使用合併列印將 Access 資料傳送到 Word

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以下是從 Access內建立Word合併列印的一般程序：

1. 開啟包含您要與Word合併的位址的 Access 資料庫。

2. 如果導覽窗格未開啟，請按 F11 將其開啟。

3. 選取包含位址的資料表或查詢。 如果位址欄位分散在多個資料表中，請建立包含您需要欄位的 簡單選取查詢 ，然後選取該查詢以進行合併作業。

4. 在 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中，按一下 [Word 合併]。

5. [Microsoft Word 合併精靈] 對話方塊隨即開啟。

   

6. 選擇您要精靈將地址資料連結至現有的 Word 文件，或從新的空白文件開始。

7. 按一下 [確定]。

Word 會啟動並顯示 [郵件] 索引標籤和 [合併列印] 窗格。

1. 按一下 [合併列印] 窗格底部的 [ 下一個 ] 和 [上一個] 連結，以完成精靈步驟。

2. 在精靈的步驟 3 中，您不需要選取收件者清單。 這是您在 Access中選擇它時確定的。 不過，您可能想要按一下 編輯收件者清單 來微調清單。 在開啟的方塊中，您可以從合併中移除個別收件者、套用篩選器、排序清單等等。

3. 在精靈的步驟 4 中，除非您使用現有的文件) ，否則請 (字母。

4. 將游標放在您要顯示地址資料的文件中，然後按一下 [合併列印] 窗格中的 [位址區塊]、[問 候語行] 或 [ 更多項目 ]，將 Access 資料插入文件中。 在出現的方塊中，選取您想要的格式，然後按一下 [比對欄位] 以確保欄位正確相符。

5. 在精靈的步驟 5 中，按一下 [下一個 (>>) 和 上一個 (<<) 按鈕，以預覽列印文件時合併資料的外觀。

6. 在精靈的步驟 6 中，按一下 [列印] ，然後選取您想要的列印選項。

7. 儲存並關閉 Word 文件。

   附註: 

   • 如果您在完成精靈後需要返回並調整任何合併設置，則所有操作都可以在 Word 的 [郵件] 選項卡上使用。

   • 如果您在 Access 資料庫中進行設計變更，您可能需要調整Word中的某些合併設定，才能使合併再次正常運作。

   • 合併列印精靈是圍繞使用郵寄地址資料而設計的。 不過，您可以使用合併列印功能將任何類型的資料與Word合併，例如庫存記錄、工作或您儲存在 Access中的任何內容。

如需 Word 合併列印功能的詳細資訊，請參閱下列文章：

• 使用合併列印來個人化文件

• 使用合併列印建立標籤

• Word 中的 Email 合併