Applies ToExcel for Microsoft 365 Word for Microsoft 365 Outlook for Microsoft 365 PowerPoint for Microsoft 365 Access for Microsoft 365 Excel for Microsoft 365 for Mac Word for Microsoft 365 for Mac Outlook for Microsoft 365 for Mac PowerPoint for Microsoft 365 for Mac Excel 2024 Outlook 2024 PowerPoint 2024 Access 2024 Excel 2024 for Mac Word 2024 for Mac Outlook 2024 for Mac PowerPoint 2024 for Mac Excel 2021 Outlook 2021 PowerPoint 2021 Access 2021 Excel 2021 for Mac Word 2021 for Mac Outlook 2021 for Mac PowerPoint 2021 for Mac Excel 2019 Outlook 2019 PowerPoint 2019 Access 2019 Word 2019 for Mac Outlook 2019 for Mac PowerPoint 2019 for Mac Excel 2016 Outlook 2016 PowerPoint 2016 Access 2016

您可以針對 Microsoft 365 檔中的圖案、圖片、圖表、 SmartArt 圖形或其他物件建立 替代文字 (替換文字) 。 替換文字可協助視障使用者瞭解圖片及其他圖形內容。 當使用螢幕助讀程式的用戶在檔中遇到圖片時,他們會聽到描述圖片的替換文字;如果沒有替換文字,他們只會知道自己已抵達圖片,而不知道圖片所顯示的內容。

使用本文中的程序來瞭解如何在圖案、圖片、圖表、 SmartArt 圖形或其他圖形物件中新增替換文字。

若要瞭解如何撰寫替換文字,請移至您需要知道的所有內容,以撰寫有效的替換文字

新增替代文字

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 以滑鼠右鍵按一下該物件,然後選取 [編輯替代文字]。

      圖片操作選單中的 [編輯替換文字] 選項
    • 選取物件,然後選取物件的格式功能表,例如 [圖片格式]。 選取 [替代文字]。

      Word 中 [圖片格式] 選單上的 [替換文字] 按鈕

    附註: 若要新增替代文字到整個 SmartArt 圖形或圖表,請按一下 SmartArt 圖形或圖表的邊界,而不是個別的圖案或部分。

  2. 在 [替代文字] 窗格中,於文字方塊中輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述物件和其內容。

    顯示良好替代文字範例的替代文字窗格。

將視覺效果標示為裝飾

如果您的視覺效果純粹是裝飾用,只是添加視覺上的趣味性,但並未提供資訊,您可以將它們標示為裝飾,無需撰寫任何替代文字。 應該標示為裝飾的範例物件是裝飾性的框線。 人員 使用螢幕助讀程式的用戶會聽到這些對像是裝飾性對象,這樣他們就知道不會遺漏任何重要資訊。 您可以在 Excel、 PowerPoint和 Word中將視覺效果標示為裝飾。

  1. 若要開啟 [替代文字] 窗格,請執行下列其中一個動作:

    • 以滑鼠右鍵按一下影像,然後選取 [編輯替代文字]。

    • 選取影像,然後選取 [格式] > [替代文字]。

  2. 選取 [ 標示為裝飾] 複 選框。 文字項目欄位會變成灰色。

    在替代文字窗格中將影像標示為裝飾美觀。

將自動替代文字切換為開啟或關閉

如果您不想要將自動產生的替代文字新增到插入的圖片,您可以關閉自動替代文字選項。 如果您之後改變主意,您可以輕鬆地將它重新開啟。

  1. 選取 [輔助功能] > [檔案 > 選項]

  2. 在 [自動替代文字] 區段中,選取或取消選取 [為我自動產生替代文字] 選項,然後按一下 [確定]。

核准自動替換文字

您可以核准 Microsoft 365中自動產生的替換文字。

  1. 如果替代文字滿意,請選取 核准 [替代文字] 核取方塊。

    自動產生在 [替換文字] 窗格中核准的替換文字

另請參閱

撰寫有效替換文字所需的一切須知

Microsoft Office 說明 & 訓練

在 Microsoft 365 Excel、 Microsoft 365 PowerPoint和 Mac 版 Microsoft 365 Word中新增替換文字

提示: 

  • 針對音訊與視訊內容,除了替代文字,也請包含適用於聽障或聽力受損使用者的隱藏式輔助字幕。

  • 若要在 Mac 上啟用滑鼠右鍵按下,請確定已在 [系統設定] 中選取 [次要按兩下] 選項。

  • 若要拼字檢查並更正您輸入的單字,請用control 按兩下或以滑鼠右鍵按下該單字,然後從建議的替代專案中選取選項。

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 按住 Control 並按兩下或以滑鼠右鍵按像,然後選 取 [檢視替換文字...]。 [替代文字] 窗格會隨即開啟。

