存檔：篩選清單中的清單SharePoint

篩選會依據作業專案來選取專案， (大於或小於) 資料。 當您建立篩選的視圖時，篩選運算式中的第一個索引欄應該會減少資料集的最大數量。 例如，在狀態或日期欄位上篩選通常可以大幅縮減資料集。 如果您有 15，000 個專案，您希望第一個索引的返回專案少於 5000 個。 如果您的資料集沒有超過 5000 個專案，這仍是一個好的做法。

SharePoint 選取查詢中第一個索引資料行，然後使用其餘的欄來選取您的資料。 您于視圖篩選中指定的其他欄可能會編制索引，也可能沒有編制索引。 即使篩選的視圖結果回報小於清單檢視閾值，該視圖不會使用這些索引。

例如，您擁有查詢 ：size = large AND color = red。 在清單中，大小不會編制索引，但色彩是。 只要清單中少於 5000 個「紅色」專案，查詢在大型清單中即會成功。 不過，如果您有查詢大小 = 大型 OR color = red，雖然資料庫可能會找到所有紅色專案，但資料庫必須掃描完整清單，以尋找所有大型專案。 如果已退回超過 5000 個專案，查詢會受到限制。

如果您在篩選運算式中使用兩個或多個欄，判斷索引或索引應該使用 AND 運算子。 例如，如果您想要從大型動物清單中退貨狗。 您擁有名為 "物種" 的未索引欄，其中將 Dog 做為值。 如果您只查詢 Species = Dog，您的查詢會受到限制。 不過，如果您有名為 Class 的索引欄，您的查詢會變成 Class = 哺乳類和物種 = Dog。 您也可以使用查詢 Class = 哺乳類及動物物種 = dog OR Species = 貓科動物 (搜尋貓和狗) 。 第二個查詢會選取所有哺乳類動物，然後篩選為狗和貓。

如果您用於篩選的欄沒有索引，您首先會想要建立索引。 詳細資訊，請參閱新增索引至SharePoint欄。

索引欄之後，您可以在建立或修改視圖時新增該欄，然後使用它來篩選該視圖。 建立視圖之前，您可能會想要在清單中新增更多欄，以啟用排序、群組和篩選的更多彈性。 針對排序和篩選，您可以選擇資料集中但不顯示的資料行。

建立視圖

開啟您想要建立視圖的清單或文件庫。

根據您的版本，執行下列其中一項操作：

• 在SharePoint中，執行下列操作：

1. 按一下要篩選的欄標題，然後從功能表選項選擇 [篩選。
   
   

2. 在頁面右側開啟的篩選窗格中，選擇要篩選 (欄) 欄值。 完成後，按一下 [Apply按鈕 。
   
   
   
   您現在應該會注意到欄標題旁邊有一個篩選圖示，表示清單正在根據該欄中的值進行篩選。
   
   
   
   如果您想要深入瞭解篩選窗格，以及如何根據儲存在數個不同資料行的值進行篩選，請閱讀什麼是清單和文件庫篩選窗格？

3. 查看清單或文件庫右上方的視圖功能表。 您應該注意到目前視圖的名稱，旁邊有 (*) 星號。 這表示該視圖未保存。 若要建立新視圖，請選取目前視圖的名稱，然後選擇功能表選項中的另存視圖。
   
   

4. 在出現的 「另存新名」方塊中，輸入您視圖的新名稱。 (如果您希望每個人都能看到您的視圖，請保留已勾選的 「將這個視圖做為公用視圖」核取方塊。 如果您想要讓這個視圖成為私人，這樣您是唯一可以看到的，請取消勾選核取方塊。) 按一下 [儲存> 按鈕以建立您的新視圖。
   
   
   
   現在您應該會看到清單或文件庫的篩選視圖。

   附註: 您可以篩選清單或文件庫，而不將清單或文件庫另存為視圖。 

• 在 SharePoint 2016、2013、2010 或 SharePoint 傳統體驗中，執行下列操作。

1. 按一下 [清單或文件庫> Tab，然後按一下 [建立視圖。
   
   

