在 Outlook 中開啟及使用共用信箱

上次更新:2019 年 7 月 15 日

共用信箱可讓一群人輕鬆地監控並從公用電子郵件別名 (例如 info@contoso.com) 傳送電子郵件。 當群組中的某人回覆一封傳送到共用信箱的郵件時,該電子郵件會顯示從共用地址寄出,而不是從個別使用者。 您也可以使用共用信箱做為共用小組行事曆

共用信箱不是設計為直接登入。 共用帳戶本身的使用者帳戶應該處於已停用狀態。

您的瀏覽器不支援視訊。

提示: 在您使用共用信箱之前,貴組織的 Microsoft 365 系統管理員必須建立共用信箱,並將您新增為成員才可以使用。 如需詳細資訊,請參閱建立共用的信箱,其中說明了系統管理員必須執行的動作。

將共用信箱新增至 Outlook

您的系統管理員將您新增為共用信箱的成員之後,請關閉並重新啟動 Outlook。 共用信箱應該會自動出現在您Outlook 的 [資料夾] 窗格中。

共用信箱會顯示在 Outlook 的資料夾清單中

若那沒有用,該怎麼辦?

  • 若您的系統管理員最近才將您新增到共用信箱,共用信箱可能需要一些時間才會出現。 請稍候,然後再次關閉並重新啟動 Outlook。

  • 若那樣沒有用,請手動將共用信箱新增到 Outlook:

    1. 開啟 Outlook。

    2. 選擇功能區的 [檔案] 索引標籤。

    3. 選擇 [帳戶設定],然後從功能表選取 [帳戶設定]。

    4. 選取 [電子郵件] 索引標籤。

    5. 確定目前的帳戶已反白選取,然後選擇 [變更]。

    6. 依序選擇 [其他設定] > [進階] > [新增]。

    7. 輸入共用電子郵件地址,例如 info@contoso.com。

    8. 選擇 [確定] > [確定]。

    9. 選擇 [下一步] > [完成] > [關閉]。

從共用信箱傳送郵件

  1. 開啟 Outlook。

  2. 選擇 [新增電子郵件]。

  3. 如果您在郵件頂端看不到 [寄件者] 欄位,請選擇 [選項] > [寄件者]。

  4. 按一下郵件中的 [寄件者],然後變更為共用電子郵件地址。 若沒有看到您的共用電子郵件地址,請選擇 [其他電子郵件地址],然後輸入共用電子郵件地址。

  5. 選擇 [確定]。

  6. 完成郵件撰寫,然後選擇 [傳送]。

    從現在開始,當您想要從共用信箱傳送郵件時,您可以在 [寄件者] 下拉式清單中選擇該地址。

    每當您從共用信箱傳送郵件時,您的收件者都只會在郵件中看到共用電子郵件地址。

回覆傳送到共用信箱的郵件

  1. 開啟 Outlook。

  2. 開啟您想要回覆的電子郵件訊息。

  3. 您郵件頂端的 [寄件者] 欄位,您應該會看到您的共用信箱名稱。 若沒有,請選擇 [寄件者] 下拉式清單方塊並選擇您的共用信箱。

  4. 完成郵件撰寫,然後選擇 [傳送]。

    當您想要從共用信箱傳送郵件時,您可以在 [寄件者] 下拉式清單中選擇該地址。

    每當您從共用信箱傳送郵件時,您的收件者都只會在郵件中看到共用電子郵件地址。

使用共用行事曆

您的系統管理員將您新增為共用信箱的成員之後,請關閉並重新啟動 Outlook。 則與共用信箱相關聯的共用行事曆會自動新增至您的 [行事曆] 清單中。

  1. 在 Outlook 中,移至行事曆檢視並選擇共用信箱。

    選擇行事曆檢視

  2. 當您輸入約會後,所有身為共用信箱的成員都能看見它們。

  3. 共用信箱的任何成員都可以建立、檢視及管理行事曆上的約會,就像他們處理其個人約會一樣。 屬於共用信箱成員的每個人都可以看到其對共用信箱的變更。

使用共用連絡人清單

您的系統管理員將您新增為共用信箱的成員之後,請關閉並重新啟動 Outlook。 與共用信箱相關聯的共用連絡人清單會自動新增至您的 [我的連絡人] 清單中。

  1. 在 Outlook 中,選擇 [人員]。

  2. 在 [我的連絡人] 底下,選擇共用連絡人清單的連絡人資料夾。

    共用連絡人清單會顯示在 Outlook 中的 [連絡人] 窗格中

在行動裝置上使用共用信箱 (手機或平板電腦)

若要在行動裝置上存取共用信箱,請使用下列步驟。 

  1. 在 iOS 版或 Android 版 Outlook 上登入您的主要帳戶。

  2. 點選左側瀏覽窗格中的 [新增帳戶] 按鈕,然後點選 [新增共用信箱]。 
    將共用信箱新增至 Outlook Mobile。

  3. 如果您在 Outlook Mobile 中有多個帳戶,請選取具備權限可存取共用信箱的帳戶。 
    選取擁有您共用信箱權限的帳戶。

帳戶設定程序完成之後,共用信箱會顯示在您 iOS 版 Outlook 或 Android 版 Outlook 的帳戶清單中。 

若要移除共用信箱,請移至 [設定] > [帳戶]。 接著點選共用信箱,然後選取 [刪除帳戶]。 

從共用信箱傳送自動回覆

只有您的 Microsoft 365 系統管理員有權限可以進行設定。 如需指示,請參閱建立共用信箱

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