      Mac 版 PowerPoint 操作功能表中的 [檢視替換文字] 選項。
    • 選取物件。 在功能區中,選取物件的 [格式] 索引標籤,然後選取 [替代文字]。

      Mac 版 PowerPoint 功能區上的 [替換文字] 按鈕。

    附註: 若要新增替代文字至整個 SmartArt 圖形或圖表,請按一下 SmartArt 圖形或圖表的邊界,而不是個別的圖案或部分。

  2. 在 [替代文字] 窗格中,於文字方塊中輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述物件和其內容。

    Mac 版 PowerPoint 中的 [替換文字] 窗格。

在 Outlook中為 Mac 版 Microsoft 365新增替換文字

  1. 按住 Control 並按下或以滑鼠右鍵按下物件,然後選取 [編輯替換文字...]。 [替代文字] 窗格會隨即開啟。

    附註: 若要新增替代文字至整個 SmartArt 圖形或圖表,請按一下 SmartArt 圖形或圖表的邊界,而不是個別的圖案或部分。

  2. 在 [替代文字] 窗格中,於文字方塊中輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述物件和其內容。

    Mac 版 Outlook 中的 [替換文字] 窗格。

在數據透視表 Excel 新增替換文字

  1. 按住 Control 並按兩下或以滑鼠右鍵按兩下資料透視表,然後選取 [ 資料透視表選項...]

    Mac 版 Excel 操作功能表中的數據透視表選項。

  2. 在 [ 數據透視表選項... ] 對話框中,選取 [替換文字]

  3. 在 [替代文字] 索引標籤上,在 [標題] 文字方塊中輸入樞紐分析表的標題。

  4. 在 [描述] 文字方塊中,輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述表格和其內容。 當您完成時,請選取 [確定]。

Mac 版 Excel 中的 [替換文字] 索引標籤。

將視覺效果標示為裝飾

如果您的視覺效果純粹是裝飾用,只是添加視覺上的趣味性,但並未提供資訊,您可以將它們標示為裝飾,無需撰寫任何替代文字。 應該標示為裝飾的範例物件是裝飾性的框線。 使用螢幕助讀程式的使用者會聽見這些物件是裝飾用,這樣他們就知道沒有遺漏任何重要資訊。 您可以在 Excel、 PowerPoint和 Word中將視覺效果標示為裝飾。

  1. 若要開啟 [替代文字] 窗格,請執行下列其中一個動作:

    • 按住 Control 並按兩下或以滑鼠右鍵按像影像,然後選 取 [檢視替換文字]

    • 選取影像,然後選取 [圖片格式 ]> 替換文字]

  2. 選取 [ 標示為裝飾] 複選框。 文字項目欄位會變成灰色。

在 Mac 版 PowerPoint 的 [替換文字] 窗格中選取 [標示為裝飾] 複選框。

開啟和關閉自動替換文字

如果您不想將自動產生的替換文字新增到插入的圖片中,您可以關閉 PowerPoint 中的自動替換文字選項,並 Word。 如果您之後改變心意,可以輕鬆地重新開啟它。

  1. 按 Command+逗號 (,) 。 應用程式喜好設定對話框隨即開啟。

  2. 取 [輔助功能],然後選取或取消選取 [ 自動為我產生替換文字] 複 選框。

另請參閱

撰寫有效替代文字所必須知道的項目

Microsoft 365 協助 & 學習

新增替代文字

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 以滑鼠右鍵按一下該物件,然後選取 [編輯替代文字]。

      Excel Win32 [編輯替代文字] 功能表的圖形
    • 選取物件。 選取 [格式] > [替代文字]。

      Windows 版 Outlook 功能區上的 [替代文字] 按鈕。

    附註: 若要新增替代文字到整個 SmartArt 圖形或圖表,請按一下 SmartArt 圖形或圖表的邊界,而不是個別的圖案或部分。

  2. 在 [替代文字] 窗格中,於文字方塊中輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述物件和其內容。

    Windows 版 Word 中的 [替代文字] 對話方塊

    提示: 節省時間並將系統所產生的替代文字新增到物件。 在 [替代文字] 窗格中,選取 [為我產生描述]。 在 [ 讓 Office 更聰明地為您運作 ] 對話框中,選取 [開啟]。 然後編輯自動替代文字以更符合內容。

將視覺效果標示為裝飾

如果您的視覺效果純粹是裝飾用,只是添加視覺上的趣味性,但並未提供資訊,您可以將它們標示為裝飾,無需撰寫任何替代文字。 應該標示為裝飾的範例物件是裝飾性的框線。 人員 使用螢幕助讀程式的用戶會聽到這些對像是裝飾性對象,這樣他們就知道不會遺漏任何重要資訊。

  1. 若要開啟 [替代文字] 窗格,請執行下列其中一個動作:

