您的資料非常重要。 無論是圖片、文件、影片、財務資料,無論是在公司或在家裡,您的資料可能會是您人生的關鍵。 由於我們的重要資料逐漸變得數位化 (紙本越來愈少了),使得難以保護資料,但這有一個明顯的優點:要複製和還原數位檔案非常簡單。
保護對您來說重要的內容
在我小時候,奶奶會將重要的家庭相片放在鞋盒中,置於她床下。 如果因發生火災、水災或其他原因而需要撤離她家,這會是她第一時間要去拿的物品。 那些相片不可替代。
我的母親採取更務實的做法。她將重要相片製作了複本,並將裝滿了這些複本的大型信封寄給住在不同州的姐妹家。 如果這些相片發生任何情況,至少放在她的姐妹處的那份複本應該是沒問題的。 那些額外的複本就是備份。
今天,我們有簡單得多的方法可以保護我們的重要相片或任何其他類型的檔案不遭受遺失或損壞:我們可以直接製作多個數位複本。
3-2-1 規則
針對資料儲存體,有一個著名的指導方針是「3-2-1 規則」。 它表示您應一律:
-
對重要檔案有至少 3 個複本
-
放置在至少 2 種媒體上
-
而其中至少有 1 個實際上在其他位置
當您的重要檔案有至少 3 個複本時,如果其中一個複本遺失或損毀,您就可以輕鬆從其他 2 個複本之一還原。 即使在不太可能的情況下,使得 2 個複本損毀,第 3 個複本也會是正常可用的。
不將所有 3 個不同版本放在相同類型的媒體上,可避免類型媒體變得過時 (有人還記得 ZIP 磁碟機嗎?) 或無法存取的可能性。 或無法存取。
在其他位置至少有一份備份,我們稱之為「異地備援」,可讓您避免因自然災害或遭竊而損毀檔案所有複本的可能性。 當媽媽將相片復本郵寄給她的姐妹時,那是異地備援。 兩個位置同時遭受不幸的機率很低。
新式雲端儲存空間
現在,家用版使用者將檔案儲存在雲端服務(例如 OneDrive)上,就能更輕鬆地保護他們的檔案。 使用它有兩個主要的優點:
-
根據定義,雲端儲存空間會位於場所外部。 如果您的裝置發生問題,或甚至是發生本機自然災害時,您的檔案不會遺失,因為檔案是儲存在其他位置。
-
這些服務大部分都可以將這些檔案的複本自動同步處理到您的本機裝置;在一個步驟中為您提供兩份檔案複本。
-
這些服務中的大部分都會保留您檔案的多個複本和多個版本。 即使您的檔案不知何故從雲端服務中刪除,您也可能能夠將它還原。
在本文中,我們將告訴您如何使用 OneDrive來備份您的檔案,並在必要時還原。
步驟 1 - 您需要保護什麼?
第一個步驟是環顧四周,並確定您需要備份的資料。 您可能會有相片、檔案和文件、掃描或下載的檔案、影片等內容。 當您編列要保護的項目清單時,以下是您需要考慮的幾個事項:
-
您是否有放置在預設資料夾以外資料夾中的檔案可能被忽略了?
-
您的檔案是否儲存在多個裝置上,例如您的手機、平板電腦、家庭成員的手機或膝上型電腦,也許是隨機的 USB 裝置上?
當您識別出所有想要保護的檔案之後,就可以保護它們了。
步驟 2 - 同步處理至雲端
在此步驟中,我們將討論如何將您的重要數據儲存在 OneDrive。 如果您選擇的話,您儲存在 OneDrive上的檔案可以與其他人共用,但根據預設,這些檔案只能讓您存取。
附註: 您可以在不使用訂閱的情況下,將最多 5 GB 的檔案儲存到 OneDrive。 如果您需要儲存的多於考慮 Microsoft 365 訂閱;為您提供最多 1 TB 的 OneDrive儲存空間,以及其他許多絕佳工具。
OneDrive內建於 Windows 8.1 和 Windows 10,因此不需要安裝。
首先,讓我們將您的預設資料夾 (桌面、文件和圖片) 同步處理至OneDrive。
-
在系統匣的白色或藍色雲朵圖示上按一下滑鼠右鍵。
-
依序選取 [設定] > [設定] & [說明]> [管理備份]。
-
確保已選取您要備份的資料夾,然後選取 [開始備份]。
此時您可以關閉 [ OneDrive] 對話框,或選取 [檢視] 以 watch 您的檔案同步處理。
如需詳細資訊,請參閱:使用 OneDrive 備份您的文件、圖片和桌面資料夾。
接下來,如果您的裝置上有需要保護的檔案不在 [桌面]、[檔] 或 [圖片] 資料夾 (或其中一個) 的子資料夾中,則您會想要將這些檔案移至 OneDrive。
-
按兩下 [ 開始]。
-
尋找 OneDrive 應用程式並將它開啟。
-
找出您要移至 OneDrive的資料夾,並將它們移到 OneDrive資料夾
-
針對您要備份的個別檔案執行相同動作。 將它們移到 OneDrive中的資料夾,或在 OneDrive中為它們建立新資料夾,並將它們移到該處。 OneDrive應用程式會自動將檔案同步處理至 OneDrive雲端儲存空間,並在本機磁碟驅動器上保留檔案複本。 每當您在本機電腦或OneDrive上的複本上變更這些檔案時,這些變更將會自動同步處理到其他位置。
提示: 如果您想要的話,也可以趁此機會重新整理這些資料夾。 您可以在 OneDrive中建立新資料夾,並將檔案移至最適合您的資料夾。
在 Mac 上,如果您尚未安裝 OneDrive應用程式,則需要安裝。 您可以從這裡免費下載:安裝 Mac 版 OneDrive。 如果您已經在 Mac 上執行 OneDrive,您可以跳到移動檔案的章節。
