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您可以建立工作區,在本機電腦上同步處理 SharePoint 內容供您個人使用。這些工作區稱為 SharePoint Workspace。您也可以建立工作區,並使用工具與受邀加入為成員的其他人員共用內容。這些工作區稱為 Groove 工作區 (Microsoft SharePoint Workspace 之前稱為 Microsoft Office Groove)。最後,您也可以建立「共用資料夾」,此為可讓您共用 Windows 檔案系統中資料夾內容的特殊工作區。
您也能夠從網頁瀏覽器中的 SharePoint 網站、SharePoint Workspace 啟動列或 [Backstage 檢視] 開始建立新的 SharePoint Workspace。當您建立 SharePoint Workspace 時,可以選擇下載所有支援的清單和文件庫,或下載選取的清單和文件庫。下載所有清單和文件庫最為簡單,但與設定下載選取的項目相較,會耗費較多時間。
附註: SharePoint 工作區只可與在 Microsoft SharePoint Server 2010 或更新版本、Microsoft SharePoint Foundation 2010、SharePoint Online 2010 或更新版本伺服器上執行的網站進行同步處理。
本文說明如何進行下列操作:
從 SharePoint 網站開始建立 SharePoint 工作區
從 SharePoint 網站建立 SharePoint Workspace 時,可以設定工作區一開始即下載所有清單與文件庫的項目,或只下載選取的清單與文件庫。您可以:
建立 SharePoint 工作區,下載所有清單和文件庫的項目
此為建立 SharePoint Workspace 最簡單的方式,但所費時間長短則取決於所選 SharePoint 網站上清單與文件庫數目,以及這些清單與文件庫內所含的項目數。
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在網頁瀏覽器中,移至您要在 SharePoint Workspace 中同步處理的 SharePoint 網站。
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按一下 [網站動作] ,然後按一下 [與 SharePoint Workspace 同步處理。
附註: 如果您看不到 [網站動作] 功能表,表示您可能正在查看 2013 SharePoint 網站。 如果是這種情況,為了建立工作區,您必須採取下方從啟動列或 Backstage 檢視開始建立 SharePoint 工作區所述的程序。
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按一下 [與 SharePoint Workspace 同步處理] 對話方塊中的 [確定]。
同步處理進度對話方塊會隨即開啟,讓您隨時掌握從 SharePoint 網站下載至 SharePoint Workspace 的進度。
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下載完成後,可按一下 [開啟工作區] 或 [關閉]。
建立 SharePoint 工作區,下載所選清單和文件庫的項目
您可以在建立 SharePoint Workspace 時決定所要下載的清單與文件庫。若只需要使用所選清單與文件庫中的項目,此法將十分省時。
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在網頁瀏覽器中,移到您想要在 SharePoint Workspace 中同步處理的 SharePoint 網站。
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按一下 [網站動作] ,然後按一下 [與 SharePoint Workspace 同步處理。
附註: 如果您看不到 [網站動作] 功能表,表示您可能正在查看 2013 SharePoint 網站。 如果是這種情況,為了建立工作區,您必須採取下方從啟動列或 Backstage 檢視開始建立 SharePoint 工作區所述的程序。
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在 [與 SharePoint Workspace 同步處理] 對話方塊中,按一下 [設定] 以開啟 [組態設定] 對話方塊。
針對每個所選的文件庫,您可以選擇 [所有項目] (預設)、[僅標題] 或 [沒有內容]。
[僅限標題] 選項只會下載文件摘要資訊。 如果您只想要使用大型文件庫中的一些所選文件,則可以使用此選項。 您可以進而省下下載整個文件庫的時間。 若要下載所選文件的內容,請依序按一下 [同步處理] 索引標籤、[下載內容] 和 [下載]。 您也可以按兩下個別文件以下載其內容。
針對每個所選的清單,您可以選擇 [所有項目] (預設) 或 [沒有內容]。
提示: 您可以滑鼠右鍵按一下每個清單或文件庫選取下載選項。
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完成下載設定的設定後,按一下 [確定]。
同步處理進度對話方塊會隨即開啟,讓您隨時掌握從 SharePoint 網站下載至 SharePoint Workspace 的進度。
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下載完成後,可按一下 [開啟工作區] 或 [關閉]。
建立 SharePoint 工作區,僅下載特定清單的項目
有時候,您可能會想要在 SharePoint 工作區中僅將特定清單同步處理至您的電腦。 您可以執行這項作業,避免花時間下載其他 SharePoint 清單的項目。
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在網頁瀏覽器中,前往您想要在 SharePoint Workspace 中同步處理的 SharePoint 網站。
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選取您要同步處理至電腦的清單。
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按一下 [清單工具] 下方的 [清單]。
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在 SharePoint 功能區中,按一下 [與 SharePoint Workspace 同步處理]。