2. 在 [ 檢視類型 」 頁面上，按一下您要查看的視圖。 如果不確定，請選擇 標準視圖。

   

3. 輸入 View Name。

   

4. 編輯該視圖的網址，或接受預設值。 您可以稍後回來變更。

5. 在 [篩選>區段，按一下 [只有在下列專案為 True 時顯示專案，然後根據其中一個已編制索引的欄選擇篩選項目。

   例如，若要建立只有今天變更專案的視圖，請選擇 [已修改的 (索引) 欄， 且 等於 條件， 然後輸入 [Today]。

   

   附註: 如果您在名稱之後看不到任何 (索引) 欄，表示您沒有可用於該清單或文件庫的任何索引欄。 您必須先 建立簡單或複合索引。

6. 若要限制每一頁上顯示的專案數量，請向下卷起至專案限制，並設定要顯示的值的專案數。 當您建立視圖時，要顯示的預設專案數為 30。

   

7. 在頁面上設定專案限制時，您可以選擇兩個選項：

   • 以指定 大小的批次顯示專案，以一頁一頁的方式顯示資料，當您以非互動式方式流覽專案時，這項功能非常實用。

     當專案超過您的限制設定時，畫面會分頁顯示。

     

   • 限制退回到指定 數量的專案總數，會建立硬性限制，可能會或可能不會退回篩選作業的整個結果。 當您測試您的視圖、建立原型，或只想在視圖中取回頂端值時，這項功能會很有用。

8. 在 樣式下，您可以選擇 預覽窗格 ，以垂直窗格格式查看清單中專案的所有資訊。 預覽窗格是編輯或建立視圖時，您可以在樣式下選擇的其中一個視圖樣式。

   

   您可以將游標停留在頁面左側捲動區域的專案標題上，以查看頁面右側垂直列出的目前專案的所有欄值，以更快速地流覽資料。 顯示的初始資料較少，這有助於更快速地顯示視圖。 當您的清單很寬或有許多欄，而且需要水準卷軸才能查看資料時，這個樣式也很實用。

   

9. 按一下 [確定]。

您可以使用視圖執行更多步驟，但如果您被封鎖，這足以查看超過 清單視圖 閾值的資料。 您也可以使用行動裝置排序或分組合計、展開資料夾，以及優化檢視檢視。

修改視圖

開啟您想要建立視圖的清單或文件庫。

在SharePoint中，執行下列操作：

1. 對視圖進行額外的變更，例如排序、群組或新增其他篩選。

2. 請遵循上述步驟 3 和 4 中的指示，但這次請勿變更該視圖的名稱。 按一下 [儲存>按鈕。 這會覆寫現有的視圖。
   
   如果您想要更精細地控制您的視圖，您可以使用傳統視圖編輯器修改您的視圖來這麼做。 若要這麼做，請在視圖功能表中選取您目前視圖的名稱，然後從功能表選項選擇編輯目前視圖，然後按照上述指示操作，SharePoint傳統體驗。
   
   

在 SharePoint 2016、2013、2010 或 SharePoint 傳統體驗中，執行下列操作：

1. 按一下 [清單或文檔庫> Tab，選取 [目前視圖> 下的[視圖>，然後按一下[修改視圖> 。
   
   

2. 向下卷起至 [ 視圖 > 區段，然後按一下一個視圖。

3. 接著，您可以變更上述建立視圖程式步驟 5 到步驟 9 所述的 設定。

4. 按一下 [確定]。

若要讓視圖快速篩選多個專案，篩選的第一欄必須編制索引。 在視圖篩選中指定的其他資料行可能會編制索引，也可能沒有編制索引，但該視圖不會使用這些索引。 篩選的第一欄應會比清單檢視閾值少。

如果篩選的第一欄所返回的專案超過清單檢視閾值，您可以使用包含兩個或多個欄的篩選。 當您定義使用兩個或多個欄的篩選視圖時，請使用 AND 運算子來限制所退回的專案總數。 但即使在這種情況下，您還是需要指定為篩選資料行的第一欄，該欄最有可能會返回較少的資料量。 使用 OR 篩選幾乎一定會增加退回的專案數量，在這種情況下無法生效。

