向邮件列表发送信件时，可以自定义邮件。 例如，根据数据源的某些字段中的值，为某些收件人添加单词“逾期未付”。 自定义项基于执行合并时运行的规则。
“逾期未付”示例将使用 If...然后。。。其他 规则，指定包含文本“逾期未付”的收件人，其中“截止日期”字段的值位于过去。
设置规则是在为邮件合并选择收件人后完成的，并在文档中插入合并字段之后完成。
转到 “邮件>规则”，并根据以下说明选择一个规则。
提问
例如，你正在为季度会议发出相同的邀请。 数据源不存储会议日期，会议日期在邀请中多次显示。
通过在文档中放置书签并包含“询问”字段，可以针对每个会议运行相同的合并。 只需键入会议日期，只需键入一次。
- 在合并文档中，按 Ctrl+F9，然后键入名称以创建书签。 在希望对“询问”字段的响应显示在文档中的每个位置，使用相同的名称重复此操作。
- 将光标放在文档中的某个位置，放在刚刚创建的第一个书签之前。
- 转到 “邮件>规则>询问”。
- 选择刚刚创建的书签 (或键入其名称) ，然后在“ 提示 ”框中输入提示，如“事件日期？” 。
- 选择 “确定”，然后再次 选择“确定 ”。
- 在过程结束时，选择“ 完成 & 合并”时，选择“ 编辑单个文档”。 系统将提示你为每个收件人提供响应。 该响应将插入到你指定的书签中，即合并导致的文档中。
详细信息： 域代码：Ask 字段
Fill-in
例如，你正在为季度会议发送相同的邀请。 数据源不存储会议日期，会议日期在邀请中只显示一次。
通过在文档中放置“填充”字段，可以为每个会议运行相同的合并。 唯一需要键入的就是会议日期。
- 将光标置于希望填充文本转到的位置。
- 在“ 邮件 ”选项卡中，转到 “规则>填充”。
- 在“ 提示”框中 输入提示，例如“事件日期？”
- 选择 “确定”，然后再次 选择“确定 ”。
- 在过程结束时，单击“完成 & 合并”时，选择“编辑单个文档”。 系统将提示你为每个收件人提供响应。 该响应将插入到合并导致的文档中的“填充”字段中。
详细信息： 域代码：Fill-In 字段
如果。。。然后。。。还
例如，你要向国内和国际旅行的会议与会者列表发送信件。 对于国内与会者，数据源中的“国家/地区”字段可能为空白。 可以使用 If...然后。。。还。。。规则，用于为所有收件人个性化邮件。 “国家/地区”字段为空白的收件人可能会看到“抵达时将在入口处受到欢迎”，而所有其他收件人可能会看到“在海关附近的办公桌上欢迎你”。
- 将光标置于条件文本要转到的位置。
- 转到 “邮件>规则”>（如果...然后。。。否则。
- 在 “字段名称 ”列表中，从数据源中选择将确定条件文本的字段。
- 在 “比较 ”列表中，选择一种比较数据值的方法。
- 在“ 比较” 框中，输入比较值 (如果选择 为空 或 不为空 作为比较) ，则跳过此值。
- 在 “插入此文本 ”框中，输入在满足比较条件时在文档中的文本。
- 在“ 否则插入此文本 ”框中，输入不满足比较条件时在文档中的文本。
- 选择“确定”。
详细信息： 域代码：IF 字段
Merge Record #
例如，您希望通信向每个收件人显示他们在候补名单中的位置。 可以按注册时间顺序对收件人列表进行排序，然后使用合并记录 # 规则显示收件人在列表中的编号位置。
记录编号反映合并前应用于数据源的任何排序或筛选。
提示
使用“打印日期”字段旁边的合并 rec # 规则创建唯一的发票编号。
- 将光标置于要显示记录编号的位置。
- 转到 “邮件>规则>合并记录”#。
详细信息： 域代码：MergeRec 字段
Merge Sequence #
例如，你希望通信向每个收件人显示注册事件的总人数。 合并序列 # 规则提供合并文档中的记录计数。
- 将光标置于要显示记录编号的位置。
- 转到 邮件>规则>合并序列 #。
详细信息： 域代码：MergeSeq 字段
Next Record
例如，使用邮件合并在一张纸上打印联系人列表。 使用“下一条记录”规则可告知Word在不启动新页面的情况下继续下一条记录。
注意
邮件标签表在Word中布局为表格。 若要在标签中放置下一个地址，Word在每个表格单元格中使用“下一条记录”规则。
- 将光标置于希望显示下一条记录的数据的位置。
- 转到 “邮件>规则>下一条记录”。
- 为接下来需要的数据插入合并字段
公司名称列表可能如下所示：
«Company_Name»
«下一条记录»«Company_Name»
«下一条记录»«Company_Name»
详细信息： 域代码：下一个字段
Next Record If
例如，你需要在一张纸上列出国内旅行会议与会者列表，另一张纸上列出国际旅行与会者。 对于国内旅行者，数据源中的“国家/地区”字段可能为空白。 可以使用“下一个记录 If”规则来防止Word开始新页面，直到到达其“国家/地区”字段不为空的收件人。 为此，请先按国家/地区对数据源进行排序。
- 将光标置于希望显示下一条记录的数据的位置。
- 转到 “邮件>规则>下一个记录 If”。
- 在 “字段名称” 列表中，选择合并域名称，例如 City。
- 在 “比较 ”列表中，选择一种比较数据值的方法。 例如，要选择特定城市中的收件人，请选择“等于”。
- 在“ 比较到 ”框中，输入要使用的值。 例如，若要在东京挑出收件人，请键入 “东京 ” (如果选择 为空 或 不为空 作为比较) ，请跳过此操作。
详细信息： 域代码：NextIf 字段
Set Bookmark
例如，你正在准备参加主题演讲者尚未完成的会议邀请。 你可以在整个文档中保留说话人姓名的占位符，并包含“设置书签”规则，在该规则中输入一次说话人的姓名，该名称将显示在所有占位符中。
占位符为 Ref 字段;“设置书签”规则将插入未显示在文档 (的字段，除非按 Alt+F9) 显示域代码。
- 将光标放在文档中的任意位置。
- 转到 “邮件>规则>集书签”，键入名称，然后选择“ 确定”。
- 将光标置于希望书签文本显示的任何位置。
- 转到 “插入>快速部件>字段”，然后选择“ 引用”。
- 选择刚刚创建的书签名称，然后选择“确定”。
- 在希望书签文本出现的任何位置插入 Ref 字段。
- 在运行合并之前，请右键单击“设置”字段，选择“ 编辑字段”，然后在“文本”框中输入所需的 文本 。
- 选择“确定”。
详细信息： 域代码：设置字段
Skip Record If
例如，你拥有一家服装店，发现你拥有特定 T 恤的库存，但不是最受欢迎的尺寸。 当你准备好发送销售传单时，你会排除穿着特定尺寸的客户。 使用“跳过记录 If”规则将客户大小数据的内容与要排除的大小进行比较。
- 转到 邮件>规则>跳过记录 If。
- 在 “字段名称” 列表中，选择合并字段名称，例如 “大小”。
- 在 “比较 ”列表中，选择一种比较数据值的方法。 例如，若要挑出穿着特定尺寸的客户，请选择“ 等于”。
- 在“ 比较到 ”框中，输入要使用的值。 例如，若要挑出穿着尺寸超小的客户，请选择 “XS ” (如果选择 为空白 或 不为空 作为比较) ，则跳过此项。
详细信息： 字段代码：SkipIf 字段