發佈工作清單以定義和追蹤組織中的工作

身為營運經理或類似的商務領導者，您可以集中建立組織中許多團隊的工作清單，並監視工作完成情況。 這項功能的設計目的是讓擁有前線工作者分散在許多不同地理位置的組織更容易進行工作管理。

如果您的組織為您和您的團隊啟用了工作發佈，則您可以在 Microsoft Teams 中的 Planner 應用程式中使用此功能。 

本文內容

概觀

開始使用前

建立可發佈的工作清單

對尚未發佈的清單進行變更

發佈工作清單

對已發佈的工作清單進行變更

檢視已發佈工作的報告

概觀

透過工作發佈，您的組織可以集中定義工作，並將其分配給必須執行工作的團隊。 如果 組織為您啟用，您可以在 Microsoft Teams 的 Planner 應用程式中找到此功能。

在工作發佈體驗中，您可以從工作清單開始，您可以在其中新增工作。 您可以控制列表中每項任務的詳細信息，以便添加註釋、設置優先級、附加文檔和照片或應用完成要求。 當您將至少一項工作新增至工作清單時，您可以將該清單發佈到您選擇的小組 () 位置。

發佈清單之後，您會看到一個報告檢視，其中反映跨位置的工作完成狀態，以及：

• 前線員工可以在 Teams 行動裝置版、桌面版和網頁版的 Planner 應用程式中查看指派給他們的所有工作。
• 前線管理者可以使用 Planner 來追蹤其位置的工作進度和完成度。
• 組織領導者可以使用 Planner 查看所有位置的工作進度。

前線員工和主管將無法刪除發佈給其團隊的工作。 [標題]、[附註] 欄位和檢查清單項目欄位也會針對已發佈的工作受到保護，因此前線員工無法變更工作的詳細資料。

若要建立及發佈工作清單，請移至 Planner 應用程式中的 [ 發佈 ] 頁面。 

在您開始之前

了解您可以建立和發佈的清單類型

工作發佈中的工作清單有兩種類型。 您可以建立 包含每個團隊工作的 清單 (稱為標準工作清單) 以及 包含每個團隊成員的工作清單。 以下是關於每種清單類型及其使用時機的詳細資訊。

清單	使用時機	發佈時的行為	範例
Standard 工作清單 針對每個團隊	適用於每個團隊需要完成一次的工作。 您可以將這些清單設為週期性。	針對每個選取的團隊，會在該團隊的計畫中建立單一工作複本。 一旦一位前線經理或工作者完成該任務，整個團隊都將該任務視為已完成。	Reza 是製造組織的營運經理，負責建立工作清單來實作新生產線。 Reza 將該清單發佈到一組旨在試點新生產線的工廠地點。 每個選取的位置都會收到一份工作複本。 當那裡的任何經理或工作人員將任務標記為完成時，整個位置都會反映為已完成。
讓所有人完成 針對每個小組成員	對於團隊中每個人都必須完成的工作。	針對每個選取的團隊，會建立多個工作複本。 針對團隊的每個成員，會在個人方案中為該團隊成員建立每項工作的複本，並將該工作指派給該人員。 所有小組成員都必須完成其所在位置的工作，以反映該工作的 100% 完成。	Camille 是一家零售組織的營運經理，她制定了所有員工都必須承認的新工作場所健康原則。 Camille 會發佈工作清單，其中包含檢閱及簽署新原則的工作。 每個所選位置的每位員工都會看到為他們建立並指派給他們的工作。 每個員工都必須完成自己的任務。 當使用者標示其工作完成時，不會影響指派給其團隊成員的工作。

熟悉 [發佈] 頁面

您會在 [發佈] 頁面的 [清單 ] 底下看到下列區段： [草稿]、[ 已排程]、[ 已發佈]、[已發佈]、[ 未發佈]。 每個區段都代表發佈程序中的清單狀態。

使用下表來熟悉每個章節。

區段	清單狀態和行為	清單中的工作是否可以進行編輯？	工作是否對收件者小組成員可見？
草稿	尚未發佈或排定發佈。	是	否
已排程	排程在指定的日期和時間發佈。	是	否
已發佈	清單已發佈或發佈正在進行中。	是	是
已解除發佈	清單已解除發佈，或取消發佈正在進行中。	否	否

建立可發佈的工作清單

建立新工作清單

1. 在 發佈 頁面的左下角，選取 [新增清單]，然後選擇下列其中一項。

   