    • 以滑鼠右鍵按一下影像,然後選取 [編輯替代文字]。

    • 選取影像,然後選取 [格式] > [替代文字]。

  2. 選取 [ 裝飾] 複 選框。 文字項目欄位會變成灰色。

    Word Win32 [替代文字] 窗格的裝飾元素

新增替代文字

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 按住 Control 並按下物件,然後選取 [編輯替換文字...]。 [替代文字] 窗格會隨即開啟。

      Mac 版 PowerPoint 操作功能表中的 [編輯替代文字] 選項
    • 選取物件。 在功能區中,選取物件的 [格式] 索引標籤,然後選取 [替代文字]。

      Mac 版 PowerPoint 功能區上的 [替代文字] 按鈕

    附註: 若要新增替代文字至整個 SmartArt 圖形或圖表,請按一下 SmartArt 圖形或圖表的邊界,而不是個別的圖案或部分。

  2. 在 [替代文字] 窗格中,於文字方塊中輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述物件和其內容。

    Mac 版 PowerPoint 中的 [替代文字]

    提示: 節省時間並將系統所產生的替代文字新增到物件。 在 [替代文字] 窗格中,選取 [為我產生描述]。 在 [ 使用智慧型服務? ] 對話框中,選取 [開啟]

在數據透視表 Excel新增替換文字

  1. 按 Control 並按一下資料透視表,然後選取 [ 資料透視表選項...]

  2. 在 [ 數據透視表選項... ] 對話框中,選取 [替換文字]

  3. 在 [替代文字] 索引標籤上,在 [標題] 文字方塊中輸入樞紐分析表的標題。

  4. 在 [描述] 文字方塊中,輸入 1 到 2 個句子來向看不到的使用者描述表格和其內容。 當您完成時,請選取 [確定]。

Excel 樞紐分析表的 [替代文字] 對話方塊。

將視覺效果標示為裝飾

如果您的視覺效果純粹是裝飾用,只是添加視覺上的趣味性,但並未提供資訊,您可以將它們標示為裝飾,無需撰寫任何替代文字。 應該標示為裝飾的範例物件是裝飾性的框線。 使用螢幕助讀程式的使用者會聽見這些物件是裝飾用,這樣他們就知道沒有遺漏任何重要資訊。 您可以在 Excel、 PowerPoint和 Word中將視覺效果標示為裝飾。

  1. 若要開啟 [替代文字] 窗格,請執行下列其中一個動作:

    • 以滑鼠右鍵按一下影像,然後選取 [編輯替代文字]。

    • 選取影像,然後選取 [格式] > [替代文字]。

  2. 選取 [ 裝飾] 複 選框。 文字項目欄位會變成灰色。

    Mac 版 Word [替代文字] 窗格中已選取 [標示為裝飾] 的核取方塊。
  1. 執行下列其中一個動作:

    • 若是圖案、圖片、圖表、SmartArt 圖形或其他物件,請以滑鼠右鍵按一下該物件、按一下 [格式化物件]、[設定圖片格式]、[圖表區格式] 或其他,然後按一下 [替代文字]。

      按兩下物件窗格中的 [替換文字]。

      附註: 您按一下 [替代文字] 的窗格是動態的,且標題及清單會根據您所按的物件而變更。

      若要新增替代文字到整個 SmartArt 圖形或圖表,請按一下 SmartArt 圖形或圖表的邊界,而不是個別的圖案或部分。

    • 若是 Excel 數據透視表,請以滑鼠右鍵按兩下該數據透視表,指向 [ 資料透視表選項],然後按兩下 [ 替換文字]

  2. 在 [描述] 方塊中,輸入圖案、圖片、圖表、樞紐分析表、SmartArt 圖形或其他物件的說明。 請務必填寫此方塊。

    提示: 如果您不想要使用替代文字,則可以從替代文字 [標題] 和 [描述] 方塊中移除文字,也可以不填寫。

  3. 如果需要,在 [標題] 方塊中,輸入簡短的摘要。 只有當您在 [描述] 方塊中輸入詳細或冗長的解說時,才需填寫此方塊。

    附註: 除非您的圖表很複雜,否則一般您只會想在 [描述] 方塊中輸入文字。 當您需要描述複雜的內容時,填寫 [標題] 欄位會有所助益,因此除非有需要,否則不需要讀出完整的資訊。

附註: 

  • 如果您經常新增替代文字到圖案、圖片、圖表、SmartArt 圖形或其他物件,您可以新增 [替代文字] 命令到快速存取工具列 (機器翻譯),以建立它的捷徑。

  • 若要使用 [快速存取工具列] 上的 [替代文字] 命令,請選取圖案、圖片、圖表、SmartArt 圖形或其他物件,然後按一下工具列按鈕,接著新增替代文字。

  1. 在功能區上方的左上角,按一下 [自訂快速存取工具列] [自定義快速存取工具列] 按鈕

  2. 按一下 [其他命令] > [由此選擇命令] > [不在功能區的命令]。

  3. 按一下 [替代文字] > [新增]。

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