Outlook 的基本任務

Outlook 將您的電子郵件、行事曆、聯絡人、任務和待辦清單全部整理在同一個地方。這個組織從你的電子郵件帳號開始。接著你可以開始處理電子郵件，將它們轉化為任務或約會，並將你互動的人資訊儲存在聯絡人中，這樣你就不必記住電子郵件地址或電話號碼。讓我們快速回顧一些基本任務。

開始使用

你的第一步是建立你的 Outlook 帳戶。之後，你就能開始收發電子郵件、使用行事曆、建立聯絡人，並處理 Outlook 任務。

如果你在同一台電腦上使用過較早版本的 Outlook ，設定是自動的。如果沒有，自動帳戶設定會在你第一次開始 Outlook 時啟動，並引導你完成整個流程。

你會被要求提供姓名、電子郵件地址和密碼。這通常就足夠了，但如果自動設定失敗， Outlook 會要求更多資訊，例如你的郵件伺服器名稱。如果你沒有這些資訊，你的電子郵件服務提供者可以提供詳細資訊。

附註: 如果你之後想新增另一個電子郵件帳戶，準備好時選擇 「檔案> 新增帳戶 」開始自動帳戶設定。

快速存取欄

提示: 如果你有導航列，請前往「更改導航列顯示的內容」以獲得更多資訊。

快速存取欄是你 Outlook 體驗中非常重要的一部分。而且這也是你在郵件、行事曆、人員和任務——前 Outlook 功能間切換的簡單方式。這個吧台除了標準的標籤和色帶外，還提供各種工具和選項，幫助你使用和管理 Outlook。

Outlook 快速存取列顯示郵件、行事曆、人員、任務及更多選項圖示

更改快速存取列上顯示的內容

你可以控制快速存取列) 出現的按鈕 (或圖示，甚至以何種順序出現。

選擇更多 > 導航選項。
在 導航選項 對話框中，請執行以下操作：
- 要改變欄上出現的按鈕或圖示數量，請調整預設設定為 4 個，以達到 最大可見項目數量。
- 若要以圖示取代名稱，請選擇 「緊湊導航 」勾選框。
- 若要重新排列按鈕或圖示的排列方式，請在此排序框中選擇顯示項目，然後選擇 向上移動 或向下移動。
選擇 [確定]。

提示: 如果你不喜歡自己做的更改，或只是想重新開始，請選擇重置。

郵件

Email 能幫你連結組織內外的人。你可以在電子郵件中加入電子簽名和附件。

建立新郵件

從任何郵件資料夾 (，例如您的收件匣) ，選擇新Email。

鍵盤快捷鍵： 要建立電子郵件，請按 Ctrl+Shift+M。
當你完成郵件撰寫後，選擇發送。

如需詳細資訊，請參閱建立電子郵件訊息。

新增電子郵件簽名至訊息

建立在您郵件底部顯示的個人化簽名。簽名可包括文字、圖像、電子名片、標誌，甚至是您手寫簽名的圖像。

建立簽名

在新訊息中，選擇簽名 >簽名。
在 Email Signature 標籤中，選擇「新」。
輸入 一個名字 ，然後選擇確定。
在 選擇預設簽名中，請執行以下操作：
- 在 電子郵件帳號 清單中，選擇一個與簽名關聯的電子郵件帳號。
- 在 [新郵件] 清單中，選擇您要自動新增至所有新郵件訊息中的簽名。如果你不想自動簽名電子郵件，可以忽略這個選項，因為預設值 (沒有) 。
- 在 [回覆/轉寄] 清單中，選擇在您回覆或轉寄郵件時要自動新增的簽名 (自動簽名)。否則，請接受預設的 [(無)] 選項。
在 編輯簽名中輸入簽名，然後選擇確定。

新增簽名

在新訊息中，選擇簽名，然後選擇你想要的簽名。

如需詳細資訊，請參閱建立及新增電子郵件簽名。

轉寄或回覆電子郵件訊息

在功能區或閱讀窗格中，選擇回覆、 全部回覆或轉寄
在 收件人、副本或密送欄位中，請執行以下其中之一：
- 要新增收件人，請點選相應的方框並輸入收件人姓名。
- 要移除收件人，請點選相應的方框，選擇收件人姓名，然後按下刪除。

如需詳細資訊，請參閱回覆或轉寄電子郵件訊息。

新增附件至電子郵件訊息

若要共用檔案，您可在郵件中附加檔案。你也可以附加其他 Outlook 項目，例如訊息、聯絡人或任務。

建立新訊息，或選擇現有訊息並選擇回覆、 全部回覆或轉寄。
在訊息視窗中，選擇 「訊息> 附加檔案」。

如需詳細資訊，請參閱在電子郵件中附加檔案或項目。

開啟或儲存電子郵件附件

你可以從閱讀窗格或開啟訊息開啟附件。開啟或檢視附件之後，您可以儲存附件。如果訊息有一個以上的附件，您可將其儲存成群組，或一次儲存一個附件。

開啟附件

根據你使用的 Outlook 版本，可能有多種選項可以開啟附件。

按兩下附件。

如需詳細資訊，請參閱開啟附件。

儲存附件

選擇閱讀窗格中的附件或開啟訊息。
在附件標籤的動作群組中，選擇 另存為。你也可以右鍵點擊附件，然後選擇 另存為。

如需詳細資訊，請參閱儲存附件。

安裝 iOS 或 Android 版 Outlook

如果你使用 Outlook for iOS 或 Outlook for Android，草稿會自動同步到你的行動裝置。接著，你可以完成電腦上已開始的訊息，輕鬆新增照片或相機的附件，或使用 Office Lens 在會議中從白板記錄筆記。