   • 為每個團隊提供不同的選項。 用於每個團隊需要完成一次的工作，也稱為標準工作清單。

   • 為每個團隊成員提供不同的選項。 用於團隊中每個人都必須完成的工作，例如訓練或原則確認工作。

     重要

     建立 包含每個團隊工作的清單後，無法將其變更為 每個團隊成員的 清單，反之亦然。 您必須建立新清單。

2. 為您的清單命名。

3. 如果您屬於多個可以發佈的團隊，請選取要發佈的團隊。 收到工作清單發佈的團隊將能夠看到工作清單是從哪個團隊發佈的。

4. 選取 [建立]。 新清單隨即顯示在 [草稿] 下。

5. 在 [工作標題] 底下，為第一個工作加上標題，然後選取 Enter。

6. 選取工作標題以開啟工作，並新增或編輯下列任何一項。   

   • 標題

   • 貯體。 用來分類工作。 例如， 倉儲 或 銷售台 貯體可用來識別將執行工作的工作群組。

   • 優先順序。 選項為 [緊急]、[重要]、[中] 和 [低]。

   • 開始日期或到期日

   • 記事​​

   • 最多包含 20 個項目的檢查清單。 您可以控制項目、順序，以及 完成工作時是否需要檢查清單。 任務收件者控制將每個項目標示為完成。 

   • 附件

   • 任務完成的需求。 工作收件者必須先完成各項要求，才能標示工作完成。 若要深入了解，請參閱 在工作清單中設定工作完成的要求。 

     • 必要表單：最多連結兩個工作收件者必須填寫的表單。您可以建立新的表單或使用現有的表單。
     • 必要核准：新增工作收件者要求和接收主管核准的核准需求。 這僅適用於使用 [ 針對每個團隊 ] 選項 (也稱為標準工作清單) 建立的工作清單。 

7. 若要新增其他工作，請在 [新增工作 ] 欄位中輸入工作名稱。

   秘訣

   建立工作之後，您可以大量編輯所有選取工作的優先順序、到期日或貯體。 

8.  如果您使用 [ 針對每個小組] 選項建立清單 (也稱為標準工作清單) ，您可以將清單設為週期性清單，以便依重複排程自動發佈。 若要這樣做，請選取 [不要重複]，選擇清單的週期設定，然後選取 [儲存]。

   若要深入了解如何使用週期性工作清單，請參閱 使用週期性工作清單。 

複製工作清單

您可以使用 [複製 ] 動作建立任何工作清單的複本。 此動作會建立一個新清單，其中包含原始清單中工作的複本。 您可以選擇新清單的名稱，以及應該為哪個團隊建立該清單。 然後，您可以編輯新清單中的工作，以準備發佈。

1. 選取您要複製的工作清單，然後選取 [更多動作] >[複製]。 
2. 命名清單，然後選取 [ 從 發佈] 團隊。 如果您在組織階層中屬於多個團隊，您會看到多個選項。 收到工作清單發佈的團隊將能夠看到工作清單是從哪個團隊發佈的。
3. 選取 [複製]。 複製清單之後，清單就會顯示在 [草稿] 下。 您可以像其他草稿清單一樣與清單互動。  

對尚未發佈的工作清單進行變更

編輯草稿或排程清單中的工作

1. 在 [草稿] 或 [已排程] 底下，選取您要編輯的工作清單。 

2. 若要變更工作，請選取其標題來開啟工作，然後執行下列其中一項操作：

   • 若要變更任何工作的欄位，請選取欄位並視需要編輯。 您也可以新增或移除附件和需求。  
   • 若要刪除工作，請在工作名稱右側選取 [更多動作] [>[刪除]。

重新命名清單

您可以先重新命名草稿清單再發佈。 

1. 在 [草稿] 底下，移至您想要重新命名的清單，然後選取 [更多動作]>重新命名清單。
2. 在 [標題] 方塊中輸入新名稱，然後選取 [儲存]。

從 [草稿] 或 [未發佈] 刪除工作清單

您可以刪除 [草稿] 或 [已解除發佈] 下的任何工作清單。

1. 在 [草稿] 或 [未發佈] 底下，移至您要刪除的工作清單。
2. 選取 [其他動作] >[刪除]。

發佈工作清單

當您的工作清單準備就緒時，請將其發佈給其成員將執行該工作的團隊。 

1. 在 [草稿] 底下，選取工作清單，然後在右上角選取 [ 發佈 ] 或 [ 發佈系列 (如果是 週期性工作清單) 。 

2. 選擇選取收件者小組的方式。 您可以選取階層中的團隊，或上傳自訂的團隊清單。 深入了解這些選項。 下列步驟顯示階層中的選取範圍。

3. 選取將接收工作清單的小組。 使用主要 團隊 清單和/或任何可用的篩選條件來找出要包含的團隊。

   

