用工作流，请返回到此页面并选择“ 允许”。)
- 删除 从网站集中完全删除工作流的选项。 所有正在运行的实例都将立即终止，并且该工作流的列不再显示在列表或库的页面上。 (此操作不可逆。)
下一步是什么?
如果进行了任何更改，请运行工作流的测试实例以仔细检查更改的效果。
进一步自定义
可通过多种方式进一步自定义 SharePoint 产品中包含的工作流。
你甚至可以从头开始创建自定义工作流。
您可以使用以下任意或所有程序：
- Microsoft SharePoint Designer 2013 自定义工作流窗体、操作和行为。
- Microsoft Visual Studio 构建您自己的自定义工作流操作。
有关详细信息，请参阅 Microsoft Software Developer Network (MSDN) 帮助系统。