如果圖片值得千言萬語,對看不見的人而言,它有什麼價值? 在我們的數位世界,視障使用者很容易錯過重要資訊,或是有令人沮喪和負面的體驗。 Imagine,例如主旨演講者在會議後傳送簡報。 簡報包含資訊圖表,以說明重點。 如果沒有資訊圖表的描述,任何視障使用者就無法瞭解資訊圖表,並錯過重要資訊。

替換 (替換) 文字是描述性文字,可傳達數位設定中視覺專案的意義和內容,例如應用程式或網頁。 當螢幕朗讀程式 ,例如 Microsoft 朗讀程式、JAWS 和 NVDA 使用替代文字到達數位內容時,他們會大聲朗讀替代文字,讓其他人能更瞭解螢幕上的內容。 撰寫完善、描述性強的替代文字可大幅減少模糊性並改善使用者體驗。

人們會以目標聆聽文字,但會以一種不言自語的體會來理解這些文字。 本主題說明如何瞭解、撰寫及使用產品 Microsoft Office 文字。

一群坐在電腦前的人

何時使用替代文字?

影像和圖片

請務必以簡潔且明確的方式傳達影像的內容和用途。 替代文字不應超過一或兩個句子,大部分時候,一些經過精心挑選的字詞就會執行。 考慮影像的重要資訊。 例如,重要的上下文可能是設定、人員臉部上的心情、色彩或相對大小。

替代文字窗格,在 Word for Windows。

不要重複以周圍的文字內容作為替代文字,或使用影像的用語,例如「的圖形」或「的影像」。 在下列範例中,替代文字是指影像,且無法充分描述影像的內容。

Word for Windows 中替代文字不佳的範例。

圖表、流程圖和圖表

處理提供詳細資訊的物件時 ,例如資訊圖表,請使用替代文字來提供物件中傳達的資訊。 例如,將圖表描述為"顯示一段時間銷售量的橫條圖」,對視盲使用者而言並不太實用。 嘗試傳達深入見解;例如,'顯示一段時間銷售量的橫條圖。 在 7 月,品牌 A 的銷售額超過品牌 B 的銷售額,而且全年持續增加。

替代文字應清楚描述流程圖的開始點、進度和結束。

Word for Windows 中的圓形圖替代文字Windows。

影片

即使使用者聽到音樂、背景音效和語音,沒有說明其內容的影片也需要替代文字來描述視覺體驗。 替代文字應描述影片的內容和用途。

在理想情況下,影片應包含第二個音訊曲目,其中說明純粹視覺上且視障使用者無法進入的視障元素。

何時不使用替代文字?

裝飾性視覺物件

裝飾性物件可增添視覺上的興趣, (例如文體樣式的) 。 使用螢幕閱讀程式的人會聽到這些裝飾性,這樣他們就會知道他們不會遺失任何重要資訊。 若要將視覺效果標記為裝飾性,只要在 [替代文字窗格開啟時 ,選取 [標記為裝飾性 」 核取方塊即可 。 文字項目欄位會變成灰色。

替代文字窗格,在 Word for Windows 中選取 [標記為裝飾Windows。

提示: 如果您將檔匯出為 PDF,您標示為裝飾性的任何視覺效果都會自動標示為偽像,這表示螢幕閱讀程式會在流覽 PDF 時忽略這些視覺效果。 

資料切線機和表格

如果 Microsoft Office 協助工具檢查程式在缺少替代文字時未為物件標標,則不需要為該物件撰寫替代文字。 切線機和表格就是這些物件的範例。

如何新增替代文字至物件?

若要瞭解如何在Outlook、 Word、Excel和PowerPoint中新增替代文字的指示,請前往新增替代文字至圖形、圖片、圖表、SmartArt圖形或其他物件。

提示中使用替代文字 Microsoft Office

  • 請記得在檢閱 Microsoft Office 使用協助工具檢查程式。 它會檢查所有相關的視覺內容是否都有替代文字,同時也提供您改善內容協助工具的其他建議,例如檢查對比比。 若要執行協助工具檢查程式,只要按一下功能區上的 [檢閱> Tab,然後按一下 [檢查協助工具> 即可。 若要進一步瞭解協助工具檢查程式,請前往使用 協助工具檢查程式改善協助工具。

  • 請勿使用檔案名、重複文字或 URL 做為替代文字。 協助工具檢查程式會標出這些標記,因為它們對視障使用者沒有説明。 若要取得詳細資訊,請前往 協助工具檢查程式的規則

  • 如果有一組物件會形成一個語法群組,例如一組所有顯示狗的相片,請為整個群組指派替代文字。 如果基於格式的原因將物件分組在一起,請取消物件群組,並為每個物件指派適當的替代文字。

提示: 若要拼字檢查及校正您輸入的替代文字窗格中的字詞,只要以滑鼠右鍵按一下該單字,然後從建議的替代方案中選取即可。

附註: 如果您已經使用 Microsoft Office ,您可能會注意到,[替代文字> 窗格曾經有兩個欄位,即 [標題與描述>。 現在,我們在大部分 App 中都使用單一的描述欄位,發現使用單一欄位對於作者以及使用螢幕閱讀程式來使用內容的人來說,更容易且較容易造成混淆。

自動替代文字

在 Microsoft 365中,可以自動產生替代文字。 當您插入圖片時,您可能會在圖片底部看到一個顯示自動產生的替代文字的長條。

在 Office 2019中,插入影像時不會自動產生替代文字。 如果您想要新增自動替代文字,請選取 [替代文字> 窗格中的 [為我產生描述> 按鈕。 視影像內容不同,此功能有時候會提供描述性標記,有時候您也會獲得完整的句子。

如果已產生自動替代文字,請記得在 [替代文字」 窗格中查看和編輯文字,並移除新增到該窗格中的任何批註,例如「高信賴產生的描述」。

在 Word for Windows 中,影像底部邊緣有自動產生的替換Windows。

開啟自動替代文字

在您可以使用自動替代文字之前,您必須在任何Office中啟用智慧 Office服務。

  1. 選取檔案>選項>一般選項然後檢查已選取智慧型服務Office啟用服務

  2. 選取 [ 輕鬆存取> 選項卡,並檢查 [ 自動產生替換 文字給我的自動替代文字> 下已 選取

關閉自動替代文字

  1. 選取[檔案>選項>輕鬆存取,然後取消選取 [自動替代文字」 下的 [自動為我產生替代文字> 選項

哪裡可以找到替代文字功能指導方針

取得其他資源,説明您撰寫有效的替代文字:

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