   • 若要選取階層分支內的所有團隊，請選取其旁邊的核取方塊。 例如，選取 「北美洲」會選取該區域中的所有位置。 
   • 若要僅發佈至具有特定屬性的位置，請選取篩選。 例如，若要選取具有大型版面配置的所有位置，請選取 [大型] 篩選。 在範例影像中，工作清單將會發佈到北美洲的所有大型商店。

4. 選擇是否要通知收件者小組。

5. 選取 [下一步]，然後檢閱您的發佈計劃。 若要進行變更，請選取 [返回]。  

6. 選取 [準備就緒，這裡一切看起來都不錯] 核取方塊，然後選擇 [發佈]。 

   注意

   • 發佈程式一開始，工作清單就會從 [草稿 ] 移至 [已發佈] ，以指出工作正在傳送且收件者可以看到。 
   • 如果您的工作清單中有大量工作，或如果您選取了大量收件者小組，則發佈工作可能需要一些時間。 您不必離開發佈畫面，稍後再回來 - 工作會繼續在背景發佈。 

7. 發佈完成後，您會在 [發佈 ] 頁面頂端看到一則訊息，表示您的工作已成功傳遞。

   重要

   如果出現警示圖示，請選取 [檢視詳細資料 ] 以協助解決問題。

對已發佈的工作清單進行變更

編輯已發佈清單中的工作

您可以將清單置於編輯模式，以編輯已發佈清單中的工作。 當清單處於編輯模式時，您可以更新清單中的工作、從清單中刪除工作，或將新工作新增至清單。 在您選取 [ 發佈變更] 並確認摘要之前，變更不會發佈給收件者小組。 

當您發佈對已發佈清單中任務的變更時，已更新任務中任務欄位中的值會覆寫每個收件者小組中這些任務欄位的值，但任務狀態不會重設除外。 因此，當您想要釐清需要完成的作業時，建議您編輯已發佈清單中的工作。

如果有更正需要再次完成工作，即使該工作已根據先前的工作詳細資料完成，我們建議您刪除原始工作並建立新工作。

1. 在 [已發佈] 底下，選取您要編輯的清單，然後選擇 [編輯清單]。

2. 選取要編輯的工作。 您也可以新增工作，或選取 [更多動作] 以進行刪除。

3. 當您準備好發佈變更時，請選取右上角的 [ 發佈變更 ]，將變更發佈到所有原始收件者小組。  

   或者，您可以選擇取消所做的編輯，清單將還原為先前發佈的狀態。

解除發佈清單

如果您需要取消發佈工作清單，最好盡快取消發佈，以減少被清除的工作的指派和完成。未發佈的清單會移至 [ 未發佈 ] 區段，且可以複製，但本身無法重新發佈。   

1. 在您想要解除發佈的清單旁邊，選取 [更多動作] >[解除發佈]。
2. 確認您想要取消發佈清單，然後選擇 Unpublish。

清單出現在 [已解除發佈] 下之後，您可以刪除或複製清單、編輯複本，以及發佈編輯過的複本。

檢視已發佈工作的報告

追蹤已發佈工作的指派和完成

發佈工作清單之後，您可能會想要追蹤團隊指派和/或完成您傳送給他們的工作的進度。 選取 [已發佈 ] 區段中的清單。 從這裡，您可以透過幾種不同的方式檢視已發佈工作的詳細資料。 

• 您可以使用 [工作報表 檢視] 來查看清單中特定工作的進度。

  

  選取 [ 工作右側的工作報告，並選擇 [ 檢視報告 ] 以查看該工作在收到該工作的團隊中的作業和完成狀態。

• 您可以使用 [清單] 報表 檢視來查看整個清單的進度。 您會在清單中看到所有工作的指派與完成狀態。

  

在任一檢視中，您都可以選取階層的任何分支以展開，或選取任何團隊以查看該特定團隊的狀態。 若要在查看詳細資料之後返回高階檢視，請選取團隊名稱上方的工作清單名稱。