與您的小組進行溝通

溝通專案資訊通常很困難,無論是需要從小組取得狀態資訊,還是與主管溝通專案狀態。

瞭解何時以及如何通訊及報告專案資訊。 否則,有效的共同合作會受到影響,而專案的成功可能會面臨風險。

如需此系列專案管理說明指南的更多相關文章,請參閱專案管理藍圖

Project管理秘訣,然後再開始。 . .

  • 列出您的專案關係人    在專案開始之前,先瞭解您的專案關係人是誰。 讓專案停滯的一個確實方法,就是忘記對專案有影響的重要專案關係人。

  • 提早取得通訊計畫    在專案開始之前,先在專案中設計通訊策略與程式。 更好的是,讓溝通程式顯示為專案第一行的工作,讓共同工作的這個重要部分成為每個人的承諾。

  • 經常溝通    每週收集工作狀態資訊一次,就是在問題升級之前先解決問題。 如果您經常溝通,小組成員可能會因為準備更新而停止傳送更新。

  • 搜尋問題    如果因為您沒聽到任何負面消息而似乎一切順利,您可能正朝麻煩的方向努力。 即使執行效果最佳的專案也有問題。 您的工作就是先找到他們,再解決更大的問題。

  • 使用適當的技術    瞭解您的團隊成員和專案關係人的溝通需求。 例如,報告工作狀態的小組成員可能想要使用電子郵件或Project Online,而主管可能偏好呈現良好的圖表或樞紐分析表。 以下是一份程式清單,您可以使用它來協助通訊。

應用程式

優點

缺點

Project

  • 擁有適用于所有層級關係人內建的簡報工具。

  • 能輕鬆瞭解時程表和小組規劃工具的視圖。

  • 匯出資料至Excel Visio,以用於複雜資料的通訊。

  • 您的公司可能不會使用Project。

  • 貴公司執行的專案可能太小,無法利用功能強大的排程軟體。

Project Online

  • 最適用于整個組織的進一階段通訊及報告專案資訊。

  • 可以比較多個專案的狀態或專案組合。

  • 較小的公司可能需要顧問的協助,以安裝並使用Project Online。

Excel

  • Project匯出資料至Excel進一步分析,例如 ANOVA 和獲得值分析。

  • 適用于專案早期規劃,或日後可新加入專案Project。

  • Excel較複雜的專案缺少自動化排程功能。

Word

  • 在初始階段中,當您需要共用預算和交付專案等規劃檔時,是理想的選擇。

  • 不太適合執行專案關係人進行視覺簡報。 請Excel、Visio、PowerPoint或Project自己的報表功能。

SharePoint

  • 提供同步處理功能,Project伺服器。 一個工作清單中的變更會反映在另一個工作清單中。

  • 部署整個公司的成本太高。 如果您沒有公司資源來安裝SharePoint,您可以在線上使用Microsoft 365 SharePoint。

PowerPoint

  • 適合向高主管專案關係人進行有影響的簡報。

  • 分析師和工程師可能會想要更詳細的圖表,以用於複雜的預算分析。

Visio

  • 在專案的初始階段中,您只需要使用流程圖或其他圖表來傳達商務和製造程式時 ,就很理想

  • 可能向高主管物件呈現太多資訊。 請Project自己的報告功能。

Microsoft Teams

  • 適用于不同位置的團隊。 您可以使用立即訊息、語音、視訊或在線上會議期間共用專案資訊。

  • 可能需要 IT 部門進行部署。

傳達專案資訊

檢查來自 Project Online

如果您的小組正在使用Project Online,請從伺服器下載工作狀態更新,然後再與小組溝通專案進度。

追蹤從簡單到專家的排程進度

有一些簡單的方法可以追蹤進度,還有更複雜的方法。 找出最適合專案和小組的方式。

傳達已贏得的值資訊

捕獲獲得的價值資訊是探索專案績效的善與壞的一個進一步,但非常強大。 您從這取得高層級事實,就是您的專案關係人想要看到的。

建立專案報告

有了Project,您可以建立和自訂任何您想要的專案資料引人注目的圖形報表,而不需要使用任何其他軟體。 當您處理專案時,報表會變更以反映最新資訊 ,不需要手動更新!

與工作SharePoint同步處理

小組成員可以在 SharePoint 中查看排程並更新其Project。 反之亦然。

使用 Microsoft 365

使用 Microsoft 365溝通專案#x0。 只要您使用具備網際網路連線的電腦,就能根據需求在任何地方使用完整版 Word、Excel、PowerPoint 或 OneNote 處理自己的文件。

將任務變更發佈至伺服器

當您對工作進行變更時,將那些變更發佈到Project Online,讓每個人都能有正確的資訊來繼續工作。

與Microsoft Teams

如果人員無法參加會議,請使用 Teams共用專案資訊。 共用PowerPoint、Excel或筆記本,OneNote共用專案計劃。 使用者可以在辦公室、家中或使用行動裝置參與線上會議。

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