有關視圖詳細資訊，請參閱建立、 變更或刪除清單或文件庫的視圖。

您可以根據目前 [今天] 或目前使用者 [我]，使用兩個關鍵字來篩選。 這些是動態的，因為它們會隨著使用者或日期而變更。

當您只想在大型文件庫中查看檔時，使用 [我] 會很有説明。 [我] 會以人員為基礎的欄操作，例如 [建立者] 或 [修改者]。 例如，若要查看您建立的所有檔，請設定 [建立者] 欄等於 [我] 的篩選。 如果您是編輯者，而且想要查看您處理的最後一個檔案，請設定 [修改者] 欄上的篩選為等於 [我]。 若要同時查看兩者，請建立兩個由 Or 連接的 篩選。

[今天] 關鍵字適用于日期資料行。 您可以使用數學取得隨今天日期而變更的範圍。 例如，若要查看過去 30 天內修改的所有檔，您可以在 [日期] 欄上建立大於或等於 [今天] - 30 的篩選。 若要排除目前日期，請將 [日期] 欄的第二個篩選設定為小於 [今天]，然後將它們與 And 連結。

您可以篩選包含SharePoint欄的清單。 

在清單中新增中繼資料欄

前往您的清單，然後選取 +Add 欄。

選取 更多... 選擇管理 中繼資料 選項按鈕， 然後選取確定 。

或者，建立受管理的中繼資料欄，並新增專案至清單後，您可以按一下編輯清單專案窗格中的標記圖示 標記來申請元資料標記。

在樹狀檢視窗格中 使用中繼資料 標記。

在受 管理的元資料標記上 篩選

1. 選取篩選圖示 以存取篩選窗格。

   

   附註: 您可以從窗格頂端的下拉式清單中選取樹狀檢視選項，其中提供與所選欄相關聯的字詞的階層式視圖。

2. 選取您想要篩選 () 的元資料標記。

   

3. 或者，如果您在管理中繼資料欄中定義至少 5 個值，請選取查看所有連結以查看篩選窗格。

   

4. 檢查要篩選 (的) 標記，然後選取

以下是適用于索引欄之一般視圖的一些建議：

若要篩選：：	編制索引：	例如：
最近變更的專案	已修改欄	若要只查看過去一周中變更的專案，請適用[已修改]大於[Today]-7 的篩選。
新項目	已建立 欄	若要只建立過去一周新增專案的視圖，請適用 [已建立] 大於[Today]-7 的篩選。
我的專案	建立者 欄	若要只建立您新增專案的視圖，請適用 [建立者] 等於[Me] 的篩選。
今天到期的專案	在清單 (文件庫中建立到期日欄)	若要只建立具有今天到期日的專案的視圖，請適用篩選 [到期日]等於[今天]。
討論區更新	上次更新欄	若要只建立過去一個月更新之討論的視圖，請適用篩選 [上次更新]  大於 [Today]-30。
將文件庫中的檔案歸檔	修改日期	若要建立自 2016 (之後未變更的檔) ，請適用篩選日期修改日期小於2016 年 12 月 31日。
尋找財務資料的子集	地區、 年份 (兩個簡單的索引)	若要在 2015 年為美國東部地區建立財務資料的視圖，請針對地區等於 "NE" 和 Year 等於2015進行篩選，因為 「地區」欄的值可能小於 「年」欄。
元	受管理的中繼資料 欄	若要建立受管理的中繼資料的視圖，請根據在清單和文件庫篩選窗格中定義的元資料標記來申請篩選。 有關資訊，請參閱 什麼是清單和文件庫篩選窗格？

支援的欄類型 單行文字 單 (單值選項) 號碼 貨幣 日期和時間 將人員或群組 (單一值) 受管理的中繼資料 是/否 查找

不支援的欄類型 多行文字 選擇 (多重值) 計算 超連結或圖片 自訂欄 人員或群組 (多重值) 外部資料