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按一下 [確定] 以開始將清單下載至工作區。
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下載完成後,請按一下 [開啟工作區] 或 [關閉]。
建立 SharePoint Workspace,僅下載特定文件庫的項目
有時候,您可能會想要在 SharePoint 工作區中僅將特定文件庫同步處理至您的電腦。 您可以執行這項作業,避免花時間下載其他 SharePoint 清單的項目。
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在網頁瀏覽器中,前往您想要在 SharePoint Workspace 中同步處理的 SharePoint 網站。
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選取您要同步處理至電腦的文件庫。
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按一下 [文件庫工具] 下方的 [文件庫]。
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在 SharePoint 功能區中,按一下 [與 SharePoint Workspace 同步處理]。
附註: 如果您正在檢視 SharePoint 2013 網站,您會看到 [同步文件庫到電腦] 選項,而非 [與 SharePoint Workspace 同步處理]。 如果是這種情況,為了建立工作區,您必須採取下方從啟動列或 Backstage 檢視開始建立 SharePoint 工作區所述的程序。
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按一下 [確定] 以開始將文件庫下載至工作區。
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下載完成後,請按一下 [開啟工作區] 或 [關閉]。
從啟動列或 Backstage 檢視開始建立 SharePoint 工作區
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按一下 [開新檔案],然後按一下 [SharePoint Workspace]。
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請執行下列其中一項動作:
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如果列出您要下載內容的 SharePoint 網站,請按一下該網站。
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如果未列出您所要的 SharePoint 網站,請在 [位置] 方塊中輸入該網站的網址。
若要避免打字錯誤,可以從網頁瀏覽器複製並貼上 SharePoint 網站的網址。
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若要下載所有支援的清單和文件庫,請按一下 [確定]。
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若要下載選取的清單和文件庫,請按一下 [設定]。
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在 [組態設定] 對話方塊中,按一下 [內容] 欄中的下拉式功能表,視需要變更每個清單或文件庫的下載設定。
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按一下 [確定]。
同步處理進度對話方塊會隨即開啟,讓您隨時掌握從 SharePoint 網站下載至 SharePoint Workspace 的進度。
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下載完成後,可按一下 [開啟工作區] 或 [關閉]。
先前若只下載選取的清單與文件庫項目,可於日後視需要再下載其他清單及文件庫。
建立新的 Groove 工作區
您可以從啟動列或 Backstage 檢視建立新的 Groove 工作區。
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按一下 [開新檔案],然後按一下 [Groove 工作區]。
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輸入工作區的名稱。
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若要變更新工作區的工作區版本,請按一下 [選項],然後從下拉式功能表中選取所要的版本。
工作區版本會決定可用來新增至工作區的工具清單,也會為可能成為工作區成員的人員設定版本需求。例如,還在執行 Office Groove 2007 的人員只能加入包含 2007 (或之前) 版本工具的工作區。
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按一下 [建立]。
SharePoint Workspace 會建立 Groove 工作區,並將您列為具有「管理員」角色的初始成員。現在,您可以新增或更新工作區工具,並邀請人員以成員身分加入。
從範本建立新的工作區
若已經將現有 Groove 工作區儲存為範本,或可存取其他人建立的 Groove 工作區範本,就可以使用這些範本做為新工作區的基礎。
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移到 Backstage 檢視,然後按一下 [開新檔案]。
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按一下 [從範本建立工作區]。
如果工作區範本檔案儲存於 [我的文件] 中的 [Groove 工作區範本] 資料夾 (預設位置),您可以在 [瀏覽] 對話方塊中選取該資料夾;如果是儲存於其他資料夾,就必須在 [瀏覽] 對話方塊中移到該資料夾,再加以選取。
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按一下 [開啟舊檔]。
從封存建立新的工作區
一般而言,從封存建立 Groove 工作區的目的是還原工作區。
建立共用資料夾
您可直接在 Windows 的 [檔案總管] 或 SharePoint Workspace 啟動列中建立共用資料夾,也可從已經過同步處理的資料夾建立共用資料夾。如需詳細資訊,請參閱建立共用資料夾。