如果一張照片勝過千言萬語，對看不見的人來說，這又有什麼價值？ 在我們的數位世界中，視障使用者會很容易錯失重要資訊，或發生挫折及負面體驗。 例如，想像一下，專題演講人在會議之後會寄發他們的簡報。 這份簡報包含資訊圖表來說明重點。 若沒有資訊圖表的描述，任何視障使用者將無法瞭解資訊圖表，並遺漏重要資訊。
替代文字是描述性文字，可在數位環境 (像是應用程式或網頁) 中傳達視覺項目的意義和內容。 當螢幕助讀程式像是 Microsoft 朗讀程式、JAWS 和 NVDA 觸及含有替代文字的數位內容時，它們會大聲朗讀替代文字好讓人們更能了解畫面上的內容。 撰寫良好、描述性的替代文字可大幅降低模糊性，並改善使用者體驗。
人們會客觀地聽取文字，但會主觀地了解這些內容。 本主題說明如何了解、撰寫並在 Microsoft 365 產品中使用有效的替代文字。
何時要使用替代文字？
影像和圖片
請務必以精簡且明確的方式傳達影像的內容和用途。 替代文字不應超過一個或兩個的句子，多數時候精挑細選兩個單詞即可。 考慮影像的重要內容。 例如，重要的內容可能是設定、人員臉部的情緒、顏色或相對的大小。
不要重複以周圍的文字內容作為替代文字，或使用影像的用語，例如「的圖形」或「的影像」。 在以下範例中，替代文字是指影像，且未充分描述影像的內容。
您也可以透過使用引號中的文字或透過使用包含文字的儲存格參照，將替代文字作為引數新增入 IMAGE 函數 中。 例如，IMAGE("www.contoso.com/logo.jpg", "Contoso logo")。
圖表、流程圖和圖表
在處理提供詳細資訊的物件 (例如資訊圖表) 時，請使用替代文字來提供物件中傳遞的資訊。 例如，將圖表描述為‘顯示一段時間銷售量的橫條圖’，對視盲人員並不實用。 嘗試傳達深入解析; 例如‘顯示一段時間銷售量的橫條圖。 在 7 月，品牌 A 的銷售量超過品牌 B 的銷售量，並且一整年持續增加。’ 替代文字也應該清晰地描述流程圖的開頭、進展和總結。
視訊
即使使用者可聽見音樂、背景音效和與語音，未說明內容的影片仍需要描述視覺體驗的替代文字。 替代文字應描述影片的內容和用途。
理想情況下，影片應包含第二個音軌以及影片項目的敘述，純粹為視覺資料且視覺障礙人士無法存取的內容。
表格
如果標籤遺失替代文字，Microsoft 365 協助工具檢查程式不會加上標幟。 不過，針對表格撰寫清楚、詳實且簡潔的替代文字一向是一個非常好的做法。
何時不使用替代文字？
裝飾性資料視覺效果物件
裝飾性物件可增添視覺上的興趣，但不提供資訊 (例如，文體邊界)。 使用螢幕助讀程式的使用者會聽見這些裝飾效果，這樣他們就知道沒有遺漏任何重要資訊。 若要將視覺效果標記為裝飾效果，只要 [替代文字 窗格開啟時，選取 [標記為裝飾效果] 核取方塊。 文字項目欄位會變成灰色。
提示: 如果您將檔案匯出為 PDF，任何您標示為資料美化效果的視覺效果都會自動標記為裝飾效果，這表示螢幕助讀程式會在瀏覽 PDF 時會忽略這些視覺效果。
交叉分析篩選器
如果 Microsoft 365 協助工具檢查程式在物件遺失替代文字時未標幟物件，則不需要撰寫物件的替代文字。 交叉分析篩選器就是一個這類物件的範例。
如何將替代文字新增至物件中？
如需如何在 Outlook、Word、Excel 和 PowerPoint 中新增替代文字的指示，請移至 新增替代文字至圖形、圖片、圖表、SmartArt 圖形或其他物件。
在 Microsoft 365 中使用替代文字的提示
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請記得在審核流程期間使用 Microsoft 365 協助工具檢查程式。 它會檢查所有相關的視覺內容是否都有替代文字，也會提供您其他提高內容易用性的建議，例如檢查對比率。 若要執行協助工具檢查程式，只要按一下功能區上的 [檢視] 索引標籤，然後按一下 [檢查易用性]。 如需協助工具檢查程式的詳細資訊，請移至 透過協助工具檢查程式提高易用性。
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請勿使用檔案名稱、重複的文字或 URL 作為替代網址。 協助工具檢查程式會對這些加上標幟，因為它們對視障使用者不實用。 如需詳細資訊，請移至 協助工具檢查程式的規則。
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如果有一組物件形成語意群組，例如一組顯示狗狗的相片，請為整個群組指派替代文字。 如果物件因格式設定原因而分組在一起，請取消物件群組，並為每個物件指派適當的替代文字。
附註: 如果您使用了 Microsoft 365 一段時間，您可能已注意到 [替代文字] 窗格之前有兩個欄位，[標題] 和 [描述]。 現在我們在大部分應用程式中使用單一個 [描述] 欄位，發現單一個欄位對您 (作者) 和使用螢幕助讀程式來使用內容的人來說，都更容易且較不令人混淆。
自動替代文字
在 Microsoft 365 中，替代文字可以自動產生。 當您插入圖片時，您可能會在圖片的底部看到出現一個長列，其中含有自動產生的替代文字。
在 Office 2019 中，當您插入影像時，不會自動產生替代文字。 如果您想要新增自動替代文字，請在 [替代文字] 窗格中選取 [為我自動產生描述] 按鈕。 根據影像的內容，有時候此功能會給您描述性標籤，有時候您會獲得完整的句子。
如果產生了自動替代文字，請記得在 [替代文字] 窗格中檢視及編輯替代文字，並移除任何新增的註解，例如「以高信賴度產生的描述」。
開啟自動替代文字
附註: 在您可以使用自動替代文字之前，您可能需要在任何 Microsoft 365 產品中啟用 Microsoft 365 智慧服務。 選取 [檔案] > [選項] > [一般] 並查看在 Microsoft 365 [智慧服務] 底下是否選取了 [啟用服務]。 如需詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 中的連線體驗。
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選取 [檔案] > [選項] > [協助工具]。
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查看 自動替代文字 底下是否選取了 自動為我產生替代文字。
核准自動替代文字
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在 Microsoft 365 應用程式中，以滑鼠右鍵按一下您想檢視其替代文字的項目，然後選取 編輯 [替代文字]。 [替代文字] 窗格會隨即開啟。
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如果替代文字滿意，請選取 核准 [替代文字] 核取方塊。
![在 [替代文字窗格] 中顯示的自動替代文字及已選取的 [核准替代文字] 核取方塊。](https://support.content.office.net/zh-tw/media/6d0d872a-e7f3-4af4-a3b1-6b4a8e15c5a0.png)
關閉自動替代文字
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選取 [檔案] > [選項] > [協助工具] 並在 [自動替代文字] 底下取消選取 [為我自動產生替代文字]。
哪裡可以找到替代文字功能指導方針
取得其他可協助您撰寫有效替代文字的資源：
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如需如何確定 Microsoft 365 產品和使用者體驗符合協助工具需求的詳細資訊，請瀏覽我們的協助工具網站 一個專屬、易於存取的 Microsoft 365 以及 透過協助工具檢查程式讓每個人都能易於存取您的內容。