約會和會議是你個人與商業生活的副產品，而你的行事曆是管理這兩者的完美工具。透過 Outlook ，你還可以設定預定活動的提醒。

建立行事曆約會

Outlook，約會和會議是不一樣的。預約是指你在行事曆中安排的活動，不需要邀請他人或預訂資源，例如會議室或設備。

在 行事曆 資料夾中，選擇 新約會。你也可以在行事曆格子中右鍵點擊時間區塊，然後選擇 新約會。

鍵盤快捷鍵： 要建立預約，請按 Ctrl+Shift+A。

如需詳細資訊，請參閱排定約會。

排程會議

在 Outlook中，會議包含其他人，並可能包含會議室等資源。你會在收件匣收到會議請求的回覆。

在 行事曆 資料夾中，選擇 新會議。

鍵盤快捷鍵： 要從 Outlook中任一資料夾建立新的會議請求，請按 Ctrl+Shift+Q。

如需詳細資訊，請參閱排定與其他人的會議。

設定提醒

提醒會跳出提醒視窗，避免錯過重要截止日期。你可以設定或移除 Outlook中幾乎所有事項的提醒，包括電子郵件、約會和聯絡人。

約會或會議

開啟預約或會議，然後在提醒事項框中選擇你希望提醒出現的時間長短。要關閉提醒，請選擇「無」。

針對電子郵件、連絡人及工作

選擇標籤 > 後續追蹤 > 新增提醒。

提示: 您可以利用提醒，快速地將電子郵件標示為待辦事項。這些提醒會讓訊息出現在 To-Do 清單和任務資料夾中，但不會自動新增提醒。以滑鼠右鍵按一下郵件清單中的標幟，即可新增提醒。或者，如果你已經開啟訊息，選擇「追蹤」>「新增提醒」。

人員

人員是指那些與你商業及個人聯繫的人——以及公司——的總稱。你要加入誰為聯絡人完全是自由裁量，唯一可能的限制就是你或你的公司所設的限制。例如，您的公司可能對與某些外部電子郵件地址的通信有規定。

建立連絡人

聯絡方式可以簡單到姓名和電子郵件地址，也可以包含例如街道地址、多個電話號碼、照片和生日等細節。你會在 Outlook 視窗左下角的捷徑欄人員選項中找到你的聯絡人。

在人員中，選擇新聯絡人。

鍵盤快捷鍵： 要從 Outlook中的任一資料夾建立聯絡人，按 Ctrl+Shift+C。

如需詳細資訊，請參閱建立或新增連絡人。

取得你 Outlook 通訊錄中的聯絡人名單

將聯絡人副本存入通訊錄是個好習慣。在Outlook 2016中，你可以下載一個逗號分隔的聯絡人數值 (.csv) 檔案到裝置，然後在 Excel中打開。

打開 Outlook，選擇檔案 > 開啟 & 匯出 > 匯入/匯出。
在匯入與匯出向導中，選擇「 匯出到檔案 」> 「下一步」。
選擇 逗號分隔值 ，然後在 「匯出到檔案 」頁面，選擇「 聯絡人 」作為你帳戶要匯出的資料夾。

重要: 在繼續之前，請確認你選擇的聯絡人資料夾已綁定到你的電子郵件帳號。如果你是在別人的電腦上執行這些步驟，這點尤其重要。
選擇 「下一 > 瀏覽」，然後前往你想存放逗號分隔值 (.csv) 檔案的位置。
輸入檔名，然後選擇確定 > 下一步。
選擇完成以開始匯出流程。

附註: Outlook 匯出完成後不會顯示訊息。

打開你的聯絡 .csv 檔案

匯出聯絡人中逗號分隔的數值檔案 (.csv) 通常會以 Excel開啟。

瀏覽你儲存 .csv 檔案的位置並打開它。
確認你的聯絡人是否在檔案中列出。

附註: 可能有空牢房。這是正常的。
關閉檔案時，不要做任何更改，以避免在使用相同版本 Outlook 或不同電子郵件服務的裝置匯入檔案時出現問題。

工作

試試 To Do 應用程式，在 Outlook 裡建立和管理你的任務。

建立工作

許多人會保留待辦清單——無論是紙本、試算表，或是紙本與電子方式的結合。在 Outlook，您可以將各種清單合併成一份清單、設定提醒及追蹤工作進度。

打開 Outlook，然後在 「主頁 」分頁的 「新建 」群組中選擇 「新項目」。
選擇 「任務」，根據需要填寫任務表單，然後選擇 「儲存 & 關閉」。

鍵盤快捷鍵： 要建立新任務，請按 Ctrl+Shift+K。

如需詳細資訊，請參閱建立工作及待辦事項。

指派工作

選擇任務瀏覽列。
執行下列其中一個動作：
- 在功能區選擇或按 Ctrl+Shift+K 來建立任務。
  
  或
- 開啟一個現有的任務。
選擇 指派任務。
在任務表單中，請執行以下步驟：
- 在 「待辦」 欄位輸入姓名或電子郵件地址。
- 新增主題，選擇 開始日期 和 截止日期，並視需要設定狀態與 優先順序 。
- 接受或清除預設的兩個勾選框： 將此任務的更新副本保留在我的任務清單 上，並在此 任務完成後傳送狀態報告給我。
- 如有需要，請在勾選框下方的內容區塊中輸入訊息。
如果你想讓任務重複，請在色帶上選擇「重複」，在 任務重複 對話框中選擇你想要的選項，然後選擇確定。

附註: 如果你指派一個重複執行的任務，該任務的副本會保留在你的任務清單中，但不會更新。如果你選擇 「此任務完成時傳送狀態報告 」勾選框，你會收到該任務每次完成的狀態報告。
選擇 [傳送]。