附註: 於 2019 年 2 月 1 日,OneDrive 僅支援採用 Mac OS 10.12 或更新版本的全新安裝。 如需詳細資訊,請參閱 OneDrive 終止支援通知
下載並安裝應用程式後,您將需要登入它。 完成之後,就是開始備份的時候。
如需在 Mac 上安裝或設定 OneDrive應用程式的詳細資訊,請參閱:在 Mac OS X 上使用 OneDrive 同步處理檔案
將檔案移至 OneDrive
使用 Finder 應用程式,將您要備份到 OneDrive位置的任何資料夾或檔案移動。 如果您想要在 OneDrive中建立任何新資料夾,或變更檔案的組織方式,這是執行此動作的好時機。
移動您的檔案或資料夾後, OneDrive應用程式將會開始同步處理這些檔案的複本到背景中的 OneDrive雲端儲存空間,並從現在開始保持安全地同步處理。
iOS 上的第一個步驟是安裝 OneDrive應用程式,您可以從 Apple iTunes Store 免費下載。 安裝完成後,使用您的 Microsoft 帳戶登入,您就可以準備上傳任何您想要在裝置上備份的檔案或資料夾。
-
在 OneDrive 應用程式中,點選畫面頂端的 。
-
然後點選以 [照相]、[掃描] 文件、[建立資料夾] 或 [上傳] 檔案或相片。
若要安全地備份您使用 iOS 裝置拍攝的任何相片或影片,請考慮讓 OneDrive應用程式自動為您上傳它們。 如需如何執行此操作的詳細資訊,請參閱:在 iOS 上使用 OneDrive 自動儲存相片和影片。
如需在 iOS 上使用 OneDrive的詳細資訊,請參閱:在 iOS 中手動上傳檔案或相片至 OneDrive
Android 上的第一個步驟是安裝 OneDrive應用程式,您可以從 Google Play 商店免費下載。 安裝完成後,使用您的 Microsoft 帳戶登入,您就可以準備上傳任何您想要在裝置上備份的檔案或資料夾。
-
在 OneDrive 應用程式中,點選畫面頂端的 。
-
然後點選以 [照相]、[掃描] 文件、[建立資料夾] 或 [上傳] 檔案或相片。
若要安全地備份您可能使用 Android 裝置拍攝的任何相片或影片,請考慮讓 OneDrive應用程式自動為您上傳它們。 如需如何執行此操作的詳細資訊,請參閱:使用 Android 版 OneDrive 自動儲存相片和影片。
如需在 Android 上使用 OneDrive的詳細資訊,請參閱:使用 Android 版 OneDrive 手動上傳檔案或相片
移動資料夾和檔案之後,請確定您建立的任何新檔案或資料夾也都位於 OneDrive,以便自動備份。 Microsoft Office 預設會將檔案儲存在 OneDrive上,讓您輕鬆上手。
提示: OneDrive可讓您選取哪些資料夾會同步處理到本機裝置,哪些資料夾會儲存在雲端,而且只有在您要求特定檔案時才下載。 如果您的裝置有足夠的儲存空間,建議您將所有檔案同步處理到本機裝置,以便您擁有額外的檔案複本。 請記住:3-2-1 準則。
將檔案儲存在 OneDrive還有一項額外的好處- 無論您身在因特網連線的任何地方,您都可以從任何裝置存取這些檔案!
當檔案遺失或損毀時,取回您的檔案。
如果您的一或多個檔案遺失、意外刪除、損毀或因人為錯誤或惡意代碼而變更 OneDrive可讓您輕鬆還原最後一份好的複本。
如果檔案已刪除
-
在 https://onedrive.live.com 的瀏覽器中登 入
-
在功能窗格中,選取 [資源回收筒]。
-
選取您要還原的檔案或資料夾,然後選取 [還原]。
如需從 OneDrive還原已刪除的檔案或資料夾的詳細資訊,請參閱:還原 OneDrive 中已刪除的檔案或資料夾
如果檔案已損毀
OneDrive 個人版會儲存盤案的最後 25 個版本。 如果有人 (或某個項目) 對您的檔案進行變更,而您想要還原該檔案的先前版本,請遵循下列步驟進行:
-
在 https://onedrive.live.com 的瀏覽器中登 入
-
選取您要還原的檔案,然後選擇 [ 版本歷程記錄]。
附註: 如果您的檔案沒有任何先前的版本,[版本歷程記錄] 按鈕就不會顯示。
-
選取您要還原的檔案版本,然後選擇 [還原]。
如需詳細資訊,請參閱還原儲存在 OneDrive 中的舊檔案版本。
步驟 3 - 測試您的備份!
我們不要忘了一個重要步驟,無論使用什麼方法來備份檔案,都要進行測試,以確保備份良好,並且我們知道如何從中還原。 遇到真正緊急的事件時,您不會想知道您的備份無法正常運作,或是您對於還原檔案感到不安。 幸好,您可以利用安全且簡單的方法來測試備份。
-
建立測試檔案。 它可以是任何類型的檔案;Word 文件、文字檔,甚至是相片或繪圖。 只要它不是您在意的項目即可。 將它與您要備份的重要檔案儲存在資料夾中。
-
讓它隨著您的重要檔案一起備份。
-
定期 (一季一次,或也許每年兩次) 刪除該測試檔案。
-
然後,試著從備份中還原它。
如果您可以順利還原該測試檔案,則可以相信檔案正在備份,並且您知道如何還原檔案。 如果無法還原,您就知道發生了必須在出現實際問題之前先解決的問題。