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共用信箱可讓一群人輕鬆地監控並從公用電子郵件地址 (例如 info@contoso.com) 傳送電子郵件。 當群組中的人員回復傳送到共用信箱的郵件時,回復看起來會是來自共用位址,而不是來自個別人員。 您也可以使用共用信箱做為共用小組行事曆

使用 [公告] 來公告重大影響

提示: 在您使用共用信箱之前,貴組織的 Microsoft 365 系統管理員必須建立共用信箱,並將您新增為成員才可以使用。 如需詳細資訊,請要求您的系統管理員查看 [建立共用信箱],說明管理員需要執行的動作。

如果您想從主要信箱和共用信箱同時監控電子郵件,建議您使用這種方式。 完成這項工作之後,每次開啟 Outlook 網頁版時,共用信箱和其資料夾會顯示在左側的功能窗格中。

  1. 在 Outlook 網頁版登入您的帳戶。

  2. 在 [Exchange Online 信箱] 中,以滑鼠右鍵按一下左側流覽窗格中的 [資料夾],然後選擇 [新增共用資料夾]。 在 [Exchange 內部部署信箱] 中,以滑鼠右鍵按一下左側流覽窗格中的主要信箱名稱(例如 [雅心黃婷會]),然後選擇 [新增共用資料夾]。

  3. 在 [新增共用資料夾] 對話方塊中,輸入與您共用信箱的人員名稱或電子郵件地址,然後按一下 [新增]。 或者,輸入您所屬成員的共用信箱名稱,例如 info@contoso.com。

共用信箱會顯示在您的 Outlook 網頁版資料夾清單中。 您可以在主要信箱中展開或摺疊共用信箱的資料夾。 您也可以從資料夾清單中移除共用信箱。 若要移除共用信箱,請以滑鼠右鍵按一下共用信箱,然後按一下 [移除共用資料夾]。

若要在共用信箱的收件匣中接收新郵件的通知,您必須在另一個瀏覽器視窗中開啟共用信箱。

如要在共用信箱專屬的瀏覽器視窗中檢視及管理電子郵件,建議使用這種方式。 這個方法也可讓您在共用信箱的收件匣中收到新專案的通知。

  1. 在 Outlook 網頁版登入您的帳戶。

  2. 在 Outlook 網頁版瀏覽列上,按一下您的名稱。 隨即會顯示一份清單。

  3. 按一下 [開啟另一個信箱]。

  4. 輸入您要開啟之其他信箱的電子郵件地址,然後按一下 [開啟]。 另一個 Outlook 網頁版工作階段會在不同的視窗中開啟,您可允許存取其他信箱。

提示: 如果您輸錯信箱的電子郵件地址,則結果為「找不到相符的項目」。 再次嘗試輸入電子郵件地址。

  1. 選擇資料夾清單上方的 [新郵件]。 新郵件表單會在讀取窗格中開啟。

  2. 在郵件頂端,選擇 其他動作 >顯示來源]。

     [顯示寄件者] 選項的螢幕擷取畫面

    此選項會顯示收到這封電子郵件訊息的人員會看到該郵件是來自共用信箱,而非從您自己的電子郵件帳戶寄出。

  3. 第一次使用共用信箱時,您必須將位址新增至 [寄件者] 下拉式清單中的可用選項:

    1. 以滑鼠右鍵按一下 [發件人位址],然後選擇 [移除]。

      [移除] 選項的螢幕擷取畫面

    2. 輸入共用的位址。 下次您從共用信箱回復時,其位址就會顯示為 [發件人] 下拉式清單中的選項。

  4. 若要新增收件者,請輸入您的連絡人資料夾或組織地址清單中任何人的名稱,或是在 [收件者] 或 [副本] 方塊中輸入電子郵件地址。 第一次輸入某人的名稱時,Outlook 網頁版會搜尋該人員的地址。 之後系統會快取該名稱,以快速取得名稱。

  5. 輸入主旨。

  6. 輸入您要傳送的訊息。

  7. 當您準備好傳送郵件時,請按一下 [傳送]。

當您第一次回復傳送到共用信箱的郵件時,您必須將共用位址新增至 [發件人] 下拉式方塊中。 以下是執行的方式:

  1. 開啟 Outlook 網頁版 並移至您的共用信箱。

  2. 開啟寄到共用地址的郵件。

  3. 按一下 [回覆]。

  4. 在郵件頂端,選擇 其他動作 >顯示來源]。

     [顯示寄件者] 選項的螢幕擷取畫面

  5. 以滑鼠右鍵按一下 [發件人位址],然後選擇 [移除]。

    [移除] 選項的螢幕擷取畫面

  6. 輸入共用位址並傳送郵件。 下次您從共用信箱回復時,其位址就會顯示為 [發件人] 下拉式清單中的選項。

使用共用信箱的好處之一,在於任何人只要能存取共用信箱,就能完整存取行事曆。 您可以建立、編輯及刪除行事曆中的事件。 使用共用行事曆如同使用自己的行事曆。 以下是您可以使用共用信箱行事曆執行工作的簡短清單:

  • 讓您的小組知道您即將休假,或何時不在辦公室。

  • 建立小組會議。

  • 編輯其他人所建立的行事曆事件。

  • 取消其他人所建立的會議。

若要存取共用的行事曆,請執行下列動作:

  1. 使用 Outlook 網頁版登入您的信箱,然後選取 [行事曆]。

  2. 以滑鼠右鍵按一下 [其他行事曆],然後按一下 [開啟行事曆]。

    [開啟行事曆] 選項的螢幕擷取畫面

  3. 在 [從目錄] 中,搜尋您要開啟的共用行事曆。 選取要開啟的共用信箱,然後按一下 [開啟]。

  4. 共用的行事曆會顯示在您的 [行事曆] 資料夾清單中。

若要在行動裝置上存取共用信箱,請開啟您的瀏覽器,登入 Microsoft 365,然後移至 Outlook 網頁版。 從 Outlook 網頁版,您可以存取共用信箱。

您無法透過行動裝置上安裝的 Outlook App 存取共用信箱。 您想要此功能嗎? 讓 Outlook 的工程小組知道。 在這裡投票!

只有您的 Microsoft 365 管理員有權設定從共用信箱傳送自動回復的權力。 如需相關指示,請要求您的系統管理員查看 [建立共用信箱]。

另請參閱

新增規則到共用信箱

在 Outlook 2016 和 Outlook 2013 中開啟並使用共用信箱

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